Ja jums kādu laiku jāatstāj birojs vai plānojat doties atvaļinājumā, iespējams, vēlēsities ļaut cilvēkiem sūtīt e -pastu, ka esat prom. Ja jums ir Exchange konts, programmā Outlook ir iebūvētas funkcijas. Ja jums nav Exchange konta, joprojām varat automātiski atbildēt uz e -pasta ziņojumiem, izveidojot dažus noteikumus. Izpildiet šo rokasgrāmatu, lai iestatītu automātiskās atbildes neatkarīgi no tā, vai jums ir Exchange konts.
Solis
1. metode no 4: Outlook 2010/2013
1. solis. Iespējot automātiskās atbildes
Atlasiet Exchange mapi. Ziņojumu veikalā izvēlieties mapi. Lai redzētu opciju Automātiskās atbildes, jāizvēlas mape Exchange. Atveriet izvēlni Automātiskās atbildes (ārpus biroja). Šo izvēlni var atrast, noklikšķinot uz cilnes Fails un pēc tam atlasot cilni Informācija.
2. darbība. Konfigurējiet savu atbildi
Izvēlnē Automātiskās atbildes atzīmējiet izvēles rūtiņu Sūtīt automātiskās atbildes. Jūs varat iestatīt palīga aktīvo laiku, atzīmējot izvēles rūtiņu un iestatot laiku un datumu diapazonu.
3. solis. Uzrakstiet atbildi
Lai saņemtu e -pasta ziņojumus no apmaiņas servera, izmantojiet cilni Manā organizācijā. Lai atbildētu uz e -pasta ziņojumiem, kas saņemti no citām personām, izmantojiet cilni Ārpus manas organizācijas. Kad esat apmierināts ar savu atbildi, noklikšķiniet uz Labi.
4. darbība. Atspējojiet automātiskās atbildes
Ja automātiskajai atbildei iestatāt datumu diapazonu, palīgs automātiski beigsies, kad datumu diapazons būs beidzies. Ja neesat iestatījis datumu diapazonu, tas turpināsies, līdz atverat izvēlni Automātiskās atbildes un atlasāt “Nesūtīt automātiskās atbildes”.
2. metode no 4: Outlook 2007
1. darbība. Aktivizējiet Office Assistant
Noklikšķiniet uz cilnes Rīki. Izvēlnē Rīki atlasiet Ārpus biroja palīgs. Atzīmējiet izvēles rūtiņu “Sūtīt ārpus biroja automātiskās atbildes”. Jūs varat iestatīt palīga aktīvo laiku, atzīmējot izvēles rūtiņu un iestatot laiku un datumu diapazonu.
2. solis. Uzrakstiet atbildi
Lai saņemtu e -pasta ziņojumus no apmaiņas servera, izmantojiet cilni Manā organizācijā. Lai atbildētu uz e -pasta ziņojumiem, kas saņemti no citām personām, izmantojiet cilni Ārpus manas organizācijas. Kad esat apmierināts ar savu atbildi, noklikšķiniet uz Labi.
3. solis. Atspējot palīgu ārpus biroja
Ja automātiskajai atbildei iestatāt datumu diapazonu, palīgs automātiski beigsies, kad datumu diapazons būs beidzies. Ja nenorādāt datumu diapazonu, tas turpināsies, līdz atverat izvēlni Automātiskās atbildes un atlasāt “Nesūtīt automātiskās atbildes”.
3. metode no 4: Outlook 2003
1. darbība. Aktivizējiet Office Assistant
Izvēlnē Rīki atlasiet Ārpus biroja palīgs. Atzīmējiet izvēles rūtiņu “Es šobrīd neesmu birojā”.
2. solis. Uzrakstiet atbildi
Lodziņā “Automātiski atbildēt tikai vienu reizi katram sūtītājam ar šādu tekstu:” ievadiet atbildi, kuru vēlaties izmantot kā e -pasta atbildi.
3. solis. Pievienojiet noteikumus
Asistentam varat pievienot kārtulas, piemēram, pārsūtīt ziņojumus no noteiktiem sūtītājiem citiem adresātiem. Noklikšķiniet uz pogas Pievienot noteikumu …, lai konfigurētu noteikto noteikumu. Piemēram, varat izveidot kārtulu, kas pārsūtīs jūsu kolēģiem e -pasta ziņojumus no konkrēta klienta, lai nepalaistu garām svarīgus e -pastus, kad esat prom.
4. solis. Atspējot palīgu ārpus biroja
Ārpus biroja palīgs turpināsies, līdz atverat izvēlni Automātiskās atbildes un atlasāt “Nesūtīt automātiskās atbildes ārpus biroja”.
4. metode no 4: automātisko atbilžu sūtīšana bez Exchange konta
Solis 1. Izveidojiet veidni
Bez Exchange konta opcija Automātiskā atbilde nav pieejama. Bet joprojām ir iespējams iestatīt automātiskās atbildes, izmantojot veidni un dažus noteikumus. Sāciet, izveidojot jaunu e -pastu. Šī būs jūsu automātiskās atbildes veidne.
- Izvēlieties tēmu, kas īsumā apraksta situāciju. Piemēram, “Ārpus biroja līdz”. Tēmā varat arī ierakstīt vārdus "automātiskā atbilde", lai adresāti uzreiz zinātu, ka saņemtais ir automātiska atbilde.
- Uzrakstiet īsziņu. E -pasta ziņojuma pamattekstā uzrakstiet vispārīgu ziņojumu, ko var piemērot ikvienam, kurš to saņem. Pastāstiet saņēmējam, kā ar jums sazināties, vai kādam citam, ar kuru viņš var sazināties.
2. darbība. Saglabājiet veidni
Kad esat apmierināts ar ziņojumu, noklikšķiniet uz Saglabāt kā … Nolaižamajā izvēlnē "Saglabāt kā veidu" atlasiet Outlook veidne. Tas saglabās failu kā veidni, kas tiek ielādēta programmā Outlook.
Solis 3. Izveidojiet noteikumu
Lai automātiskā atbilde darbotos pareizi, jums ir jānosaka daži noteikumi, lai procesu automatizētu. Programmā Office 2003/2007 noklikšķiniet uz izvēlnes Rīki un atlasiet Noteikumi un brīdinājumi. Programmā Office 2010/2013 noklikšķiniet uz cilnes Fails, atlasiet Informācija un pēc tam noklikšķiniet uz Noteikumi un brīdinājumi. Tādējādi tiks atvērta izvēlne E-pasta noteikumi.
- Noklikšķiniet uz pogas Jauns noteikums. Jums tiks lūgts izvēlēties veidni. Sadaļā “Sākt no tukšas kārtulas” atlasiet “Pārbaudīt ziņojumus, kad tie pienāk”. Noklikšķiniet uz Tālāk.
- Izlemiet, uz kuru ziņojumu atbildēt. Ja vēlaties atbildēt uz katru ziņojumu, ko saņemat iesūtnē, atzīmējiet lodziņu “kur mans vārds ir lodziņā Kam”. Varat to sašaurināt, norādot konkrētu piegādi vai e -pastu ar dažiem vārdiem e -pasta tēmā vai pamattekstā. Kad esat izdarījis izvēli, noklikšķiniet uz Tālāk.
- Ielādējiet savu veidni. Nākamajā logā atlasiet lodziņu “atbildēt, izmantojot īpašu veidni”, lai ielādētu iepriekš izveidoto ziņojumu. Apraksta lodziņā noklikšķiniet uz saites "konkrēta veidne". Tiks atvērts dialoglodziņš, kurā tiks vaicāts, kur saglabāt veidni. Atlasiet "Lietotāja veidnes failu sistēmā". Atveriet iepriekš izveidoto ziņojumu.
- Iestatiet savus izņēmumus. Kad veidne ir ielādēta, varat norādīt gadījumus, ja nevēlaties, lai atbilde tiktu nosūtīta, piemēram, konkrētiem adresātiem vai noteikta veida ziņojumiem. Kad esat izdarījis izvēli, noklikšķiniet uz Tālāk.
- Piešķiriet noteikumam nosaukumu. Lai pabeigtu, kārtulai jāpiešķir nosaukums. Izmantojiet kaut ko viegli atcerējamu, lai nākotnē varētu ātri atspējot šo noteikumu. Lai iespējotu kārtulu, atzīmējiet izvēles rūtiņu "Ieslēgt šo kārtulu", pēc tam noklikšķiniet uz Pabeigt.
Solis 4. Atspējojiet noteikumu
Kad esat atgriezies darbā, varat atspējot kārtulu, atkārtoti atverot izvēlni Noteikumi un brīdinājumi. Aktīvo kārtulu sarakstā atlasiet izveidoto kārtību ārpus biroja, pēc tam noklikšķiniet uz pogas Dzēst.
Padomi
- Organizācija parasti tiek definēta kā jūsu uzņēmums, un tajā ir cilvēki, kuriem jūsu e-pasta sistēmā ir Exchange Server konti.
- Galvenajā Outlook logā tiek parādīta izvēlne Rīki. Galvenais logs ir tas pats logs, kas parādās, palaižot programmu Outlook, un tajā ir izvēlnes Fails, Rediģēt, Skatīt, Iet, Rīki, Darbības un Palīdzība. Logā, ko izmantojat, lai izveidotu vai apskatītu vienumus, piemēram, e-pasta ziņas, kontaktpersonas vai uzdevumus, nav izvēlnes Rīki.
- Ja atzīmējat izvēles rūtiņu Automātiskā atkārtošana cilvēkiem ārpus manas organizācijas, blakus cilnes nosaukumam tiks parādīta cilne Ārpus manas organizācijas (Ieslēgta).
- Kontaktpersonai jābūt jūsu Exchange Server kontaktpersonu mapē. Ja kontaktpersona atrodas tikai mapē, kas ir daļa no personisko mapju (.pst) faila, automātiskās atbildes ziņojums netiks nosūtīts.
