Iknedēļas pārskatus parasti izmanto daudzos uzņēmumos un mazumtirdzniecības vidēs, vai pētniecības projektos un praksēs. Rakstiet īsus, kodolīgus iknedēļas ziņojumus, lai jūsu priekšniekam būtu skaidrs priekšstats par paveikto.
Solis
1. daļa no 3: Informācijas organizēšana
1. solis. Nosakiet ziņojuma mērķi
Lai gan uzdevuma ietvaros jums ir jāiesniedz iknedēļas pārskati, paša ziņojuma mērķis nav saglabāt darbu. Zinot iemeslus, kādēļ jūsu priekšnieks lūdz iknedēļas atskaiti, jūs varēsit precīzi noteikt, kāda informācija jāiekļauj ziņojumā un kas ir vissvarīgākais.
- Parasti ziņojumi tiek rakstīti, lai informētu vadītājus par projekta statusu, pie kura strādājat, vai palīdzētu viņiem pieņemt lēmumus.
- Piemēram, ja esat mazumtirdzniecības veikala vadītājs, jums var lūgt iesniegt iknedēļas pārskatu, kurā apkopots nedēļas pārdošanas apjoms. Darba devēji izmanto šos pārskatus, lai novērtētu veikala darbību, cenu līmeni un saņemtos pasūtījumus.
- Ja jūs iesniedzat iknedēļas ziņojumu par praksi vai pētniecības projektu, ziņojuma mērķis ir parādīt priekšniekam vai instruktoram, cik daudz jūs progresējat, un dalīties ar visiem galvenajiem sasniegumiem un atklājumiem.
2. solis. Izlemiet, kurš lasīs ziņojumu
Zinot, kas ir jūsu auditorija, ir svarīgi plānot ziņojumu. Ja jūs nezināt, kas lasīs ziņojumu (un kāpēc), jums nav iespējas zināt, kura informācija ir vissvarīgākā.
- Mērķauditorijas noteikšana palīdzēs arī saprast, kā jāveido ziņojums un kādā valodā lietot. Piemēram, jūs varētu uzrakstīt patiesu ziņojumu, ja auditorija ir piecus gadus vecu bērnu grupa, nekā tad, ja jūs to rakstītu lielas korporācijas vadītājiem.
- Jūs arī iegūsit skaidrāku priekšstatu par to, ko jūsu auditorija jau zina un kas jums jāpaskaidro sīkāk vai jāsniedz papildu atsauces avoti. Piemēram, ja jūs rakstāt iknedēļas ziņojumu par kādu juridisku jautājumu un to lasīs juristu grupa, nav jāsniedz detalizēts likuma kopsavilkums. Tomēr šāds kopsavilkums var būt vajadzīgs, ja jūs rakstāt ziņojumu par šo jautājumu vadītājiem vai administratoriem, kuriem nav juridisku zināšanu.
- Ja ziņojums ir nepieciešams praksei, pētniecības projektam vai citai akadēmiskai darbībai, paturiet prātā, ka auditorija nav jūsu pasniedzējs vai pasniedzējs, lai gan ziņojums viņiem tiks iesniegts. Lai šajā kontekstā atrastu auditoriju, koncentrējieties uz sava projekta būtību un disciplīnu kopumā.
3. solis. Piešķiriet prioritāti ziņojuma galvenajiem punktiem
Lai gan jums jācenšas saglabāt ziņojumu pēc iespējas kodolīgāku, iespējams, auditorija to visu neizlasīs. Lai atbildētu uz to, pārskata sākumā ievietojiet vissvarīgāko informāciju vai gala rezultātu.
- Piemēram, ja ziņojuma mērķis ir salīdzināt un salīdzināt trīs dažādu marku iekārtas un ieteikt to, kas, jūsuprāt, ir vispiemērotākais uzņēmuma vajadzībām, secinājums jāraksta sākumā. Pēc tam jūs varat sniegt paskaidrojumu, kāpēc.
- Parasti ziņojuma pirmajā lappusē jābūt rezultātu kopsavilkumam, ieteikumiem vai secinājumiem. Izmantojiet pārējo pārskata daļu, lai padziļinātos, un lasītāji lasīs tālāk, ja uzskata, ka ir nepieciešams vai vēlas paplašināt izpratni par jūsu atklājumiem.
4. Apzinieties “likteni”, ko ziņojums parasti piedzīvo
Vairumā gadījumu tiek sagatavoti iknedēļas pārskati par datu saglabāšanas prasībām, un tie tiks reģistrēti attiecīgajos arhīvos. Iknedēļas ziņojumi lielākajā daļā gadījumu tiek reti lasīti kopumā, un jums nevajadzētu gaidīt citādi.
- Tomēr neizmantojiet šo faktu kā attaisnojumu, lai viltotu ziņojumus vai strādātu pie tiem, lai tie būtu zemas kvalitātes. Pārskatos jāatspoguļo sevi un jūsu darba ētiku. Vāji izstrādāts ziņojums, visticamāk, tiks pamanīts, un sakot: "Es zināju, ka jūs to nelasīsit", nav attaisnojums nestandarta darba izstrādājuma ražošanai.
- Lai gan ziņojumam kopumā jābūt kvalitatīvam un labi uzrakstītam, koncentrējieties uz ziņojuma daļām, kuras auditorija, visticamāk, lasa. Šī sadaļa parasti ir kopsavilkums vai ieteikums. Jums tas jāraksta bez mazākās kļūdas.
- Paturiet prātā, ka priekšnieki nelasa visu ziņojuma saturu nevis tāpēc, ka viņus neinteresē vai tāpēc, ka tie nav svarīgi. Cilvēki, kas ieņem augstāko vadību vai vadošus amatus, ir ļoti aizņemti, un viņi ir prasmīgi apkopot informāciju, kas nepieciešama efektīvai lēmumu pieņemšanai. Viņi nelasīs visu pārskatu, ja vien tas nav absolūti nepieciešams, bet saglabās to tikai gadījumā, ja vēlāk vēlas to vēlreiz izlasīt.
2. daļa no 3: Pārskatu formatēšana
1. solis. Lūdziet paraugu
Daudziem uzņēmumiem ir standarta formāts iknedēļas ziņojumiem, un vadītāji vai vadītāji var būt pieraduši saņemt informāciju šādā veidā. Dažādu formātu izmantošana var radīt vilšanos un apjukumu.
- Tas ir ļoti svarīgi pārdošanas pārskatu sagatavošanā. Vadītāji ir pieraduši skatīties pārskatus īsumā un zināt, kur lapā viņi atradīs noteiktus skaitļus vai informāciju. Dažādu formātu izmantošana kļūst par neefektīvu pasākumu, jo viņi ir spiesti izlasīt visu pārskatu, lai atrastu nepieciešamo informāciju.
- Sazinieties ar administratīvo palīgu, lai uzzinātu, vai ir veidne, ko varat izmantot, lai rakstītu pārskatu. Tādā veidā jums tas nav jāizveido no jauna, izmantojot tekstapstrādes lietotni. Daudziem uzņēmumiem ir dokumentu veidnes ar pareiziem iestatījumiem, ieskaitot piemales, tabulas, rindkopu stilus un fontus.
2. solis. Apsveriet piegādes metodes
Ja atskaiti iesniedzat kā drukātu dokumentu vai kā e-pasta pielikumu, formāts būs citāds nekā tad, ja to rakstījāt kā daļu no e-pasta teksta.
- Piemēram, ja ziņojumu sūtāt kā e-pasta pielikumu, e-pasta tekstā ir jāiekļauj kopsavilkums. Tādā veidā lasītājiem nav jāatver pielikums, lai saprastu jūsu ziņojuma galvenos aspektus.
- Ja iesniedzat ziņojumu kā fizisku dokumentu, visticamāk, jums būs jāiekļauj pavadvēstule vai titullapa, lai ziņojumu varētu pareizi identificēt un iesniegt.
- Neatkarīgi no tā, kā iesniedzat pārskatu, pārliecinieties, vai jūsu vārds ir iekļauts visās lapās un vai visas lapas ir numurētas formātā “X no Y” (lasiet: X lapa no Y kopsummas). Pārskatu lapas var viegli izkliedēt, un ar ātru skatienu vajadzētu spēt noteikt, vai ziņojums ir pilnīgs un kas to sastādījis.
- Jūs varat viegli iekļaut nepieciešamo informāciju kā galveni (galveni) katrā lapā. Piemēram, galvene varētu būt šāda: “Sarita Hakim Sales Report, Sunday 23, p. 3 no 7 ".
3. Iekļaujiet kopsavilkumu
Kopsavilkums ir īss visa ziņojuma kopsavilkums, parasti tikai viena vai divas rindkopas, ar dažiem teikumiem katrai ziņojuma sadaļai. Vispārējā ideja ir tāda, ka izpilddirektors var izlasīt šo kopsavilkumu, un, kamēr tas atbilst viņa sākotnējām cerībām par izskatāmo jautājumu, viņš var rīkoties, tālāk nelasot.
- Veidojot kopsavilkumu, ir ļoti svarīgi lietot skaidru un kodolīgu valodu, lai to būtu viegli saprast. Izvairieties no žargona vai īpašiem terminiem, kas prasa paskaidrojumus, pat ja zināt, ka jūsu auditorija šos terminus ļoti labi pārzina.
- Pēc visu pārējo pārskata sadaļu aizpildīšanas beigās uzrakstiet kopsavilkumu. Galu galā jūs nevarat apkopot kaut ko, kas vēl nav uzrakstīts. Pat ja jums jau ir detalizēts pārskats par to, ko rakstīt, lietas rakstīšanas laikā var mainīties.
4. solis. Izveidojiet pārskata rindkopu un sadaļu struktūru
Kad esat sapratis formātu, kas tiks izmantots ziņojuma rakstīšanai, izveidojiet pārskata sadaļu kontūru, kas atbilst ziņojuma mērķim.
- Pārbaudiet kontūru, lai pārliecinātos, ka viss loģiski plūst no vienas sadaļas uz otru, un pārliecinieties, vai kontūra ir veidota tā, lai tā atbilstu mērķauditorijai, kas ir noteikta ziņojumam.
- Kopumā ziņojumā tiks iekļauts kopsavilkums, ievads, secinājumi un ieteikumi, secinājumi un diskusijas, kā arī atsauču saraksts. Varat iekļaut pielikumus, kas satur atbilstošus datus, kā arī satura rādītāju garākiem pārskatiem. Tomēr iknedēļas pārskati parasti nav tik ilgi.
- Katra pārskata sadaļa attiecas uz noteiktu tēmu. Šajā sadaļā katrs punkts attiecas uz vienu ideju. Piemēram, ja vienas pārskata sadaļas nosaukums ir “Populāri zīmoli bērniem”, varat uzrakstīt atsevišķu rindkopu katram zīmolam. Ja jūs nošķirat zēnu un meiteņu apģērbu, izveidojiet apakšsadaļu (ar atbilstošiem subtitriem) katram zīmolam, tad vienu rindkopu, kurā tiek apspriests zīmola piedāvātais zēnu apģērbs, un vēl vienu rindkopu par meiteņu apģērbu.
5. solis. Ja nepieciešams, izveidojiet titullapu vai pavadvēstuli
Īsākiem pārskatiem, iespējams, nav nepieciešama atsevišķa titullapa, bet garākos pārskatos jāiekļauj īpaša lapa, kas identificē jūs kā pārskata autoru un īsumā izskaidro pārskata mērķi.
- Titullapa atšķiras no kopsavilkuma un būtībā ietver informāciju, kas nepieciešama administratīvo mērķu sasniegšanai, lai ziņojumu varētu pareizi iesniegt.
- Darba devējiem var būt īpaša ievadlapa, kas nepieciešama iknedēļas pārskatiem. Ja tā, pārliecinieties, vai izmantojat pareizo formātu.
- Titullapā jāiekļauj vismaz pārskata nosaukums vai apraksts (piemēram, “Iknedēļas pārdošanas pārskats”), jūsu vārds un citu ieguldītāju vārdi, uzņēmuma nosaukums un pārskata aizpildīšanas vai iesniegšanas datums..
3. daļa no 3: Spēcīgas valodas lietošana
1. solis. Izveidojiet efektīvus virsrakstus un subtitrus
Virsraksti un apakšvirsraksti ļauj lasītājiem ātri atrast konkrētas pārskata sadaļas, kas viņus interesē vai ko viņi vēlas lasīt, lai iegūtu vairāk pamatojošas informācijas par jūsu secinājumiem vai ieteikumiem.
- Pārliecinieties, ka nosaukums un apakšvirsraksts tieši un precīzi apraksta sadaļas vai apakšiedaļas saturu.
- Piemēram, veidojot iknedēļas pārdošanas pārskatu, varat iekļaut sadaļas, kurās tiek apspriestas “Sieviešu apģērbu tendences”, “Vīriešu modes tendences” un “Populāri bērnu zīmoli”. Šajās sadaļās varat ievietot subtitrus, lai izceltu noteiktas tendences vai populārus zīmolus.
- Visiem virsrakstiem izmantojiet to pašu gramatisko konstrukciju, lai pārskati izklausītos loģiski un konsekventi. Piemēram, ja pirmajā nosaukumā ir rakstīts “Stiprinājuma nostiprināšana vīriešu apģērbā”, otrajam nosaukumam vajadzētu būt “Vadošā sieviešu apģērbu tendence”, nevis kaut kas līdzīgs “Sieviešu apģērbu pārdošanas rādītāji”.
2. solis. Uzrakstiet atskaiti, izmantojot skaidrus un vienkāršus teikumus
Īsa rakstīšana ar teikumiem, kas strukturēti standarta “subjekts-darbības vārds-objekts” secībā, nodrošina domu skaidrību un uzticamību jūsu ieteikumiem un secinājumiem.
- Pēc ziņojuma pirmās versijas uzrakstīšanas uzmanīgi izlasiet to un izslēdziet visu nevajadzīgo valodu. Atrodiet darbību katram teikumam un novietojiet blakus darbības vārdam, kurš veica darbību. Padomājiet par katru teikumu tā, it kā tajā teiktu “kurš ko darīja”.
- Noņemiet nevajadzīgus teikumus un izmantojiet pauzes frāzes, piemēram, “neatkarīgi no”, “ar mērķi” vai “kārtībā”.
- Jums varētu šķist, ka šis rakstīšanas stils ir garlaicīgs, taču iknedēļas ziņojumu rakstīšanas mērķis nav izklaidēt. Šis stils ir visefektīvākais, lai izklāstītu savu viedokli un nodotu informāciju lasītājam.
3. solis. Pārliecinieties, ka jūsu raksts ir objektīvs un objektīvs
Jūsu ieteikumiem jābalstās uz konkrētiem pierādījumiem, nevis viedokļiem vai jūtām. Pārlieciniet lasītāju ar spēcīgiem, skaidri uzrakstītiem faktiem.
- Izvairieties no nevajadzīgiem īpašības vārdiem un citiem vārdiem, kā arī frāzēm ar negatīvu vai pozitīvu pieskaņu. Tā vietā koncentrējieties uz argumentu rakstīšanu, pamatojoties uz faktiem.
- Piemēram, pieņemsim, ka jūs savā nedēļas pārskatā iesakāt paaugstinājumu kādam no pārdevējiem. Atbalstiet ieteikumu ar faktiem, kas parāda, ka darbinieks ir cienīgs, nevis pierakstiet subjektīvas vai emocionālas detaļas. Frāze “Sari mūsu veikalā vienmēr ir liels pārdošanas apjoms, lai gan viņa strādā tikai 15 stundas nedēļā” būtu labāka nekā “Sari ir mana draudzīgākā darbiniece un vienmēr cenšas darīt visu iespējamo, lai gan viņai ir jāierobežo stundas, lai par viņu rūpētos” slima māte.”
4. solis. Izmantojiet spēcīgus vārdus
Rakstot aktīvajā balsī, jūs izmantojat vienu vārdu, kas lasītājam norāda, kāda darbība notiek teikumā, proti, darbības vārdu. Izmantojiet īsus, spēcīgus darbības vārdus, kas skaidri raksturo notiekošo darbību.
- Izvēlieties vienkāršus darbības vārdus. Piemēram, “lietot” ir labāk nekā “lietot”.
- Dažos gadījumos ir nepieciešami darbības vārdi, kas apraksta procesus, piemēram, domāšana, zināšana, izpratne un ticēšana, taču parasti tie ir mazāk spēcīgi nekā darbības vārdi. Jums, iespējams, nāksies iedziļināties paziņojumā un pārvērst to darbībā. Piemēram, jūs varētu uzrakstīt “Es uzskatu, ka mūsu pārdošanas apjomi tuvāko mēnešu laikā pieaugs.” Mainiet paziņojumu un uzziniet, kāpēc jūs tam ticat. Pēc tam varat uzrakstīt teikumu, kas noved pie tādas darbības kā: “Vēsturiski pārdošanas apjomi pieaug svētku laikā. Es paredzu, ka novembrī un decembrī pārdošanas apjomi pieaugs.”
- Lai saglabātu uz darbību orientētu rakstīšanu, pārbaudiet pārskatu un mēģiniet noņemt priekšvārdus un aizstāt tos ar spēcīgākiem darbības vārdiem. Piemēram, “vispārēju vienprātību” var vienkāršot līdz “vienprātībai”, un, ja kāds “nodrošina aizsardzību”, iespaids tiek padarīts vēl spēcīgāks, sakot, ka viņš “aizsargā”.
5. Izvairieties no pasīvās balss
Rakstot pasīvā balsī, jūs mazāk uzsverat personu, kas to dara, un lielāku uzsvaru liekat uz darbības objektu. Lai gan dažos gadījumos tas ir vajadzīgs politisku vai diplomātisku iemeslu dēļ, pasīvās balss izmantošana bieži rada neskaidru un mulsinošu rakstīšanu.
- Aktīvā balss apbalvo personu, kas veica darbību, un parāda ziņojuma lasītājam, kurš ir atbildīgs par darbību. Lai saprastu, kāpēc tas ir svarīgi, iedomājieties, ka izlasījāt rakstu par ugunsgrēku, kurā teikts: “Par laimi, visi bērni tika izglābti.” Svarīga ir tās personas (-u) identitāte, kura izglāba bērnus. Ja teikumā ir teikts: “Vietējais priesteris, tēvs Johans, turp un atpakaļ devās ugunī, kas ieskauj bērnunamu un izglāba visus bērnus”, tagad jūs zināt, kurš ir pelnījis atzinību par to, ka viņš ir varonis šajā situācijā.
- Aktīvi teikumi ir svarīgi arī, lai uzņemtos atbildību par darbībām, kurām var būt negatīvas sekas. Ja savā ziņojumā ierakstāt “Radās kļūda”, jūsu priekšnieks vēlēsies uzzināt, kurš pieļāva kļūdu, lai viņš varētu uzlikt atbilstošu sodu. Ja jūs pieļaujat kļūdu, tad atzīšana un atbildības uzņemšanās par šo rīcību jums patiešām palīdzēs.
- Lai rakstiski atrastu un novērstu pasīvos teikumus, meklējiet darbības vārdus, kas sākas ar "di-". Kad esat to atradis, identificējiet teikuma darbību, noskaidrojiet, kurš to izdarījis, un pārvietojiet to uz teikuma sākumu un vidu.
6. solis. Nodot informāciju, izmantojot vizuālos elementus
Tabulas un grafikus ir daudz vieglāk lasīt un ievērot, nekā rindkopas, kurās sniegta viena un tā pati informācija, it īpaši, ja nododamā informācija sastāv no daudziem cipariem.
- Izvēlieties pareizos vizuālos elementus, lai nodotu informāciju lasītājiem viņiem noderīgā veidā un atspoguļotu ziņojuma mērķi.
- Piemēram, varat izvēlēties līniju diagrammu, lai parādītu vilnas jaku pārdošanas pieauguma tendenci. Šāds informācijas sniegšanas veids būs efektīvāks, lai parādītu pieaugumu nekā tabula ar katru mēnesi pārdoto vilnas jaku skaitu, jo tabulā lasītājs pieprasa aplūkot visus skaitļus, salīdzināt tos un atzīt, ka ir vērojams pieaugums. Viss, ko var izdarīt, vienkārši parādot vienkāršu līniju diagrammu.
- Paturiet prātā, ka acis piesaista vizuālie elementi. Pārliecinieties, ka šie elementi izskatās kārtīgi un sakārtoti un ir novietoti pareizajā vietā lapas augšdaļā. Jūs vienkārši prezentējat vizuālos elementus, kas ir svarīgi jūsu ieteikumam vai secinājumam.
7. solis. Novērst žargonu
Katrai nozarei vai akadēmiskajai disciplīnai ir noteikti neizbēgami termini, kā arī buzzwords, kas iegūst popularitāti no labi zināmām grāmatām vai rakstiem. Lai gan dažreiz šie vārdi ir noderīgi, tie parasti nerada pievienoto vērtību vai nespēj efektīvi nodot vēstījumu.
- Var būt noderīgi uzrakstīt parasto nozares atslēgvārdu sarakstu, lai pārskatos tos pārmērīgi neizmantotu. Kad pārskats ir pabeigts, varat meklēt šos vārdus dokumentā un vajadzības gadījumā tos aizstāt.
- Paturiet prātā, ka lasītājam modernu atslēgvārdu pārmērīga izmantošana nenozīmē, ka esat “labi informēts” šajā jomā, bet drīzāk rada pretēju iespaidu. Kopumā vadītāji un vadītāji ir vecāki un ir redzējuši simtiem šādu vārdu nāk un iet. Ja jūs to izmantojat pārāk daudz, viņi uzskatīs, ka esat slinks un nezina, par ko jūs runājat, vai vienkārši cenšas viņus ieskaidrot.
- Jums vajadzētu arī izvairīties no pārāk sarežģītu terminu lietošanas. Piemēram, ja jūs rakstāt ziņojumu, kurā apkopota juridiska problēma, tas nenozīmē, ka jums tas ir jāpārbauda ar lielu juridisko žargonu.
8. solis. Veiciet rūpīgu rakstzīmju pārbaudi
Pārskati, kuros ir drukas un gramatikas kļūdas, lasītājiem var būt neērti un atspoguļot negatīvu priekšstatu par jums. Izstrādājiet pārskatu krietni pirms termiņa, lai jums būtu pietiekami daudz laika, lai veiktu pareizu rakstzīmju pārbaudi.
- Palaidiet gramatikas un pareizrakstības pārbaudes programmu jūsu izmantotajā tekstapstrādes lietojumprogrammā. Šī programma izlaidīs daudzas kļūdas, jo īpaši drukas kļūdas, kuru rezultātā rodas homofoniskas kļūdas (piemēram, ierakstot “piekrauts”, ja vēlaties rakstīt “nosacījums”).
- Rūpīga rakstzīmju pārbaude reversā (atpakaļ uz priekšu) ir labs veids, kā pārliecināties, ka nepalaidāt garām kļūdas. Turklāt, ja jūs zināt, ko vēlaties rakstīt, jūs nodosit kļūdas, piemēram, trūkstošus vārdus, jo smadzenes tos automātiski pabeidz. Tas nenotiks, ja pārbaudīsit to no aizmugures uz priekšu.
- Pārskatu lasīšana skaļi ir vēl viens efektīvs veids, kā atklāt kļūdas un rediģēt rakstīšanas stilu. Ja jums ir grūti izlasīt noteiktu teikumu vai rindkopu, iespējams, ka šo daļu ir grūti saprast, jo arī lasītājiem būs tādas pašas grūtības. Labojiet sarežģītās daļas, lai tās varētu labāk plūst.
