Memorands ir dokumentu veids, ko izmanto uzņēmuma darbinieku iekšējai saziņai. Piezīmes ir laika pārbaudīts biznesa pasaules aspekts, kas, pareizi uzrakstīts, var palīdzēt noturēt lietas.
Solis
1. daļa no 3: Valodas un formāta izvēle
1. Izvairieties no pārāk gadījuma rakstura
Kopumā piezīmes valodai jābūt skaidrai un vienkāršai, bet profesionālai. Jums vajadzētu izvairīties no gadījuma sarunas signāla piezīmē.
- Piemēram, nerakstiet: “Čau visiem! Paldies Dievam, ir piektdiena? Es gribu runāt par svarīgu biznesa lietu."
- Tā vietā pārejiet pie lietas “Es vēlos dalīties ar projekta Z progresa ziņojumu”.
2. Izvairieties no emocionālas valodas
Jums vajadzētu arī mēģināt izmantot neitrālu toni un izvairīties no emocionālas valodas. Mēģiniet norādīt faktus un pierādījumus, lai pamatotu apgalvojumus.
- Piemēram, izvairieties no tādiem apgalvojumiem kā: "Es domāju, ka mēs visi būtu daudz laimīgāki, ja piektdienās mums ļautu ģērbties nejauši."
- Tā vietā meklējiet pētījumu informāciju par to, vai morāle palielinās, kad darbiniekiem ir atļauts izvēlēties apģērbu, un miniet šo informāciju piezīmē.
3. solis. Izmantojiet signālu frāzes
Ja vēlaties citēt pierādījumus vai avotus, noteikti izmantojiet valodu, kas ļauj lasītājam zināt, ko jūs darāt.
Piemēram, izmēģiniet frāzi “Saskaņā ar mūsu secinājumiem…” vai “EPN pabeigtais pētījums norāda, ka…”
4. solis. Izvēlieties atbilstošo modeli un fonta lielumu
Piezīmēm jābūt viegli lasāmām. Tāpēc neizmantojiet mazus fontus, noklusējuma izmērs ir 11 vai 12.
Jums vajadzētu arī izvēlēties vienkāršu fontu, piemēram, Times New Roman. Šis nav īstais laiks, lai izmēģinātu tādus “smieklīgus” fontus kā Comic Sans (jūs varētu pasmieties par šī fonta izvēli)
5. solis. Izmantojiet standarta piemales
Parastā biznesa piezīmes mala ir 1 colla vai 2,54 cm, lai gan dažās tekstapstrādes programmās ir sagatavotas piezīmju veidnes ar nedaudz plašākām malām (piemēram, 1,25 collas vai 3,18 cm).
6. solis. Izvēlieties vienu atstarpi
Biznesa piezīmēs parasti netiek izmantotas dubultās atstarpes. Lai albumu albuma lapa būtu maza, apsveriet vienu atstarpi, bet pievienojiet atstarpi starp rindkopām vai sadaļām.
Rindkopas ievilkumi parasti nav nepieciešami
2. daļa no 3: Sagatavošanās biznesa piezīmes rakstīšanai
1. solis. Izlemiet, vai piezīme ir jānosūta
Ja jums ir jāsadala svarīgi biznesa jautājumi ar vairākiem jūsu komandas cilvēkiem, ieteicams nosūtīt piezīmi. Atgādinājumus var nosūtīt arī tad, ja, piemēram, sazināties tikai ar vienu personu vai vēlaties ierakstīt korespondenci.
- Tomēr dažos gadījumos ir efektīvāk runāt tieši ar attiecīgo personu.
- Turklāt daži dati var būt pārāk jutīgi, lai tos nosūtītu piezīmēs.
2. solis. Nosakiet piezīmes rakstīšanas mērķi
Piezīmju saturs un iestatījumi atšķiras atkarībā no mērķa. Lielākā daļa piezīmju veidu ir rakstīti šādu iemeslu dēļ:
- Lai piedāvātu ideju vai risinājumu. Piemēram, ja jūs zināt, kā atrisināt problēmu ar virsstundu grafikiem, ideju var pierakstīt piezīmē un nosūtīt priekšniekam.
- Lai dotu pavēles. Piemēram, piezīmju nosūtīšana ir arī efektīvs veids, kā deleģēt atbildību par konferenci, kuru jūsu nodaļa rīko.
- Ziņojumiem. Varat arī nosūtīt piezīmes, lai informētu kolēģus par neseniem notikumiem, ziņotu par projekta atjauninājumiem, sniegtu progresa ziņojumus vai ziņotu par izmeklēšanas rezultātiem.
Solis 3. Sašauriniet tēmu
Iespējams, jūs vadāt vairākus projektus un jums ir kārdinājums nosūtīt piezīmes kolēģiem, priekšniekiem vai klientiem par lietu progresu. Tomēr atcerieties, ka biznesa piezīmēm vajadzētu koncentrēties tikai uz vienu jautājumu.
Piezīmēm jābūt kodolīgām, skaidrām un aizņemtiem cilvēkiem viegli lasāmām. Tāpēc neļaujiet ignorēt svarīgu informāciju. Mērķtiecīgas piezīmes palīdz nodrošināt jūsu ziņojuma saņemšanu un izpratni
4. Apsveriet auditoriju
Biznesa piezīmes saturu, stilu un toni nosaka paredzētā auditorija. Tāpēc rūpīgi pārdomājiet, kurš saņems piezīmi.
Piemēram, piezīme kolēģim par pārsteiguma ballītes plānošanu kādam biroja darbiniekam atšķiras no piezīmes vadītājam par izmeklēšanas rezultātiem, ko esat veicis vairākus mēnešus
3. daļa no 3: Biznesa piezīmes sastādīšana
1. solis. Iezīmējiet to
Ir daudz uzņēmējdarbības korespondences veidu. Standarta veids piezīmēm ir skaidri marķēt dokumentu.
- Piemēram, lapas augšdaļā uzrakstiet “Memo” vai “Memorandum”.
- Pozīciju var centrēt vai izlīdzināt pa kreisi. Lai gūtu iedvesmu, pārskatiet saņemtās biznesa piezīmes un nokopējiet formātu.
2. solis. Uzrakstiet nosaukumu
Piezīmes pirmajā daļā jāiekļauj svarīgi punkti. Detalizēta informācija par katru sastāvdaļu tiks aprakstīta nākamajā darbībā.
- TO: uzrakstiet piezīmes saņēmušo personu vārdus un uzvārdus.
- NO: uzrakstiet pilnu vārdu un nosaukumu.
- DATUMS: ierakstiet pilnu un precīzu datumu, neaizmirstiet gadu.
- TEMATS: uzrakstiet īsu un konkrētu piezīmes satura aprakstu.
- Ņemiet vērā, ka uz tēmu parasti norāda vai nu "Re:", vai "RE:" (abi apzīmē).
3. solis. Rūpīgi izvēlieties adresātu sarakstu
Noteikti iekļaujiet visus, kam nepieciešama informācija vai attīstība. Ierobežojiet piezīmju izplatīšanu cilvēkiem, kuriem tas jāzina.
- Uzņēmējdarbības ziņā nav prātīgi nosūtīt piezīmes visiem biroja darbiniekiem, ja tikai daži ir nobažījušies vai iesaistīti.
- Cilvēkus pārsteigs daudz piezīmju, un viņi var ignorēt vai vienkārši izlaist neatbilstošas piezīmes.
4. darbība. Adresātu sarakstā iekļautajām personām izmantojiet pareizos vārdus un nosaukumus
Lai gan jūs un jūsu priekšnieks esat pazīstami ikdienā, vislabāk ir saglabāt rakstisku korespondenci oficiālu. Piemēram, varbūt jūs sveicat savu priekšnieku vārdā tikai tad, kad tiekaties biroja gaitenī, bet, lai saņemtu piezīmes, sveiciniet viņu ar “Riana kundze” vai “Dr. Riana.
Atcerieties, ka jūsu rakstītā informācija ir paredzēta ikvienam adresātu sarakstā. Tātad, pierakstiet pilnu vārdu un nosaukumu
5. solis. Uzziniet tās personas vārdu, uz kuru jūs uzrunājat ārējā piezīmē
Ja sūtāt piezīmi kādam ārpus biroja, ir svarīgi definēt pareizu sveicienu. Atrodiet laiku, lai meklētu attiecīgo profilu, personīgā informācija parasti tiek aprakstīta viņu uzņēmuma vietnē.
- Piemēram, jūs šaubāties, vai grāds ir doktora grāds. Ja jā, parasti pareizais sveiciens ir Dr. X
- Kāda ir viņa nostāja? Vai direktora vietnieks vai dekāns? Ja tā, pārliecinieties, ka esat to pieminējis piezīmē.
6. solis. Uzrakstiet tēmu uzmanīgi
Pārliecinieties, vai tēma ir īsa, skaidra un ne pārāk vispārīga.
- Piemēram, tēma “Jauns bizness” šķiet neskaidra, un, ja kāds meklē failu nedēļas vai dienas uz priekšu, viņam var būt grūti izlemt, kura no jūsu piezīmēm ir.
- Labāks temats būtu kaut kas līdzīgs šim: “Klientu bāzes paplašināšanas izmeklēšanas progresa ziņojums”.
7. solis. Apsveriet sveiciena izlaišanu
Jūs varat brīvi izvēlēties, vai vēlaties sākt ziņojumu ar sveicienu, piemēram, “Dārgais. Wardani kundze”vai“Cien. Kolēģi. Tomēr atcerieties, ka sveicieni nav gaidīti biznesa piezīmē.
Atgādinājumi ir ātrs un efektīvs svarīgas informācijas nodošanas līdzeklis, un auditorija skaidri zina, kurš piezīmi saņēma un nosūtīja
8. solis. Sastādiet ievadu
Paskaidrojiet savu piezīmes rakstīšanas un nosūtīšanas mērķi.
Piemēram, “ar šo es jūs informēju, ka…”. Ievadā jāsniedz kopsavilkums par piezīmes saturu
9. solis. Ievads ir īss
Pirmajā sadaļā nav jāsniedz visa informācija un/vai pierādījumi.
Pietiks ar dažiem teikumiem vai īsu rindkopu
10. solis. Definējiet piezīmes korpusa iestatījumus
Pēc ievada biznesa piezīmēs parasti ir divas līdz četras papildu rindkopas pirms noslēguma. Saturs un iestatījumi ir atkarīgi no tēmas.
Piemēram, jūs varat sakārtot informāciju svarīguma secībā. Vai arī, ja aprakstāt procesu, sadaliet piezīmes pamattekstu, lai tas atbilstu procesa posmiem
11. solis. Izlemiet, vai vēlaties iekļaut subtitrus
Biznesa piezīmēm jāsastāv no skaidrām sadaļām. Parasti biznesa piezīmes ir skaidri sadalītas, lai saņēmējs varētu viegli izlasīt un sagremot informāciju. Jūs varat palīdzēt viņiem saprast aizzīmes, iezīmējot apakšsadaļas.
12. solis. Uzrakstiet konkrētu apakšvirsrakstu
Pārliecinieties, ka adresāts ir skaidri redzams katrā apakšiedaļā.
Piemēram, rakstot piezīmi par plānoto biroja pārvietošanu, iekļaujiet šādas apakšsadaļas: “Jauna atrašanās vieta mūsu galvenajam birojam”, “Svarīgi norādījumi biroja piederumiem” un “Biroja pārvietošanas pabeigšanas grafiks”
13. solis. Iekļaujiet tēmas teikumu galvenajā rindkopā
Katras apakšiedaļas vai rindkopas pirmajā teikumā jāiekļauj sadaļas galvenais punkts.
Katrai piezīmes rindkopai vai sadaļai jābūt vērstai tikai uz vienu ideju
14. solis. Apsveriet iespēju izmantot aizzīmes
Ja vēlaties izcelt svarīgus punktus, aizzīmes vai saraksti var būt ļoti noderīgi. Šis formāts mudina lasītājus pievērst uzmanību svarīgiem punktiem un palīdz ātrāk un efektīvāk izlasīt piezīmes.
Solis 15. Saglabājiet piezīmi īsu
Parasti biznesa piezīmes nav garākas par vienu līdz divām lapām.
Šis standarta lapu ierobežojums parasti attiecas uz dokumentiem ar vienu atstarpi bez papildu rindām starp sadaļām
16. solis. Izlemiet, vai jums ir nepieciešams kopsavilkuma punkts
Parasti piezīmēm nav nepieciešams kopsavilkums, it īpaši, ja tās ir mazākas par vienu lapu.
Tomēr, ja aprakstītā informācija ir sarežģīta vai piezīme ir garāka nekā parasti, ir lietderīgi iegūt galveno punktu kopsavilkumu
17. solis. Ievadiet noslēguma sadaļu vai rindkopu
Pat ja kopsavilkuma piezīme nav nepieciešama, tā tomēr jāpabeidz ar noslēguma teikumu. Padomājiet par sekojošo:
- Kāds ir piezīmes galvenais vēstījums? Vai vēlaties, lai saņēmējs kaut ko darītu? Vai viņiem ir jāatbild ne vēlāk kā jebkurā dienā? Ja jā, skaidri norādiet.
- Ja nav jāveic nekādas darbības, iekļaujiet vienkāršu noslēguma teikumu, piemēram, “Es labprāt apspriedīšu tālāk” vai “Lūdzu, sazinieties ar mani, ja rodas kādas problēmas vai jautājumi”.
18. solis. Parakstiet, ja vēlaties
Parasti piezīmes beigās nav jāpievieno vārds vai paraksts. Tomēr atcerieties, ka visdrošāk ir sekot citiem piezīmju piemēriem savā jomā.
- Ja otrs beidzas formāli (piemēram, “Ar cieņu, Dr. Sari), sekojiet šim piemēram.
- Lai gan tam nav nepieciešams paraksts, dokumenta beigās, iespējams, būs jāiekļauj jūsu iniciāļi.
19. solis. Norādiet, vai ir kādi pielikumi
Ja piezīmē ir arī pielikumi, piemēram, tabulas, diagrammas vai pārskati, noteikti miniet pielikumus piezīmes beigās. Piemēram, “Pievienots: 1. tabula”.
- Jums vajadzētu arī atsaukties uz pielikumu piezīmes pamattekstā.
- Piemēram, lai atgādinātu darbiniekus par gaidāmo biroja pārcelšanos, jūs varētu uzrakstīt šādu informāciju: “Mēs plānojam pabeigt pārvietošanas procesu līdz šī ceturkšņa beigām. Sīkāku grafiku skatiet pievienotajā 1. tabulā.”
20. solis. Izlasiet vēlreiz rūpīgi uzrakstīto piezīmi
Pirms sūtīšanas izlasiet vēlreiz un izlabojiet. Pārliecinieties, vai teikuma gramatika ir pareiza, vai tajā nav kļūdu vai pieturzīmju, un saturs ir viegli saprotams.
- Apsveriet iespēju atlikt piegādi pēc pirmās korekcijas, ja laiks nav problēma. Ja stundu vai divas vēlāk lasīsit piezīmi, iespējams, atradīsit kļūdas, kas sākotnēji tika ignorētas.
- Ja piezīme satur sensitīvu informāciju, pārbaudiet uzņēmuma politiku, lai uzzinātu, kas var pārskatīt piezīmi jūsu vietā un galīgi apstiprināt tās saturu.
