Sākumā darba ziņojuma rakstīšana var šķist sarežģīta, taču patiesībā tas ir vieglāk, nekā jūs domājat. Darba ziņojumus parasti izmanto, lai izskaidrotu konkrēta projekta gaitu vai sniegtu secinājumus un ieteikumus par noteiktiem jautājumiem darba vietā. Lai viegli uzrakstītu efektīvu darba pārskatu, vispirms apsveriet savu mērķi, auditoriju, pētījumus un vēstījumu. Izveidojiet pārskatu, izmantojot biznesa pārskata formātu. Veiciet labojumus, lai ziņojums stātos spēkā.
Solis
1. daļa no 3: Darba ziņojuma plānošana
1. solis. Nosakiet ziņojuma mērķi un tēmu
Dažreiz jums var lūgt sagatavot ziņojumu. Ziņojuma mērķis vai tēma, visticamāk, tiks norādīts pieprasījumā. Ja neesat pārliecināts par mērķi vai tēmu, apsveriet ziņojumu, kuru vēlaties nodot lasītājiem. Jūs varat arī noskaidrot ar savu vadītāju vai priekšnieku.
Piemēram, jūsu mērķis varētu būt analizēt biznesa problēmu, izskaidrot projekta rezultātus, pie kura strādājat, vai sniegt vadītājam ieskatu par jūsu darba gaitu
2. solis. Izvēlieties lasītājam piemērotu toni un valodu
Apsveriet lasītāja zināšanas un viņu pazīstamos žargonus. Rakstot ziņojumu, varat izmantot žargonu un profesionālāku valodu nekā rakstot publikai.
- Kurš lasīs ziņojumu? Apsveriet visus lasītājus, kuri, iespējams, izmantos jūsu ziņojumu.
- Ja jūsu lasītāju loks ir neviendabīgs, pierakstiet visu informāciju lasītājam, kuram ir vismazākās zināšanas par jūsu rakstīto. Tomēr katrai sadaļai izmantojiet virsrakstus, lai izglītotāki lasītāji varētu izlaist informāciju, kas, viņuprāt, nav nepieciešama. Varat arī uzrakstīt īpašas sadaļas, lai uzrunātu noteiktas lasītāju grupas.
Solis 3. Apkopojiet datus un papildu materiālus, ja tādi ir
Iekļaujiet materiālu, kuru izmantojāt, lai izdarītu savus secinājumus vai ieteikumus. Sagatavojot pārskatu, jūs atsaucaties uz šiem materiāliem. Iespējams, šie materiāli būs jāiekļauj arī pārskata pielikumā. Tālāk ir norādīti materiāla veidi, kurus varat iekļaut ziņojuma sagatavošanā.
- Finanšu informācija
- Diagramma
- Diagramma
- Statistiskā informācija
- Aptauja
- Anketa
- Interviju rezultāti ar ekspertiem, kolēģiem, klientiem utt.
4. solis. Pārskatiet savu progresu, ja rakstāt progresa ziņojumu
Tā vietā sniedziet ieskatu par paveikto darbu, paveicamo darbu un to, vai darbs ir bijis saskaņā ar sākotnējo mērķi. Padomājiet par ziņojumu kā atbildi uz jautājumiem, kas cilvēkiem var rasties par jūsu projektu. Zemāk ir jautājumi, uz kuriem jāatbild ziņojumā:
- Vai darba apjoms ir mainījies?
- Kādus darbus esat paveicis kopš pēdējā ziņojuma?
- Kādu darbu jūs darīsiet?
- Vai jūsu projekts tiks pabeigts laikā? Ja nē, kāpēc?
- Ar kādu problēmu saskārāties un kā to atrisinājāt?
- Kādas mācības jūs apguvāt šajā mēnesī?
5. solis. Aprakstiet informāciju, kas jāiekļauj pārskatā
Uzrakstiet savas idejas izklāstu kā ceļvedi. Izklāstot, izstrādājiet pārskatu galvenes, lai palīdzētu sakārtot to, ko jūs teiksit. Šai kontūrai nav jābūt kārtīgai vai labi uzrakstītai, jo to izmantosit tikai jūs.
- Parasti ziņojums sākas ar rezultātu, secinājumu vai ieteikumu skaidrojumu. Pēc tam paskaidrojiet, kā nonācāt pie šāda secinājuma un, ja iespējams, savu domāšanas veidu.
- Ja jūs gatavojaties izdarīt pretrunīgu secinājumu vai ieteikumu, izskaidrojiet savu procesu un argumentāciju, lai lasītājs saprastu jūsu secinājumu un ieteikumu iemeslus.
2. daļa no 3: Darba ziņojuma sastādīšana
1. darbība. Izmantojiet titullapu vai titullapu
Titullapā atsevišķā rindiņā jābūt ziņojuma nosaukumam, kam seko iesniegšanas datums. Trešajā rindā ierakstiet visu ziņojumu autoru vārdus. Pēc tam ceturtajā rindā ierakstiet organizācijas nosaukumu.
- Dažos gadījumos varat iekļaut pavadvēstuli, kurā paskaidrots, kāpēc jūs rakstāt ziņojumu, kas tajā ir un ko darīt tālāk. Šāda veida vēstules parasti izmanto, ja ziņojuma rakstīšanas process aizņem ilgu laiku vai autors uzskata, ka lasītājam pirms iedziļināšanās ziņojumā ir nepieciešams papildu skaidrojums.
- Lai iegūtu progresa ziņojumus, titullapā ierakstiet savu vārdu, projekta nosaukumu, datumu un pārskata periodu. Uzrakstiet tos dažādās rindās. Katru rindu varat apzīmēt ar vārdiem, piemēram, “nosaukums”, “projekta nosaukums”, “datums” un “pārskata periods”. Jūs varat arī rakstīt informāciju par šīm lietām bez etiķetēm.
- Pajautājiet priekšniekam, vai ir kādi konkrēti ieteikumi par darba atskaiti. Šie ieteikumi ir labākais materiālu avots pārskatu sagatavošanai.
2. solis. Izveidojiet kopsavilkumu, kas satur galveno informāciju
Iekļaujiet savus secinājumus, pamatojumus un ieteikumus. Lasītājs sapratīs ziņojuma galvenos punktus, neizlasot to pilnībā. Jums nav jāiedziļinās sīkumos, bet lasītājam ir jāsaprot jūsu ziņojuma apraksts. Kopsavilkumam jābūt no vienas līdz vienai lapai.
- Jums nav jāapkopo viss pārskats. Koncentrējieties uz svarīgām idejām ziņojumā, piemēram, uz savu galveno ieteikumu vai secinājumu.
- Ja rakstāt progresa ziņojumu, izlaidiet šo sadaļu.
Solis 3. Izveidojiet satura rādītāju
Uzskaitiet visus pārskata sadaļu virsrakstus un to lapu numurus. Šis saraksts ļaus lasītājiem vieglāk izmantot jūsu ziņojumu un atrast nepieciešamo informāciju.
- Katrai sadaļai izmantojiet virsrakstus un virsrakstus, lai pārskatu būtu viegli lasīt.
- Ja jūs rakstāt progresa ziņojumu, jums parasti nav jāizveido satura rādītājs, ja vien jūsu priekšnieks to nelūdz. Tomēr katrai sadaļai iekļaujiet nosaukumu un virsrakstu, lai pārskats būtu viegli lasāms.
4. solis. Uzrakstiet ievadu, lai sniegtu priekšstatu par savu ziņojumu
Pastāstiet lasītājam, kāpēc jūs uzrakstījāt ziņojumu. Apkopojiet ziņojuma kontekstu un izskaidrojiet savu mērķi. Norādiet jautājumus, uz kuriem atbildēsit ziņojumā, vai jautājumus, kurus atrisināsit. Aprakstiet ziņojuma apjomu un organizāciju.
- Ievadam nav jābūt garam. Rakstiet skaidri un konkrēti, lai lasītāji zinātu kontekstu un mērķi, neizlasot pārāk garu paskaidrojumu.
- Ievadam uzrakstiet 2-4 rindkopas.
- Progresa ziņojumam pietiek ar ievada sadaļu, kurā ir 1-2 rindkopas. Ievadā jāapkopo jūsu projekts un mērķi. Varat arī minēt paveiktos darbus un nākamos plānus.
5. solis. Izskaidrojiet minētos rezultātus vai secinājumus
Aprakstiet visus pētījumus vai novērtējumus, ko esat pabeidzis saistībā ar projektu. Uzrakstiet atklājumu diskusiju un interpretāciju un to saistību ar ziņojuma tēmu.
- Parasti šī sadaļa sastāv no ievada rindkopas un jūsu secinājumu saraksta.
- Secinājumu var uzrakstīt šādi: “1. Iedzīvotāji noveco, tāpēc mūsu klientu veselības risks pieaug.”
- Ja jūs rakstāt progresa ziņojumu, jums nav rezultātu vai secinājumu. Pierakstiet sasniegumus vai darbus, ko esat pabeidzis pēc ievada. Šai sadaļai varat uzrakstīt 2-4 rindkopas. Tomēr parasti pietiek ar sarakstu. Uzrakstiet: “Paaugstināja 200 000 000 IDR, lai īrētu festivāla teltis”, “Parakstīja līgumu ar Party Planning Company, lai plānotu festivālu”, un “Veica 1500 iedzīvotāju aptauju, lai apkopotu sabiedrības viedokli.”
6. solis. Sniedziet ieteikumus turpmākajām darbībām
Ieteikumos jāpaskaidro, kas notiks nākotnē. Aprakstiet, kādu problēmu varētu atrisināt, izmantojot jūsu risinājumu, un kā tā ir saistīta ar jūsu izdarīto secinājumu. Pēc paskaidrojuma uzrakstīšanas uzskaitiet ieteikumus pēc numura. Sāciet katru teikumu ar darbības vārdu. Izveidojiet ieteikumu sarakstu un sāciet ar vissvarīgāko.
- Piemēram, jūs varat rakstīt: “1. Nodrošiniet darbiniekiem sirds un plaušu reanimācijas apmācību.”
- Ja jūs rakstāt progresa ziņojumu, jums vajadzētu izveidot sarakstu ar darbiem vai mērķiem, pie kuriem strādāsit/sasniegsit nākamajā periodā. Piemēram, jūs varētu rakstīt: “Atrodiet festivāla pārdevēju”, “Nosakiet festivāla dizainu” un “Pasūtiet reklāmas plakātu”.
7. solis. Apspriediet secinājumu pamatā esošo procesu un ietvaru
Aprakstiet pieeju, ko izmantojāt tēmas, jautājuma vai problēmas analīzei. Pārskatiet savus atklājumus un pēc tam paskaidrojiet, kā tie tika izmantoti kā ieteikumu pamatā. Sadaliet diskusiju sadaļās. Nosauciet sadaļas pēc to satura.
- Šajā sadaļā ir arī garāka diskusija par pētījumiem un novērtēšanu.
- Tam vajadzētu būt jūsu ziņojuma garākajai sadaļai.
- Ja rakstāt progresa ziņojumu, varat izlaist šo sadaļu. Jūs varat to aizstāt ar sadaļu par vājajām vietām, strādājot pie projekta un kā tās pārvarēt. Jūs varētu rakstīt: “Daudzi iedzīvotāji neatdod aptaujas, jo tie nenāk ar priekšapmaksas pasta izdevumiem. Pēc tam mēs iekļausim priekšapmaksas pasta izdevumus vai nodrošināsim digitālās aptaujas iespēju.”
8. Uzskaitiet atsauces, kuras izmantojāt pārskata sagatavošanai
Atsauces var būt žurnālu rakstu, ziņu, interviju, aptauju, anketu, statistikas rezultātu un citas saistītās informācijas veidā. Atsauces beigās miniet šīs atsauces. Nosauciet to par "Bibliogrāfiju".
- Ja vien netiek prasīts izmantot noteiktu citēšanas stilu, biznesa pārskatos izmantojiet APA formātu.
- Izlaidiet šo darbību, ja gatavojat progresa ziņojumu.
9. solis. Pievienojiet pielikumus materiāliem, piemēram, aptaujām, anketām vai e -pastiem
Ne katram ziņojumam ir nepieciešams pielikums. Tomēr jūs varat tos iekļaut, ja vēlaties sniegt citētu materiālu vai papildu informāciju, kas varētu palīdzēt viņiem vieglāk izprast jūsu tēmu vai secinājumus. Iezīmējiet katru pielikumu, izmantojot citu burtu.
- Piemēram, jums varētu būt “A pielikums”, “B pielikums” un “C pielikums”.
- Ja rakstāt progresa ziņojumu, šī sadaļa nav jāiekļauj.
10. solis. Uzrakstiet īsu secinājumu, apkopojot visus savus secinājumus vai progresu
Iespējams, jums nav jāraksta secinājums, bet secinājums var izcelt jūsu centienus. Sastādiet 3-4 teikumus, lai apkopotu visu ziņojumā sniegto informāciju.
Jūs varētu rakstīt: “Mākslas festivāla plānošanas projekts ir veikts, kā paredzēts. Mēs esam pabeiguši 90% plānošanas darbību un esam pārgājuši uz materiālu iegādes procesu. Pašlaik projektam nav šķēršļu, taču mēs risināsim visas iespējamās problēmas nākotnē.”
3. daļa no 3: Efektīvu pārskatu rakstīšana
1. solis. Izmantojiet skaidru virsrakstu, lai atskaite būtu ērti lietojama
Nosaukumu padariet skaidru un nepārprotamu. Aplūkojot nosaukumu, lasītājam nekavējoties vajadzētu saprast, par ko ir jūsu ziņojums.
- Jums varētu būt nepieciešami šādi nosaukumi: Ievads, Pabeigts darbs, Nākamā perioda mērķis, Šķēršļi un risinājumi un Secinājums.
- Izveidojiet virsrakstu, kas atbilst pārskatā iekļautajai informācijai.
- Progresa ziņojumos jūsu lasītāji, visticamāk, būs uzraugi, komandas vai klienti.
2. solis. Ideju nodošanai izmantojiet vienkāršu, vienkāršu valodu
Darba pārskatiem nav nepieciešami sarežģīti vārdi un ziedoši teikumi. Jums vienkārši jāpaziņo lasītājam vissvarīgākie punkti. Izsaki idejas, izmantojot pēc iespējas vienkāršākus vārdus, un nonāk pie idejas būtības.
Uzrakstiet “Ieņēmumi palielinājās par 50% ceturtajā ceturksnī”, nevis “Ieņēmumi pieauga par 50% un padarīja izcilus ceturtā ceturkšņa ieņēmumus”
3. Izmantojiet kodolīgu rakstīšanu, lai ziņojums būtu īss
Pārāk gara rakstīšana jums un lasītājam ir tikai laika izšķiešana. Izslēdziet nevajadzīgus vārdus un pārejiet tieši pie sava paziņojuma.
- Daži darba pārskati, protams, ir gari, jo tajos ir daudz informācijas. Tomēr rakstīšanas veidam vajadzētu būt kodolīgam.
- Labāk ir rakstīt: "Pārdošanas apjomi pieauga pēdējā ceturksnī pēc tam, kad darbinieki veica mārketingu pa tālruni", nevis: "Ieņēmumi strauji pieauga pēdējā ceturksnī, jo mūsu talantīgie un mērķtiecīgie pārdošanas darbinieki pa tālruni tirgoja potenciālos klientus, lai viņi varētu iegādāties. Vairāk produkti."
4. solis. Pasniedziet idejas, izmantojot objektīvu un neemocionālu valodu
Pierakstiet faktus un ļaujiet lasītājiem izdarīt savus secinājumus, pamatojoties uz objektīvu viedokli. Jūs varat sniegt ieteikumus, kā rīkoties konkrētā jautājumā, taču nemēģiniet izraisīt lasītāja emocijas, lai tās pārliecinātu. Ļaujiet lasītājiem veidot idejas un lēmumus, pamatojoties uz objektīvu perspektīvu.
Tā vietā, lai rakstītu: „Neapmierinātam personālam parasti trūkst morāles, tāpēc birojs jūtas kā dvēsele bez darba”, jūs varētu rakstīt: „Personāls ar salīdzinoši zemu produktivitāti saka, ka jūtas nelaimīgs.”
5. solis. Nelietojiet neformālu valodu un vārdus “es” vai “es”
”Jūs varat izmantot vārdu“es”progresa ziņojumā, ja strādājat pie projekta vienatnē. Pretējā gadījumā darba ziņojumos neizmantojiet vārdu “es” vai ļoti neoficiālus vārdus. Tomēr jūs varat izmantot vārdu “jūs”, novirzot noteiktus teikumus savai mērķauditorijai.
Ziņojumos izmantojiet profesionālu valodu
6. solis. Pārbaudiet pārskatu, lai pārliecinātos, ka nav kļūdu
Gramatikas un pareizrakstības kļūdas pazeminās ziņojuma profesionalitātes reputāciju. Izlasiet to vēlreiz, lai pārliecinātos, ka nav pareizrakstības kļūdu, sliktu frāžu vai nepareizu vārdu izvēles. Būtu labāk, ja jūs varētu pārlasīt ziņojumu divas reizes.
- Ja iespējams, palūdziet kādam citam izlasīt ziņojumu, jo dažreiz var būt grūti atrast vainu sevī.
- Ja jums ir laiks, atstājiet pārskatu uz 24 stundām pirms tā pārlasīšanas.
Padomi
- Pēc pirmā darba pārskata uzrakstīšanas izmantojiet to kā veidni turpmākajiem pārskatiem.
- Jūsu darba vietā var būt darba atskaites veidne. Jautājiet savam vadītājam, vai varat izmantot biroja veidni.
- Ja varat to izdarīt, izmantojiet esošās organizācijas darba pārskata formātu, kurā strādājat. Pārbaudiet failus birojā vai lūdziet vadītājam vai kolēģim atskaites kopiju.
