Rakstiskā politika un procedūras izklāsta organizācijas vadlīnijas, noteikumus, fokusu un principus. Parasti politika un procedūras ir iekļautas darbinieku rokasgrāmatās. Uzņēmējdarbības politikas un procedūru rakstīšana ir atkarīga no paša uzņēmuma mērķiem.
Solis
1. daļa no 5: Vispārīgi biznesa mērķi
1. solis. Izveidojiet mērķu sarakstu
Kā vadītājs vai uzņēmuma īpašnieks jūs zināt uzņēmuma mērķus. Apsveriet tādas lietas kā pārdošanas mērķi, darbinieku un vadības mērķi, kā arī biznesa pozīcijas, kuras jūs sagaidāt tuvāko gadu laikā.
- Mēģiniet izvirzīt mērķus, kas ir ne tikai konkrēti, bet arī sasniedzami un kuru dēļ ir jācenšas. Piemēram, iestatiet finansiālus mērķus, kas ir sasniedzami, un nosakiet mērķus darbinieku sniegumam, kurus var sasniegt, ievērojot jūsu noteiktās politikas un procedūras.
- Kad esat iestatījis savus mērķus, pārliecinieties, vai esat gatavs apņemties kā uzņēmuma īpašnieks vai vadītājs. Mērķu noteikšana ir svarīgs pirmais solis politikas un procedūru izstrādē. Tad ne mazāk svarīgi ir ievērot.
2. solis. Pierakstiet darbu un procedūru sarakstu
Padomājiet par ikdienas notikumiem un uzdevumiem savā biznesā. Pierakstiet katru darbu, kas jāpabeidz katru dienu, lai bizness darbotos nevainojami.
Apsveriet sekojošo: Kādi uzdevumi prasa oficiālu aprakstu vai norādījumus? Kādas procedūras konsekventi jāveic vienādi? Tā vietā, lai koncentrētos uz roku darbu, kas neprasa daudz instrukciju, koncentrējieties uz lielākiem uzdevumiem
Solis 3. Uzskaitiet iespējamās problēmas un risinājumus
Tiek izstrādāta politika, lai nodrošinātu, ka viss notiek nevainojami un darbinieki un vadītāji ievēro darbības standartus. Padomājiet par problēmām, kas var rasties, ja nav politikas. Tādā veidā jūs varat domāt par nepieciešamo politiku.
Domājot par iespējamu problēmu, meklējiet ātru pārskatu par to, kā atrisināt vai novērst problēmu. Padomājiet par jautājumiem, kas saistīti ar ikdienas uzņēmējdarbību, piemēram, finansēm, darbinieku un klientu mijiedarbību un darbinieku uzvedību un attieksmi
2. daļa no 5: Uzņēmējdarbības politikas rakstīšana
1. solis. Uzskaitiet politikas kategorijas
Apsverot dažādus iespējamos jautājumus, kas jāatrisina, izmantojot politiku, padomājiet par katras kategorijas kategorijām. Piemēram, izmantojiet tādas kategorijas kā drošība, plānošana, uzvedība, samaksa, pabalsti, atvaļinājums vai atvaļinājums un diskriminācija.
Vēlāk, apkopojot rokasgrāmatu, politikas, kas jau ir sadalītas kategorijās, palīdzēs sakārtot rokasgrāmatu un tās sadaļas. Kategorijas arī palīdz izlemt, kas ir vissvarīgākais, un var tās sīkāk sadalīt
2. solis. Izmantojiet kontūras formātu, lai sadalītu dažādās politikas katrā kategorijā
Veidne ļauj padziļināt katras politikas vai kategorijas aspektus, kā arī pievienot terminus un specifikācijas. Izmantojiet ciparus, lai kārtotu katru sadaļu vai kategoriju.
Sāciet ar īsu izklāstu. Pēc tam, kad esat pierakstījis visas sākotnējās idejas, varat atgriezties kontūrā un mainīt vai pievienot
3. solis. Padomājiet par atbilstošām sekām politikas pārkāpumiem
Politika ļauj uzņēmumiem pareizi darboties, kā arī kalpo kā standarti, kas darbiniekiem un vadībai jāievēro. Politika kalpo arī kā rakstiski dokumenti, kuros izklāstīts, kā risināt politikas problēmas vai pārkāpumus. Tas ir īpaši svarīgi, kad un ja ir jārīkojas, lai atrisinātu problēmu.
Ja politika ir ierakstīta oficiālos dokumentos, tā var aptvert darbinieku un uzņēmuma likumīgās tiesības un pienākumus. Politika ietver informāciju par invalīdu nodarbinātības tiesībām, nodokļiem un diskriminācijas un uzmākšanās aizliegumiem darba vietā. Noteikti ievadiet informāciju saskaņā ar piemērojamajiem tiesību aktiem
4. solis. Izveidojiet skaidru atlaišanas politiku
Ja jums ir jāatlaiž darbinieks par politikas pārkāpšanu, šī rakstiskā politika kalpos kā pierādījums, ja darbinieks uzskata, ka viņš ir atlaists negodīgi. Noteikti veltiet sadaļu atlaišanas noteikumu apspriešanai.
Jums vajadzētu arī izveidot darbā pieņemšanas politiku. Piemēram, iepriekšējās darbības pārbaudes pirms kandidāta pieņemšanas darbā vai pārbaudes laiks pēc darbinieka pieņemšanas darbā un pirms viņš kļūst par pastāvīgu darbinieku. Noteikti izveidojiet un izklāstiet skaidrus terminus
5. solis. Izmantojiet skaidru aktīvo valodu
Skaidri uzrakstiet visas politikas tā, lai tās netiktu nepareizi interpretētas vai pārprastas. Ja ir cita interpretācija, apsveriet iespēju to pārrakstīt citā valodā.
Piemēram, nerakstiet: "Noteiktos apstākļos var tikt piešķirts papildu slimības atvaļinājums." Tā vietā rakstiet "Papildu slimības atvaļinājums tiek apstiprināts tikai ar dežurējošā vadītāja skaidru atļauju."
3. daļa no 5: Rakstīšanas procedūras
1. solis. Nosakiet, kādiem darbiem ir nepieciešamas detalizētas procedūras
Ne visiem darbiem vai starpgadījumiem ir nepieciešami sīki izstrādāti norādījumi. Piešķiriet prioritāti uzdevumiem vai procedūrām, kas jāveic konsekventi, piemēram, algas aprēķināšanai vai plānošanai.
Izlemjot, kādas procedūras prasa detalizāciju, apsveriet šādus jautājumus: Vai procedūra bija ilga vai sarežģīta? Kādas ir sekas, ja ieviešanā ir kļūda? Vai pēdējā laikā ir ieviestas svarīgas izmaiņas? Vai šai procedūrai ir nepieciešami svarīgi vai apjomīgi dokumenti? Vai darbinieki bieži ir neizpratnē par procedūru?
Solis 2. Apkopojiet informāciju, kas nepieciešama katrai procedūrai
Pirms procedūras izklāsta jums jāzina visas darbības un to aspekti. Apsveriet darbiniekiem radušos jautājumus un visas iespējamās problēmas.
Pat ja jums ir visa informācija, jums joprojām būs jāturas pie pašas procedūras pamatiem. Padomājiet par to, kas lasītājiem vai darbiniekiem ir jāsaprot un jāveic procedūra
3. solis. Izmantojiet visu informāciju, lai uzrakstītu skaidru procedūru
Izmantojiet aktīvo valodu. Centieties izvairīties no gariem un liekiem vārdiem. Pārliecinieties, ka neizmantojat valodu, kuru ir grūti saprast, ieskaitot žargonu, kuru darbinieki, iespējams, nezina.
Piemēram, tā vietā, lai rakstītu “Personāla saplēstie algu čeki jāglabā finanšu lietā”, izmantojiet šādu valodu: “Saplēstu algas kvīšu glabāšana finanšu lietā”
4. daļa no 5: Likumības izpratne
1. solis. Ievadiet sadaļu par diskriminācijas novēršanas politiku
Visiem uzņēmumu īpašniekiem ir jāievēro valdības noteiktā pretdiskriminācijas politika. Noteikti iekļaujiet informāciju par politiku kopā ar cerībām, ka visi darbinieki to ievēro.
Politikā būtu jāiekļauj arī informācija par vienlīdzīgām nodarbinātības iespējām, kā arī likums par tiesībām strādāt personām ar invaliditāti un uzmākšanās politika
2. solis. Pārliecinieties, ka jūsu politika ir likumīga
Jums jāpārliecinās, ka visas izstrādātās politikas ir godīgas un atbilst likumam. Ir daudz resursu, kurus varat izmantot, lai uzzinātu, vai jūsu politika atbilst piemērojamajiem tiesību aktiem.
Varat arī lūgt juridisko konsultantu izpētīt jūsu izstrādāto politiku, pirms to piemēro darbiniekiem. Kā uzņēmuma īpašniekam ir ļoti izdevīgi, ja jums ir juriskonsults, ar kuru varat regulāri konsultēties
3. solis. Lūdziet darbiniekus parakstīt politikas un procedūru projektus
Jaunajiem darbiniekiem vajadzētu lūgt piekrist un parakstīt politikas un procedūras dokumentus, un viņiem jānodrošina atsauce. Turklāt visas izmaiņas ir jāparaksta visiem darbiniekiem. Tas tiek darīts, lai nodrošinātu, ka politika viņiem ir saistoša, ja abas puses turpmāk veiks kādas juridiskas darbības.
Nepilngadīgas personas nevar likumīgi slēgt līgumus. Ja jūs pieņemat darbā darbiniekus, kas jaunāki par 18 gadiem, pārliecinieties, ka viņiem ir rakstiska aizbildņa atļauja noslēgt līgumu, jo vecāks vai aizbildnis var likumīgi atcelt līgumu
5. daļa no 5: rokasgrāmatas apkopošana
Solis 1. Sakārtojiet informāciju loģiskā secībā
Sāciet ar lielākiem punktiem, pēc tam sekojiet ar mazākiem punktiem. Piemēram, tā vietā, lai sāktu ar kompensācijas kategoriju, sāciet rokasgrāmatu ar darbā pieņemšanas procesu vai atbilstības kategoriju.
- Apsveriet iespēju atvērt rokasgrāmatu ar uzņēmuma mērķu aprakstu, kā aprakstījāt iepriekš. Uzrakstiet skaidru, vienotu rindkopu vai divas, kas apkopo rokasgrāmatu, ko darbinieki var sagaidīt no uzņēmuma un ko uzņēmums sagaida no darbiniekiem.
- Izmantojiet kontūru, lai rokasgrāmatā izveidotu apakškategorijas. Kad esat pabeidzis, izveidojiet satura rādītāju, lai katru informāciju būtu viegli atrast.
2. solis. Izmantojiet attēlu, diagrammu vai diagrammu
Ir cilvēki, kuri ir vizuālāki, tāpēc diagrammas, diagrammas vai attēli rokasgrāmatā var palīdzēt dažāda veida darbiniekiem saprast jēdzienus. Attēli var vienkāršot procedūras un politikas.
Piemēram, varat izveidot diagrammu vai tabulu, kurā uzskaitīti dažādi nosaukumi un to pienākumi. Varat arī izmantot jautājumu un atbilžu tabulu, ko darbinieki vajadzības gadījumā var izmantot kā atsauci
3. solis. Nodrošiniet rokasgrāmatas, lai visiem darbiniekiem būtu viegli piekļūt
Ideālā gadījumā jaunie darbinieki saņem rokasgrāmatas kopiju, kad tiek pieņemti darbā, un vecie darbinieki saņem jaunu kopiju, ja tiek veikta pārskatīšana. Apsveriet iespēju visiem darbiniekiem parakstīt līgumu, norādot, ka viņi saprot visus rokasgrāmatā izklāstītos punktus, un piekrītiet tam.
