Ja jums pieder uzņēmums, jums, iespējams, būs jāraksta vēstules klientiem. Jūs varētu uzrakstīt kaut ko, lai informētu klientus par jauniem notikumiem vai īpašiem piedāvājumiem, vai arī atbildēt uz klientu sūdzībām uzņēmuma vārdā. Neatkarīgi no vēstules iemesla jums vienmēr jāsaglabā profesionāls stils.
Solis
1. daļa no 2: Uzņēmējdarbības vēstules formatēšana
1. solis. Izmantojiet profesionālu veidlapu
Biznesa vēstule būs jūsu uzņēmuma attēlojums. Tāpēc tam vajadzētu izskatīties citādi un kvalitatīvi. Biznesa vēstulē jāiekļauj arī jūsu uzņēmuma logotips vai zīmols.
Jūs varat izveidot veidlapas, izmantojot iepriekš izstrādātus veidlapu krāsu paraugus programmā Microsoft Word. Noteikti izmantojiet logotipu vai zīmolu, kas ir uz veidlapas
2. solis. Atveriet tekstapstrādes programmu
Datorā vienmēr jāievada biznesa burti.
- Izveidojiet jaunu dokumentu un iestatiet dokumentā 2,5 cm apmali.
- Izmantojiet serifa burtveidolu, piemēram, Times New Roman, Georgia vai Ariel. Noteikti vienmēr izmantojiet fonta lielumu, kas nav lielāks par 12 punktiem un nav mazāks par 10 punktiem. Lietišķai vēstulei jābūt viegli lasāmai fontu izvēles vai fonta lieluma dēļ.
- Pārliecinieties, vai dokuments ir iestatīts vienā vietā.
Solis 3. Pielāgojiet bloku formu
Bloķēšanas veidlapa ir visizplatītākais biznesa vēstulēs izmantotais formāts. Šo veidlapu ir arī visvieglāk iestatīt un izpildīt. Katram virsrakstam jābūt līdzinātam, un starp katru virsrakstu jābūt vienai atstarpei. Sākot ar dokumenta apakšdaļu, jūsu biznesa vēstulē jābūt šādiem virsrakstiem:
- Šodienas datums vai vēstules nosūtīšanas datums. Datums ir svarīgs, jo to var izmantot gan kā piezīmi, gan kā saņēmēja piezīmi. Turklāt datumiem var būt likumīgs pielietojums. Tāpēc pārliecinieties, ka datums ir precīzs.
- Atgriešanās adrese. Šajā sadaļā ir jūsu adrese, kas formatēta standarta adreses stilā. Ja jūsu adrese jau ir veidlapā, varat izlaist šo sadaļu.
- Adrese iekšpusē. Šajā sadaļā ir tās personas vārds un adrese, kura saņēmusi vēstuli. Vārda Mr / Ms lietošana nav obligāta. Tā, piemēram, ja jūs uzrakstītu vēstuli Ņinai Marlinai, jūs varētu uzrakstīt kundzi. uz viņa vārdu, ja neesat pārliecināts, kāds ir viņa ģimenes stāvoklis.
- Sveicieni. Sveicienos var izmantot vārdus "Cienījamā Marlinas kundze" vai "Dārgā Ņina Marlina". Ja neesat pārliecināts, kurš lasīs vēstuli, izmantojiet vārdu “Ar cieņu”. Varat arī izmantot “Ieinteresētajām personām”, bet tikai kā pēdējo līdzekli, ja nezināt, kas ir jūsu auditorija.
- Burta pamatteksts. Mēs to vairāk apspriedīsim raksta nākamajā sadaļā.
- Pavadvēstule, ar parakstu. Jūs varat izmantot vārdus "Ar cieņu" vai "Sveicieni".
2. daļa no 2: Lietišķas vēstules rakstīšana
1. solis. Identificējiet savu auditoriju
Vēstules stilam vienmēr jāpaliek profesionālam neatkarīgi no tā, kas ir auditorija. Tomēr jūs varat pielāgot savu valodu vai vārdu izvēli, pamatojoties uz personu, kas saņems jūsu vēstuli. Ja rakstāt cita uzņēmuma cilvēkresursu nodaļai, iespējams, būs jāizmanto formālāka valoda. Bet, ja jūs rakstāt konkrētam klientam, varat izmantot neoficiālu vai gadījuma valodu.
- Mērķauditorijas noteikšana nozīmē arī to, ka jūs novērsīsit neskaidrības savā auditorijā. Izvairieties lietot terminus, kurus jūsu lasītāji nesapratīs. Klienti, visticamāk, nezinās, piemēram, jūsu uzņēmuma kosmosa programmā izmantotos akronīmus, tāpēc izvairieties no to izmantošanas burtiem.
- Labas biznesa vēstules rakstīšanas noteikums numur viens ir tāds, ka tai jābūt skaidrai, kodolīgai un pieklājīgai.
2. solis. Paskaidrojiet burta mērķi pirmajā rindā
Apsveriet vēstules mērķi. Vai tas ir ļaut klientiem uzzināt par jūsu jauno atrašanās vietu jaunā pilsētas daļā? Vai tas ir, lai atgādinātu klientiem par neapmaksātiem rēķiniem vai atlikumiem? Vai arī atbildēt uz klientu sūdzībām? Paturot prātā šo mērķi, uzrakstiet pirmo rindiņu, kas ļauj lasītājam uzreiz uzzināt, par ko ir vēstule. Nerakstiet vēstules mērķi, kas nav skaidrs. Dodieties tieši pie lietas.
- Sāciet lietot “es”, ja jūs izsakāt savu viedokli kā uzņēmuma īpašnieks. Izmantojiet “mēs”, ja rakstāt uzņēmuma vai organizācijas vārdā.
- Koncentrējieties uz tiešiem paziņojumiem, piemēram: "Ar šo vēstuli mēs jūs informējam" vai "Ar šo vēstuli mēs lūdzam". Varat arī izmantot paziņojumu “es”, ja rakstāt vēstuli kā uzņēmuma īpašnieks. Piemēram: “Es ar jums sazinājos, jo” vai “Es nesen dzirdēju par… un vēlos uzzināt vairāk par …”
- Piemēram, ja jūs (uzņēmuma īpašnieks) rakstījāt Ņinai Marlinai par neapmaksātu rēķinu kopš pagājušā mēneša, sāciet vēstuli ar: "Es ar jums sazinājos, jo jūsu kontā ir neapmaksāts atlikums kopš 2015. gada marta."
- Vai arī, ja esat uzņēmuma darbinieks un rakstāt, lai atbildētu uz klientu sūdzību par uzņēmuma kosmosa programmu, sāciet vēstuli ar: "Mēs esam saņēmuši jūsu sūdzību par mūsu Marsa kosmosa programmu."
- Ja rakstāt vēstuli, lai informētu lasītājus, ka viņi ir uzvarējuši konkursā vai ka viņiem ir vieta absolventu programmā, sāciet ar šādu frāzi: "Es priecājos jums pateikt, ka …" vai "Mēs labprāt tev to pateiktu … ".
- Ja stāstāt sliktas ziņas, sāciet ar šādu frāzi: "Ar smagu sirdi mēs jums to sakām …". Vai arī: "Pēc rūpīgas izskatīšanas esmu nolēmis to nedarīt …".
3. Izmantojiet aktīvus teikumus, nevis pasīvus
Mēs visu laiku izmantojam pasīvo balsi parastajā runā. Bet pasīvā balss var padarīt jūsu rakstīto drūmu vai mulsinošu. Aktīvie teikumi ir daudz efektīvāki biznesa vēstulēs, jo tie parāda pārliecinošāku valodas stilu.
- Pasīva teikuma piemērs ir šāds: “Kādu sūdzību es varu jums izskatīt?” Teikuma priekšmets, proti, klients (“jūs”), parādās teikuma beigās, nevis teikuma sākumā.
- Aktīva teikuma piemērs būtu šāds: "Ko es varu darīt, lai izskatītu jūsu sūdzību?" Šī teikuma versija aktīvā balsī ir daudz skaidrāka un lasītājam vieglāk saprotama.
- Pasīvās balss izmantošana var būt labs veids, kā nodot savu ziņu, nepievēršot uzmanību nepareiziem vai nepatīkamiem punktiem. Bet izmantojiet pasīvo balsi tikai šajā gadījumā. Kopumā biznesa vēstulē aktīvā balss ir daudz efektīvāka.
4. solis. Skatiet iepriekšējos notikumus vai iepriekšējo saziņu ar lasītājiem, ja tādi ir
Iespējams, pēdējā mēneša laikā jūs sazinājāties ar Ņinu Marlinu, brīdinot par viņas neapmaksāto rēķinu. Vai varbūt klienti konferencē ir pauduši vilšanos par kosmosa programmu. Ja iepriekš esat sazinājies ar lasītājiem, norādiet to. Tas lasītājam atgādinās par jūsu iepriekšējiem kontaktiem un padarīs biznesa vēstuli steidzamāku un svarīgāku.
Izmantojiet tādas frāzes kā: "Saskaņā ar manu iepriekšējo vēstuli par jūsu neapmaksāto rēķinu …" vai "Paldies par maksājumu martā". Vai "Ļoti noderēja dzirdēt par jūsu problēmām kosmosa programmā maija konferencē."
5. solis. Pieprasiet vai piedāvājiet palīdzību
Parādiet lasītājam pozitīvu valodas stilu, pieklājīgi pieprasot vai piedāvājot palīdzību darba attiecību veidā.
- Pieņemsim, ka esat uzņēmuma īpašnieks, kurš cenšas panākt, lai klienti maksā rēķinus. Izmantojiet tādas frāzes kā: "Es novērtēju jūsu ātro uzmanību jūsu neapmaksātajam rēķinam."
- Pieņemsim, ka rakstāt sava uzņēmuma vārdā. Izmantojiet tādas frāzes kā: "Mēs vēlētos noorganizēt tikšanos klātienē ar jums un mūsu cilvēkresursu vadītāju."
- Jums vajadzētu arī piedāvāt atbildēt uz visiem lasītāju jautājumiem vai bažām. Izmantojiet tādas frāzes kā: "Es labprāt atbildētu uz visiem jautājumiem vai bažām, kas jums varētu rasties saistībā ar norēķiniem" Vai: "Vai vēlaties, lai mēs sniedzam jums sīkāku informāciju par šo programmu?"
6. solis. Apkopojiet vēstuli
Pievienojiet aicinājumu uz darbību no jūsu puses vai lasītāja puses. Šis pieprasījums var būt maksājuma pieprasījums līdz noteiktam datumam vai piezīme par oficiālas tikšanās ar lasītāju organizēšanu.
- Pievienojiet teikumu, lai turpmāk sazinātos ar vēstules saņēmēju. "Es ar nepacietību gaidu jūs budžeta sanāksmē nākamnedēļ." Vai arī “es ar nepacietību gaidu, kad vēl apspriedīšu šo jautājumu ar jums, apmeklējot mūsu galveno mītni.”
- Ierakstiet visus dokumentus, kurus esat pievienojis savai vēstulei. Pievienojiet tādas frāzes kā "Pievienoti neapmaksāti rēķini" vai "Pievienota mūsu telpas paplašināšanas programmas kopija".
- Pabeidziet vēstuli ar noslēguma frāzi. Klientam vai klientam izmantojiet “Ar cieņu” vai „Ar cieņu”.
- Izmantojiet “Sveicieni” oficiālām vēstulēm cilvēkiem, kurus jūs vispār nepazīstat.
- Vienkārši izmantojiet "Sveicieni" vai "Ar cieņu", ja rakstāt kādam, ko labi pazīstat, vai arī jums ir darba attiecības.
7. solis. Labojiet burtu
Visa vēlamā formatēšana un rakstīšana ir veltīga, ja vēstule ir piepildīta ar pareizrakstības kļūdām!
- Atrodiet katru teikumu, kurā tiek izmantota pasīvā balss, un mēģiniet mainīt teikumu par aktīvu teikumu.
- Pievērsiet uzmanību visiem teikumiem, kas ir pārāk gari vai neskaidri un tieši. Lietišķās vēstulēs parasti labāk ir mazāk, tāpēc, ja iespējams, samaziniet teikuma garumu.
