Dažreiz uzņēmuma vadība lūdz darbiniekus sagatavot savus darbības pārskatus. Tādā veidā uzņēmumu īpašnieki var gūt priekšstatu par to, kā darbinieki paši vērtē savu darbu. Ja jums tiek lūgts sagatavot ziņojumu, neuztraucieties. Izmantojiet šo iespēju, lai parādītu savus panākumus darbā, pēc iespējas labāk ziņojot par savu darba gaitu, sasniegumiem un sniegumu.
Solis
1. daļa no 3: Gatavošanās ziņojuma rakstīšanai
1. solis. Vispirms pārliecinieties, vai uzņēmuma izmantotais pārskata formāts
Darbības pārskatu formāti atšķiras atkarībā no vajadzības. Daži uzņēmumi pieprasa ziņojumu nosūtīšanu pa e-pastu. Citi uzņēmumi nosaka ziņojumu sagatavošanas politiku, pamatojoties uz noteiktiem kritērijiem turpmākai apspriešanai.
- Ja uzņēmums nodrošina standarta formātu, izveidojiet pārskatu atbilstoši šim formātam. Izpildiet vadlīnijas, cik vien iespējams, lai sniegtu pilnīgu pārskatu, lai nešķistu pavirši. Dažreiz uzņēmumi lūdz darbiniekus aizpildīt veidlapas vai sagatavot rakstiskus ziņojumus eseju veidā.
- Mēģiniet izdomāt, par ko ziņot pirms pārskata iesniegšanas termiņa. Tādā veidā jūs varat ziņot par visiem sasniegumiem gadā saskaņā ar noteiktajiem kritērijiem. Pārliecinieties, vai jūsu sniegums atbilst noteiktajiem kritērijiem.
2. solis. Nesteidzieties ar ziņojumu
Lai parādītu vislabāko sniegumu, mēģiniet sagatavot pārskatus labā gramatikā un labot bez drukas kļūdām. Jums vajadzētu sagatavot vairākus melnrakstus un pēc tam izvēlēties labāko.
- Uztveriet uzņēmuma prasības nopietni, jo darba novērtēšanas rezultāti būs svarīga katra darbinieka darba vēstures sastāvdaļa. Ja jūsu darba vēsturē ir noteikti ieraksti un jums ir jākonkurē ar citiem darbiniekiem, darbības pārskats būs noteicošais.
- Izveidojiet īsu darbības pārskatu profesionālā valodas stilā. Lai izveidotu kodolīgu pārskatu, apkopojiet visus savus labākos sasniegumus gada laikā tā, lai pārskats nebūtu garāks par divām lapām, nevis sīki aprakstiet katru vienumu. Prioritāti piešķiriet priekšnesumiem, kurus uzskatāt par vissvarīgākajiem, un sniedziet pierādījumus. Tomēr izvēlieties patiešām noderīgu informāciju, jo neviens nevēlas lasīt 30 lappušu pārskatu.
Solis 3. Iemācieties darba laikā veikt labu stilu
Lai atvieglotu ziņojuma rakstīšanu, vispirms savāc visus svarīgos dokumentus. Ieteicams sākt dokumentu vākšanu gada sākumā.
- Pievienojiet vairākus dokumentus, kas parāda darba panākumus, ja vien tie ir uzņēmuma noteiktā formātā. Izvēlieties pareizo dokumenta paraugu, lai varētu parādīt vislabāko sniegumu. Sagatavojiet arī mērķus, kas tika noteikti, veicot iepriekšējo novērtējumu.
- Apkopojiet ieteikumus un atsauksmes no priekšniekiem, kad veicat progresa novērtējumu gada vidū (ja uzņēmums veic novērtējumu). Visu gadu saņemto informāciju var izmantot, veidojot pārskatus, lai padarītu jūsu sniegto informāciju konkrētāku un noderīgāku.
Solis 4. Ziniet, ko uzņēmums no jums sagaida
Pirms sākat rakstīt ziņojumu, jums jāspēj atbildēt uz jautājumu: “Ko uzņēmums no jums gaida?” Jautājiet savam priekšniekam, ja nezināt atbildi. Mēģiniet izprast saistību starp darbības novērtējumu un mērķiem, kas jums jāsasniedz, lai varētu sasniegt uzņēmuma mērķus.
- Izveidojiet darbības pārskatus, pamatojoties uz amatu aprakstiem, lai tos varētu sistemātiski rakstīt. Tomēr vispirms pārliecinieties, vai kāds no amata aprakstiem ir mainījies un visi darba mērķi ir uzskaitīti amatu aprakstos.
- Aprakstiet katru uzdevumu, pamatojoties uz veicamajām darbībām, un pēc tam paskaidrojiet, ka jums ir izdevies sasniegt uzņēmuma pieprasītos mērķus. Šim nolūkam jums ir tiesības uz paskaidrojumu par to, ko uzņēmums no jums sagaida. Pretējā gadījumā darbības novērtējumi mēdz būt subjektīvi un noved pie nepamatotas kritikas.
2. daļa no 3: Ziņojumā ierakstiet pareizu informāciju
1. solis. Informējiet par labākajiem sasniegumiem
Neveidojiet viduvējus darbības pārskatus. Izmantojiet šo iespēju un ziņojiet par visiem paveiktajiem uzdevumiem ar vislabākajiem rezultātiem. Pastāsti man visu un lepojies ar saviem sasniegumiem!
- Vispirms ziņojiet par labākajiem sasniegumiem, kas visvairāk ietekmē uzņēmuma darbību, jo īpaši par svarīgām lietām, kas atbalsta uzņēmuma mērķu sasniegšanu un ir apspriestas pēdējā darbības novērtējuma laikā. Neaprakstiet visu darbu, ko veicāt viena gada laikā.
- Tomēr mēģiniet nodot informāciju pieklājīgi un profesionāli. Lietojiet pozitīvus vārdus un neapvainojiet un nenonieciniet kolēģus. Koncentrējieties uz savu sniegumu.
- Neaizmirstiet ziņot par sasniegumiem novērtējamā perioda sākumā. Darbinieki parasti vairāk koncentrējas uz lietām, ko viņi dara perioda beigās.
2. solis. Atklājiet sava darba taustāmās priekšrocības
Ikviens var sagatavot ziņojumu, kurā ir klišejas un ikdienišķas lietas, taču ziņojums būs kvalitatīvāks, ja to pamatos ar reāliem pierādījumiem.
- Sniedziet konkrētus faktus, skaitļus, datumus un citus apstiprinošus datus. Piemēram: ja strādājat par uzņēmuma sociālo mediju konta pārzini, sniedziet ziņojumu kvantitatīvu datu veidā (to kontu skaits, kas noklikšķināja uz “Patīk”, atstāja komentārus utt.). Meklējiet citus datus, kas var palielināt jūsu uzticamību.
- Salīdziniet savus sasniegumus ar uzņēmuma mērķiem un uzdevumiem, lai parādītu, ka esat cienīgs darbinieks.
3. Uzskaitiet un apspriediet darba mērķus
Jums ir jāsagatavo ļoti konkrēts ziņojums, lai noteiktu nākamā gada darba mērķus. Sniedziet arī pašattīstības plānu, proti, lietas, kuras vēlaties sasniegt.
- Paskaidrojiet, kā sasniegt šo mērķi. Uzskaitiet mērķus, kas jums jāsasniedz, pamatojoties uz perioda sākumā veiktā darbības novērtējuma rezultātiem un to, cik labi esat sasniedzis.
- Ierakstiet ziņojumā arī tad, ja jums tiek lūgts veikt kādu uzdevumu, kas nav amata apraksts, vai arī jūs uzņematies iniciatīvu strādāt vairāk.
4. solis. Apspriediet savas pamatprasmes
Kopumā uzņēmums ir noteicis pamatkompetences, kas jābūt ikvienam darbiniekam, lai viņš varētu labi strādāt. Informējiet un izskaidrojiet to sīkāk.
- Parādiet, ka jūsu kompetence ir augstāka par uzņēmuma noteiktajiem standartiem.
- Izmantojiet vārdu "kompetence" saskaņā ar uzņēmuma standarta noteikumiem, lai pierādītu, ka pastāv konkrēta korelācija starp jūsu sasniegumiem un uzņēmuma mērķiem. Aprakstiet savu sniegumu ar tādiem pašiem noteikumiem.
5. solis. Novērtējiet gudri
Pirms veiktspējas novērtēšanas jums var lūgt novērtēt sevi. Lai noteiktu pareizo vērtību, jums ir jāsaprot, ko tas nozīmē.
- A parasti tiek piešķirts darbiniekiem, kuri demonstrē vadību un spēj ieviest izmaiņas uzņēmumā. B pakāpe parasti tiek piešķirta darbiniekiem, kuru darbība pārsniedz mērķi un kuru uzvedība ir priekšzīmīga.
- C pakāpi parasti piešķir darbiniekiem, kuri sasniedz mērķus un uzvedas labi. D vērtība norāda, ka veiktspēja ir zemāka par mērķi un tiek uzskatīta par neapmierinošu. E vērtība atspoguļo sliktu sniegumu, jo darbinieki nedarbojas labi. Meklējiet pilnīgu informāciju, lai nodrošinātu katras vērtības definīciju un to, kā noteikt vērtību saskaņā ar uzņēmuma noteikumiem.
6. solis. Sastādiet pārskatu pēc iespējas labāk
Dažreiz uzņēmumi lūdz darbiniekus noteiktā secībā sagatavot darbības pārskatus. Ja tas nav norādīts, ģenerējiet pārskatu šādā secībā:
- Sāciet ar pozitīvu un pārliecinošu sākuma teikumu. Šis teikums ir vissvarīgākā gada darbības pārskata daļa.
- Pēc tam pierakstiet savus sasniegumus kopā ar detalizētiem atbalsta datiem. Par katru sasniegumu uzdodiet jautājumu “kāpēc?” Tādā veidā jūs varat pierādīt, ka jūsu ieguldījums ir atbilstošs un cienīgs. Nekad neveidojiet darbības pārskatu ar negatīviem vārdiem.
- Ja ir mērķi, kas nav sasniegti, vai daži aspekti, kas jums jāuzlabo, nerakstiet tos pārskata beigās, lai pārskata sākumā un beigās būtu pozitīvas lietas. Ziņojuma pēdējā daļa ir vissvarīgākā, jo to ir visvieglāk atcerēties. Tātad pārskata vidū uzskaitiet lietas, kas jums jāuzlabo.
3. daļa no 3: Pareizo vārdu lietošana
1. darbība. Koncentrējieties uz pārskata izveidi, kurā aprakstīts jūsu paša darba sniegums
Kā mēs zinām, jūs izveidojāt šo ziņojumu, jo jums tika lūgts novērtēt sevi. Tomēr daudzi cilvēki ietver negatīvas lietas un runā par citiem cilvēkiem.
- Nelietojiet darbības pārskatus pašaizsardzībai. Esiet pēc iespējas pozitīvāks, piemēram, sakot: „Es vienmēr izveidoju tikšanās grafiku pēc tikšanās ar kolēģiem, kolēģiem un klientiem, jo es patiešām augstu vērtēju viņu laiku un aizņemtību.” Laika novērtēšana var radīt pozitīvu iespaidu un parādīt gudru domāšanas veidu.
- Neapspriediet citus cilvēkus, jo šī ziņojuma mērķis nav kritizēt citu cilvēku darbu vai personību.
- Ziņojot par sasniegumiem, jums arī nav jāsalīdzina sevi ar citiem. Paskaidrojiet, ko esat paveicis, nenogalinot kolēģus, kuri nav sasnieguši tādu pašu sniegumu.
2. solis. Uzrakstiet konstruktīvu kritiku par savām vājībām
Pārskats, kas satur tikai labo, var šķist nereāls, taču, atzīstot kļūdas, jums jābūt ļoti uzmanīgam.
- Sniedziet sev kritiku atsevišķā sadaļā, lai parādītu savu sirsnību šīs problēmas risināšanā. Piemēram: “Es tik ļoti dodu prioritāti darbam un vēlos sasniegt vislabākos rezultātus, ka, manuprāt, es mazāk rūpējos par saviem kolēģiem. Es turpināšu uzlabot savas komunikācijas prasmes, lai risinātu šo problēmu.” Šie apgalvojumi var radīt pozitīvu priekšstatu par autoru (perfekcionists, kurš koncentrējas uz darbu, ir laba lieta) un parāda spēju apzināties savas vājās vietas.
- Nosauciet aspektus, kas jāuzlabo. Neaizpildiet visu pārskatu ar uzlabošanas plāniem. Koncentrējieties uz sasniegumu skaidrošanu, taču jums ir jāuzskaita daži aspekti, kas jāuzlabo vai jāuzlabo. Tomēr nekritizējiet sevi pārmērīgi, jo jūs uzskatīsit par pašapziņas trūkumu.
- Demonstrējiet pozitīvu domāšanu, iepazīstinot ar uzlabojumu plāniem. Esiet pozitīvs un orientēts uz rīcību. Aprakstiet savu plānu konstruktīviem vārdiem. Tā vietā, lai vienkārši stāstītu par savu neveiksmi, sakiet, ka vēlaties uzlabot kādu aspektu un kādas darbības jūs veiksit.
3. solis. Piedāvājiet karjeras attīstības iespējas
Ja vēlaties iegūt iespēju apmeklēt apmācību vai uzaicināt uz sanāksmi, veiktspējas pārskats ir lielisks veids, kā to pateikt. Neierosiniet kompensāciju, izmantojot šo ziņojumu.
- Dalieties arī savās domās par inovatīvu projektu īstenošanu, kas ir izdevīgi uzņēmumam.
- Mēģiniet noskaidrot, kāpēc priekšnieks lūdza jūs sagatavot ziņojumu, vai apspriest ar citiem, noteikt prēmiju sadali utt.
4. solis. Izmantojiet pilnus teikumus
Daudzi darbinieki cenšas pierakstīt pēc iespējas vairāk informācijas, lai ziņojumi šķistu nekārtīgi. Neļaujiet savam ziņojumam izskatīties kā jauktai piezīmei.
- Piemēram, neizmantojiet frāzi “pārskatīts saturs”, jo tas ir pārāk īss. Ieteicams izmantot pilnus teikumus, lai izskaidrotu apspriežamo tēmu vai sniegtu informāciju pa punktiem.
- Papildus jūsu tiešajam vadītājam jūsu ziņojumu var izlasīt kāds cits, piemēram, augstāka līmeņa vadītājs. Tāpēc jums jāsniedz skaidra un detalizēta informācija, nevis jāpieņem, ka visi jau zina, ko jūs mēģināt pateikt vai darīt.
5. solis. Esiet pozitīvs un godīgs
Pat ja ir kādas lietas, kuras ir jālabo, varat tās panākt vēlāk. Koncentrējieties uz nākotni, nevis uz pagātnes neveiksmēm.
- Neradiet negatīvu, sūdzīgu, kašķīgu vai augstprātīgu iespaidu. Parādiet pozitīvu attieksmi, spējiet strādāt komandā un ar pazemību izskaidrojiet savus sasniegumus.
- Ja uzņēmumā ir lietas, kas jums nepatīk, nerakstiet tās pārskatā. Izmantojiet šo iespēju, lai pierādītu, kāpēc esat vajadzīgs uzņēmumam.
6. solis. Pierādiet to, ne tikai runājiet
Mēģiniet savā ziņojumā sniegt konkrētu informāciju, nevis tikai vispārīgus apgalvojumus.
- Piemēram: tā vietā, lai teiktu: “Es esmu uzticams darbinieks. Es ierados birojā un savlaicīgi ierados sanāksmju telpā.” jūs labāk sniedzat precīzus apmeklējuma datus un konkrētus pierādījumus, ka esat cienījams.
- Sniedziet pierādījumus (ieskaitot skaitļus), lai pamatotu vispārīgus apgalvojumus, lai jūsu ziņojums būtu noderīgāks un ticamāks.
Izlasiet saiti:
Padomi
- Sniedziet ziņojumus pirms laika. Nevilcinieties, kamēr nav beidzies laiks.
- Parādiet pozitīvu attieksmi!
- Vēlreiz izlasiet pagājušā gada darbības pārskatu, lai jūs varētu skaidri atcerēties izvirzītos mērķus un darba uzdevumus.
Brīdinājums
- Neizliecies un nemelo.
- Nesniedziet darbības pārskatos negatīvu informāciju par kolēģiem.
