Vai jums ir jāraksta laba, nevainojama profesionāla vēstule? Lielākajai daļai biznesa vēstuļu ir noteikts fiksēts, viegli iemācāms formāts, ko varat izmantot jebkura veida saturam. Lietišķajās vēstulēs vienmēr jāiekļauj datums, informācija par sūtītāju un saņēmēju, kā arī dažas pamatteksta rindkopas. Izpildiet tālāk norādītās darbības un veiciet izmaiņas atbilstoši uzņēmuma standartiem.
Solis
1. daļa no 4: Vēstules sākšana
1. solis. Ziniet formātu
Neatkarīgi no jūsu vēstules satura ir jāievēro dažas standarta biznesa vēstules prezentācijas. Lietišķās vēstules jāievada un jāveido ar kopīgu fontu, piemēram, Arial vai Times New Roman. Izmantojiet bloka rindkopas. Tas ir, jūs sākat jaunu rindkopu, divreiz nospiežot taustiņu Enter. Bloka rindkopās neveiciet pirmās rindas atkāpi.
- No visām pusēm izmantojiet 2,54 cm rezervi.
- Biznesa vēstules, kas nosūtītas pa e -pastu, arī jāievada ar parasto fontu. Biznesa e -pasta ziņojumos neizmantojiet skriptus vai krāsas, izņemot melnbaltu.
2. solis. Izvēlieties pareizo papīra veidu
Burti jāizdrukā uz A4 papīra, kura izmēri ir 21 x 29,7 cm, vai uz A4, kuru izmērs ir 21,5 x 29,7 cm. Uz F4 papīra vai 21 x 33 cm Folio papīra var izdrukāt vairākus garus burtus vai līgumus.
Ja vēstule tiks nosūtīta pa pastu, apsveriet iespēju to izdrukāt uz firmas veidlapas. Izmantot veidlapu veidos profesionālu iespaidu un sniegs uzņēmuma logotipu un kontaktinformāciju
3. Iekļaujiet informāciju par savu uzņēmumu
Ierakstiet uzņēmuma nosaukumu un adresi un izmantojiet jaunu rindu, lai atzīmētu katru adreses daļu. Ja esat pašnodarbināta persona vai neatkarīgs darbuzņēmējs, norādiet savu vārdu uzņēmuma nosaukuma vietā vai virs uzņēmuma nosaukuma
- Ja jūsu uzņēmumam jau ir veidlapas, varat to izmantot, nevis ievadīt uzņēmuma nosaukumu un adresi.
- Ja adrese ir jāievada, tā ir jāizlīdzina pa labi vai pa kreisi no lapas augšdaļas, atkarībā no jūsu un uzņēmuma vēlmēm.
- Ja burts tiek nosūtīts uz ārzemēm, ierakstiet savas valsts nosaukumu ar lielajiem burtiem.
4. solis. Ievadiet datumu
Pilna datuma pierakstīšana ir profesionālākā iespēja. Piemēram, uzrakstiet "2012. gada 1. aprīlis". Datums jāatstāj izlīdzināts, dažas rindiņas virs adresāta informācijas.
Ja rakstāt vēstuli vairāku dienu laikā, izmantojiet tās aizpildīšanas datumu
5. solis. Pievienojiet saņēmēja informāciju
Ierakstiet informāciju par saņēmēju šādā secībā: pilns vārds, uzvārds (ja tāds ir), uzņēmuma nosaukums un adrese. Katrai informācijai izmantojiet jaunu rindu. Ja nepieciešams, iekļaujiet atsauces numuru. Saņēmēja informācija ir jāatlīdzina, dažas rindiņas zem datuma.
Mēs iesakām adresēt vēstuli konkrētai personai. Tādā veidā attiecīgā persona varēs atbildēt uz jūsu vēstuli. Ja jūs nezināt uzrunājamās personas vārdu, veiciet nelielu izpēti. Zvaniet saņēmēja uzņēmuma tālruņa numuram, lai uzzinātu viņa vārdu un amatu
6. solis. Izvēlieties sveicienu
Apsveikums ir svarīgs cieņas rādītājs, un jūsu izmantotais sveiciens būs atkarīgs no tā, kurš to saņem, vai jūs labi pazīstat saņēmēju, kā arī no tā, cik formālas ir jūsu attiecības ar viņu. Apsveriet šādas iespējas:
- Izmantojiet “Kam tas var attiekties” tikai tad, ja precīzi nezināt, kam adresējat.
- Ja jūs nepazīstat saņēmēju, "Dear Sir/Madam" ir droša iespēja.
- Varat arī izmantot saņēmēja pilnu vārdu un uzvārdu, piemēram, "Dārgais Dr Dewi Sari".
- Ja jūs labi pazīstat saņēmēju un izveidojat neoficiālas attiecības ar saņēmēju, varat apsvērt iespēju izmantot vārdu, piemēram, “Cienītā Sūzena”.
- Ja neesat pārliecināts, kāds ir saņēmēja dzimums, vienkārši pierakstiet pilnu vārdu, piemēram, "Dārgais Kris Damanik"
- Neaizmirstiet pēc sveiciena ievietot komatu vai semikolu, ja lietojat “Kam tas var attiekties”.
2. daļa no 4: Vēstules pamatdaļas sastādīšana
1. darbība. Izmantojiet pareizo rakstīšanas stilu
Saskaņā ar sakāmvārdu, laiks ir nauda, un lielākajai daļai biznesa cilvēku nepatīk tērēt laiku. Tāpēc jūsu vēstules rakstīšanas stilam jābūt kodolīgam un profesionālam. Sakārtojiet savu vēstuli tā, lai to varētu ātri, tieši izlasīt un pirmajā rindkopā iekļaut tikai īsus personiskus komentārus. Piemēram, varat sākt ar “Attiecībā uz …” un turpināt no turienes.
- Nedomājiet pārāk daudz par skaistām pārejām, sarežģītiem vārdiem vai gariem, līkumainiem teikumiem. Jūsu vēstules mērķis ir pēc iespējas ātrāk un skaidrāk paziņot, kas jāsaka.
- Izmantojiet pārliecinošu toni. Visticamāk, jūsu vēstules mērķis ir pārliecināt lasītāju kaut ko darīt, piemēram, pārdomāt, novērst problēmu, nosūtīt naudu vai rīkoties. Tātad, nododiet savu pieprasījumu un iemeslus pareizajā tonī.
2. solis. Izmantojiet personīgos vietniekvārdus
Vietniekvārdu “es”, “mēs” un “jūs” izmantošana lietišķās vēstulēs ir pilnīgi pieņemama. Izsakiet sevi kā “es” un lasītāju kā “jūs”.
Esiet piesardzīgs, ja rakstāt vēstuli organizācijas vārdā. Ja jūs mēģināt izteikt uzņēmuma uzskatus, jums vajadzētu izmantot “mēs”, lai lasītāji zinātu, ka uzņēmums ir jūsu paziņojuma pamatā. Ja jūs izsakāt personīgu viedokli, izmantojiet "es"
3. solis. Rakstiet skaidri un kodolīgi
Pārliecinieties, ka lasītājs patiešām saprot, ko rakstāt. Lasītāji ātri atbildēs tikai tad, ja jūsu vēstules mērķis būs skaidrs. Jo īpaši, ja ir kāds rezultāts vai darbība, kuru vēlaties, lai lasītājs veic, saņemot vēstuli, skaidri norādiet to. Aprakstiet savu nostāju pēc iespējas mazākos vārdos.
4. solis. Izmantojiet aktīvus teikumus
Aprakstot situāciju vai iesniedzot pieprasījumu, pārliecinieties, ka esat izvēlējies aktīvo, nevis pasīvo balsi. Pasīvā balss padarīs jūsu rakstīšanu neskaidru vai vispārīgu. Turklāt aktīvie teikumi ir efektīvāki un tieši saistīti ar problēmas būtību. Piemēram:
- Pasīvs: saulesbrilles nav izstrādātas vai ražotas, ņemot vērā izturību.
- Aktīvs: Jūsu uzņēmums izstrādā un ražo saulesbrilles neatkarīgi no to izturības,
5. solis. Izmantojiet sarunu valodu, ja tā šķiet piemērota
Vēstules raksta cilvēki un cilvēki. Izvairieties no vēstuļu kopēšanas, kad vien iespējams. Jūs nevarat veidot attiecības, kopējot standarta vēstules. Tomēr neizmantojiet nestandarta valodu vai slengu, piemēram, "jūs zināt", "es domāju" vai "gribu". Izmantojiet biznesa vēstules rakstīšanas stilu, bet rakstiet draudzīgus un pieklājīgus vārdus.
- Ja labi pazīstat adresātu, varat pievienot sveicienu ar vienu līniju.
- Izmantojiet savu intuīciju, lai spriestu, cik daudz personības vēstule parādīs. Dažreiz neliels humors var palīdzēt biznesa līmenī, taču pirms tā lietošanas rūpīgi padomājiet.
6. solis. Esiet pieklājīgs
Pat ja nosūtāt sūdzības vai sūdzības vēstuli, jūs joprojām varat būt pieklājīgs. Apsveriet saņēmēja stāvokli un piedāvājiet pēc iespējas vairāk palīdzības, lai pielāgotos situācijai.
Pieklājīgas sūdzības piemērs: “Es domāju, ka jūsu saulesbrilles ir neērtas, un es nekad vairs nepirkšu jūsu produktu”. Pieklājīgas sūdzības piemērs būtu šāds: “Esmu vīlies par jūsu saulesbrilles konstrukciju, nākotnē plānoju iegādāties cita zīmola saulesbrilles”
7. solis. Papildu lapām izmantojiet “otro” veidlapu
Lielākā daļa biznesa vēstuļu ir pietiekami kodolīgas, lai ietilptu vienā lapā. Tomēr, ja jums ir jāraksta garāka vēstule, piemēram, līgums vai juridisks lēmums, var būt nepieciešamas papildu lapas. Izmantojiet “otro” veidlapu, kas parasti satur īsu adresi un ir izgatavota no tāda paša veida papīra kā galvenā veidlapa.
Lapas augšpusē iekļaujiet lapas numuru otrajā un nākamajās lapās. Jums būs jāiekļauj arī saņēmēja vārds un datums
8. solis. Pabeidziet savu vēstuli
Pēdējā rindkopā apkopojiet savus viedokļus un pasvītrojiet darbību, ko veiksiet, vai to, ko gaidāt no saņēmēja. Ņemiet vērā, ka adresāts var ar jums sazināties, uzdodot jautājumus vai bažas par vēstuli, un paldies viņiem par uzmanību jūsu nosūtītajai vēstulei.
3. daļa no 4: Vēstules slēgšana
1. solis. Izvēlieties noslēguma sveicienu
Noslēguma sveiciens, tāpat kā sveiciens ievadā, ir cieņas un formalitātes rādītājs. "Ar cieņu" vai "Sirsnīgi" ir visdrošākie noslēguma apsveikumi. Varat arī apsvērt “Visu cieņu” vai “Sveicieni”. Sveicieni, kas nav pārāk formāli, bet kuriem joprojām ir profesionāls tonis, ir “Sveicieni panākumos”, “Sveicieni” un “Paldies”. Pēc noslēguma apsveikuma izmantojiet komatu.
2. solis. Ievietojiet savu parakstu
Parakstam atstājiet tukšas četras rindas. Parakstieties pēc vēstules drukāšanas vai, ja to nosūtījāt pa e -pastu, skenējiet paraksta attēlu un ielīmējiet to paraksta sadaļā. Tintes izvēle parakstam ir zila vai melna.
Ja jūs parakstāt vēstuli kāda vārdā, pirms paraksta ierakstiet “pp:”. "pp" nozīmē per procurationem, kas nozīmē "pārstāvis" vai "vārdā"
Solis 3. Ievadiet savu vārdu un kontaktinformāciju, ierakstot
Zem paraksta iekļaujiet savu informāciju, tostarp vārdu, uzvārdu, tālruņa numuru, e -pasta adresi un citus atbilstošus saziņas līdzekļus. Katram informācijas veidam izmantojiet jaunu rindu.
4. solis. Pievienojiet mašīnrakstītāja iniciāļus
Ja persona, kas raksta burtu, un autors ir cita persona, zem paraksta bloka jāpievieno mašīnrakstītāja iniciāļi. Dažreiz tiek iekļauti arī vēstules autora iniciāļi. Tādējādi būs skaidrs, kurš strādāja pie vēstules.
- Ja iekļaujat tikai mašīnrakstītāja iniciāļus, ierakstiet tos ar mazajiem burtiem, piemēram, mj.
- Ja iekļaujat arī autora iniciāļus, rakstiet tos ar lielajiem burtiem, bet mašīnrakstītāja iniciāļus - ar mazajiem burtiem, piemēram, RW: mj. Citi stili pievieno slīpsvītru starp iniciāļiem, piemēram, RW/mj.
5. solis. Iekļaujiet informāciju par pielikumiem
Ja pievienojat papildu dokumentus saņēmēju pārskatīšanai, dažas rindiņas zem kontaktinformācijas atzīmējiet, norādot pievienoto dokumentu skaitu un veidu. Piemēram, uzrakstiet: “2. pielikums: CV, brošūra.” Vai arī tradicionālā stilā uzrakstiet pielikuma aprakstu vēstules augšdaļā zem datuma.
Varat arī saīsināt “Pielikums” ar “Lamp”
6. solis. Iekļaujiet informācijas kopiju
Ja sūtāt vēstules kopiju kādam citam, tas jāiekļauj vēstulē. Tas tiek norādīts, rindā “Pielikums” ierakstot “cc:” vai “Copy” kopā ar kopijas saņēmēja vārdu un uzvārdu (“cc” nozīmē pieklājības kopiju, bet agrāk tas nozīmēja kopiju, kad vēstules joprojām tika rakstītas rakstāmmašīnā un kopētas ar koppapīru).
- Piemēram, rakstiet: “cc: Mari Santi, mārketinga direktora vietnieks”
- Ja pievienojat vairākus vārdus, izlīdziniet otro nosaukumu zem pirmā, bet bez “cc:”
4. daļa no 4: Vēstuļu aizpildīšana
1. darbība. Veiciet labojumus
Prezentācija ir galvenais profesionalitātes elements. Pārliecinieties, ka adresāts var viegli uzskatīt jūs par spējīgu un atbildīgu personu, rediģējot jūsu vēstuli un pārbaudot, vai nav kļūdu. Izmantojiet pareizrakstības pārbaudītāju savā tekstapstrādes programmā, taču neaizmirstiet to rūpīgi izlasīt pirms iesniegšanas.
- Pajautājiet sev, vai vēstule ir skaidra un kodolīga? Vai ir rindkopas, kas garākas par 3-4 teikumiem? Ja tā, nosakiet, vai varat noņemt nevajadzīgus paziņojumus.
- Ja vēstule ir ļoti svarīga, jums, iespējams, vajadzēs to izlasīt draugam vai kolēģim. Dažreiz citi cilvēki var palīdzēt pamanīt valodas kļūdas vai neveiklību, ko jūs, iespējams, nezināt.
2. solis. Neturiet lapas kopā ar skavotāju
Ja jūsu vēstule sastāv no vairākām lapām, skavotāju nevajadzētu izmantot. Ja vēlaties pārliecināties, ka lapas ir kārtībā, saspiediet tās kopā ar saspraudi augšējā kreisajā stūrī.
Solis 3. Iesniegt
Ja sūtāt vēstuli pa pastu, izmantojiet biznesa aploksni. Ja iespējams, izmantojiet aploksni ar sava uzņēmuma logotipu. Kārtīgi uzrakstiet atgriešanās adresi un saņēmēja adresi. Salieciet burtu trešdaļās tā, lai saņēmējs pirms apakšējā atvēršanas vispirms atlocītu augšējo. Pārliecinieties, ka esat pielīmējis pietiekami daudz zīmogu, pēc tam nosūtiet to.
- Ja jums šķiet, ka jūsu rokraksts nav lielisks un neatbilst jūsu profesionālajai personībai, ierakstiet adresi tekstapstrādes programmā un izdrukājiet to uz aploksnes.
- Ja vēstule ir steidzama un/vai steidzama, apsveriet iespēju to nosūtīt, izmantojot kurjeru.
- Ja vēlaties to nosūtīt pa e -pastu, vispirms pārveidojiet to par HTML vai saglabājiet to PDF formātā, lai formāts nemainītos. Tomēr būtu jauki, ja vēstule tiktu nosūtīta fiziski.
Padomi
- Lai parakstītu burtus, izmantojiet kvalitatīvu pildspalvu.
- Ātri atbildiet uz vēstulēm. Ja nevarat atbildēt nedēļas laikā, nododiet to adresātam un pastāstiet viņam, kad viņš var gaidīt jūsu atbildi.
- Uzsveriet pozitīvo pusi. Runājiet par to, ko varat darīt, nevis par to, ko nevarat. Piemēram, ja produkts nav noliktavā, nesakiet klientam, ka nevarat izpildīt viņa pasūtījumu. Tā vietā sakiet, ka produkts ir ļoti populārs un ir izpārdots. Tad pastāstiet viņiem, kad varat izpildīt viņu pasūtījumu.
-
Ja rakstāt sarežģītu vēstuli, vispirms uzrakstiet kontūru.
- Pierakstiet jebkuru tēmu, kuru vēlaties apskatīt, nav jādomā par pasūtījumu.
- Katrai tēmai izveidojiet atslēgvārdu, piemēru, argumentu un faktu sarakstu.
- Ievērojiet katras sarakstā iekļautās tēmas atbilstību vēstules mērķim un saņēmējam.
- Izmetiet nevajadzīgās detaļas.
- Kārtojiet informāciju lasītājam piemērotākajā secībā.
Brīdinājums
- Nelietojiet glaimojošu valodu. Sirsnīga uzslava ir pieņemama, bet pārāk daudz uzslavu nozīmē, ka darbā jūs esat atkarīgs no uzslavas, nevis kompetences.
- Neizmantojiet striktu vai uzmācīgu valodu. Atcerieties, ka ar šo vēstuli jūs mēģināt labot vai uzsākt biznesa attiecības.
