Varbūt jums ir jāraksta notikuma ziņojums, lai novērtētu notikuma panākumus, salīdzinot rezultātus ar tā mērķiem. Šis ziņojums ir nepieciešams uzņēmumam vai personai, kas rīko pasākumu, lai noteiktu, vai ir jāveic izmaiņas. Ir vairāki veidi, kā nodrošināt veiksmīgu notikumu pārskata uzrakstīšanu. Jums tas būs vajadzīgs, ja rīkosit citu pasākumu!
Solis
1. daļa no 3: Notikumu pārskatu apkopošana
1. solis. Nosakiet katras auditorijas prezentācijas stilu un formātu
Notikumu pārskatus var sasaistīt, sasaistīt PDF failu, PowerPoint prezentāciju un tā tālāk veidā.
- Pārliecinieties, ka notikuma pārskats ir sakārtots skaidrās sadaļās. Jums jānosaka, kā salīdzināt pasākuma rezultātus ar tā mērķiem. Apkopojiet galveno notikumu rezultātus.
- Pielāgojiet notikumu pārskatus katra sponsora un auditorijas vajadzībām un interesēm. Apsveriet sponsoru mērķus. Zināmā mērā sponsori ir galvenā notikumu ziņojumu auditorija. Viņi vēlas novērtēt sponsorētā pasākuma atbilstību. Tāpēc pārliecinieties, ka zināt, ko viņi vēlas un kas viņus visvairāk interesē.
- Pielāgojiet notikumu pārskatus, lai tie atbilstu arī īpašām vajadzībām saistībā ar unikāliem notikumiem un sponsoriem. Nerakstiet ziņojumu tā, it kā tas būtu paredzēts viena veida auditorijai. Augstākie vadītāji un finanšu vadītāji ir arī cita jūsu notikuma ziņojuma auditorija.
2. Izveidojiet procesu, lai uzraudzītu visu nepieciešamo informāciju visā pasākuma laikā
Jūs nevarat paļauties tikai uz atmiņu.
- Uzraugiet galveno informāciju pirms pasākuma, tā laikā un pēc tā, lai izveidotu konkrētākus un galvenokārt efektīvākus pārskatus. Šī metode ļauj arī apkopot pārskatus atbilstoši laika skalai.
- Ja nepieciešams, apsveriet iespēju veikt pastāvīgu datu vākšanu ar vairāku cilvēku palīdzību (ieskaitot internus). Būtībā ziņošanai nevajadzētu gaidīt notikuma pabeigšanu.
Solis 3. Apkopojiet ziņojumu ar galvenajiem punktiem
Viena no notikumu ziņojumu problēmām ir tā, ka tie mēdz aptvert maz darba kārtības vai koncentrēties uz jaukiem paziņojumiem. Nedari tā. Ieteicams skaidri un analītiski izcelt galvenos punktus.
- Atlasiet dažas svarīgas pasākuma daļas, kuras tiks apspriestas sīkāk. Atrodiet trīs lietas, kas notika visveiksmīgāk, un trīs punktus, kas pārsteidza visvairāk.
- Neaizpildiet pārskatu ar nesvarīgu informāciju, piemēram, pusdienu ēdienkarti vai detalizētu kopsavilkumu par visu galveno prezentāciju. Jums jāiekļauj svarīgās lietas.
2. daļa no 3: Pareiza satura iekļaušana pārskatā
1. solis. Uzrakstiet kopsavilkumu
Notikuma pārskatā jāiekļauj pārskats, kas ir saīsināta pilna pārskata versija. Padomājiet par kopsavilkumu kā ievadu notikuma ziņojumā.
- Jūs varat izveidot divus ziņojumus, vienu kopsavilkumu, kas izveidots cilvēkiem, kurus interesē pasākuma iznākums, un detalizētāku pārskatu cilvēkiem, kas iesaistīti pasākuma sagatavošanā, izpildē un sponsorēšanā.
- Kopsavilkumā jums vajadzētu apspriest un koncentrēties uz galvenajiem objektiem un rezultātiem. Kopsavilkumam jābūt īsam, tikai vienai vai divām lapām. Ziņojumā jāapkopo notikuma galvenie elementi un jāietver īsa datu interpretācija
2. solis. Pārskatos iekļaujiet dziļus vizuālos palīglīdzekļus
Bieži vien pārskati ir efektīvāki, ja tajos ir iekļautas grafikas, kas ilustrē statistikas tendences, nevis vienkārši tiek ziņots lasītājam par virkni skaitļu.
- Ja pasākumā ir iekļauts jauns produkts, iesakām iekļaut šī produkta fotoattēlu. Fotogrāfijas, kas parāda notikuma laiku, var palīdzēt ziņojuma lasītājam gūt priekšstatu par notiekošo pasākumu. Mēģiniet uzņemt fotoattēlus, kas parāda sponsora iesaisti pasākumā, lai tas tiktu dokumentēts ziņojumā. Arī šis uzdevums nevar sagaidīt pasākuma pabeigšanu.
- Varat arī iekļaut paraugus, reprodukcijas un citus piemērus, kas parādās uz vietas. Ziņojiet par to cilvēku skaitu, kuri saņēma sponsorētos kuponus utt. Dokumentējiet pasākuma radīto iedarbību uz vietas un ārpus tās plašsaziņas līdzekļos, auditorijai, sponsoriem.
3. darbība. Dokumentējiet visu reklāmu un plašsaziņas līdzekļu iedarbību
Mēs iesakām novērtēt iegūto plašsaziņas līdzekļu salīdzinājumu ar noteiktajiem pasākuma mērķiem.
- Pievērsiet uzmanību drukātajām reklāmām un rakstiem, kas ietver sponsora vārdu un reklāmu, papildus ikdienas laikrakstu izplatīšanas skaitam un reklāmu vērtējumiem.
- Dokumentējiet televīzijas reklāmas, publiskus paziņojumus, likmju karšu un reitingu karšu vērtības un ziņu atspoguļojumu.
- Neaizmirstiet radio dokumentāciju, likmju karšu reklāmas, atzīmes par reklāmām un paaugstinājumiem, revidētus pārskatus utt.
4. solis. Iekļaujiet paziņojumu par pasākuma mērķi
Jums būs jāsaista pasākuma mērķi ar rezultātu, tāpēc noteikti iekļaujiet atgādinājumu par pasākuma sākotnējo misiju un mērķiem.
- Jūs varat iekļaut notikumu programmu sarakstu. Jums arī jāapspriež, kuri būs galvenie dalībnieki pasākuma laikā. Tomēr saglabājiet to īsu.
- Pārliecinieties, ka pavadāt daudz laika, reģistrējoties un apspriežot konkrētus galvenos pasākuma rezultātus un saskaņojot tos ar reģistrētajiem rezultātiem. Esiet reālists un nesaldiniet lietas, kas nedarbojas tā, kā vajadzētu.
5. solis. Iekļaujiet finanšu informāciju no notikuma ziņojuma
Jums jāsniedz detalizēta informācija par pasākuma kārtējo budžetu un faktiskajiem izdevumiem. Noteikti iekļaujiet sava budžeta salīdzinājumu ar faktiskajiem izdevumiem, kā arī izceliet dažas lietas, kas gāja labi, un jomas, kuras ir jāuzlabo
- Jums vajadzētu arī uzskaitīt visas izmaksas, tostarp mārketinga un reklāmas pasākumu izmaksas, personāla izdevumus un sponsorēšanas izmaksas. Mēs iesakām izveidot detalizētu budžetu. Finanšu vadītāji un augstākā līmeņa vadītāji vēlēsies redzēt pierādījumus, kas pamato jūsu secinājumus par izdevumiem.
- Iekļaujiet ienākumu aprēķinus, piemēram, no biļetēm, sponsoriem un izstādēm. Tomēr noteikti salīdziniet faktiskos ieņēmumus ar prognozēm.
6. Iekļaujiet lasītājam atbilstošu statistiku
Neļaujiet ziņojumam piepildīties ar saldu informāciju. Pasākumu apmeklējušo cilvēku skaits ir viens no datiem, kas jums jāiekļauj. Mēs iesakām pārskatos sniegt izmērāmus datus.
- Statistika un citi saistītie dati, kurus var iekļaut, piemēram, pārdošanas skaits un apmeklētāju skaits konkrētā stendā. Pasākuma pārskats būs ticamāks, ja sniegtie dati būs pilnīgi. Iekļaujiet informāciju par dalībniekiem/apmeklētājiem. Iekļaujiet demogrāfiskos datus, apmeklētāju skaitu un apmeklētāju pētījumu rezultātus (piemēram, pirkšanas paradumus).
- Ziņojiet par to cilvēku skaitu, kuri atsaucās sponsorētajām kampaņām, kā arī par ziedojumiem bezpeļņas organizācijām. Dokumentējiet ekonomisko ietekmi un darbinieku līdzdalību.
7. solis. Iekļaujiet kvalitatīvus elementus, kas kontekstualizē datus
Pārskatā jāiekļauj daži statistikas dati, taču, lai sniegtu ar kontekstu saistītas atsauksmes, jums būs nepieciešami arī citāti par cilvēkiem.
- Apkopojiet atsauksmes un atsauksmes no apmeklētājiem un pasākuma komandas locekļiem, lai notikumu veiksmes novērtējums nenāktu tikai no notikumu pārskatu rakstītājiem. Tas padara jūsu ziņojumu ticamāku.
- Apsveriet arī trešo pušu pētījumu iekļaušanu. Plašsaziņas līdzekļu ekspozīcijas vērtības noteikšana ir viens no piemēriem, ko var izpētīt trešās puses.
- Kosmosa vērtība un pasākuma sagatavošana. Jums vajadzētu veltīt laiku, lai novērtētu vietnes un sagatavošanās efektivitāti no citas personas viedokļa. Apspriediet, kā izmantot telpu konferencēm, pasākumiem utt.
3. daļa no 3: Notikuma ziņojuma aizpildīšana
1. solis. Izveidojiet notikuma atskaiti savlaicīgi
Mēģiniet uzrakstīt un publicēt ziņojumu pēc iespējas ātrāk pēc notikuma. Noteikti ieplānojiet to savā kalendārā, lai pārliecinātos, ka tas ir laikā. Daži cilvēki iesaka publicēt ziņojumu 30 dienas pēc notikuma, bet citi apgalvo, ka ziņojums jāpublicē tikai dažas dienas pēc notikuma.
- Kad vien ir noteikts termiņš, pārliecinieties, ka nepalaidāt to garām. Iespējams, jūs rakstāt notikuma pārskatu aģentūrai, kuru pieprasa konkrēts klients. Pievērsiet uzmanību visiem pieprasījumiem.
- Būtībā jūsu auditorija gaida rūpīgu un savlaicīgu ziņojumu. Tāpēc izveidojiet pārskatus, kas attaisno cerības, un negaidiet pārāk ilgi, lai kļūtu novecojuši.
2. darbība. Pārskatiet savu notikumu pārskatu
Pārliecinieties, ka notikumu pārskatā ir izmantota laba gramatika, un tajā nav pareizrakstības kļūdu, pieturzīmju un citu kļūdu.
- Pārliecinieties, ka jūsu atbildes nav seklas. Parasti jums jāizmanto rakstīšanas tehnika “rādi, nestāsti”. Tas nozīmē, ka jums jāsniedz daži konkrēti piemēri, lai pamatotu ziņojumā izklāstītos vispārīgos punktus.
- Neaizmirstiet savu auditoriju un pārliecinieties, ka ziņojuma rakstīšana izskatās formāla un profesionāla. Ziņojumi par notikumiem nav neoficiāli dokumenti; šis dokuments ir svarīgs, lai noteiktu pasākuma iepirkuma iespējamību, tāpēc tam ir jāizklausās autoritatīvi.
Padomi
- Uzņemiet vairāk fotoattēlu, nekā nepieciešams. Jo vairāk izvēles, jo labāk.
- Savācot citātus no vadītājiem un plānotājiem, nepāriet pie tiem. Tie ir cilvēki, kuri vēl ilgi atrodas pēc pasākuma beigām. Vislabāk vispirms uzdot pūlī esošajiem cilvēkiem savu jautājumu, jo viņi pirmie aizies. Tāpat netraucējiet runātāju vai pasākuma vadītāju, ja viņš vai viņa ir aizņemts. Viņus varēs nopratināt vēlāk.
- Vācot citātus, uzturiet sarunu normālu un uzdodiet jautājumus dabiski, līdz otra persona vēlas izteikt savu viedokli.
- Savāc vairāk citātu nekā nepieciešams. Jo vairāk jo labāk.
- Labs fotoattēls var parādīt, kā noritēja pasākums vai kā cilvēki reaģēja uz notikumu.
- Mēģiniet uzņemt fotoattēlus, kas parāda notikuma kopainu, ieskaitot pūļa un runātāju fotoattēlus vienā attēlā, lai parādītu lasītājiem notikuma apjomu.
