Uzņēmējdarbības pārskati ir viens no efektīvākajiem saziņas līdzekļiem mūsdienu biznesa pasaulē. Uzņēmējdarbības pārskatu priekšrocības ir daudzas. Uzņēmumi vai privātpersonas var izmantot biznesa pārskatus, lai pieņemtu svarīgus lēmumus. Ja vēlaties uzrakstīt labu biznesa pārskatu, uzziniet, kā un saprotiet ziņojuma rakstīšanas mērķi.
Solis
1. daļa no 2: izlemiet, kāda veida uzņēmējdarbības pārskatu vēlaties rakstīt
1. solis. Izmantojiet biznesa pārskatus, lai sniegtu idejas
Šo ziņojumu sauc par “pamatojuma/ieteikuma ziņojumu”. Šo pārskatu varat izmantot, lai dalītos idejās ar savu vadītāju vai direktoru. Parasti jums ir jāsagatavo pārskata kopsavilkums un pamatteksts. Kopsavilkums ir ideju nodošanas līdzeklis. Pamattekstā ir informācija par ieguvumiem, izmaksām, riskiem un cita informācija, kas saistīta ar jūsu ideju.
Piemēram, jūs vēlaties iegādāties printeri savai nodaļai. Lai pārliecinātu vadītāju, ka printeris patiešām ir vajadzīgs, sagatavojiet pamatojuma/ieteikuma ziņojumu par printera iegādes pieprasījuma oficiālu iesniegšanu vadībai
2. solis. Iepazīstiniet ar riskiem, kas pavada uzņēmējdarbības iespēju
"Izmeklēšanas ziņojumi" palīdz lēmumu pieņēmējiem apsvērt riskus, ar kuriem jāsaskaras, kad viņi vēlas veikt noteiktas darbības, lai vadība spētu paredzēt neparedzētas sekas. Šis ziņojums sastāv no ievada, pamatteksta un secinājuma. Priekšvārds satur svarīgu informāciju par izskatāmo jautājumu. Pamattekstā ir faktu skaidrojums un izmeklēšanas rezultāti. Secinājums satur ziņojuma kopsavilkumu.
Piemēram, farmācijas uzņēmums X vēlas sadarboties ar farmācijas uzņēmumu Y, kurš saskaras ar problēmu. Uzņēmums X nevēlas sadarboties ar uzņēmumiem, kuriem pašlaik ir vai ir radušās finansiālas problēmas. Tāpēc uzņēmums X meklē pilnīgu informāciju par uzņēmumu Y un pēc tam sagatavo izmeklēšanas ziņojumu, lai apspriestu uzņēmuma Y finanšu datus ar finanšu direktoru
3. solis. Sniedziet atbilstības informāciju valdības aģentūrām
Šis ziņojums, ko parasti dēvē par “atbilstības ziņojumu”, ir noderīgs, lai pierādītu korporatīvo atbildību, pierādot valdības aģentūrām (pilsēta, province, centrālā daļa utt.), Ka vadība strādā saskaņā ar piemērojamajiem likumiem/noteikumiem un pārvalda finanses saskaņā ar procedūrām. Šis ziņojums sastāv no ievada, pamatteksta un secinājuma. Priekšvārds satur skaidrojumu par galvenajām ziņojumā aplūkotajām tēmām. Bagāžnieks satur datus, faktus un citu informāciju, kas jāzina valdības aģentūrām. Secinājums satur ziņojuma kopsavilkumu.
Piemēram, valsts apdrošināšanas sabiedrības direktoru padomei jāinformē finanšu ministrs, ka uzņēmuma vadība tiek veikta saskaņā ar 2019. gadā spēkā esošajiem normatīvajiem aktiem. Šim nolūkam direktoru padome sagatavo ikgadēju ziņojumu atbilstības ziņojumu, lai iepazīstinātu ar uzņēmuma darbību 2019
4. solis. Iepazīstiniet ar piedāvātās idejas vai projekta iespējamību
Pārskatu, kurā ir paskaidrojums, lai noteiktu, vai ideja tiek pieņemta vai noraidīta, sauc par "priekšizpēti". Šis ziņojums sastāv no kopsavilkuma un pamatteksta. Kopsavilkumā ir ietvertas idejas, savukārt pamattekstā ir izklāstīti ieguvumi, iespējamās problēmas, izmaksas un citi jautājumi, kas saistīti ar ierosināto ideju. Vadība var izmantot priekšizpēti, lai atbildētu uz šādiem jautājumiem:
- Vai šo projektu var pabeigt finanšu budžeta ietvaros?
- Vai šis projekts ir izdevīgs?
- Vai šo projektu var pabeigt saskaņā ar iepriekš noteiktu grafiku?
5. solis. Iepazīstiniet ar pētījuma rezultātiem
"Pētījuma ziņojumā" ir sniegti ļoti konkrēta jautājuma vai problēmas detalizēta pētījuma rezultāti. Šis ziņojums sastāv no kopsavilkuma, priekšvārda, izmantotajām metodēm, pētījumu rezultātiem, secinājumiem un ieteikumiem. Sastādot ziņojumu, jums jāinformē to pētījumu rezultāti, kas tiek izmantoti kā atsauces.
Piemēram, vadība vēlas veikt pētījumu, iesaistot visu personālu, lai izlemtu, vai ir nepieciešams aizliegt darbiniekiem smēķēt uzņēmuma ēdnīcā. Persona, kas veic pētījumu, uzrakstīs ziņojumu par pētījuma rezultātiem
6. solis. Palīdziet uzņēmumam uzlabot savu politiku, produktus vai procedūras, pastāvīgi uzraugot
Pēc tam sagatavojiet "periodisku pārskatu", kas tiek rakstīts katru noteiktu laika posmu, piemēram, katru nedēļu, mēnesi, ceturksni utt. Šis pārskats parāda uzņēmuma efektivitātes līmeni, peļņu/zaudējumus un citus datus par noteiktu periodu.
Piemēram, aptiekas īpašnieks lūgs savam pārdevējam nākamā mēneša trešajā mēnesī iesniegt ikmēneša pārdošanas pārskatu
7. solis. Sniedziet ziņojumu noteiktās situācijās
Atšķirībā no periodiskajiem ziņojumiem "situācijas ziņojumi" tiek rakstīti īpašām vajadzībām, piemēram, vienkārši sniedzot informāciju sanāksmēs vai ziņojot par centieniem tikt galā ar dabas katastrofām. Šis ziņojums sastāv no ievada, pamatteksta un secinājuma. Ievadā ir paskaidrojums par ziņotajiem notikumiem un īss pārskats par ziņojuma pamattekstā apspriestajiem jautājumiem. Noslēgumā izskaidrojiet risinājumus, kas ir bijuši un tiks veikti.
Piemēram, gubernators lūdz mēru sniegt situācijas ziņojumu pēc viesuļvētras iestāšanās viņa atbildības zonā
8. solis. Piedāvājiet dažus risinājumus problēmas risināšanai
"Etalonziņojumā" ir norādītas vairākas risinājumu iespējas lēmumu pieņemšanai. Atbilstoši mērķim autore iesaka veikt vairākas darbības, kas jāveic. Šis ziņojums sastāv no ievada, pamatteksta un secinājuma. Priekšvārds izskaidro ziņojuma rakstīšanas mērķi. Rumpis izsaka situāciju vai problēmu kopā ar vairākām risinājumu iespējām. Secinājums parāda labāko risinājumu.
Piemēram, autobūves uzņēmums vēlas būvēt rūpnīcu Āzijā. Rakstot etalona ziņojumu, uzskaitiet ne vairāk kā 3 valstis atbilstoši uzņēmuma vajadzībām un noslēgumā ierosiniet labāko atrašanās vietu
2. daļa no 2: Uzņēmējdarbības pārskata rakstīšana
1. solis. Nosakiet rakstīšanas mērķi un formatējiet pārskatu
Pajautājiet sev, kāpēc vēlaties rakstīt biznesa pārskatu. Atlasiet pārskata veidu iepriekš minētajā sarakstā atbilstoši sasniedzamajiem mērķiem.
- Lai kāds būtu iemesls, noteikti nosakiet īsus un skaidrus mērķus. Pārskatu lasītāji apmulst, ja mērķu formulēšana ir ilgstoša, tāpēc tiek apšaubīta ziņojuma ticamība.
- Piemēram, jūsu nodaļai ir nepieciešami papildu reklāmas līdzekļi. Rakstot ziņojumu, koncentrējieties uz pašlaik pieejamo reklāmas budžeta budžetu un iepazīstiniet ar efektīvu darba plānu, lai maksimāli izmantotu papildu līdzekļus.
2. solis. Apsveriet auditoriju, kas lasīs ziņojumu
Pārskatu lasītāji var nākt no uzņēmuma ārpuses (nevis darbinieki) vai no uzņēmuma iekšienes. Rakstot ziņojumu, ņemiet vērā, cik labi lasītājs saprot vai viņam ir informācija par apspriežamo jautājumu. Padomājiet arī par to, cik noderīga lasītājam būs ziņojumā sniegtā informācija.
- Ikviens, kurš lasīs ziņojumu, finansiālais aspekts vienmēr ir vadības vai klientu galvenā prioritāte.
- Piemēram, jūs vēlaties savā nodaļā ieviest darba dalīšanas programmu. Lai to izdarītu, jums būs jāraksta biznesa pārskats, ko lasīs personāla direktors, darbības direktors un izpilddirektors. Apsveriet iespēju, ka viņi jau zina par programmu, lai jūs ziņojumā varētu sniegt atbilstošu informāciju. Ja vadība nekad nav apspriedusi darba dalīšanas programmu, jūsu ziņojums ir informatīvs un noderīgs. Ja uzņēmums jau ir plānojis šo programmu, jūsu ziņojums būs neefektīvs un mazāk pārliecinošs.
3. solis. Nosakiet, kas jāapgūst
Sarežģītākais solis, sagatavojot biznesa pārskatu, nav rakstīšana. Secinājumu izdarīšana un apstiprinošo datu vākšana ir visgrūtākā. Jums būs nepieciešamas plašas prasmes, piemēram, datu vākšana un tirgus analīze. Kas jums un vadībai jāzina, lai varētu pieņemt apzinātus lēmumus par ziņojumā apskatītajām tēmām?
4. solis. Apkopojiet attiecīgos datus, lai uzrakstītu pārskatu
Pārliecinieties, ka jūsu sniegtie apstiprinošie dati ir pētījumu rezultāts. Pretējā gadījumā jūs varat zaudēt uzticamību. Datu vākšanu nosaka arī rakstāmā pārskata veids. Noteikti izmantojiet datus, kas ir precīzi un atbilst pārskata rakstīšanas mērķim.
- Dati no iekšējiem avotiem parasti tiek savākti ātrāk. Piemēram, produktu pārdošanas datus var pieprasīt no pārdošanas nodaļas pa tālruni. Tādējādi dati tiek nekavējoties saņemti un iekļauti pārskatā.
- Ārējos datus var iegūt no uzņēmuma. Ja citi departamenti ir apkopojuši un analizējuši patērētāju datus, lūdziet tos, lai jums nebūtu jāveic pašiem sava izpēte. Nepieciešamie dati ir jāpielāgo uzņēmējdarbības jomai, taču biznesa pārskatu rakstītājiem parasti vispirms nav jāveic pētījumi.
- Piemēram, ja vēlaties uzrakstīt pamatojuma/ieteikuma ziņojumu, veiciet dažus pētījumus, lai noskaidrotu sniegto ideju priekšrocības, un pēc tam iekļaujiet pētījuma rezultātus ziņojumā.
5. solis. Izlemiet, kā strukturēt pārskatu pirms rakstīšanas
Šo lēmumu ietekmē ziņojuma rakstīšanas mērķis. Piemēram, tas, kā sagatavot atbilstības ziņojumu un priekšizpēti, atšķiras. Sāciet rakstīt, kad varat saprast, kā apkopot pārskatu.
- Sakārtojiet atbalsta datus vairākās grupās. Biznesa pārskatos parasti ir daudz datu un informācijas. Datu sadalīšana grupās ir veiksmīga biznesa pārskata uzrakstīšanas atslēga. Piemēram, uzrādiet pārdošanas datus atsevišķi no klientu datiem un iekļaujiet katra datu kopsavilkuma nosaukumu.
- Apkopojiet pārskatus, sakārtojot kopsavilkuma datus pēc nosaukuma, lai tos būtu viegli lasīt un saprast. Tādējādi iesniegtie dati var atbalstīt ziņojuma rakstīšanas galveno mērķi.
- Dažreiz jums jāgaida, kamēr kāds cits analizēs vai ievadīs datus. Gaidīšanas laikā varat apstrādāt visu datu kopu.
6. solis. Izdariet secinājumus un sniedziet konkrētus ieteikumus
Noteikti izdariet loģiskus secinājumus, izmantojot pārskatā ietvertos datus. Pamatojoties uz šiem secinājumiem, izskaidrojiet darbības, kas jāveic.
Pēc katra jūsu piedāvātā risinājuma ir jāveic īpašas, izmērāmas darbības. Aprakstiet visas izmaiņas darba aprakstā, grafikā vai līdzekļu piešķiršanā, kas vajadzīgas jaunā darba plāna īstenošanai. Pārliecinieties, ka jūsu ieteikumus atbalsta dati, kas pierāda, ka vadība spēj sasniegt mērķus, īstenojot ziņojumā izklāstītos risinājumus
7. solis. Sagatavojiet kopsavilkumu
Šis kopsavilkums būs biznesa pārskata pirmā lapa, taču tas ir uzrakstīts pašās beigās. Kopsavilkums ir veids, kā iepazīstināt ar pētījuma rezultātiem un secinājumiem, lai sniegtu ieskatu ziņojuma saturā, ja kādam nav laika to izlasīt līdz galam. Kopsavilkums kā ilustrācija ir kā filmas treileris vai tēzes kopsavilkums.
Šo pārskatu sauc par kopsavilkumu, jo aizņemti vadītāji drīkst lasīt tikai šo kopsavilkumu. Sniedziet svarīgu informāciju priekšniekiem 200-300 vārdos kopsavilkuma veidā. Viņš varētu lasīt tālāk, ja gribētu uzzināt detaļas
8. solis. Izmantojiet infografiku, lai nodotu konkrētus datus
Dažreiz jums ir jāsniedz kvantitatīvi dati, izmantojot diagrammas vai diagrammas. Sniedziet datus dažādās krāsās, lai tie būtu pievilcīgāki un vieglāk saprotami. Izmantojiet aizzīmes, kārtas numurus vai tabulas, lai atvieglotu datu lasīšanu. Šis solis padara datu noformējumu atšķirīgu, lai parādītu to nozīmi.
- Parasti attēli padara biznesa pārskatus pievilcīgākus. Pārskati šķiet vienmuļi, ja tajos ir tikai teksts un cipari. Sniedziet atbilstošu un noderīgu infografiku, taču nepārspīlējiet to.
- Uzrakstiet informāciju lapas lodziņos, kas gandrīz pilnībā sastāv no teksta, bez tabulām vai cipariem. Pilna teksta lapas mēdz būt garlaicīgas. Svarīgas informācijas kopsavilkums var būt iekļauts lodziņā.
9. solis. Uzskaitiet informācijas avotus
Atkarībā no pētījuma veida, kuru veicat, jums, iespējams, būs jāuzskaita informācijas sniedzējs. Uzņēmējdarbības ziņojumā bibliogrāfijas vai avota lapas mērķis ir sniegt lasītājam informāciju, ja viņš vēlas pārbaudīt vai meklēt citus datus.
Izmantojiet pareizo formātu, iekļaujot citātus pārskatos pēc uzņēmējdarbības veida
10. solis. Pārbaudiet pārskatu 2 reizes
Jūs nešķiet nopietns, ziņojot par pareizrakstības vai gramatikas kļūdām. Šīs kļūdas liek apšaubīt jūsu pētījuma ticamību. Turklāt sniedziet skaidru un nepārprotamu informāciju.
- Piemēram, neizmantojiet grūti saprotamus vārdus vai pārāk garus teikumus.
- Izvairieties no dažādām sarunām.
- Ja pārskatu lasītājs darbojas vienā biznesā, varat izmantot žargonu vai tehniskus terminus, taču nepārspīlējiet to.
- Parasti biznesa atskaites tiek rakstītas, izmantojot pasīvo balsi. Šis pārskats ir viens piemērs, kas parāda, ka rakstīšana, izmantojot pasīvus teikumus, ir labāka nekā aktīvie teikumi.
- Pārbaudot pārskatus, kļūdas var neievērot, jo esat rakstījis pats. Palūdziet kolēģim izlasīt jūsu ziņojumu un pēc tam lūgt atsauksmes. Daudz labāk ir zināt kolēģu kļūdas, nevis no priekšniekiem. Izmantojiet līdzcilvēku ieguldījumu, lai uzlabotu pārskatus, vienlaikus ņemot vērā ieteikumus.
11. solis. Izveidojiet satura rādītāju
Uzrakstiet biznesa pārskatu atbilstoši oficiālajam formātam, izveidojot satura rādītāju, kas noder kā atsauce, meklējot konkrētu lapu. Satura rādītājā iekļaujiet katras ziņojuma sadaļas lappušu numurus, īpaši kopsavilkumu un secinājumus.
12. solis. Pārskata saistīšanas laiks
Labākais veids, kā uzlabot pārskatu, kas sniedz noderīgu pilnu pārskatu, ir pēc iespējas labāk sasaistīt, piemēram, izmantojot spirālveida stiepli, saistvielas vai kartona vākus. Tādējādi ziņojums izskatās glīts un pievilcīgs, lai citi to vēlētos izlasīt līdz galam.
