Pasākumu vadība ir lieliska pieredze neatkarīgi no tā, vai tā ir privāta ballīte, korporatīvs pasākums ģimenei un draugiem, kāzas vai citi oficiāli pasākumi. Šo darbu ir ļoti grūti izdarīt, bet arī ļoti apmierinoši. Jūs patiešām varat mainīt iesaistītos cilvēkus, kuri novērtēs jūsu viesmīlību un centienus organizēt dzimšanas dienas svinības, jubilejas, pašas kāzas vai citus svētkus. Tālāk norādītās darbības iemācīs jums būt labam pasākumu vadītājam, sniegs ieteikumus problēmu novēršanai un izvairīsies no visām problēmām, rūpīgi plānojot.
Solis
1. daļa no 5: Pamatprasmju apgūšana
1. solis. Nosakiet mērķus un uzdevumus, kurus vēlaties sasniegt
Tas viss šķiet pārāk loģiski, taču jums tas ir jāpieraksta, lai uzzinātu, kāda izmēra vieta darbosies vislabāk, budžets, pasākuma mērķis, viesu skaits (vai veids) un kādas stratēģijas jāievēro jūsu konkrētais notikums. Kāds ir ideālais gala rezultāts? Ko jūs vēlaties sasniegt?
- Kad esat izlēmis, kādu pasākumu rīkosit (svinības, līdzekļu vākšana, izglītība, pārdošana, piedāvājums utt.), Padomājiet, kāpēc jūs to darāt. Zinot savu motivāciju, jūs varat palikt koncentrēts un enerģisks.
- Dažu mērķu noteikšana var arī palīdzēt sasniegt pareizo mērķi. Jūs nevarat turpināt mēģināt sasniegt nenoteiktu mērķi! Ja jums ir tikai IDR 40 000 000, 00 un vēlaties sasniegt IDR 50 000 000, 00, atlasiet šo summu, un jums palīdzēs sasniegt finišu.
2. solis. Izvēlieties datumu un laiku
Šie divi ir vissvarīgākie notikumu plānošanas faktori. Neizvēlieties datumu un laiku, kas neļaus apmeklēt daudzus cilvēkus, vai arī visi jūsu pasākumu plānošanas centieni būs veltīgi. Tāpat izvairieties iestatīt šos divus elementus pārāk tālu no tagadnes vai pat pārāk tuvu, pretējā gadījumā viesi aizmirsīs par jūsu pasākumu un veidos citus plānus. Vadot notikumus, nesaskarieties ar Goldilocks sindromu!
Ideālā gadījumā informējiet viesus divas nedēļas iepriekš. Tādā veidā viņiem ir laiks sastādīt plānus, un jūs varat viņiem atgādināt vēl vienu vai divas reizes, pirms pienāks laiks. Ja iespējams, nosūtiet ielūgumus uz notikumiem dažas nedēļas iepriekš
Solis 3. Izvēlieties vietu
Pēc pasākuma veida un laika noteikšanas padomājiet par vietu. Tuvojieties potenciālajām vietām, sagatavojot datumus un to, kas jums būs nepieciešams. Kāda veida ēku jūs vēlētos izmantot un kā vieta būtu sakārtota? Vai viesi sēdēs uz soliem rindās, parastiem soliem, ēdamgaldu vai āra piknika paklājiem? Vai laika apstākļi ietekmēs? Vai būs vieta dejām, runātāja pjedestāls vai skatuve? Ja tā, izveidojiet plānu, lai pārliecinātos, ka vēlamā vieta ir pietiekami liela.
- Vienmēr iepriekš apmeklējiet iespējamās vietas un uzzīmējiet karti. Šo karti var izmantot kā "kara plānu", un tā ļauj ieskicēt un iedalīt galda vietas, apkalpošanas ceļus ēdienam, piekļuvi invalīdiem (ja nepieciešams) un būvēt izejas ceļus, kā arī to, kā jūs ielādēsiet dažādu nepieciešamo aprīkojumu. Jums vajadzētu arī atzīmēt elektroenerģijas ģeneratoru, ārējo iekārtu, piemēram, ledusskapju, ledus mašīnu, grilu vai krāsniņu, atrašanās vietu. Izpētiet arī kontaktligzdu un kabeļu atrašanās vietu (tos var pārklāt zem paklāja) un visu citu, kas varētu radīt draudus drošībai.
- Vai jums likumīgi būs nepieciešama pašvaldības atļauja? Vairumā gadījumu šī atļauja ir nepieciešama bāru atvēršanai, bet dažreiz arī trokšņa, transportlīdzekļu piekļuves un autostāvvietas, lielu konstrukciju, piemēram, paviljonu, cilvēku pūļu un citu mērķu dēļ.
4. solis. Nosakiet uzaicināmo cilvēku skaitu
Cik daudz cilvēku jūs varat uzaicināt, pamatojoties uz budžetu un vietu? Daži pasākumi ir stingri ierobežoti un atļauj apmeklēt tikai uzaicinātos, padarot plānošanu vieglāku, bet daudzi citi var atļaut papildu cilvēkus, piemēram, bērnus, laulātos vai draugus. Ziniet arī, ka, jo vairāk viesu jums ir, jo vairāk apkalpes locekļu jums būs nepieciešams.
- Lai izvairītos no loģistikas problēmām, pārliecinieties, ka uzaicinātajā vienmēr ir pietiekami daudz vietas, lai cilvēki varētu pārvietoties.
- Vecākās iestādēs viņi parasti atsaucas uz viesu skaitu kā "pax", tādēļ, ja uz daudzfunkcionālas ēkas redzat vārdus "150 Pax", tas nozīmē, ka ietilpība ir 150 viesi.
5. solis. Nosakiet budžetu
Ideālā gadījumā jums ir vairāki cilvēki, uz kuriem varat paļauties, lai aprēķinātu, cik naudas jums būs nepieciešams šim pasākumam. Vai jūs maksāsit darbiniekiem? Iznomāt aprīkojumu un tikšanās vietas? Piegādāt pārtiku un dzērienus? Vai drukāt brošūras vai pastkartes? Nosakiet saprātīgu summu un pielāgojiet plānu, pamatojoties uz šo summu. Neļaujiet pārsniegt savu budžetu, ja tas nav jādara.
Iespējams, esat nonācis situācijā, kad ir iespējams iegūt sponsorus vai ziedojumus, taču lielākajai daļai no mums parasti nav tik paveicies. Ja nevarat paredzēt nākamo papildu naudu, ietaupiet pēc iespējas vairāk. Tā vietā, lai nolīgtu ēdināšanas pakalpojumus, izveidojiet veiksmes pasākumu (viesi atnes savu ēdienu). Jūs joprojām varat pagatavot kādu ēdienu, taču parasti viss, kas jums jādara, ir nodrošināt pusdienu galdu, virtuves piederumus un ledusskapi. Tā vietā, lai pieņemtu darbā fotogrāfu, uzņemiet savu notikumu. Esiet radošs, kad nepieciešams
Solis 6. Salieciet komandu
Izveidojiet pakalpojumu komandu (pat ja šajā komandā ir draugi un radinieki vai citi brīvprātīgie), lai apstrādātu dažādas attiecīgās sadaļas, pat ja jūs neveicat pasākumu profesionāli un organizējat tikai nelielus ģimenes pasākumus. Laba liela mēroga pasākumu pārvaldības būtība ir panākt, lai cilvēki vadītu konkrētas jomas un pārliecinātos, ka visi komandas locekļi zina lielo plānu.
Jūsu apkalpe būtu jāinformē par svarīgiem jautājumiem pēc iespējas agrāk, tāpat kā visas citas komandas, par kurām maksājat, un visi uzaicinātie viesi. Pēc iespējas ātrāk informējiet katru apkalpes locekli par uzdevumu un, kad vien iespējams, dodiet viņiem iespējas. Mēģiniet arī iegūt dažus cilvēkus gaidīšanas režīmā - jo visos pasākuma aspektos vienmēr būs nelielas žagas
Solis 7. Izveidojiet pasākuma dienas kārtību
Izlemiet, kas notiks jūsu pasākumā. Kad runātāji sāks runāt? Vai tiks plānotas spēles, aktivitātes vai prezentācijas? Cik ilgs laiks nepieciešams, lai viesi paēstu? Nosakiet detalizētu grafiku darbībām visas dienas garumā.
Vienmēr atstājiet vietu kļūdām; šajā pasaulē nebūs neviena notikuma, kas varētu notikt tieši tā, kā plānots. Cilvēki ieradīsies vēlu, runas turpināsies ilgāk, pārtikas rindas nedarbosies vienmērīgi, vai arī jums var rasties miljons citu problēmu. Tātad, lai gan jums ir jāzina, kas notiek, saprotiet, ka tas ir tikai, lai palīdzētu organizācijai, un nekas nav skaidrs
2. daļa no 5: Skriešanas pasākumi
1. solis. Nosūtiet ielūgumu
Ja nē, kā citādi cilvēki zinās, ka jūs rīkojat pasākumu? Nosūtiet ielūgumu! Neignorējiet šo. Ielūgumi ir jūsu pasākuma galvenā seja. Pirmie iespaidi par to, ko cilvēki var sagaidīt, un likt viņiem izlemt, vai viņiem vajadzētu ierasties. Šim uzaicinājumam jābūt labam.
-
Apsveriet tipiskus ielūgumus - pastkartes, brošūras utt. Bet arī mēģiniet neizmantot papīru: izsūtiet e -pastus, biļetenus vai izmantojiet tādas vietnes kā Facebook, Twitter un Eventbrite, lai izsūtītu ielūgumus, viesu skaitu un kalendārus.
Labojums: ja vēlaties piesaistīt pēc iespējas vairāk cilvēku, izmantojiet Facebook un Twitter. Ja mēģināt to ierobežot tikai VIP viesiem, izvairieties no šiem diviem pakalpojumiem, pretējā gadījumā jūs nonāksit nepatikšanās
2. solis. Ņemiet vērā tos, kuri ir apstiprinājuši savu klātbūtni
Jums būs jārēķinās uz priekšu, lai uzzinātu, cik un kas jums būs nepieciešams, tāpēc pierakstiet! Iespējams, parādīsies nevis skaitļi, bet jūs joprojām iegūsit pārskatu. Vietnes, kas paredzētas notikumu pārvaldībai, var palīdzēt - lai gan jūs varat izmantot arī Facebook un Excel darblapas.
Solis 3. Rīkojieties ar īrējamo
Vai jums ir jāatrod, jāalgo, jārezervē vai jādeleģē uzdevumi fotogrāfiem, celtniekiem, dizaineriem un dekoratoriem, vieslektoriem, sponsoriem, izklaidētājiem vai grupām, reliģiskiem līderiem vai amatpersonām, dejotājiem vai demonstrācijas pasākumiem? Sēdvietās un ēdināšanā ņemiet vērā visus šos aspektus, lai vajadzības gadījumā varētu tiem sagatavot maltītes un galdus.
- Vai gatavosiet ēdienu un dzērienus? Ja jā, kuri komandas locekļi uzraudzīs ēdiena gatavošanu, pasniegšanu un higiēnu? Kādu ēdienu jums vajadzētu pasniegt? Vai viesiem ir iespējama alerģija, veģetāriešu vajadzības, diabēts, reliģiskas vajadzības, piemēram, halal vai košera, bez lipekļa utt.? Vai būs zīdaiņi, mazi bērni vai veci/ievainoti cilvēki, kuri nevarēs ēst cietu pārtiku?
-
Vai izklaides un loģistikas aspekti ir rūpējušies? Šajā sadaļā var runāt par mūzikas aprīkojumu, paviljoniem vai teltīm, kā arī dekoratīviem efektiem no skatuves vadības, kas jums būs nepieciešami, piemēram, mikrofonus un pastiprinātājus, apgaismojumu, elektropārvades līnijas, slaidrādes projektorus un ekrānus, dūmu mašīnas vai citus maģiskus skatuves efektus.., piemēram, spoguļi, firmas reklāmkarogi un izkārtnes utt.
Ja jūs iznomājat apakšuzņēmēju izklaides organizēšanai, konsultējieties ar viņiem, lai pārliecinātos, ka viņi paši var piegādāt un sagatavot aprīkojumu, papildus apkalpošanas vietai, posmam un grafikam. Tādā veidā jūs varat zināt, kas jādara, lai viņiem palīdzētu
- Ēdināšanas pakalpojumu sniedzējiem, floristiem, izklaidei un citiem svarīgiem cilvēkiem ir nepieciešams daudz laika, lai sagatavotos. Pēkšņi pieprasījumi parasti maksās vairāk. Turklāt, ja viņi nevar turēt savu vārdu, jums joprojām būs laiks meklēt alternatīvas.
4. Atrodiet kādu, kurš būs saimnieks (MC)
MK ne vienmēr ir jāorganizē viss pasākums, bet viņš to vadīs. MC parasti ir partijas biedrs, kurš sastādīs runu, paziņos par virkni notikumu, piemēram, maltīti, deju, svarīgiem viesiem vai izklaidi. Bieži sazinieties ar šo personu un pastāvīgi atjauniniet viņu.
Dažreiz jums var būt jābūt MC. Ja tā, tad jūsu uzdevums būs daudz grūtāks, jo jums ir jāstrādā, līdz viss pasākums ir pabeigts. Iestatiet grupas vadītājus savai pakalpojumu komandai, lai viņiem varētu deleģēt lielāko daļu parasto uzdevumu
Solis 5. Apkopojiet aprīkojumu
Pieņemot darbā komandu, vēlreiz pārbaudiet un pārliecinieties, vai viņiem ir nepieciešamie priekšmeti. Dažos gadījumos viņi var sagatavot tikai paši vai noteiktus priekšmetus; Jums var būt nepieciešams atsevišķi iegādāties nepieciešamo aprīkojumu. Jūs varat iznomāt, iegādāties vai pat aizņemties šos rīkus no saviem sociālajiem tīkliem. Pārbaudiet nepieciešamo lietu sarakstu, sākot no salvetēm un beidzot ar skaļruņu sistēmu un savienojuma kabeļiem.
Dekorēšana ir svarīga jebkura pasākuma sastāvdaļa. Galdauti, ziedi, dāvanas, sveces, baloni, reklāmkarogi vai foto foni, sarkani paklāji utt. vienmēr vajadzētu labi izplānot iepriekš
6. solis. Apmieriniet pamatvajadzības
Viena no lietām, ko daudzi iesācēji aizmirst, ir pasākumu telpas pārākums. Vai vietai ir pietiekami daudz iespēju? Piemēri ir tualetes un dušas, autostāvvietu telpas, ērta piekļuve personām ar invaliditāti, ģērbtuves, noliktavas un virtuves, ūdens notekas, vīna dzesētāji, piekļuve elektrībai utt. Tādējādi jūs varat paredzēt iespējamos šķēršļus.
Padomājiet arī ārpus pasākuma: vai jums būs nepieciešams transports un izmitināšana ārpus pilsētas/aizjūras viesiem vai viesnīcu delegātiem? Vai jums ir jārezervē vieta viņu pārvadāšanai uz un no pasākuma?
7. solis. Ziniet, ar ko jūs tiksieties
Izpratne par notikuma sociālo hierarhiju - pat ja tas nav jūsu notikums - ir būtiska, lai zinātu, kā rīkoties jebkurā situācijā. Tā kā klientiem ir jātic jums, uzziniet šādas lietas:
- Kas ir galvenie viesi - to parasti ir viegli pamanīt, ja pasākums ir svinības -, piemēram, līgava un līgavainis kāzās. Tomēr klients ne vienmēr ir galvenais viesis, lai gan to joprojām var klasificēt kā vienu no grupas pusēm. Vai arī jūsu klients var pat nepiedalīties.
- Kas ir viesi, kas ir viesu tipa viesi - tie ir cilvēki, kuri bieži darbojas kā saimnieki pie saviem galdiem un mēdz labi sazināties un motivēt citus viesus. Tie ir noderīgi, lai uzturētu patīkamu atmosfēru un sarunātos, kad viss kļūst mierīgāks, iedrošinātu cilvēkus dejot vai iepazīstinātu cilvēkus ar citiem viesiem jaunām draudzībām. Tie parasti ir arī uzticami un noderīgi, lai neatpaliktu no notikumiem, jo tie var palīdzēt vai pat kalpot kā vieslektors/MC ārkārtas situācijā. Šādi cilvēki nodrošina notikumu vienmērīgu norisi priekšplānā.
- Kas ir miera nesēju tipa viesi? Jums vienmēr vajadzētu paturēt prātā šos cilvēkus, jo tieši jūs meklēsit konsultācijas par problēmām. Vajadzības gadījumā jūs arī iesaistīsit viņus apspriešanā un apspriešanā. Šīs grupas viesi parasti ir ģimenes galva, aizbildnis vai drošības vadītājs.
- Kas ir lēmumu pieņēmējs. Vairumā gadījumu lēmumu pieņēmējs esat jūs pats kā vadītājs, bet, ja jums ir jākonsultējas ar viesiem, neiesaistot galveno grupu (jo viņi parasti ir vērsti uz to, lai būtu labi saimnieki), noskaidrojiet, kas jums būtu jāredz ārkārtas situācijā. Vienkārši sakot, šī persona maksās rēķinu par jūsu pakalpojumiem vai ikvienu, ko jūs saucat par “klientu”.
3. daļa no 5: Tuvošanās finiša līnijai
1. solis. Iepazīstieties ar norises vietu
Pirms pasākuma sākuma pārbaudiet norises vietu un izlemiet, kā jūs saliksit lietas. Jums var būt nepieciešams norādīt papildu pasākumus, lai pielāgotos grīdas plānam, piemēram, attiecībā uz vadiem, apgaismojumu utt. Un, ja šīs lietas jums ir grūti atrast, to var piedzīvot arī viesi, tāpēc apsveriet praktisko aspektu!
Kad vien iespējams, sastādiet izvietošanas plānu un laiku. Ja kaut kas neder, atbrīvojieties no tā. Runājiet ar vietnes vadītāju un uzziniet, ko viņš vai viņa var darīt, lai palīdzētu, un, ja ir kādi zonējuma noteikumi, kas jums jāievēro, īpaši ārkārtas situācijā
2. solis. Apsveriet dāvanu sagatavošanu savai komandai
Apkalpes locekļi tajā smagi strādās. Lai parādītu atzinību un saglabātu sniegumu, sagatavojiet nelielu dāvanu, ko pasniegt pēc pasākuma beigām. Dzērieni pudelēs, granolas batoniņi, šokolādes konfektes, citi mazi priekšmeti, kas jums ir piemērots, palīdzēs saglabāt to morāli.
Apsveriet iespēju arī iedot viņiem piespraudi vai nelielu ballīšu marķieri, lai viņi justos kā daļa no notikuma un to atcerētos. Pārliecinieties arī, ka tie tiek baroti un dzirdināti! Komanda ir resurss, kuru jums vajadzētu turpināt izmantot nākotnē
Solis 3. Pārbaudiet visas komandas un nepiederošos
Pirms pasākuma pārliecinieties, ka visi tam piekrīt. Sniedziet apkalpei skaidrus norādījumus par nokļūšanu norises vietā un norādiet savu kontakta numuru vai vizītkarti, lai viņi varētu piezvanīt, lai saņemtu norādījumus. Noslēgumā pārliecinieties, ka visam nav jautājumu.
Pārliecinieties, ka ikviens ir apmierināts ar uzdevumu. Daži cilvēki, iespējams, nevēlas to teikt, tāpēc mēģiniet tos izlasīt. Vai viņi izskatās pārliecināti un pārliecināti? Ja nē, nomieriniet viņus, pārskatiet uzdevumus un uzdodiet dažus pamatjautājumus. Ja rodas šaubas, savienojiet šaubu pāri ar spējīgāku partneri
4. solis. Sagatavojiet savu kontaktu sarakstu un citus failus, ja nepieciešams
Personiskie iestatījumi ir tikpat svarīgi kā pasākumu organizēšana. Ja jūs vienmēr esat kārtīgs, pat ja dažas lietas tiek sajauktas, viss būs kārtībā. Bet pretējā gadījumā notikuma stāvoklis būtu pilnībā izpostīts. Šeit ir daži veidi, kā sagatavoties:
- Izveidojiet kontaktu lapu ar tālruņa numuriem un adresēm. Konditoreja domāja, ka jūs esat tas, kurš ieradīsies pieņemt pasūtījumu? Nav svarīgi. Zvaniet kādam savas komandas loceklim, kurš dzīvo netālu no veikala, un ļaujiet viņam to paņemt ceļā uz notikuma vietu.
- Izveidojiet kontrolsarakstu. Pamatojoties uz komandas ziņojumiem, jūs zināt, kādi priekšmeti, aprīkojums un priekšmeti joprojām trūkst.
- Attiecīgi sagatavojiet maksājuma un norēķinu vajadzību apliecinājumu. Jo rūpīgāks esat, jo mazāk problēmu jums būs nākotnē.
5. Izvairieties no pēdējā brīža izmaiņām
Vai būs regulāras mākslinieciskas izmaiņas? Kāzas parasti ir tādas, ka klients vēlas pēdējā brīdī mainīt dizainu, tāpēc noteikti pastāstiet viņam par izmaiņu beigu datumu. Parasti šis termiņš ir 1 nedēļa pirms pasākuma, lai klienti būtu brīvi, taču jūs esat pasargāts arī no pēdējā brīža izmaiņām, kuru veikšana ir apgrūtinoša un dārga.
Ja izmaiņas ir vienkāršas, nelielas vai vienkāršas un var izmantot jau instalētos rotājumus, mēģiniet pēc iespējas neatteikt klienta pieprasījumu. Pārliecinieties, ka pēc iespējas labāk apmierināt klienta vajadzības notikumā, kas var būt ļoti emocionāls
4. daļa no 5: Reālā notikuma apstrāde
Solis 1. Sagatavojiet visu
Esiet pirmais, kurš uz skatuves pārrauga sagatavošanās darbus. Pārliecinieties, vai visi ziņo pareizi, un sāciet zvanīt, ja ne. Palīdziet tiem, kam nepieciešama palīdzība, norādiet tos, kuriem jāvirza, un, ja nepieciešams, atkāpieties. Pasargājiet sevi no ievainojumiem līdz pasākuma beigām.
Ja jums ir kontrolsaraksts, jūs jutīsities nedaudz mierīgāk. Sagatavojiet šo sarakstu apkalpei, ārējai apkalpei, dekorēšanai un uzstādīšanai, kā arī aprīkojumam. Kad viss ir pārbaudīts, jūs varat atviegloti uzelpot
2. solis. Deleģējiet uzdevumus
Nebaidieties to darīt. Galvenais faktors, kas izraisa stresu notikumā, ir laiks. Lai ietaupītu naudu, esiet gatavi sadalīt darbu. Ja kāds nedarbojas optimāli, dodiet citu, viņam piemērotāku uzdevumu. Jūs neesat fiksētājs vai pārkāpjat robežas; Jūs darāt tikai to darbu, kas ir jūsu pienākums.
Deleģējot uzdevumus, esiet stingri, bet pieklājīgi. Sakiet: "Jāni, man vajag tevi šeit, lai palīdzētu ēdināšanā. Paldies." Jūsu komandai jābūt aizrautīgai ar pasākuma vadīšanu. Pārliecinieties, ka viss norit gludi, būdams nepieciešamais līderis
Solis 3. Esiet elastīgs
Tas nozīmē, ka jums ir jāpārliecinās, ka viss notiek saskaņā ar plānu, un jāpalīdz vai jāizstrādā rezerves plāns, ja kaut kas noiet greizi, - un jāspēj to pieņemt. Ja jūs sākat stresot, jūs nevarēsit domāt pareizi. Kad prāts nav skaidrs, jūs nekad nesasniegsit labus rezultātus. Tātad, ja runātājs aizņem desmit minūtes pārāk ilgi un ignorē jūsu signālus vai mēģina viņu novērst, atpūtieties. Vienkārši pielāgojiet deserta sesiju, neviens to nepamanīs. Pasākums arī turpmāk noritēs raiti.
Problēmas vienmēr būs. Jūs nevarat visu paredzēt, un jo ātrāk jūs to pieņemsit, jo labāk. Mierīgs un stabils pasākumu vadītājs var būt ļoti noderīgs jebkuram pasākumam; bet, ja esat saspringts un neesat mierīgs, notikumi var notikt slikti. Tāpēc atpūtieties un ejiet līdzi straumei - jūsu izrāde tuvojas beigām
Solis 4. Pastāstiet visiem par jaunākajiem notikumiem
Pārliecinieties, ka pasākuma dienā viesu skaits un vajadzības joprojām ir pareizas, un pēc iespējas ātrāk informējiet apkalpojošo komandu par visām izmaiņām. Jums ir jābūt pirmajam acu pārim, kurš pamanīs, ja kaut kas nav kārtībā.
Konsultējieties ar klientu, lai redzētu, kā viņš jūtas; viņš var būt satraukts, nervozs, noraizējies, garlaicīgi vai izsmelts, un viņam var būt problēmas. Jūs varat viņam palīdzēt, būdami saprotoši, sakot labus vārdus un palīdzot viņam praktiski. Veltiet laiku, lai vajadzības gadījumā radītu entuziasmu viesos un komandā
5. solis. Dariet savu darbu
Uzticieties un cieniet apkalpojošo komandu, lai viņi darītu paši - ja būsiet viņiem nodrošinājuši stabilu pamatu, viņiem viss būs kārtībā. Piedāvājiet palīdzību, ja tas ir nepieciešams, taču šim komandas loceklim jābūt pietiekami pieredzējušam, lai viņam nebūtu vajadzīga palīdzība. Šeit ir dažas lietas, kas jums jāpatur prātā:
- Sākumā rīkojieties kā reģistratūra vai reģistratūra. Iepazīstieties un sveiciniet (ja nepieciešams) katru viesi ierodoties. Kad notikums sākas, pārsūtiet lomas uz MC. Šeit jūsu vadītāja loma būs aktīvāka, risinot problēmas un nodrošinot, ka visi aizkulišu darbi, piemēram, ēdienu gatavošana un apkalpošana, norit saskaņā ar plānu.
- Pievērsiet uzmanību viesiem un sazinieties ar MC. Dariet to slepeni, ja jums ir jāmaina plāni.
- Saglabājiet distanci no galvenajiem viesiem - šī izrāde ir par viņiem, taču pārliecinieties, ka esat viegli sasniedzams, reģistrējoties noteiktos brīžos. Pajautājiet viņiem, kā viņi jūtas par izrādi, kā arī par iespējamām problēmām, pieprasījumiem vai ieteikumiem.
6. solis. Mārketinga pasākumiem sagatavojiet suvenīrus
Pārliecinieties, ka visi viesi atceras labos laikus. Jūs pat varat vēlēties vairāk nekā priecīgas atmiņas: piemēram, vietņu apmeklējumus, ziedojumus nākotnē, mutes mutvārdu aspektus utt. Lai pārliecinātos, ka jūsu pasākums sasniedz mērķi, kopīgojiet suvenīrus. Neatkarīgi no tā, vai tas ir attēls, plakāts vai lodīšu pildspalva, viesiem kaut ko atgādināt par notikumu ir lielisks veids, kā pārliecināties, ka viņi jūs atceras.
Solis 7. Apsveicam sevi pēc pasākuma beigām
Lielākā daļa pasākumu ir pašpietiekami, kad tie sākas, bet smagais darbs ir sagatavošanās periodā, ko neviens neapzinās. Tāpēc apsveiciet sevi, jo esat pelnījis būt laimīgs!
Pēc pasākuma veltiet laiku, lai tiktos un pateiktos klientam. Ieteicams piedāvāt atbilstošu un sirsnīgu dāvanu, lai atcerētos savu laiku kopā ar viņiem, jo šādi nelieli pieskārieni bagātina pieredzi un ļauj ieteikt jūsu pakalpojumus nākotnē. Ja jūs pasniedzat dāvanas pasākumā, dāvanas pēc pasākuma, piemēram, ziedus, viņu iecienītāko mirkļu fotogrāfijas (piemēram, lentes griešana, kulminācijas šovs, apbalvošanas ceremonija, kāzu skūpsts, dzimšanas dienas sveču pūšana utt.) Vai citas dāvanas var būt piemērots
8. solis. Iztīriet vietu un dodieties mājās
Kā saka māmiņas: "Atstājiet to tādā pašā stāvoklī, kādā jūs to izdarījāt", tādi ir principi, kas attiecas uz vietām. Lietas jāatstāj tādā pašā stāvoklī, kādā tās bija pirms jūsu ierašanās - pasākumu pārvaldības bizness ir jutīgs bizness, kurā nav daudz kļūdu. Tāpēc informējiet apkalpes locekļus, ka ir pienācis laiks sakopt vietni un neļaujiet viņiem doties mājās, kamēr viss nav nokārtots. Tev arī vajadzētu iejaukties!
Tas ir ne tikai laba lieta, bet arī neļauj iekasēt dārgākus rēķinus. Daudzās vietās par tīrīšanu būs jāmaksā papildus, ja viņiem ir tāda iespēja. Tāpēc dariet visu iespējamo, lai izvairītos no slēptām maksām
9. solis. Pabeidziet izmaiņas, samaksu un paldies visām iesaistītajām pusēm
Jums, iespējams, būs jāorganizē nomātā vai aizņemtā aprīkojuma atgriešana un jākonsultējas ar klientu par viņa pieredzi. Pat ja jūs nesaņemat samaksu, veltiet laiku, lai pateiktos viņiem un teiktu, ka jums patika vadīt pasākumu kopā ar viņiem. Vai jūs varat apmainīties ar vizītkartēm savā starpā?
Paldies arī apkalpes locekļiem! Pārliecinieties, ka visām pusēm ir samaksāts (un ir samaksāts), saglabājiet rēķinus un dariet lietas. Jums ir jābūt vienam no pēdējiem cilvēkiem, kas pameta norises vietu - pārliecinieties, ka viss ir kārtībā
5. daļa no 5: Traucējummeklēšana
1. solis. Ziniet, kā rīkoties ar viesiem, kuri ierodas vēlu un kuriem ir citas problēmas
Šī ir izplatīta problēma, tāpēc labāk sagatavojieties. Kavēšanās ir neizbēgama (piemēram, neparedzētu satiksmes problēmu dēļ), un parasti to var paciest citi viesi, kuri ierodas laikā. Tāpēc ir vairākas lietas, ko varat darīt, lai to novērstu:
- Pārliecinieties, ka uzaicinājumā ir skaidri ierakstīts pasākuma laiks. Ja izmantojat RSVP sistēmu, pārliecinieties arī, vai laiks ir apstiprināts. Sazinieties ar (izmantojot savu kontaktinformācijas lapu) MK, attiecīgajiem viesiem (parasti vadošais partijas biedrs), izklaidētājiem un virtuves darbiniekiem, tiklīdz esat saskāries ar šķērsli, kuru nevar viegli novērst. Ja pasākuma uzmanības centrā ir aizkavējušies viesi (piemēram, līgavainis un līgava), parasti:
- Jums ir jāsazinās tieši ar gaidāmo viesi, lai pārbaudītu paredzamo ierašanās laiku. Nekavējoties sazinieties ar virtuvi par jaunākajiem sasniegumiem, lai viņi varētu pielāgot gatavošanas ātrumu atbilstoši laikam.
- Izvairieties paziņot, ka pasākums ir atlikts noteiktu viesu dēļ (jo ballīte to izdomās pati), bet ļaujiet galvenajiem viesiem zināt, ka esat informēts par situāciju. Pastāstiet viņiem, ko plānojat, bet ļaujiet viņiem arī piedāvāt ieteikumus, jo viņi parasti pazīst viesi un zina, ko darīt šajā kontekstā.
- Pievērsiet uzmanību runas laikam. Ja galvenie viesi ierodas vēlu, pasniedziet papildu uzkodas un/vai agros dzērienus, lai citi viesi, kuri ierodas laikā, nevarētu garlaikoties un nodrošinātu, ka viņi paliek aizņemti.
- Ja viesi ļoti kavēsies (piemēram, pasniedzot ēdienu, ko nevar aizkavēt, piemēram, suflē), sāciet pasākumu, kā plānots. Kad viņi nāk, pasniedziet nākamo porciju (pat ja šī porcija ir deserts).
- Sagatavojieties dejām, spēlēm, komēdijām vai kādam citam izklaides veidam (īpaši mūzikai) un pārliecinieties, vai ir papildu traucējoši faktori, piemēram, grupu fotoattēli. Šo rezerves stratēģiju vajadzēja sākt iepriekšējā dienā.
-
Viesiem, kuri ar nodomu ierodas vēlu, neuztveriet to kā savu vainu menedžerim. Tātad jūsu uzdevums ir vispirms apmeklēt citus viesus un pārliecināties, ka viņu vajadzības ir apmierinātas. Būtībā rīkojieties tā, it kā nekas nebūtu kārtībā un turpiniet notikumu.
Solis 2. Ziniet, kā tikt galā ar pārtikas problēmām
Problēmas šajā jomā ir reti, it īpaši, ja esat rūpīgi plānojis savus plānus, taču nelaimes gadījumi gadās (piemēram, viesis vai mazs bērns, kas izjauc pusdienu galdu, vai atgadījums virtuvē). Vispirms jums jāapzinās viesu veidi, kuri apmeklēs, lai jūs varētu apsvērt, kad un kur ēdiens tiks parādīts (piemēram, bufetes tipa ēdieniem) un viesu sēdvietu.
- Drošības apsvērumu dēļ nekavējoties jāiztīra visas noplūdes, pat ja tas nozīmē, ka, lai to izdarītu, jums ir jāatbrīvojas no sarkanā paklāja vai grezniem rotājumiem un mēbelēm. Traipu slēpšana, neietekmējot kāda priekšmeta (piemēram, antīkas mēbeles) izskatu vai integritāti, nav iespējams, tāpēc vispirms atbrīvojieties no tā. Ja jums ir rezerves kopija, izmantojiet to; pretējā gadījumā pārvietojiet objektu diskrēti, lai viesi to nepamanītu.
- Ieteicams izmantot virves, aizkarus vai ekrānus, lai paslēptu ēdiena vietas (piemēram, netīrs galds vai nākamā ēdiena gatavošanas laikā), jo daži viesi redzamo ēdienu var uztvert kā kaut ko, ko var brīvi lietot jebkurā laikā. - lai gan tas ne vienmēr ir tā, saskaņā ar jūsu nodomu.
- Izvēlņu sajaukšana. Ja kādu ēdienu nevar pasniegt (piemēram, tāpēc, ka tas ir nodedzis), atbrīvojieties no tā visa vai atrodiet jaunu alternatīvu. Samaziniet porcijas, lai ietaupītu pārtikā, bet palieliniet citu pārtikas produktu porcijas, lai tās būtu līdzsvarotas. Ja nepieciešams, informējiet viesus.
- Veģetāriešiem, izvēlīgajiem ēdājiem, alerģijas slimniekiem vai īpašas diētas/reliģiskiem cilvēkiem ir jārūpējas par viņu vajadzībām - jums vajadzētu spēt to izdarīt ar labu plānošanu. Tomēr dažreiz viesi, nepaziņojot, ņems līdzi ģimenes locekli, laulāto vai tuvu draugu, it īpaši, ja ielūgums ir bezmaksas. Kad tas notiek, risinājums ir vienkāršs. Saskaitiet nesenos viesus un, ierodoties pie durvīm, jautājiet par īpašām uztura vajadzībām un nekavējoties pastāstiet servisa un virtuves darbiniekiem.
- Lielām grupām, kuras neapmeklē pasākumu kā tumši viesi, nosūtiet komandas biedru uz virtuvi un lieciet viņam uzskaitīt krājumus. Ja nepieciešams, iegādājieties papildu pārtikas krājumus. Virtuves sadaļa parasti pārspīlē porcijas katram gadījumam, tāpēc atcelšana notiek biežāk nekā pārtikas trūkums. Ierobežotas porcijas var arī ietaupīt, ja sniedzat papildu pildījumus, piemēram, maizi, salātus vai dārzeņu ēdienus, sastāvdaļas, kuras var viegli iegūt vietējā lielveikalā.
Solis 3. Ziniet, kā rīkoties ar maziem bērniem
Paturiet prātā, ka daudzi vadītāji pasākumā bieži aizmirst vai nepietiekami novērtē bērnu inteliģenci un vajadzības un vēlmes. Viņi ir tādi paši kā pieaugušie - vēlas izklaidēties un nav garlaicīgi. Atcerieties, ka arī vecāki tiks apvainoti, ja kāds pasākums nespēs apmierināt viņu bērnu vajadzības. Ieteicams lūgt apmeklējuma apstiprinājumu (RSVP) visiem bērniem, kuri, iespējams, apmeklē.
- Jaunākus bērnus (līdz 10 gadu vecumam) labāk pasniegt ar ēdienu vai uzkodām iepriekš, jo vakariņas var pasniegt tikai līdz pulksten 20:00. Šis pasniegšanas laiks lielākoties bērnu ēdienreizēm parasti ir par vēlu. Ēdienam, ko dodat saviem bērniem, vajadzētu būt arī jautram un veselīgam, bet tomēr īpašam ar īpašu pieskārienu viņiem - tas palīdz vecākiem palīdzēt un var izbaudīt pasākumu kā viesis.
- Bērniem, kas vecāki par 10 gadiem, parasti var dot pieaugušo ēdienu un porcijas, pat ja viņi to nepabeidz, bet arī piedāvā viņiem bērnu ēdienkarti (protams, ar vecāku atļauju), ja šķiet, ka viņiem tas nepatīk. Parasti pusaudži vecumā no 13 līdz 18 gadiem bieži pieprasa tādu pašu ēdienu kā jaunāki bērni, piemēram, hamburgeri un kartupeļi, nevis oficiālākas restorānu maltītes. Pārtika bērniem parasti tiek rakstīta ar terminu "Alternatīva ēdienkarte". Spēlējiet to droši un apspriediet ar saviem galvenajiem viesiem savus plānus turpināt veiksmīgi apmierināt mazos un vecos.
- Nodrošiniet vietu mātēm ar maziem bērniem. Apmieriniet viņu vajadzības, piemēram, pārtraukumus tualetes telpā, zīdīšanas vajadzības utt., Un sagatavojiet atpūtas vietu ļoti maziem bērniem, lai viņi varētu gulēt, ja ir noguruši.
Solis 4. Ziniet, kā rīkoties ar dzērājiem vai rupjiem viesiem, iebrucējiem un citiem
Šie viesi dažreiz rada nepatikšanas gan ģimenes, gan korporatīvajos pasākumos. Viņi nes politiku, kā arī drāmu, un jūs kā nepiederošs cilvēks, iespējams, to neapzināsit. Tāpēc vienmēr esiet modri.
- Pirms pasākuma sazinieties ar klientu vai galvenajiem viesiem, lai uzzinātu par iespējamām šādām problēmām, vai ar dažiem, ja galvenie viesi nedrīkst tikt traucēti. Tādā veidā jūs varat pārliecināties, ka cilvēki sēž pareizajā vietā un ka tas neradīs nekādas problēmas. Sagatavojiet apkalpojošo personālu vai galvenos viesus, lai viņi darbotos kā neoficiāli uzraugi, būtu modri un vajadzības gadījumā palīdzētu. Jūsu uzdevums ir nodrošināt, lai pasākums noritētu nevainojami, un izvairīties no personīgajām lietām, ja vien tas nav absolūti nepieciešams. Tāpēc pārliecinieties, ka zināt, kurš pasākumā ir klasificēts kā "miera nesēju" tipa viesis (tie, kas var palīdzēt nodrošināt notikuma netraucētu norisi).
- Tā kā atteikšanās dot alkoholu piedzēries viesiem vai tikt galā ar dusmīgiem un rupjiem viesiem var būt sarežģīta, vislabāk ir iesaistīt miera nesēju. Sazinieties ar juridisko personālu tikai nepieciešamības gadījumā un pēc tam, kad esat apspriedies ar galvenajiem viesiem. Jums joprojām jābūt modram, pat vadot nelielus pasākumus vai piemājas pagalmā.
- Neaicināti viesi ir smaga lieta. Ja viņi nāk un rada traci, izmetiet tos, ja nepieciešams - konsultējieties ar galvenajiem viesiem, lai pārliecinātos, ka šie cilvēki nav meklēti. Ja vardarbīgu nemiernieku ir daudz, jūsu uzdevums ir aizsargāt citus viesus un sazināties ar apsardzi vai policiju, ja šie nemiernieki atsakās atstāt telpas pēc tam, kad esat lūguši jūs kā menedžeri un/vai galvenos viesus.
- Viesiem parasti patīk pārvietot vizītkartes pa galdu, lai viņi varētu sēdēt blakus vajadzīgajai personai vai pie vēlamā galda. Konsultējieties ar galvenajiem viesiem par to, cik tas ir atļauts. Parasti jums ir iepriekš jāsakārto galda plāni un jāsaņem galveno viesu apstiprinājums. Ja šī galda pozīcija ir pareiza, labāk ir atstāt viesus prom no ēdamistabas zonas pirms laika. Parasti viesu uzņemšanai var izmantot bāra zonu, vestibilu vai uzgaidāmo telpu. Ja dažas grupas ir īpaši svarīgas ģimenes lietu dēļ, sapulciniet cilvēkus un vadiet viņus pa grupām pie atsevišķiem galdiem un sakārtojiet tos pareizā secībā.
5. Ziniet, kā rīkoties sliktos laika apstākļos
Visā pasaulē dažreiz būs negaidīti slikti laika apstākļi, piemēram, lietus vai sniegs. Auksts vējš vai karsts gaiss var radīt arī problēmas. Lai gan laika apstākļiem parasti nav lielas ietekmes, ja pasākums notiek telpās, jums jābūt gatavam izaicinājumiem, kas rodas, atrodoties ārpus telpām. Ja varat prognozēt sliktos laika apstākļus, apsveriet iespēju mainīt pasākuma vietu. Ja nevarat, iznomājiet telti vai lielu paviljonu (cena var būt dārga, it īpaši, ja tas tiek darīts pēc kaprīzes). Ir svarīgi sekot līdzi laika apstākļiem; ja notikums tā dēļ jau ir izjaukts, to ir gandrīz neiespējami labot, tāpēc maksimāli izmantojiet to, ko jau zināt un kas jums ir.
Daudzās pasaules daļās tagad ir apdrošināšanas polises sliktiem laika apstākļiem vai citām problēmām. Ja atrodaties apgabalā, kas pazīstams ar pēkšņām laika apstākļu izmaiņām, meklējiet apstiprinājumu, vai pasākumu var pārplānot, lai klienti varētu vismaz ietaupīt uz aprīkojuma, norises vietas un apkalpojošā personāla nomas izmaksām
Padomi
- Sagatavojiet nelielu vietu, kas ir piepildīta ar tādiem priekšmetiem kā papildu salvetes, lai notīrītu noplūdes, ugunsdzēšamos aparātus, pirmās palīdzības komplektus un citus nejaušus komplektus. Jums tas nebūs vajadzīgs, ja viss noritēs labi, taču labāk ir gaidīt lielu notikumu.
- Viesiem un runātājiem, kuri ir noguruši vai piedzīvo reaktīvo kavēšanos, ir jānodrošina viņu fiziskā sagatavotība. Ja nepieciešams, konsultējieties tieši ar viņiem vai viņu palīgiem, lai pasūtītu spa un masāžas procedūras vai citus ķermeņa atsvaidzināšanas veidus. Jūs varat arī nosūtīt viņiem ēdienu, ja viņi kādu laiku nav ēduši, vai zāles, ja viņi jūtas nedaudz slikti (piemēram, galvassāpes no lidošanas vai nervozitātes vai vēdera sāpes). Ja nepieciešams, vērsieties pie ārsta. Noguruši viesi un runātāji var sabojāt notikumu, lai gan jūs varat pārvarēt visus pārējos izaicinājumus.
- Pārliecinieties, ka ikviens var redzēt un dzirdēt skatuvi, mūziku vai runu.
- Atcerieties arī, ka rīkoties ar citu cilvēku notikumiem ir gods. Lai gan tas var šķist ļoti saspringti un grūti, jūsu ieguldījums var iepriecināt daudzus cilvēkus, tāpēc viņi atcerēsies šo notikumu visu mūžu. Turklāt jūs arī esat pieradis pie spējām, kas noder ikdienas dzīvē.
- Kā vadītājam jums, iespējams, būs jārīkojas kā improvizētam saimniekam vai pat deju partnerim, lai notikums noritētu nevainojami. Attīstiet runāšanas un dejošanas prasmes, bet vienlaikus deleģējiet vadības lomas citiem komandas locekļiem, kuri uz laiku var ieņemt jūsu vietu. Mērķis šeit ir pārliecināties, ka neviens nesēž mierīgi pie galda.
