Tā kā to bieži izmanto personiskiem un neoficiāliem mērķiem, oficiāla e -pasta ziņojuma rakstīšana var būt biedējoša. Tomēr, ja jums ir jāraksta oficiāls e -pasts skolotājam, priekšniekam, biznesa partnerim, valsts aģentūrai vai citai personai, kurai nepieciešama formalitāte, vienkārši ievērojiet šīs vienkāršās vadlīnijas. Īsi un skaidri izklāstiet savu viedokli un ievērojiet rakstīšanas, stila un oficiālā vēstules formāta noteikumus. Visbeidzot, pārbaudiet un labojiet savu e -pastu pirms tā nosūtīšanas.
Solis
1. metode no 3: e -pasta formatēšana
1. darbība. Izmantojiet profesionālu e -pasta adresi
Ideālā gadījumā e -pasta adrese ir jūsu īstā vārda variants, nevis lietotājvārds vai segvārds. Ja iespējams, izmantojiet punktus, domuzīmes vai pasvītrojumus bez cipariem vai citiem burtiem.
Piemēram, [email protected] šķiet neprofesionāla. Tikmēr piemērotāk būtu izmantot [email protected]
2. solis. Izmantojiet profesionālu fontu
Lielākā daļa e -pasta pakalpojumu mūsdienās ļauj rakstīt dažādos fontos un tekstos. Tomēr oficiālajiem e -pastiem vislabāk ir pieturēties pie oficiālajiem fontiem, piemēram, Times New Roman un Arial. Izvairieties no tādiem dekoratīviem fontiem kā Comic Sans vai Old English. Papildus:
- Rakstiet savu e-pastu ar viegli lasāmu fontu, piemēram, 12. izmēru.
- Izvairieties no īpašiem rakstiem, piemēram, slīprakstā, treknrakstā vai daudzkrāsainos fontos, ja vien tas neatbilst e -pasta saturam un mērķim.
- Nerakstiet e -pastu pilnībā ar lielajiem burtiem. Rakstot šādi, jūs izskatīsities tā, it kā jūs kliegtu uz adresātu.
3. Piešķiriet e -pastam īsu un precīzu nosaukumu (tēmu)
Izmantojiet dažus atslēgvārdus, kas attiecas uz nosaukumā norādītā e -pasta saturu. Tas ļaus adresātam ignorēt jūsu e -pastu. E -pasta ziņojumi, kas nosūtīti bez nosaukuma vai izmantojot neskaidru nosaukumu, adresātam šķitīs nesvarīgi.
- E -pasta nosaukumi, piemēram, “Ātrie jautājumi”, “Sazināšanās ar jums” vai “Svarīgi jautājumi”, adresātam šķitīs neskaidri.
- Tikmēr e -pasta nosaukums "Grafiks, viesu saraksts, ielūgums uz pusdienām un sapulces kopsavilkums 12. martam" šķiet pārāk garš un ietver vairākas tēmas vienlaikus.
- No otras puses, e -pasta nosaukums "Tikšanās par eskalatoru bojājumiem 12. martā" ir diezgan īss un skaidrs. Šis nosaukums var sniegt saņēmējam pārskatu par galveno tēmu, kā arī skaidru datumu.
2. metode no 3: Satura rakstīšana
1. darbība. Izmantojiet atbilstošu sveicienu
Vienmēr sāciet oficiālu e -pastu ar sveicienu. Jūs varat uzrakstīt saņēmēja vārdu tieši (ja zināt). Aizpildiet saņēmēja vārdu un uzvārdu vai titulu (kungs, kundze, Dr. utt.). Ja vēlaties, varat arī pirms adresāta vārda un amata uzrakstīt “Dārgais”.
- Ja jūs nezināt e -pasta adresāta vārdu, vienkārši uzrakstiet "Godātais kungs/kundze" vai "Ieinteresētajām personām".
- Nelietojiet “Sveiki”, “Čau” vai citus neformālus sveicienus.
2. solis. Iepazīstieties ar sevi pirmajā rindkopā (ja nepieciešams)
Ja rakstāt kādam, ar kuru nekad neesat sazinājies, piemēram, jaunam klientam, cilvēkresursu vadītājam vai valsts ierēdnim, iepazīstiniet ar sevi un paskaidrojiet, kāpēc sūtāt e -pastu. Pierakstiet to sava e -pasta ziņojuma pirmajā vai otrajā teikumā.
Piemēram, nosūtot e -pastu uz darba pieteikumu, jūs varētu uzrakstīt: "Mani sauc Marija Izabella. Es sazinājos ar jums, lai pieteiktos darbā par administratīvo palīgu, kas tika reklamēts vietnē JobXYZ.com."
3. solis. Svarīgākās informācijas prioritāte
Pēc tam, kad esat iepazīstinājis sevi un norādījis savu galveno e -pasta nosūtīšanas mērķi, varat turpināt e -pasta ziņojuma pamattekstu. Augšpusē uzskaitiet vissvarīgāko informāciju. Tādā veidā jūs vairāk novērtēsit adresāta laiku un padarīsit skaidrāku e -pasta mērķi.
Piemēram, rakstot e -pastu valdības amatpersonai, varat sākt ar: "Mans vārds ir Marija Izabella. Es saņēmu jūsu e -pasta adresi no Salatigas pilsētas tiesas oficiālās vietnes. Es sūtu šo vēstuli, lai paustu iebildumus pret biļeti saņēmu 2015. gada 29. februārī."
Solis 4. Tieši pie vēstules punkta
Oficiālā vēstulē jūs varat izteikt savu viedokli tieši. Mazās sarunas tikai padarīs lasītāju apjukušu un grūti saprotamu, kas jums no viņa ir vajadzīgs.
- Piemēram, rakstot vēstuli universitātes pilsētiņas profesoram, jums nav jāapmeklē un jāraksta tādas lietas kā: "Es esmu Marija Izabella. Vai jūs mani pazīstat? Ķīmija 221 šobrīd ir mans mīļākais kurss, jo jūsu mācību materiāli ir ļoti labi organizēti. Tāpēc es vienmēr varu sekot līdzi un zināt, kas tiks pārbaudīts. Attiecībā uz eksāmenu man tiek atgādināts par gaidāmo eksāmenu."
- No otras puses, rakstot šādu e -pastu, varētu kļūt skaidrāks: "Es esmu Marija Izabella. Es esmu students, kurš mācās ķīmiju 221, un es gribēju jums pastāstīt par iespējamu eksāmenu grafiku sadursmi."
5. solis. Uzrakstiet īsu e -pastu
Lai gan nav noteikts konkrēts garuma ierobežojums, ieteicams rakstīt e -pastu tikpat ilgi, cik viens klēpjdatora vai datora ekrāns.
Ja jūsu e -pasts ir pietiekami garš, sadaliet to vairākās īsās rindkopās. Atstājiet tukšu rindu starp katru rindkopu, nevis rakstiet to ar atkāpi
6. solis. Izmantojiet valsts valodu
Tā kā oficiālie e -pasta ziņojumi tiek veidoti profesionālos nolūkos, jums ir jārada labs iespaids. Izmantojiet pilnus teikumus un pieklājīgas frāzes. Izvairieties no:
- Slengs
- Nevajadzīgi saīsinājumi
- Emociju un emocijzīmju izmantošana
- Necieņas vārdi
- Joks
7. solis. Izmantojiet atbilstošu noslēguma sveicienu
Tāpat kā sveicienu atvēršana, apsveikuma slēgšanai ir vairākas iespējas, kuras var izmantot oficiālajās vēstulēs. Noteikti iekļaujiet pilnu vārdu un uzvārdu, kā arī citus nosaukumus (ja tādi ir). Noslēdzamo apsveikumu piemēri, kurus var izmantot, ir šādi:
- "Ar laba vēlējumiem,"
- "Ar cieņu,"
- "Paldies,"
- "Sveicieni,"
- "Jūsu students,"
3. metode no 3: Gatavošanās vēstuļu nosūtīšanai
1. solis. Iekļaujiet nepieciešamos pielikumus
Ja jums ir jāiekļauj pielikums, noteikti iekļaujiet to e -pasta ziņojuma pamattekstā, lai cilvēki, kas to lasa, to varētu redzēt. Mēģiniet ierobežot pielikumu skaitu un failu izmērus, kā arī izmantojiet izplatītus un plaši lietotus failu tipus.
Piemēram, iekļaujiet paziņojumu, piemēram, "Es pievienoju sava dzīves gājuma apraksta un portfeļa PDF kopiju"
2. solis. Uzlabojiet e -pasta saturu, pareizrakstību un gramatiku
Nepaļaujieties tikai uz e -pasta pakalpojumiem, lai atklātu pareizrakstības un gramatikas kļūdas. Izlasiet savu e -pastu skaļi vai lūdziet kādam to pārbaudīt un labot. Tādā veidā jūs varat viegli atrast pareizrakstības kļūdas un neskaidrus teikumus.
3. solis. Pārliecinieties, vai jūsu e -pastā nav nekādas sensitīvas informācijas
Vienmēr atcerieties, ka e -pasts nav drošs saziņas veids. Paturiet prātā, ka e -pasta serverus var uzlauzt vai adresāts var apzināti vai netīši kopīgot informāciju, kuru nevēlaties atklāt.
