Microsoft Access ir datu bāzu veidošanas programma, kas ļauj ikvienam izveidot un pārvaldīt datu bāzes. Šī programma ir piemērota maziem projektiem lieliem uzņēmumiem un darbojas ļoti vizuāli. Tas padara to par lielisku datu ievadīšanai, jo jums nav jāstrādā ar tabulām vai darblapām. Lai sāktu pēc iespējas efektīvāk izmantot Microsoft Access, skatiet tālāk norādītās pirmās darbības.
Solis
1. daļa no 6: jaunas datu bāzes izveide
1. solis. Noklikšķiniet uz cilnes Fails un izvēlieties "Jauns"
Datu bāze ir vieta, kur jūsu dati tiek glabāti dažādās formās. Varat izvēlēties izveidot tukšu datu bāzi vai izvēlēties no esošas veidnes.
- Tukša datu bāze ir standarta Access datu bāze, un tā ir ieteicama vietējai lietošanai. Izveidojot vietējo datu bāzi, tiks iekļauta tabula.
- Tīmekļa datu bāzes ir veidotas tā, lai būtu saderīgas ar Access tīmekļa ierīcēm. Izveidojot tīmekļa datu bāzi, tiks iekļauta tabula.
- Veidnes ir datu bāzes, kas paredzētas dažādiem lietojumiem. Izvēlieties veidni, ja nevēlaties tērēt laiku datu bāzes izstrādei.
Solis 2. Nosauciet datu bāzi
Kad esat izvēlējies datu bāzes veidu, piešķiriet tai nosaukumu, kas atspoguļo tās saturu. Tas ir īpaši noderīgi, ja strādāsit ar daudzām dažādām datu bāzēm. Lodziņā "Faila nosaukums" ievadiet savas datu bāzes nosaukumu. Atlasiet "Izveidot", lai izveidotu jaunu datu bāzes failu.
2. daļa no 6: Datu pievienošana datu bāzei
1. solis. Nosakiet savu datu labāko struktūru
Ja veidojat tukšu datu bāzi, jums būs jādomā par to, kā sakārtot savus datus un pievienot pareizas datu struktūras. Ir dažādi veidi, kā formatēt un mijiedarboties ar datiem programmā Access:
- Tabulas - Tabulas ir primārais datu glabāšanas veids datu bāzē. Tabulas var salīdzināt ar Excel darblapām: dati tiek sakārtoti kolonnās un tabulās. Tāpēc datu importēšana no Excel un citām numuru apstrādes programmām ir vienkāršs process.
- Veidlapas - veidlapas ir veids, kā pievienot datus savai datu bāzei. Lai gan jūs varat pievienot datus datu bāzei tieši tabulās, veidlapu izmantošana paātrinās datu vizuālo ievadi.
- Pārskati - pārskati ir noderīgi, lai apkopotu un parādītu datus no jūsu datu bāzes. Pārskatus izmanto, lai analizētu datus un atbildētu uz konkrētiem jautājumiem, piemēram, cik liela peļņa tika gūta vai kur ir visvairāk klientu. Pārskati ir paredzēti drukāšanai.
- Vaicājums - vaicājums ir veids, kā jūs saņemat un kārtojat datus. To var izmantot, lai parādītu konkrētus ierakstus no dažādām tabulām. Varat arī izmantot vaicājumus, lai pievienotu un atjauninātu datus.
2. Izveidojiet savu pirmo tabulu
Ja sākat tukšu datu bāzi, sāksit ar tukšu tabulu. Jūs varat sākt ievadīt datus šajā tabulā vai nu manuāli, vai arī kopējot tos no cita avota.
- Katrs datu gabals ir jāglabā savā slejā (laukā), savukārt dati jāievieto savā rindā. Piemēram, katra klienta dati tiek glabāti rindā, savukārt pieejamie lauki ir atšķirīga informācija par šo patērētāju (vārds, uzvārds, e -pasta adrese utt.)
- Varat nosaukt sleju etiķetes, lai jums būtu vieglāk uzzināt katra lauka nosaukumu. Veiciet dubultklikšķi uz kolonnas galvenes, lai to pārdēvētu.
3. solis. Importējiet datus no citiem avotiem
Ja vēlaties importēt no atbalstīta faila vai atrašanās vietas, varat iestatīt piekļuvi piekrist informācijai un pievienot to savai datu bāzei. Tas ir noderīgi, lai saņemtu datus no tīmekļa serveriem vai citiem koplietotiem avotiem.
- Noklikšķiniet uz cilnes Ārējie dati
- Atlasiet importējamā faila veidu. Sadaļā "Importēšana un saite" redzēsit vairākas datu tipu iespējas. Jūs varat noklikšķināt uz Vairāk, lai skatītu citas iespējas. ODBC apzīmē Open Database Connectivity un ietver tādas datu bāzes kā SQL.
- Pārlūkojiet datu atrašanās vietas. Ja dati atrodas serverī, jums jāievada servera adrese.
- Nākamajā logā atlasiet "Norādiet, kā un kur vēlaties saglabāt datus pašreizējā datu bāzē". Atlasiet "Labi". Izpildiet norādītās darbības, lai importētu savus datus.
4. solis. Pievienojiet vēl vienu tabulu
Jūs vēlaties saglabāt dažādus ierakstus dažādās datu bāzēs. Tādējādi jūsu datu bāze darbosies nevainojami. Piemēram, jums var būt klientu informācijas tabula un cita tabula informācijas pasūtīšanai. Pēc tam varat saistīt klientu informācijas tabulu ar pasūtījuma informācijas tabulu.
Cilnes Sākums sadaļā "Izveidot" noklikšķiniet uz pogas "Tabula". Jūsu datu bāzē parādīsies jauna tabula. Informāciju var ievadīt tāpat kā pirmajā tabulā
3. daļa no 6: Attiecību pārvaldība starp tabulām
1. solis. Izprotiet, kā darbojas slēdzenes
Katrai tabulai būs unikāla primārā atslēga katram ierakstam. Sākotnēji Access izveido ID kolonnu, kuras skaits palielinās ar katru ierakstu. Šī sleja darbosies kā "primārā atslēga". Tabulās var būt arī "ārējās atslēgas" lauki, kas ir saistīti lauki no citām datu bāzes tabulām. Saistītajiem laukiem būs vienādi dati.
- Piemēram, tabulā Pasūtījumi jums var būt lauks Klienta ID, lai ierakstītu klienta pasūtīto. Attiecību šim laukam varat izveidot ar tabulas Klienti ID lauku.
- Attiecību izmantošana starp tabulām palīdzēs nodrošināt jūsu datu konsekvenci, efektivitāti un ērtu piekļuvi.
2. solis Noklikšķiniet uz cilnes Datu bāzes rīki, pēc tam sadaļā Attiecības noklikšķiniet uz pogas Attiecības
Tiks atvērts jauns logs ar visu datu bāzes tabulu priekšskatījumu. Katrs lauks tiks parādīts zem katras tabulas nosaukuma.
Pirms attiecību izveidošanas jums ir jāizveido lauks "svešai atslēgai". Piemēram, ja tabulā Pasūtījumi vēlaties izmantot klienta ID, izveidojiet tabulā lauku Klients un atstājiet lauku tukšu. Pārliecinieties, vai formāts ir tāds pats kā laukam, uz kuru veidojat saiti (piemēram, skaitļi)
3. solis. Velciet lauku, kuru vēlaties izmantot kā ārējo atslēgu, uz lauku, kuru izveidojāt svešai atslēgai
Parādītajā logā noklikšķiniet uz Izveidot, lai iestatītu attiecību starp laukiem. Starp divām tabulām, kas savieno abus laukus, parādīsies līnija.
Veidojot attiecības, atzīmējiet izvēles rūtiņu "Izpildīt atsauces integritāti". Tas nozīmē, ka, mainot datus vienā laukā, mainīsies arī citu lauku dati. Tas padarīs jūsu datus precīzākus
4. daļa no 6: vaicājuma izveide
1. solis. Izprotiet vaicājumu lomu
Vaicājumi ir darbības, kas ļauj ātri apskatīt, pievienot un rediģēt datus datu bāzē. Ir daudz veidu vaicājumu, sākot no vienkāršas meklēšanas līdz jaunu tabulu izveidošanai, pamatojoties uz esošajiem datiem. Vaicājumi ir svarīgi pārskatu veidošanā.
Vaicājumi ir sadalīti divos galvenajos veidos: Atlasīt un Darbība. Pirmais vaicājums izvelk datus no tabulas un var tos aprēķināt, bet otrais var pievienot, rediģēt un dzēst datus no tabulas
2. solis. Izmantojiet vaicājumu vedni, lai izveidotu pamata atlases vaicājumu
Ja vēlaties izmantot pamata atlases vaicājumu, izmantojiet vaicājumu vedni, lai palīdzētu jums veikt šīs darbības. Vaicājumu vednim varat piekļūt cilnē Izveidot. Tas ļauj tabulā parādīt noteiktus laukus.
Izvēlētā vaicājuma izveide ar kritērijiem
1. solis. Atveriet vaicājuma noformējumu
Varat izmantot kritērijus, lai samazinātu atlases vaicājumu un parādītu tikai nepieciešamo informāciju. Lai sāktu darbu, noklikšķiniet uz cilnes Izveidot un atlasiet Vaicājuma noformējums.
2. solis. Izvēlieties savu tabulu
Tiks atvērts lodziņš Rādīt tabulu. Veiciet dubultklikšķi uz tabulas, kuru vēlaties izmantot, un noklikšķiniet uz Aizvērt.
3. solis. Pievienojiet laukus, uz kuriem tiks iegūti dati
Veiciet dubultklikšķi uz katra tabulas lauka, kuru vēlaties pievienot vaicājumam. Lauks tiks pievienots dizaina sarakstam.
4. solis. Pievienojiet kritērijus
Varat izmantot dažāda veida kritērijus, piemēram, tekstu vai funkcijas. Piemēram, ja vēlaties laukā Cena parādīt cenu, kas augstāka par 50 ASV dolāriem, ievadiet
=50
par kritērijiem. Ja vēlaties parādīt tikai klientus no Apvienotās Karalistes, ievadiet
Lielbritānija
lodziņā Kritēriji.
Katrā vaicājumā varat izmantot vairākus kritērijus
Solis 5. Noklikšķiniet uz "Palaist", lai redzētu rezultātu
Šī poga atrodas cilnē Dizains. Jūsu vaicājuma rezultāti tiks parādīti logā. Nospiediet Ctrl+S, lai saglabātu vaicājumu.
Izvēlētā vaicājuma izveide ar parametriem
1. solis. Atveriet vaicājuma noformējumu
Vaicājums ar parametriem ļauj iestatīt, kādus datus vēlaties saņemt katru reizi, kad izpildāt vaicājumu. Piemēram, ja jums ir klientu datubāze no dažādām pilsētām, varat izmantot vaicājumu ar parametriem, lai vaicātu, par kuru pilsētu vēlaties parādīt datus.
2. solis. Izveidojiet atlases vaicājumu un definējiet tabulu
Pievienojiet vaicājumam laukus, kuriem vēlaties izgūt datus, veicot dubultklikšķi uz tabulas priekšskatījuma.
Solis 3. Pievienojiet parametrus sadaļā Kritēriji
Parametri ap tiem ir apzīmēti ar “” rakstzīmēm. Teksts iekavās tiks parādīts vaicājumā, kas parādās, kad vaicājums tiek izpildīts. Piemēram, lai pieprasītu pilsētas ievadi, laukam Pilsēta noklikšķiniet uz šūnas Kritēriji un ievadiet
[Kura pilsēta?]
Vai varat beigt parametrus ar? vai:, bet ne ar! vai
4. Izveidojiet vaicājumu ar daudziem parametriem
Varat izmantot vairākus parametrus, lai vaicājuma rezultātos izveidotu pielāgotu atstarpi. Piemēram, ja vēlamais lauks ir Datums, varat iegūt rezultātus starp noteiktiem datumiem, ierakstot kodu> Starp [Sākuma datums:] un [Beigu datums:]. Palaižot vaicājumu, jūs saņemsiet divas uzvednes.
Galda izveides vaicājuma izveide
1. solis. Noklikšķiniet uz cilnes Izveidot un atlasiet Vaicājuma dizains
Varat izmantot vaicājumu, lai izgūtu konkrētus datus no esošas tabulas un izveidotu jaunu tabulu ar šiem datiem. Tas ir ļoti noderīgi, ja vēlaties sadalīt noteiktu datubāzes daļu vai izveidot veidlapu noteiktai datu bāzes daļai. Vispirms izveidosit parastu atlases vaicājumu.
2. solis. Izvēlieties tabulu, no kuras vēlaties izgūt datus
Veiciet dubultklikšķi uz tabulām. Ja nepieciešams, varat atlasīt vairākas tabulas vienlaikus.
3. solis. Izvēlieties lauku, no kura vēlaties izgūt datus
Tabulas priekšskatījumā veiciet dubultklikšķi uz katra lauka, kuru vēlaties pievienot. Šis lauks tiks pievienots jūsu vaicājumu sarakstam.
4. solis. Iestatiet kritērijus
Ja vēlaties norādīt noteiktus datus laukā, izmantojiet to kritēriju sadaļā. Sīkāku informāciju skatiet sadaļā "Atlases vaicājuma izveide ar kritērijiem".
5. solis. Pārbaudiet vaicājumu, lai pārliecinātos, ka rezultāti atbilst jūsu vajadzībām
Pirms tabulas izveidošanas palaidiet vaicājumu, lai pārliecinātos, ka tas izgūst pareizos datus. Pielāgojiet kritērijus un laukus, līdz iegūstat pareizos datus.
6. darbība. Saglabājiet vaicājumu, nospiežot Ctrl+S
Vaicājums parādīsies navigācijas rāmī ekrāna kreisajā pusē. Noklikšķiniet uz vaicājuma, lai to atlasītu vēlreiz, un noklikšķiniet uz cilnes Dizains.
Solis 7. Sadaļā “Vaicājuma veids” noklikšķiniet uz “Izveidot tabulu”
Parādīsies logs, kurā tiks prasīts jauns tabulas nosaukums. Ievadiet tabulas nosaukumu un noklikšķiniet uz Labi.
8. solis. Noklikšķiniet uz Palaist
Jūsu jaunā tabula tiks izveidota, pamatojoties uz jūsu izveidoto vaicājumu. Tabula parādīsies navigācijas rāmī ekrāna kreisajā pusē.
Pievienošanas vaicājuma izveide
1. solis. Atveriet iepriekš izveidoto vaicājumu
Varat izmantot vaicājumu Pievienot, lai pievienotu datus esošai tabulai no citas tabulas. Tas ir noderīgi, ja jāpievieno dati tabulai, kuru esat izveidojis, izmantojot tabulas izveides vaicājumu.
Solis 2. Cilnē Dizains noklikšķiniet uz pogas Pievienot
Tādējādi tiks atvērts logs Pievienot. Atlasiet tabulu, kurai vēlaties pievienot datus.
3. solis. Pēc vajadzības mainiet vaicājuma kritērijus
Piemēram, ja laukā “Gads” izveidojat tabulu ar kritērijiem “2010”, nomainiet to uz gadu, kuru vēlaties pievienot, piemēram, “2011”.
4. solis. Iestatiet, kur vēlaties pievienot datus
Noteikti iestatiet pareizos laukus katrai slejai, kurai pievienojat datus. Piemēram, izmantojot iepriekš minētās izmaiņas, dati jāpievieno lodziņam Gads rindā "Pievienot".
5. solis. Izpildiet vaicājumu
Cilnē Dizains noklikšķiniet uz "Palaist". Vaicājums tiks izpildīts, un dati tiks pievienoti tabulai. Pēc tam varat pievienot tabulu, lai pārbaudītu, vai dati tika ievadīti pareizi.
5. daļa no 6: Veidlapu izveide un izmantošana
1. solis. Izvēlieties tabulu, kurai vēlaties izveidot veidlapu
Veidlapas ļauj apskatīt datus katrā laukā un pārvietoties starp ierakstiem un ātri un viegli izveidot jaunus ierakstus. Veidlapas ir ļoti svarīgas, ja datus ievadāt ilgākā laika periodā, jo daudziem cilvēkiem to ir vieglāk izmantot nekā tabulas.
Solis 2. Cilnē Izveidot noklikšķiniet uz pogas Veidlapa
Tas automātiski izveidos veidlapu, pamatojoties uz tabulas laukiem. Piekļuve izveido pietiekama izmēra laukus, taču jūs varat pēc formas mainīt formu un pārvietot tās elementus.
- Ja nevēlaties, lai veidlapā tiktu parādīti noteikti lauki, varat ar peles labo pogu noklikšķināt un atlasīt Dzēst.
- Ja jūsu tabulai ir saistība, zem katra ieraksta, kurā tiek parādīti saistītie dati, parādīsies datu rinda. Tas ļauj vieglāk rediģēt saistītos datus. Piemēram, katram jūsu datu bāzes pārdevējam var būt saistīti klienta dati ar viņu ierakstu.
Solis 3. Pārlūkojiet savu veidlapu
Virziena pogas apakšā ir noderīgas, lai pārvietotos starp ierakstiem. Pārvietojoties starp ierakstiem, veidlapas lodziņi tiks aizpildīti ar jūsu datiem. Varat izmantot pogas stūrī, lai pārietu uz pirmo vai pēdējo ierakstu.
4. solis. Lai izmantotu tabulu, noklikšķiniet uz pogas Datu lapa
Šī poga atrodas augšējā kreisajā stūrī, un tā ļaus jums sākt mainīt datu saturu, izmantojot veidlapu.
5. solis. Mainiet veiktos ierakstus
Jūs varat rediģēt visu ierakstu visu lodziņu, lai mainītu esošos datus tabulā. Veiktās izmaiņas nekavējoties parādīsies tabulā un saistītajos datos.
6. solis. Pievienojiet jaunu ierakstu
Noklikšķiniet uz pogas "Pievienot ierakstu" pie navigācijas pogām, lai rindas beigās izveidotu jaunu ierakstu. Varat izmantot lodziņus, lai ievadītu datus tabulas tukšajās kastēs. Tas ir vienkāršs informācijas pievienošanas veids, nevis tabulas skata izmantošana.
7. darbība. Kad esat pabeidzis, saglabājiet veidlapu
Noteikti saglabājiet veidlapu, nospiežot Ctrl + S, lai vēlāk varētu tai piekļūt. Veidlapa parādīsies navigācijas rāmī ekrāna kreisajā pusē.
6. daļa no 6: Ziņojuma sastādīšana
1. solis. Izvēlieties tabulu vai vaicājumu
Pārskati ļaus jums parādīt savu datu kopsavilkumu. Pārskatus bieži izmanto algas un piegādes atskaitēm, un tos var pielāgot jebkurai lietošanai. Pārskatos tiek izgūti dati no jūsu izveidotajām tabulām vai vaicājumiem.
2. solis. Noklikšķiniet uz cilnes Izveidot
Atlasiet pārskata veidu, kuru vēlaties izveidot. Ir vairāki pārskatu veidošanas veidi. Access var automātiski ģenerēt pārskatus, kā arī varat izveidot pielāgotus pārskatus.
- Pārskats - tiks ģenerēts automātisks pārskats ar visiem jūsu avota datiem. Šeit nav datu grupēšanas, bet nelielām datu bāzēm šāda veida pārskati var būt piemēroti jūsu vajadzībām.
- Tukšs pārskats - tiks izveidots tukšs pārskats, kuru varēsit aizpildīt pēc vēlēšanās. Lai izveidotu pielāgotu pārskatu, varat izvēlēties kādu no pieejamajiem laukiem.
- Pārskatu vednis - atskaišu izveides vednis palīdzēs jums izveidot pārskata veidošanas procesu, ļaujot atlasīt un grupēt datus un formatēt datus.
3. solis. Atlasiet tukšā pārskata datu avotu
Ja izvēlaties ģenerēt tukšu pārskatu, jums jāizvēlas datu avots. Vispirms noklikšķiniet uz cilnes Kārtot un atlasiet Īpašuma lapa. Vai arī varat nospiest Alt+Enter.
Noklikšķiniet uz lejupvērstās bultiņas blakus ierakstīšanas avotam. Tiks parādīts jūsu tabulu un vaicājumu saraksts. Atlasiet tabulu vai vaicājumu, un atskaitei tiks atlasītas jūsu iespējas
4. solis. Pievienojiet pārskatam laukus
Kad esat ieguvis avotus, varat savam pārskatam pievienot laukus. Noklikšķiniet uz cilnes "Formāts" un noklikšķiniet uz "Pievienot esošo lauku". Labajā pusē parādīsies lauku saraksts.
- Noklikšķiniet un velciet laukus, kurus vēlaties pievienot dizaina rāmim. Ieraksts tiks parādīts jūsu pārskatā. Pievienojot papildu laukus, tie tiks automātiski iestatīti kopā ar esošajiem laukiem.
- Jūs varat mainīt lauka lielumu, noklikšķinot uz tā stūra un velkot to ar peli.
- Noņemiet lauku no pārskata, noklikšķinot uz tā nosaukuma un nospiežot Dzēst.
Solis 5. Grupējiet savus pārskatus
Grupēšana ļauj ātri apstrādāt informāciju no pārskatiem, jo saistītie dati jau ir sakārtoti. Piemēram, iespējams, vēlēsities grupēt pārdošanu pēc reģiona vai pārdevēja. Grupēšana ļauj jums to darīt.
- Noklikšķiniet uz cilnes Dizains un pēc tam uz "Grupēt un kārtot".
- Ar peles labo pogu noklikšķiniet jebkurā vietā laukā, kuru vēlaties grupēt. Izvēlnē atlasiet "Group On".
- Grupai tiks izveidota galva. Jūs varat pielāgot galvenes nosaukumus iezīmju grupām.
6. solis. Saglabājiet un kopīgojiet pārskatu
Kad pārskats ir pabeigts, varat to saglabāt un kopīgot vai izdrukāt tāpat kā jebkuru citu dokumentu. Izmantojiet pārskatus, lai kopīgotu darbības pārskatus ar investoriem, kontaktinformāciju par darbiniekiem un daudz ko citu.
Padomi
Microsoft Access tiek atvērts režīmā "Backstage View", kas nodrošina izvēlnes opcijas, kas ļauj atvērt datu bāzi, izveidot jaunu datu bāzi vai piekļūt komandām, lai rediģētu datu bāzi
Brīdinājums
Atkarībā no izveidotās datu bāzes veida dažas Access funkcijas ne vienmēr ir pieejamas. Piemēram, jūs nevarat koplietot darbvirsmas datu bāzi tīmeklī, un dažas datora funkcijas, piemēram, vaicājumu skaits, nav pieejamas tīmekļa datu bāzē
== Avots ==
- https://office.microsoft.com/en-us/access-help/introduction-to-queries-HA102749599.aspx?CTT=5&origin=HA102809525# _Toc355883441
- https://www.functionx.com/access/Lesson30.htm
- https://www.gcflearnfree.org/access2010/13
-
https://oit.wvu.edu/training/files/access2010reports.pdf
