Daudzi uzņēmumi lūdz darbiniekus sagatavot darba sasniegumu pārskatus, novērtējot sevi, lai viņi varētu ziņot par paveikto noteiktā laika posmā. Ja strādājat par sapulces piezīmju pierakstītāju, jums var arī lūgt sagatavot ziņojumu. Šajā rakstā ir paskaidrots, kā sagatavot labu darbības pārskatu, jo tam ir svarīga loma jūsu karjeras panākumu vai neveiksmes noteikšanā.
Solis
1. daļa no 3: Izpratne par darba sasniegumu pārskata formātu
1. solis. Sāciet sagatavot pārskatu, uzrakstot īsu kopsavilkumu par paveikto
Pārskata augšdaļā iesniedziet kopsavilkumu par jūsu iesniegto informāciju, lai sniegtu vispārēju priekšstatu par savu darbu.
- Piemēram: jūs strādājat bezpeļņas organizācijā, un jūsu priekšnieks lūdz jūs sastādīt darbības pārskatu. Vienā rindkopā īsi ziņojiet par visiem paveiktajiem uzdevumiem, piemēram: esat organizējis organizācijas īpašniekam izdevīgas darbības, guvis panākumus nozares atpazīstamībā un izveidojis attiecības ar biznesa partneriem.
- Kopsavilkumā neiekļaujiet konkrētas lietas, jo jums ir jāsniedz tikai svarīga informācija, lai sniegtu pārskatu par darba sasniegumiem kopumā. Kā ceļvedis ziņojumi jāiesniedz 2 lappusēs, ja vien darba devējs nenorāda citu formātu. Vispirms pārliecinieties, vai ziņojums ir jāveido noteiktā formātā.
2. solis. Sniedziet detalizētus apstiprinošus faktus
Lai pamatotu katru informāciju pārskata sākumā sniegtajā kopsavilkumā, pierakstiet informāciju saskaņā ar šādiem norādījumiem:
- Izmantojiet saraksta formātu. Atsevišķi sagatavojiet atskaites par katru darbību. Ziņojuma nosaukumā iekļaujiet darbību, kam seko nosaukuma darbības apraksts. Piemēram: jūsu veiktā darbība ir “Pasākuma sagatavošana un izpilde”.
- Zem virsraksta izveidojiet sarakstu, izmantojot ciparus vai burtus, lai īsi un konkrēti aprakstītu jūsu organizēto pasākumu, iekļaujot tā mērķi un priekšrocības, atbalstot organizācijas misijas sasniegšanu.
3. Izveidojiet pārskatu standarta formātā, lai tas izskatītos profesionāli
Neuzrādiet nejaušus ziņojumus. Tā vietā, izmantojot standarta izmēra papīru, sagatavojiet kārtīgi drukātu atskaiti profesionālā fontā.
- Ievietojiet ziņojuma nosaukumu treknrakstā papīra vidū, lai informācija būtu kārtīgi sakārtota.
- Pārskata augšdaļā ierakstiet pārskata pabeigšanas datumu. Iekļaujiet arī ziņojuma sagatavotāja vārdu, uzvārdu un amatu.
4. Pārskata perioda žurnālistika
Jums būs vieglāk apkopot atskaites, ja aktivitāšu laikā uzreiz pierakstīsit piezīmes.
- Sagatavojiet piezīmju grāmatiņu vai mapi, lai noteiktu laika periodu reģistrētu darba sasniegumus. Tādējādi jums būs vieglāk sagatavot atskaites, ja priekšnieks to lūgs.
- Ja tas netiek darīts, var aizmirst svarīgus sasniegumus pārskata perioda sākumā.
2. daļa no 3: Kvalitatīva satura piegāde
1. solis. Aprakstiet mērķi, kuru vēlaties sasniegt, un darba cerības, kas jums jāpilda
Atgādiniet lasītājiem, ka pārskata perioda sākumā ir mērķis, kuru vēlaties sasniegt. Pārliecinieties, ka zināt organizācijas mērķus un darba ieguldījumu, kas no jums tiek sagaidīts. Ja jūs vēl nezināt, jautājiet darba devējam par šīm lietām.
- Pēc tam paskaidrojiet, ka esat sasniedzis savu mērķi, sniedzot faktiskos datus. Izveidojiet pārskatu, kurā ir datu salīdzinājums starp mērķi un tā realizāciju.
- Piemēram: jums izdevās piesaistīt vairāk līdzekļu, nekā plānots, un šis sasniegums ir pozitīvs ieguldītājiem un darba devējiem. Tomēr šī darba rezultātus nevar uzskatīt par veiksmīgiem, un ir grūti noteikt jūsu panākumu līmeni, ja nav salīdzināšanas datu.
2. solis. Iekļaujiet pārskatā vizuālo informāciju
Pievienojiet dažas tabulas vai diagrammas, kas lasītājiem atvieglo jūsu iesniegto datu vizualizāciju.
- Paturiet prātā, ka aizņemti lasītāji parasti tikai vājina ziņojumus. Dažreiz vizuālie līdzekļi spēj efektīvāk nodot informāciju.
- Tomēr nesniedziet pārāk daudz grafikas. Izvēlieties 1-2 diagrammas, kas var izskaidrot svarīgu informāciju.
Solis 3. Koncentrējieties uz “CAR”
CAR nozīmē: Izaicinājums (izaicinājums), Darbība (darbība), Rezultāti (rezultāti). Jūs varat izveidot sistemātisku darba sasniegumu ziņojumu, apspriežot šīs trīs lietas.
- Nosakiet izaicinājumus, ar kuriem saskaraties. Aprakstiet darbības, ko veicāt, lai pārvarētu izaicinājumus, un kādi bija rezultāti. Piemēram: kā restorāna vadītājs ierakstiet ziņojumā: “Izaicinājums: vakariņās sastrēgumstundās rindas kļūst garākas un klienti, kuri sūdzas, pieaug par 10%. Rīcība: palūdziet 1 viesmīlim sākt darbu 1 stundu agrāk, lai uzlabotu pakalpojumu kvalitāti pīķa stundās. Rezultāts: klienti, kuri sūdzējās, samazinājās līdz 2 cilvēkiem vai samazinājās par 80%”.
- Izveidojiet ziņojumu, sniedzot konkrētu informāciju. Sasniegumi, kas nav izmērāmi, piemēram: “Es spēju labi strādāt komandā” ir bezjēdzīgi, jo visi var teikt vienu un to pašu. Tātad jums jāspēj parādīt saistību starp rezultātiem un risināmām problēmām un jāziņo par sniegumu, sniedzot konkrētus datus un informāciju.
4. solis. Aprakstiet izmantoto metodiku
Ja jums ir jāapkopo dati par pamatu ziņojuma rakstīšanai, īsi aprakstiet datu vākšanas metodiku, kuru izmantojat.
- Informējiet lasītāju par aptaujas metodes izvēles iemesliem, tās priekšrocībām un rezultātiem. Paskaidrojiet arī, kāpēc šī metode tiek uzskatīta par ticamu. Turpinot restorāna scenāriju iepriekš minētajā piemērā, paskaidrojiet, kāpēc jūs izmantojat klientu sūdzību datus kā aptaujas metodi.
- Iekļaujiet aptaujas datumu vai periodu un to, ko vēlaties iegūt no aptaujas.
5. darbība. Koncentrējieties uz ziņošanu par darba sasniegumiem
Lai pārskatā iekļautā informācija būtu koncentrēta uz paveikto, padomājiet par to, ar ko jūs visvairāk lepojāties pārskata periodā, piemēram: jūs varat nomierināt satrauktu viesi vai nodrošināt apmācību padotajam. Nesniedziet lasītājam pārāk detalizētu informāciju.
- Vēl viens veids ir izmantot “STAR” metodi, kas nozīmē: situācija (problēma), uzdevums (uzdevums), darbība (darbība), rezultāti (rezultāts). Īsi aprakstiet situāciju, kurā atradāties, uzdevumu, kas jums bija jāveic, darbības, kuras veicāt, lai pabeigtu uzdevumu, un sasniegtos rezultātus. Tāpat kā “CAR” metodes mērķis ir parādīt attiecības starp “problēmu” un “iznākumu” un izskaidrot, kā to sasniegt.
- Koncentrējieties uz pārskatu izveidi, kas spēj parādīt sekojošo: grūtības, privilēģijas, prioritāte, augsta redzamība, termiņi, inovācijas, amata apraksts un jūsu darba ietekme uz organizāciju.
- Piemēram: ziņojumā norādiet, ka darbinieku gada apgrozījums bija 35%, kad jūs paaugstināja par filiāles vadītāju. Pēc tam, kad esat veicis darbinieku apmierinātības aptaujas, mentorējis darbiniekus un rīkojis iknedēļas sanāksmes ar visu personālu, darbinieku mainība samazinās līdz 15%. Šis piemērs parāda, ka sasniegumu pārskatā nav jāizmanto gari teikumi, ja vien lasītājs var pareizi izprast attiecības.
6. solis. Izskaidrojiet savas darbības pamatotību
Nesniedziet tikai rezultātus. Jums arī jāpaskaidro, kāpēc sasniegums ir izdevīgs organizācijai.
- Piemēram: Jums ir tikšanās ar darbiniekiem. Paskaidrojiet, kas ir turpmākais darbs un kādas priekšrocības tas sniedz organizācijai? Rūpīgi pārdomājiet, ko vēlaties ziņot. Ja tas nav noderīgi, jums jāziņo par citiem darbiem.
- Ja tikšanās ar darbiniekiem spēj palielināt darba motivāciju, lai darbinieku prombūtne uzlabotos un ietaupītu uzņēmuma īpašnieku naudu. Tas ir darba rezultāts, kas tiek uzskatīts par noderīgu.
7. solis. Pārbaudiet pārskatu pirms tā iesniegšanas
Pārskatu rakstīšanas mērķi nav sasniegti, ja iesniedzat ziņojumu, kurā ir daudz kļūdu un neprofesionāli rakstīšanas formāti.
- Pārbaudiet vārdu gramatiku, pieturzīmes un pareizrakstību. Saglabājiet savu pārskatu 1 nakti un pēc tam no rīta izlasiet to vēlreiz. Neveidojiet pēdējā brīža ziņojumus.
- Izdrukājiet pārskatu uz papīra un pārbaudiet, vai vēl kaut kas ir jālabo. Dažreiz mūsu acis ir tik nogurušas no pārāk ilga skatīšanās datora ekrānā, ka kļūdas netiek ņemtas vērā.
3. daļa no 3: Pareizo vārdu lietošana
Solis 1. Saki negatīvas lietas pozitīvā veidā
Ja ir kāds mērķis, kas nav sasniegts, labāk par to neziņot. Tā vietā, lai lasītājs koncentrētos uz to, mēģiniet to informēt citā veidā.
- Aprakstiet neapmierinošos darba rezultātus, izmantojot pozitīvus teikumus, piemēram, koncentrējot skaidrojumu uz konkrētiem soļiem, ko veiksiet, lai atrisinātu problēmu, nevis vaino citus cilvēkus vai attaisnojas.
- Nevainojiet citus cilvēkus. Koncentrējieties uz savu darbību izskaidrošanu un parādiet, ka esat pozitīvs cilvēks. Kopīgojiet lietas, ko jūs vai jūsu komanda esat paveikuši labi. Koncentrējiet ziņojumus uz darbu, ar ko lepoties.
2. solis. Pārskatos uzrādiet skaitļus un izmantojiet metriku
Ja jūs varat uzrādīt ļoti konkrētus datus, jūsu darba sasniegumi būs ticamāki. Papildiniet sniegto informāciju ar kaut ko izmērāmu kā pierādījumu.
- Daudz lietoti superlatīvi vārdi, piemēram: “labākais” vai “uzticams”, ir mazāk noderīgi. Ikviens var teikt: “Mans darba sniegums šogad bija ļoti labs”.
- Atcerieties šo frāzi: “Pierādiet to, nerunājiet tikai!” Tā vietā, lai citiem cilvēkiem pateiktu, ka šogad varējāt paveikt labu darbu, detalizēti parādiet, ko darījāt, izmantojot datus un metriku. Nesakiet tikai to, ka jūs varat veidot labas attiecības ar klientiem. Tā vietā citējiet klientu apmierinātības aptaujas rezultātus, pievienojiet vēstuli, ko saņēmāt no klienta, un sniedziet datus par to klientu skaita samazināšanos, kuri sūdzas.
- Pašreizējie skaitļi. Teikt, ka esat spējīgs vadīt vairākus darbiniekus, ir bezjēdzīgi, ja lasītāji nezina, cik darbinieku jums ir. Sniedziet datus skaitliskā formā, lai lasītāji zinātu, cik cilvēku jūs saucat par “daudziem”, un paskaidrojiet paveiktā darba aprakstu.
Solis 3. Jebkurā gadījumā pastāstiet patiesību
Nepārspīlējiet un nemelojiet. Ja tevi pieķers, tev būs lielas nepatikšanas.
- Pat ja tas ir pilnīgi netīši, jums būs lielas nepatikšanas, ja melosit. Jūs jutīsities nedroši, un jūsu karjeras ceļš tiks bloķēts.
- Veiciet godīgu pašnovērtējumu, lai ziņotu par savām stiprajām un vājajām pusēm. Mēģiniet pārvarēt trūkumus pozitīvā veidā.
4. solis. Atzīstiet citu darbu
Uzņēmējdarbības un inženierzinātņu atskaišu rakstīšanas kursi liek domāt, ka neizmantojat vārdu “es”, bet atsevišķos gadījumos to var izmantot darbības pārskatos.
- Piemēram: ja ziņojat: “Esmu pieņēmis darbā 100 darbiniekus”, neaizmirstiet paskaidrot, ka jūsu panākumus atbalsta citu cilvēku ieguldījums vai komanda.
- Jūs saņemsiet papildu vērtību, ja neesat augstprātīgs. Sakārtojiet dažādus teikumus, lai tie ne vienmēr sāktos ar vārdu "es".
Padomi
- Izpildes ziņojumā nekad neizmantojiet vārdus, kas pauž dusmas. Jūs atstāsit labu iespaidu, ja vienmēr būsit pozitīvs.
- Izmantojiet profesionālus vārdus. Nelietojiet neformālu valodas stilu.
