Jūs tikko esat ievēlēts vai iecelts par sekretāru komitejā, kuras loceklis esat. Droši! Vai jūs zināt, kā izveidot, sagatavot un prezentēt protokolus? Neatkarīgi no tā, vai ievērojat likumdevēja "Roberta kārtības noteikumus" vai protokolējat mazāk formālā vidē, šeit ir svarīgas metodes, kas jāievēro.
Solis
1. daļa no 4: Sākotnējā sagatavošana
1. solis. Izprotiet savas organizācijas sanāksmju politiku
Ja sekretāram ir paredzēts oficiāls protokols, jautājiet, vai grupa ievēro Roberta kārtības noteikumus vai citas vadlīnijas. Neformālā situācijā jautājiet, kas jāiekļauj protokolā vai kā tie tiks izmantoti.
- Kā piezīmju autors jums nav jāpārzina visa lapa Pasūtījuma noteikumi. Tomēr grāmatas kopijas iegūšana (vai aizņēmšanās no priekšsēdētāja) var būt noderīga, lai atbildētu uz konkrētiem jautājumiem.
- Labi izprotiet savu lomu. Daži sekretāri, kas protokolēja, nepiedalījās sanāksmē, bet citi protokolēja un arī sniedza ieguldījumu diskusijā. Abos gadījumos sekretārs nedrīkst būt kāds, kam ir cita primārā loma, piemēram, sanāksmes vadītājs vai koordinators.
Solis 2. Iepriekš sagatavojiet veidni
Katrā sanāksmes protokolā būs daudz vienādas informācijas. Veidnes izveido konsekventu formātu ērtai uzziņai. Iekļaujiet atstarpes šādai informācijai.
- Organizācijas nosaukums.
- Tikšanās veids. Vai šī ir iknedēļas vai ikgadēja sanāksme, mazāka komitejas sanāksme vai sanāksme, kas notiek īpašam mērķim?
- Datums, laiks un vieta. Atbrīvojiet vietu sanāksmes sākumam un beigām (atvēršana un izformēšana).
- Sanāksmes vadītāja vai priekšsēdētāja vārds un sekretāra (vai viņa pēcteča) vārds.
- "Dalībnieku" saraksts un "atvainošanās par prombūtni". Šis ir izdomāts apmeklējumu sarakstu termins. Ievērojiet, vai ir sasniegts kvorums (pietiekams cilvēku skaits balsošanai).
- Atbrīvojiet savu parakstu. Kā piezīmju pieņēmējam vienmēr jāparaksta piezīmes. Saskaņā ar jūsu organizācijas politiku protokolu apstiprināšanas laikā var būt nepieciešami papildu paraksti.
- Darba kārtības grāmata, ja tāda ir pieejama. Ja priekšsēdētājs vai sanāksmes vadītājs nelūdz jums izstrādāt darba kārtību, tai jābūt pieejamai pēc pieprasījuma. Ja jums ir darba kārtība, jums būs jāorganizē sanāksmju protokoli.
3. solis. Ņemiet līdzi savu piezīmjdatoru vai klēpjdatoru
Pārliecinieties, ka viss, ko ņemat līdzi, jums ir ērts. Ja jūs bieži rakstīsit piezīmes, paturiet šim nolūkam piezīmju grāmatiņu vai izveidojiet mapi datorā.
- Ja iepriekšējai sanāksmei veltāt protokolu, kas nav apstiprināts, ņemiet to līdzi.
- Lai gan audio ierakstītājs var palīdzēt pārrakstīt minūtes vēlāk, tie neaizstāj minūtes. Ja jūs ierakstāt sapulci, pārliecinieties, ka visi klātesošie tam piekrīt, un nepakļaujieties kārdinājumam izveidot stenogrammu no vārda.
- Īsā teksta apgūšana paātrinās piezīmju veikšanu, taču, lai veiktu piezīmes, jums nav jāpieraksta katrs vārds. Patiesībā no tā vajadzētu izvairīties.
- Ja jums tiek lūgts publiski protokolēt sanāksmi, izmantojiet OHP vai prezentāciju dēli. Pārliecinieties, ka pēc tam mājās varat veikt piezīmes, neizbalējot tinti, lai piezīmju ierakstīšanai varētu izmantot ātro rakstīšanu.
2. daļa no 4: Sapulces protokola sastādīšana
1. solis. Kopīgojiet apmeklējumu sarakstu
Tiklīdz visi ir klāt, izsniedziet papīra lapu (vairāk lielākām sanāksmēm) ar pietiekami daudz vietas, lai cilvēki varētu pierakstīt savus vārdus un kontaktinformāciju. Pēc sapulces varat izmantot šo rakstu, lai aizpildītu veidnes dalībnieku saraksta sadaļu, vai ielīmējiet šo sarakstu savās pabeigtajās minūtēs.
Ja neesat pazīstams ar klātesošo lielo cilvēku skaitu, ieskicējiet sēdvietu diagrammu un aizpildiet to, kad lūdzat visus iepazīstināt ar sevi. Gatavojiet šo diagrammas lapu, rakstot protokolu, lai jūs, kad vien iespējams, varētu nosaukt cilvēkus pēc vārda (kā aprakstīts tālāk)
2. solis. Pēc iespējas aizpildiet pieejamās veidnes
Gaidot sapulces sākumu, atzīmējiet organizācijas nosaukumu, sanāksmes datumu un vietu un sanāksmes veidu (iknedēļas valdes sēde, īpašā komitejas sanāksme utt.). Kad sanāksme sākas, atzīmējiet sākuma laiku.
- Ja jums nav veidnes, atzīmējiet šo informāciju piezīmes augšdaļā.
- Ja sapulce tiek rīkota īpašam mērķim vai notikumam, saglabājiet paziņojumus, kas nosūtīti, lai informētu dalībniekus. Pēc kopēšanas tas būs jāielīmē piezīmē.
3. solis. Ierakstiet pirmās kustības rezultātus
Lielākā daļa oficiālo sanāksmju sāksies ar priekšlikumu pieņemt darba kārtību, tāpēc šis solis tiks izmantots kā piemērs. Ja sanāksme sākas ar citu kustību, noteikti ierakstiet visu attiecīgo informāciju:
- Priekšlikuma sākumam atbilstošais formulējums ir "Es izteicu priekšlikumu". Tas parasti attiecas uz tādiem teikumiem kā "Es ierosinu pieņemt šo darba kārtību".
- Iesniedzēja vārds (persona, kas iesniedz priekšlikumu).
- Balsošanas rezultāti. Ja balsojums ir veiksmīgs, uzrakstiet “priekšlikums pieņemts”. Ja tas neizdodas, uzrakstiet “priekšlikums noraidīts”.
- Ja nevarat to precīzi ierakstīt, rakstiski var iesniegt garu priekšlikumu. Ja tas atkārtojas, sapulces malā pajautājiet, vai priekšlikumu iesniegšanu šajā dokumentā var padarīt par oficiālu priekšlikumu politiku ar noteiktu vārdu skaitu.
- Ja izstrādājat darba kārtības projektu, jūs varat būt šī priekšlikuma ierosinātājs, kā arī protokola sekretārs. To var izdarīt; Kamēr jūs paliekat objektīvs, nevajadzētu būt problēmām ierakstīt savus trikus.
Solis 4. Ierakstiet citas kustības visas sanāksmes laikā
Uzmanīgi klausieties visu diskusiju, bet (ja vien nav norādīts citādi!) To neierakstiet. Kad tiek veikta jauna kustība, ierakstiet attiecīgo informāciju.
- Atcerieties, ka katrā priekšlikumā jāiekļauj precīzs priekšlikuma formulējums, ierosinātāja vārds un balsojuma rezultāts.
- Dažiem priekšlikumiem ir nepieciešami priekšlikumu atbalstītāji, pirms viņi dodas uz balsošanu. Ja kāds saka "es atbalstu šo priekšlikumu" vai līdzīgus vārdus, atzīmējiet šīs personas vārdu kā atbalstītāju.
- Ja jūs nezināt priekšlikuma iesniedzēja vārdu vai vēlaties atkārtot priekšlikumu, pieklājīgi pārtrauciet sanāksmi. Precīza informācijas ierakstīšana ir svarīga, lai pamatotu nelielus pārtraukumus.
- Ja kāda kustība tiek labota, vienkārši mainiet kustības formulējumu piezīmēs. Ja vien izmaiņas nav pretrunīgas un neizraisa ilgstošas diskusijas, nav jāatzīmē, ka izmaiņas notika sanāksmē.
5. solis. Klausieties ziņojumu un iegūstiet ziņojuma kopiju
Ikreiz, kad ziņojums, ziņu biļetens vai līdzīgs raksts tiek lasīts skaļi, atzīmējiet ziņojuma nosaukumu un personu, kas to izlasīja (vai tās apakškomitejas nosaukumu, kas to izstrādāja). Ja ir pievienota kustība, ierakstiet to tāpat kā jebkuru citu kustību.
- Vispraktiskāk ir iegūt ziņojuma kopiju sanāksmes beigās. Pēc sapulces pierakstiet, lai pieprasītu lasītājam vai sanāksmes vadītājam (priekšsēdētājam vai prezidentam) kopiju. Jūs pievienosit katra ziņojuma kopiju līdz iepriekš nokopētajam protokolam.
- Ja kopija nav pieejama, pierakstiet, kur oriģināls ir saglabāts. Iespējams, šī informācija būs jāpieprasa pēc sanāksmes.
- Ja dalībnieki sastāda mutisku ziņojumu (nevis lasa no dokumenta), uzrakstiet īsu un objektīvu ziņojuma kopsavilkumu. Neiekļaujiet īpašu informāciju vai runātāja citātus burtiski.
6. darbība. Pierakstiet veiktās vai veiktās darbības
Tas ietver "pārbaudi" pret uzdevumiem iepriekšējās sanāksmēs, kā arī jaunas darbības. Vai kādam ir uzdots rakstīt vēstuli? Pierakstiet viņu vārdus un norādījumus.
- Atkarībā no tā, cik formāla ir jūsu tikšanās, daudzas no šīm darbībām ietilpst kategorijā "kustības". Mazāk formālās sanāksmēs jums, iespējams, būs jāuzrauga lēmumi, kas nav ļoti skaidri.
- Iekļaujiet īsu lēmuma iemeslu izklāstu, ja tāds ir.
7. solis. Ierakstiet visus norādījumus un lēmumus
Ikreiz, kad procedūrā tiek iekļauti iebildumi, reģistrējiet iebildumus un to pamatojumu, kā arī pilnu priekšsēdētāja lēmumu.
Noteikti iekļaujiet atsauces uz Roberta kārtības noteikumiem, iekšējiem organizatoriskajiem noteikumiem vai uzņēmuma protokoliem
8. solis. Tikai pēc uzaicinājuma ierakstiet diskusijas kopsavilkumu
Oficiāli protokoli ir ieraksts par to, kas tika "izdarīts", nevis tas, kas tika teikts. "Tomēr izpildiet visus ar organizāciju saistītos pieprasījumus.
- Ierakstot diskusijas, esiet pēc iespējas objektīvāks. Iekļaujiet konkrētus punktus, nevis viedokļus un samaziniet īpašības vārdu un apstākļu vārdu lietošanu. Jūsu mērķis ir sausa, patiesa un garlaicīga rakstīšana!
- Diskusiju kopsavilkumā neminiet cilvēkus pēc vārda. Tas ir īpaši svarīgi karstos strīdos, kas var radīt problēmas.
9. solis. Aizveriet sanāksmes beigās
Ierakstiet laiku, kad sapulce tika noraidīta. Neaizmirstiet lūgt ziņojuma kopiju vai atgādināt kādam, lai tas jums tiek nosūtīts.
Skenējiet piezīmes, lai redzētu, vai esat kaut ko palaidis garām vai jums ir nepieciešams paskaidrojums. Ja jums jāuzdod kādam jautājums, dariet to tūlīt, pirms viņš dodas prom
3. daļa no 4: Protokolu kopēšana
Solis 1. Sāciet šo procesu pēc iespējas ātrāk
Vislabāk ir nokopēt oficiālos protokolus tūlīt pēc sanāksmes, kamēr notikumi vēl ir svaigi atmiņā.
2. solis. Izmantojiet datoru, lai ierakstītu sapulces protokolu
Jūs, iespējams, esat to izdarījis, ja sapulcē izmantojat klēpjdatoru. Saglabājiet savas piezīmes un izveidojiet jaunu protokolu, lai varētu salīdzināt savas piezīmes un piezīmes.
Solis 3. Formatējiet piezīmes kārtīgās rindkopās
Katrs jauns priekšlikums, lēmums vai instrukcija jāiekļauj atsevišķā rindkopā. Veidojot formātu, pārbaudiet, vai:
- Izmantojiet pareizrakstību un gramatiku. Ja nepieciešams, izmantojiet pareizrakstības pārbaudītāju.
- Visā pārskatā izmantojiet to pašu valodas formu. Izmantojiet pagātni vai tagadni, bet nekad nemainiet tos vienā dokumentā.
- Rakstiet pēc iespējas objektīvāk. No protokola nevajadzētu izsecināt jūsu viedokli. Jūs mēģināt izveidot objektīvu ierakstu, lai to varētu izmantot ikviens.
- Izmantojiet vienkāršu un noteiktu valodu. Neskaidra valoda jāaizstāj ar noteiktiem vārdiem. Ziedu apraksts vispār jāizlaiž.
- Vienkārši uzskaitiet veiktās darbības, nevis diskusijas. Ja vien jums netiek lūgts ierakstīt diskusiju, jums vajadzētu koncentrēties uz to, uz ko darīts, nevis ko teica.
- Norādiet lappušu numurus ērtai uzziņai.
4. solis. Kopīgojiet protokola projektu ar biedriem
Nosūtiet kopiju katram dalībniekam, izmantojot apmeklējumu sarakstā esošo kontaktinformāciju. Ja jums nav viņu kontaktinformācijas, sapulces vadītājam vajadzētu būt iespējai ar viņu sazināties.
5. solis. Nodrošiniet savu protokolu apstiprināšanai
Nākamajā sanāksmē jums var lūgt skaļi nolasīt protokolu un iesniegt to apstiprināšanai. Ja kustība ir veiksmīga, atzīmējiet, ka protokols ir pieņemts.
- Ja protokols ir pamatots pirms tā pieņemšanas, ierakstiet izmaiņas dokumentā un beigās norādiet, ka protokols ir labots. Nerakstiet korekciju īpaši.
- Ja tiek ierosināts labot minūtes pēc to saņemšanas, attiecīgajā protokolā iekļaujiet precīzu kustības formulējumu un to, vai priekšlikums tika apstiprināts vai nē.
4. daļa no 4: Sapulces protokola veidņu izmantošana
1. solis. Apmeklējiet sapulces veidnes apkopotāja vietni
Šī gatavā veidne palīdzēs ietaupīt laiku sanāksmju protokolu sagatavošanai, vienlaikus novēršot piezīmju pierakstīšanas kļūdas.
2. solis. Veltiet laiku, lai izpētītu šīs vietnes
Izmantojiet meklēšanas funkciju un izpētiet pieejamās iespējas, lai atrastu sev piemērotāko.
Ja jums nepieciešama īpaša veidne, piemēram, vispārīga vai standarta, pārlūkojiet vietni, lai atrastu to, kas atbilst jūsu īpašajām vajadzībām, tad lejupielādējiet to, noklikšķinot uz pogas “lejupielādēt” vai “izmantot veidni”. Glabājiet to viegli atrodamā vietā, lai nepazaudētu
3. solis. Atveriet veidnes failu
Pēc lejupielādes atveriet zip failu un pēc tam atveriet to, izmantojot Microsoft Word vai Excel. Lai iegūtu visaugstākās kvalitātes veidni un atvieglotu lietošanu, izmantojiet jaunāko Microsoft Word versiju. Izmantojot jaunāko versiju, jūsu darbs būs vienkāršāks, vienlaikus ļaujot izmantot jaunas funkcijas.
4. solis. Pievienojiet uzņēmuma logotipu un autortiesību atzīmi veidnes galvgalī
Noņemiet logotipa paraugu, taču noteikti izlasiet veidnes avota vietnes lietošanas noteikumus. Jūs taču nevēlaties saskarties ar nevajadzīgām juridiskām problēmām?
5. solis. Mainiet nosaukumu
Nosaukuma sadaļā iezīmējiet vārdu “Sapulce/grupa”, pēc tam ierakstiet sapulces protokola nosaukumu.
6. solis. Mainiet motīvu (pēc izvēles)
Lai sapulces minūtes būtu skaistākas un profesionālākas, apsveriet iespēju mainīt krāsas vai izvēlēties iepriekš sagatavotu motīvu. Triks ir vienkāršs, meklējiet "Lapas izkārtojums", pēc tam atveriet sadaļu "Krāsas un motīvi". Šajā sadaļā varat iestatīt veidnes izskatu. Jūs pat varat pielāgot krāsu, lai tā atbilstu uzņēmuma logotipa krāsai.
7. solis. Nosauciet veidnes daļas
Veidnei jābūt vairākām sadaļām. Jums var būt nepieciešams vairāk vai mazāk, vai arī jums vienkārši nepatīk vārds. Jūs varat to mainīt atbilstoši savām īpašajām sapulces vajadzībām.
8. solis. Saglabājiet šo veidni savā klēpjdatorā, lai varētu to ņemt līdzi, lai uzrakstītu sanāksmes protokolu
Ja jūs joprojām izmantojat Microsoft Office, šo darbu būs viegli un ātri paveikt. Jums vajadzētu arī būt iespējai regulāri un precīzāk apmeklēt sanāksmes nekā iepriekš. Varat arī izdrukāt veidni un rakstīt protokolu ar roku. Tomēr pārliecinieties, ka sadaļas ir pietiekami plašas, lai varētu iekļaut tik daudz informācijas, cik nepieciešams.
9. solis. Pārbaudiet savu veidni
Droši! Jūs esat pabeidzis sapulces protokola veidnes izveidi. Jūsu produktivitātei un darba precizitātei sapulču laikā vajadzētu ievērojami uzlabot tagad, kad jums ir sapulces piezīmju organizēšanas ceļveža veidne. Tāpat kā jebkuru citu darbu, izlasiet veidnes informāciju, lai redzētu, vai kaut kas trūkst vai nav skaidrs. Kad esat pārliecinājies, ka viss ir pareizi, šo veidni var izmantot, un jūs būsit labāk sagatavojies nākamajai sanāksmei.
Padomi
- Ievadiet savas minūtes, tiklīdz sapulce ir beigusies. Vislabāk to darīt, kamēr notikumi atmiņā vēl ir svaigi. Ir svarīgi, lai dalībnieki pēc iespējas ātrāk pēc sanāksmes saņemtu darbības vienuma kopiju.
- Sēdieties pēc iespējas tuvāk sanāksmes vadītājam. Tas ļaus jums dzirdēt visu un lūgt paskaidrojumus, nepaceļot balsi.
- Palūdziet cilvēkiem ierakstīt savas kustības, lai jums nebūtu jāreģistrē uz vietas.
- Saglabājiet minūtes drošā failā.
Nebaidieties jebkurā brīdī pārtraukt un lūgt paskaidrojumus.
- Piezīmes ir ļoti svarīgas. Šie ieraksti tiek glabāti un var tikt izmantoti turpmākai uzziņai. Ja runa ir par juridiskām lietām, piemēram, kāda reputācija var būt atkarīga no jūsu protokola.
- Izlasiet Roberta kārtības noteikumu sadaļas, īpaši sadaļu par sekretāra profesiju.
- Pierakstiet svarīgās lietas, kad viņi runā. Ja viena un tā pati tēma tiek izvirzīta divreiz, nekopojiet tos kopā.
Brīdinājums
- Neiekļaujiet protokolā pārāk daudz detaļu. Pat ja jums tiek lūgts ierakstīt diskusiju, saglabājiet to pēc iespējas īsāku un tiešāku. Aprobežojieties ar svarīgo izteikto punktu ierakstīšanu, pretējā gadījumā jūs būsiet satriekts, aizpildot minūtes ar nevajadzīgām detaļām.
- Piezīmēs nevajadzētu iekļaut piezīmju ņēmēja personīgās interpretācijas un jūtas.
- Ja viena sanāksmes daļa ietilpst advokāta un klienta konfidencialitātes kategorijā, ne pierakstiet šo daļu. Ņemiet vērā, ka "padomnieks informē, ka šī diskusija ietver advokāta un klienta konfidencialitāti. Šī diskusija netiek ierakstīta."
- Ja jums tiek lūgts ierakstīt konfidenciālas diskusijas, piemēram, starp juristiem un klientiem, izveidojiet atšķirīgas minūtes un turiet tās atsevišķi no parastajām protokolām. Atzīmējiet to kā konfidenciālu un skaidri norādiet, kam ir piekļuve dokumentam.
