Arhivēšana alfabētiskā secībā ir veids, kā organizēt dokumentus, kas ir svarīgi gan personīgajā, gan profesionālajā dzīvē. Arhivēšana alfabētiskā secībā ļauj ātri atrast un atjaunot atsevišķus failus. Tas nodrošina, ka visi dokumenti ir aizsargāti un vienmēr pa rokai. Ir daudz noteikumu, lai iesniegtu alfabētiski indonēziešu valodā, lai saglabātu saprātīgu reģistrācijas sistēmu.
Solis
1. daļa no 2: Arhivēšana alfabētiskā secībā
1. solis. Izlemiet, kuru alfabētisko sistēmu izmantot
Lai gan tas var šķist vienkārši, alfabētiskajai kartotēkai ir vairākas iespējas, no kurām izvēlēties. Jums jāizvēlas viena sistēma un konsekventi jāpiemēro.
- Burtu pēc burta kartēšana ir balstīta uz katru burtu katrā vārdā tādā secībā, kādā tas notiek, un ignorē atstarpes starp vārdiem.
- Vārdu pa vārdam arhivēšana tiek veikta, kārtojot katru failu, pamatojoties uz katra vārda pirmo burtu pēc kārtas.
- Reģistrējot vienību pa vienai, tiek ņemts vērā katrs vārds, saīsinājums un iniciālis, un tie tiek sakārtoti. Šī ir sistēma, kuru parasti ieteicams ieviest.
2. darbība. Grupējiet failus
Kad esat ieguvis visus arhivējamos failus, izlemiet, kā tos visus grupēt. Varat izmantot vārdnīcas formātu, kur viss tiek sakārtots alfabētiskā secībā neatkarīgi no faila vai tajā esošo failu veida. Varat arī izmantot enciklopēdijas formātu, kurā grupējat failus pēc veida vai tēmas un pēc tam kārtojat tos alfabētiskā secībā.
Ja jums ir arhivējami dažāda veida faili (kvītis, nodokļu kvītis, vēstules utt.), Iesakām izmantot enciklopēdijas formātu. Vispirms grupējiet failus pēc veida, pēc tam kārtojiet tos alfabētiskā secībā. Lai atdalītu dokumentus, izmantojiet apmales vai krāsu kodu
Solis 3. Indeksējiet arhivētos failus
Indeksēšana ir sagrupēt katru faila nosaukuma sadaļu atbilstošās vienībās. Lai indeksētu failus pirms to arhivēšanas, jums ir jāsadala katra faila nosaukuma elementi un jāizveido jauns nosaukums, kas ir pielāgots alfabēta secībā un atšķiras no noklusējuma nosaukuma. Kā piemērs:
- Pieņemsim, ka jums ir jāindeksē un jāarhivē šādi faili: raksts par anoa ar nosaukumu “Anoa Eating Behavior”, vadošā anoa eksperta Jasmin A. Dahlia biogrāfija un reklāmas brošūra anoa izstādei Džakartas zooloģiskajā dārzā.
- Jasmina A. Dālijas biogrāfija ir indeksēta kā “Dahlia, Jasmin A.”, jo, iesniedzot pieteikumu, uzvārdam jābūt pirmajam. Tādējādi faili tiek arhivēti burtu grupā “D”.
- Ja izvēlaties klasifikācijas metodi, piemēram, vārdnīcu, raksts “Anoa ēšanas uzvedība” ir attiecīgi jāindeksē. Attiecīgi arhivējiet to burtu grupā “P” (“Uzvedībai”).
- Pretējā gadījumā jūs varat indeksēt “Anoa Eating Behaviors” kā “Anoa, Eating Behaviors”, ja izmantojat enciklopēdijā formatētu grupu, nevis vienkārši arhivējat ar anoa saistītus failus. Pēc tam šis fails tiek arhivēts burtu grupā “A”.
- Reklāmas brošūru varētu indeksēt kā “Anoa, izstāde (Džakartas zooloģiskais dārzs)”, ja prognozējat, ka anoa izstādē būs daudz materiālu. Piemēram, citu failu var indeksēt kā “Anoa, izstāde (Bandung Zoo).
- Pretējā gadījumā reklāmas brošūra var tikt indeksēta kā “Džakartas zooloģiskais dārzs, (Anoa izstāde)”, ja jūs plānojat saņemt vairākus failus, kas saistīti ar Džakartas zooloģisko dārzu, vai ja vēlaties izmantot enciklopēdijas formātu grupēšanu failos pēc ģeogrāfiskās atrašanās vietas.
Solis 4. Kārtojiet failus alfabētiskā secībā pēc to indeksa nosaukuma
Vispārējais alfabēta iesniegšanas noteikums ir sakārtot failus no A (pirmais) līdz Z (pēdējais). Izmantojiet īpašo informāciju, lai definētu atšķirību un secību, lai varētu atdalīt failus. Kā piemērs:
- Iepriekšējā solī indeksētais pasūtījums varētu būt aptuveni šāds (atkarībā no izmantotās sistēmas): “Dahlia, Jasmin A.”, “Jakarta Zoo (Anoa Exhibition)” un “Anoa Eating Behavior” VAI “Anoa, izstāde (Jakarta Zoo))”,“Anoa, ēšanas uzvedība”un“Dahlia, Jasmin A.”.
- Faili “Ķengurs” tiek sakārtoti pēc “Ziloņa” failiem. “Žirafes” faili būs pa vidu, un “Anoa” faili tiks pasūtīti pirms “Lācis” un “Aitas”. Tādējādi secība ir šāda: “Anoa”, “Lācis”, “Aitas”, “Zilonis”, “Žirafe”, “Ķengurs”.
- Ja vēlāk pievienosit “Armadillo” failus, tie būs aiz “Anoa”. Tā kā tie abi sākas ar burtu “A”, jums būs jāaplūko burts aiz A (“N” - anoa un “R” - “bruņnesis”), lai noteiktu secību. Tādējādi jaunā kārtība ir: "Anoa", "Armadillo", "Lācis", "Aitas", "Zilonis", "Žirafe", "Ķengurs".
5. solis. Iezīmējiet savu failu mapi
Lai to būtu vieglāk atrast, marķējiet katru arhīva mapi ar indeksa nosaukumu, kas atbilst tajā esošajam failam. Šī metode arī atvieglo jaunu failu arhivēšanu kārtībā.
- Ievietojiet arhīvu savā mapē.
- Būtu vieglāk, ja mapi krāsotu ar krāsu, lai palielinātu tās lietojamību. Piemēram, ja izmantojat enciklopēdijas formātu grupēšanu, katrai grupai tiek piešķirta sava krāsa, un katrs katras grupas fails tiek marķēts atbilstoši tās krāsai.
6. darbība. Dokumentējiet indeksēšanas un kartotēkas sistēmu
Jūsu indeksēšanas un reģistrācijas sistēma ir jāievieš konsekventi. Pārliecinieties, ka visi, kam ir piekļuve failam, zina sistēmu, kurā tas darbojas. Piemēram, varat izveidot vai koplietot dokumentu, kurā ir informācija par jūsu kartotēkas kārtulas noteikumiem. Tas palīdzēs ikvienam efektīvi izmantot kartotēkas sistēmu.
7. solis. Arhivējiet jauno failu pareizi
Ievietojiet failus skapī pēc indeksa nosaukuma un alfabētiskā secībā atbilstoši savai sistēmai. Ja nepieciešams, pārvietojiet pašreizējo failu, lai iekļautu jauno failu pareizajā vietā.
2. daļa no 2: Īpašu gadījumu apstrāde
1. darbība. Arhivējiet failus atbilstoši ievērojamiem noteikumiem
Dažreiz failus ir vieglāk arhivēt pēc atslēgvārda, nevis pēc nosaukuma vai nosaukuma. Tas nodrošina, ka failus var indeksēt un meklēt, izmantojot visloģiskākos terminus. Kā piemērs:
“Pirmā banka Džakartā” var tikt indeksēta un arhivēta kā “Džakarta, pirmā banka”. “Džakarta” ir galvenais ieraksts šajā ierakstā, nevis “Pirmā” vai “Banka”, it īpaši, ja jums ir citi faili ar līdzīgu nosaukumu, piemēram, “Pirmā banka Bandungā” vai “Pirmā banka Medanā”
2. solis. Kārtojiet vārdus pēc uzvārda
Standarta arhīvs iesaka vispirms indeksēt cilvēku uzvārdus, jo tie tiek uzskatīti par nozīmīgiem terminiem.
- Tāpēc “Jasmin A. Dahlia” tiek indeksēts un arhivēts kā “Dahlia, Jasmin A.”.
- Beigās iekļaujiet nosaukumu (Dr., Ir utt.). Piemēram, “Dr. Jasmin A. Dahlia”ir indeksēts un arhivēts kā“Dahlia, Jasmin A., Dr.”.
- Parasti vārdi tiek sakārtoti pēc to pareizrakstības burtu pa burtam. Piemēram, "MacDonald" būs pirms "McDonald". Tāpēc “D”, “L”, “Le”, “de” utt. tiek uzskatīta par nosaukuma daļu, nevis atsevišķu vienību. To parasti piemēro svešvārdiem. Piemēram, faili “Heinlein”, “Le Guin”, “L'Engle” un “Wolfe” ir sakārtoti pareizi (NAV “L'Engle”, “Le Guin”, “Heinlein”, “Wolfe”).
- Izņēmums no šī noteikuma parasti tiek piemērots, ja personas vārds ir daļa no uzņēmuma vai organizācijas nosaukuma. Šādā gadījumā personas vārdu uzskatiet par vienību uzņēmuma nosaukumā. Piemēram, “Jasmin A. Dahlia Pest Control Services” ir reģistrēts burtu grupā “J” un NAV indeksēts kā “Dahlia, Jasmin A. Pest Control Services”.
3. solis. Ignorējiet rakstus, savienojumus un priekšvārdus
Raksti (piemēram, “a”, “an” un “the” angļu valodā), savienojumi (piemēram, “un”, “bet” un “vai”) un prievārdi (piemēram, “ar”, “no” un “līdz”) parasti tiek izlaists indeksēšanā un arhivēšanā alfabēta secībā, jo tas netiek uzskatīts par nozīmīgu terminu. Tas tā ir pat tad, ja faila nosaukumu veido raksti, savienojumi vai prievārdi. Kā piemērs:
- Fails ar nosaukumu “Emu barošanas prakses izpēte” tiek arhivēts burtu “E” grupā “Emu” (nozīmīgs vārds faila nosaukumā), nevis “A” burta vietā no “an”, jo tas ir Raksts angļu valodā.
- “Dahlia un Soetono, kaitēkļu apkarošanas pakalpojumi” ir uzskaitīti aiz “Dahlia, Jasmin A.” Indeksa nosaukumi sākas ar burtiem “Dahlia”, lai secības noteikšana tiktu pārvietota uz nākamo nozīmīgo terminu (šajā gadījumā “Soetono” un “Jasmin”), lai noteiktu iesniegšanas secību. Ignorējiet vārdu "un", jo tas nav nozīmīgs.
4. solis. Rīkojieties ar saīsinājumiem tā, it kā tie būtu izrunāti
Iesniedzot, jūs varat saskarties ar saīsinājumiem, piemēram, “Tbk”. (saīsinājums no “Atvērt”). Parasti jūs indeksējat un arhivējat failus kā vārdu, nevis tikai burtu virkni.
Piemēram, “Jasmin A. Dahlia Mining Company” tiek arhivēts pēc “Jasmin A. Dahlia Tbk.”
Solis 5. Failējiet ciparus kā parasti
Arhivējot failus alfabētiskā secībā, tiks parādīti faili ar numuriem. Parasti šie faili tiek arhivēti kā parasti, nevis kā uzrakstīti. Skaitļi tiek arhivēti arī pirms burtiem.
- Piemēram, “3 dienas uz visiem laikiem” tiks arhivēts pirms “100 biznesa padomu” (jo “3” ir pirms “100”).
- “Tirdzniecības padomi” un “Akciju spēles padomi” tiks arhivēti pēc sadaļas “100 biznesa padomi”, jo cipari tiek sakārtoti pirms burtiem.
- Uzrakstītie skaitļi skaitļu vietā tiek uzskatīti par vārdiem. Piemēram, faili “100 lieliski līderi biznesa pasaulē”, “Divi simti spēcīgi padomi uzņēmējdarbībai” un “Padomi uzņēmējdarbībai” ir kārtībā.
- Tomēr, ja tas atvieglo jūsu iesniegšanu, varat brīvi izdarīt izņēmumu un vienmēr kārtot numurus tā, it kā tie būtu uzrakstīti.
6. Darbs ar īpašajām rakstzīmēm
Jāņem vērā visas indeksēšanas laikā radušās rakstzīmes, kas nav alfabētiskas vai neskaitāmas. Tomēr saistīto rakstzīmju apstrāde ir atkarīga no veida:
- Pieturzīmes (piemēram, apostrofi, punkti un komati) parasti netiek ņemtas vērā. Piemēram, faili “Vašingtonas labākā kafija” un “Vašingtonas štata gadatirgus” tiek arhivēti kārtībā.
- Parasti diakritiskos rakstus ignorē un uzskata par saistītiem burtiem. Piemēram, “clair” tiek arhivēts kā “Eclair”, bet “ber” - kā “Uber”. Tomēr šī metode nav piemērojama, ja failu arhivējat alfabētiskā valodā valodā, kurā tiek izmantoti diakritiskie elementi, lai būtu jāievēro šīs valodas parastā alfabētiskā secība.
7. solis. Ja nepieciešams, izmantojiet noteikumu “nekas pirms kaut kā”
Parasti, arhivējot alfabētiski, atstarpes (ieskaitot pieturzīmes un citus izlaistos elementus) ignorē. Tomēr, ja rodas faili, kas sākas līdzīgi, izmantojiet atstarpi vai kārtulu "nekas pirms kaut kā", lai norādītu secību arhīvā.
- Piemēram, faili “Bank Jakarta”, “Bank Bandung” un “Bank Medan” tiek arhivēti šādā secībā.
- Tādējādi fails "Dahlia, Jasmin A." bija pirms "Dahlia, Jasmin A., Dr.".
8. solis. Ja nepieciešams, atšķirt failu ar sīkāku informāciju
Retos gadījumos ar alfabētisko informāciju nepietiek, lai noteiktu failu secību. Ja tā. Izmantojiet vairāk informācijas, lai indeksētu un arhivētu failus. Katrā failā atzīmējiet papildu informāciju, lai tos varētu atšķirt. Kā piemērs:
- Ja jums ir faili diviem cilvēkiem vārdā Jasmin A. Dahlia, kārtojiet tos pēc dzimšanas datuma. Fails “Dahlia, Jasmin A. (dzimis 1853. gadā)” ir pirms “Dahlia, Jasmin A. (dzimis 1967. gadā).
- Varat arī kārtot failus pēc ģeogrāfiskās atrašanās vietas. Ja jums ir faili no trim dažādām bankām no trim dažādām vietām un katrai bankai ir nosaukums “Bank Mandiri”, kārtojiet to, piemēram, šādā piemērā: “Bank Mandiri (Bandung)”, “Bank Mandiri (Jakarta)” un “Bank” Mandiri (Medans) ".
- Tāpēc, ja jums ir divi faili par lāčiem vai lāču veidiem, tos tālāk diferencējiet pēc sugām, ģeogrāfiskās atrašanās vietas utt. Piemēram, faili “Lācis, šokolāde” un “Lācis, polārs” (secībā) vai faili “Lācis (Eiropa)” un “Lācis (Ziemeļamerika)” (kārtībā).
9. solis. Paziņojiet visus izņēmumus un īpašos noteikumus
Pārliecinieties, ka visi, kas izmanto jūsu failus, ir informēti par visiem izņēmumiem no standarta failu sistēmas vadlīnijām. Tas palīdzēs nodrošināt, ka visi pareizi un efektīvi izmanto kartotēku.
