Standarta darbības procedūra (SOP) ir dokuments, kas satur informāciju par uzdevuma veikšanas soļiem. Esošais SOP var būt vienkārši jāpārveido un jāatjaunina, vai arī jums var rasties situācija, kad jums ir jāraksta no nulles. Tas var šķist daudz darba, bet tas tiešām ir tikai ļoti, ļoti, "ļoti" izsmeļošs saraksts. Lai sāktu, skatiet 1. darbību.
Solis
1. daļa no 3: SOP formāta izveide
1. solis. Izvēlieties formātu
Rakstot SOP, nav pareizi vai nepareizi. Tomēr jūsu uzņēmumam var būt vairāki SOP, kurus varat izmantot kā formatēšanas rokasgrāmatu, norādot vēlamo uzdevuma veikšanas veidu. Ja tas ir jūsu gadījums, kā veidni izmantojiet esošu SOP. Ja tas tā nav, jums ir vairākas iespējas:
- Vienkāršu soļu formāts. Tas ir paredzēts ikdienas procedūrai, kas ir īsa, ar vairākiem iespējamiem rezultātiem un ir tieša. Izņemot nepieciešamo dokumentāciju un drošības vadlīnijas, šis dokuments ir vienkārši vienkāršu teikumu saraksts, kas satur izpildes rīkojumus lasītājam.
- Soli pa solim formāts. Tas parasti attiecas uz ilgām procedūrām - procedūrām, kas sastāv no vairāk nekā desmit posmiem un ietver lēmumu pieņemšanu, precizēšanu un terminoloģiju. Šis saraksts parasti ir galvenās darbības ar apakšpasākumiem noteiktā secībā.
- Blokshēmas formāts. Ja procedūra vairāk līdzinās kartei ar bezgalīgiem iespējamiem rezultātiem, jūsu labākā izvēle var būt blokshēma. Šis ir formāts, kas jāizvēlas, ja rezultāti ne vienmēr ir paredzami.
2. Apsveriet savus lasītājus
Pirms SOP rakstīšanas jāņem vērā trīs galvenie faktori:
- Jūsu lasītāju iepriekšējās zināšanas. Vai viņi pārzina jūsu organizāciju un tās procedūras? Vai viņi zina terminoloģiju? Jūsu valodai jāatbilst lasītāja zināšanām un ieguldījumiem.
- Jūsu lasītāja valodas zināšanas. Vai pastāv iespēja, ka cilvēki, kuri nesaprot jūsu valodu, "izlasīs" jūsu SOP? Ja tas ir iespējams, ieteicams pievienot attēlus un diagrammas ar parakstiem.
- Jūsu lasītāju loks. Ja daudzi cilvēki vienlaikus lasa jūsu SOP (katrs ar atšķirīgu lomu), jums ir jāformatē dokuments kā saruna lugā: 1. lietotājs veic darbību, pēc tam 2. lietotājs utt. Tādā veidā katrs lasītājs var redzēt, kā viņi kļūst par vienmērīga biznesa dzinēja neatņemamu sastāvdaļu.
Solis 3. Apsveriet savas zināšanas
Secinājums ir šāds: vai jūs esat īstais cilvēks, lai to uzrakstītu? Vai jūs zināt, ko šis process ietver? Vai pastāv kļūdas iespēja? Kā padarīt to drošu? Ja nē, iespējams, labāk to nodot kādam citam. Slikti uzrakstīti SOP - vai pat neprecīzi - ne tikai samazinās produktivitāti un var izraisīt organizatorisku kļūmi, bet tie var būt arī nedroši un negatīvi ietekmēt visu, sākot no jūsu komandas līdz videi. Īsi sakot, tas nav risks, kas jums jāuzņemas.
Ja šis ir jums dots projekts un jums liekas, ka jums tas ir jāpabeidz (vai ir pienākums), nekautrējieties lūgt palīdzību tiem, kas pabeidz ikdienas procedūras. Interviju veikšana ir kopīga SOP izveides procesa sastāvdaļa
4. solis. Izlemiet starp īsiem vai gariem SOP
Ja jūs rakstāt vai atjaunojat SOP personu grupai, kas pārzina protokolus, terminoloģiju utt., Un jums noderētu īss, kodolīgs SOP, kas drīzāk ir kontrolsaraksts, varat to uzrakstīt saīsinātā formā.
Papildus pamatmērķiem un attiecīgajai informācijai (datums, autors, personas kods utt.), Tas ir tikai īss darbību saraksts. Ja nav nepieciešama sīkāka informācija vai skaidrojums, lūk, kā jums tas jādara
5. solis. Atcerieties SOP mērķi
Skaidrs ir tas, ka jūsu organizācijā ir procedūras, kas tiek atkārtotas atkal un atkal. Bet vai ir kāds īpašs iemesls, kāpēc šis SOP ir noderīgs? Vai jāuzsver drošība? Atbilstības pasākumi? Vai šo SOP izmanto mācībām vai ikdienas aktivitātēm? Šeit ir daži iemesli, kāpēc jūsu SOP ir svarīgi jūsu komandas panākumiem:
- Lai nodrošinātu atbilstības standartu ievērošanu
- Lai maksimāli palielinātu ražošanas prasības
- Lai nodrošinātu, ka procedūra slikti neietekmē vidi
- Lai nodrošinātu drošību
- Lai pārliecinātos, ka viss notiek pēc grafika
- Lai novērstu kļūmes ražošanā
-
Izmantojams kā mācību dokuments
Ja jūs zināt, kas jūsu SOP ir jāuzsver, būs vieglāk veidot savu rakstu par šiem punktiem. Tāpat būs vieglāk saprast, cik svarīga ir jūsu SOP
2. daļa no 3: SOP rakstīšana
Solis 1. Pārklājiet nepieciešamo materiālu
Kopumā tehniskās SOP sastāv no četriem elementiem, kas ir "atsevišķi" no pašas procedūras:
- Titullapa. Tas ietver 1) procedūras nosaukumu, 2) SOP identifikācijas numuru, 3) tās izdošanas vai pārskatīšanas datumu, 4) tās aģentūras/nodaļas/filiāles nosaukumu, kurā tika piemērots SOP, un 5) to personu paraksts, kas sagatavoja un apstiprināja SOP. Šajā sadaļā var izmantot jebkuru formātu, ja vien sniegtā informācija ir skaidra.
- satura saraksts. Tas ir nepieciešams tikai tad, ja jūsu SOP ir pietiekami garš, lai to varētu viegli apskatīt. Šeit jūs atradīsit vienkāršu standarta ietvaru.
- Kvalitātes nodrošināšana/kvalitātes kontrole. Procedūra nav laba procedūra, ja to nevar pārbaudīt. Sagatavojiet nepieciešamos materiālus un detaļas, lai lasītāji varētu pārliecināties, ka viņi iegūst vēlamos rezultātus. Šis materiāls var ietvert citus dokumentus, piemēram, veiktspējas novērtēšanas paraugus.
-
Atsauce. Noteikti pierakstiet visas izmantotās vai svarīgās atsauces. Ja izmantojat citas SOP atsauces, noteikti pievienojiet nepieciešamo informāciju pielikumā.
Jūsu organizācijai var būt atšķirīgs protokols nekā šajā SOP. Ja varat izmantot iepriekšējo SOP, ignorējiet šo struktūru un izpildiet veikto procedūru
2. darbība. Veicot pašu procedūru, noteikti iekļaujiet tālāk norādīto
- Darbības joma un pielietojums. Citiem vārdiem sakot, tas apraksta procesa mērķi, tā ierobežojumus un to, kā process tiek izmantots. Ietver standartus, normatīvās prasības, lomas un pienākumus, kā arī ieguldījumu un rezultātu.
-
Metodika un procedūras.
Lietas būtība - detalizēti uzskaitiet svarīgās darbības, tostarp nepieciešamo aprīkojumu. Iekļaujiet secīgas procedūras un lēmumu pieņemšanas faktorus. Norādiet "pieņēmumu" un iespējamos iejaukšanās vai drošības apsvērumus.
- Terminoloģijas precizēšana. Paskaidrojiet akronīmus, saīsinājumus un visas frāzes, kas nav izplatīti termini.
- Brīdinājums par veselību un drošību. Jāraksta atsevišķā sadaļā un kopā ar darbībām, kad rodas problēma. Neizlaidiet šo sadaļu.
-
Aprīkojums un piederumi.
Pilns nepieciešamo lietu saraksts un kad un kur atrast aprīkojumu, aprīkojuma standartus utt.
-
Brīdinājumi un pārtraukumi. Būtībā problēmu novēršanas daļa. Uzskaitiet iespējamās problēmas, kas varētu rasties, kam pievērst uzmanību un kas varētu ietekmēt ideālo galaproduktu.
- Piešķiriet katrai no šīm tēmām savu sadaļu (parasti to apzīmē ar cipariem vai burtiem), lai jūsu SOP nesaturētu mulsinošus garus teikumus un būtu viegli uzziņai.
- Šis nav pilnīgs saraksts, bet tikai neliela daļa no procesuālajām darbībām. Jūsu organizācija var minēt citus aspektus, kuriem jāpievērš uzmanība.
Solis 3. Saglabājiet savu rakstīšanu kodolīgu un viegli lasāmu
Iespējams, jūsu lasītāji neizvēlējās lasīt šo SOP izklaides dēļ. Jūs vēlaties, lai šis dokuments būtu īss un skaidrs - pretējā gadījumā viņu uzmanība mainīsies un dokuments viņiem šķitīs biedējošs un grūti saprotams. Kopumā saglabājiet savus teikumus pēc iespējas īsākus.
- Šeit ir slikts piemērs: Pirms lietošanas noteikti notīriet visus putekļus no gaisa izplūdes atveres.
- Labs piemērs ir šāds: Pirms lietošanas noņemiet visus putekļus no gaisa izplūdes atveres.
- Kopumā nelietojiet vārdu "jūs". Šim vārdam vajadzētu būt netiešam. Runājiet aktīvā balsī un sāciet teikumus ar komandu darbības vārdiem.
4. solis. Ja nepieciešams, intervējiet uzdevuma izpildes procesā iesaistītos virsniekus
Pēdējā lieta, ko vēlaties darīt, ir uzrakstīt pilnīgi neprecīzu SOP. Jūs apdraudat komandas drošību, efektivitāti, laiku un izskaidrojat procesu bez pienācīgas apsvēršanas - tas, ko jūsu komandas biedri var uzskatīt par aizvainojošu. Ja nepieciešams, uzdod jautājumus! Protams, jūs vēlaties uzrakstīt precīzu procedūru.
Ja nezināt, varat jautāt dažādiem avotiem, lai aptvertu visas lomas un pienākumus. Viens komandas loceklis nedrīkst ievērot standarta darbības procedūras vai cits dalībnieks var tikt iesaistīts tikai procedūras daļā
5. solis. Sadaliet garu tekstu diagrammās un blokshēmās
Ja iekļaujat konkrētu vai divas darbības, kas jūs biedē, izveidojiet diagrammu vai diagrammu, lai lasītājiem būtu vieglāk. Tas atvieglos dokumenta lasīšanu un dos prātam pauzi pēc mēģinājuma visu saprast. Turklāt jūsu dokumenti būs pilnīgāki un labi uzrakstīti.
Neiekļaujiet diagrammas vai diagrammas tikai, lai pastiprinātu savu SOP; dariet to tikai nepieciešamības gadījumā vai mēģinot pārvarēt valodas barjeru
6. solis. Pārliecinieties, ka katrā lapā ir kontroles dokumenta apzīmējums
Jūsu SOP, visticamāk, ir viens no daudzajiem - tāpēc jūsu organizācijai, iespējams, ir sava veida liela datubāze, kurā tiek katalogizēts viss ar īpašu atsauces sistēmu. Jūsu SOP ir šīs atsauces sistēmas sastāvdaļa, un tādēļ ir jāatrod noteikta veida kods. Šeit apzīmējums būs noderīgs.
Katras lapas augšējā labajā stūrī ir jābūt īsam nosaukumam vai ID numuram, pārskatīšanas numuram, datumam un " #. Lappusei no #" (lielākajā daļā formātu). Atkarībā no jūsu organizācijas vēlmēm jums var būt nepieciešama zemsvītras piezīme (vai ierakstiet iepriekš minēto piezīmi zemsvītras piezīmē)
3. daļa no 3: Panākumu un precizitātes nodrošināšana
Solis 1. Pārbaudiet procedūru
Ja nevēlaties pārbaudīt savu procedūru, iespējams, neesat to labi uzrakstījis. Ļaujiet kādam, kam ir ierobežotas zināšanas par procesu (vai vispārīgam lasītāju pārstāvim), izmantot jūsu SOP, lai tos vadītu. Ar kādām problēmām viņi saskārās? Ja tā, atrisiniet problēmu un veiciet nepieciešamo remontu.
- Vislabāk, ja vairāki cilvēki pārbauda jūsu SOP. Dažādiem indivīdiem būs dažādas problēmas, ļaujot dažāda veida atbildes (kuras, domājams, būs noderīgas)
- Noteikti pārbaudiet procedūru kādam, kam tā nekad nav bijusi veikta. Ikviens, kam ir iepriekšējas zināšanas, paļausies uz savām zināšanām, lai veiktu uzdevuma darbības, nevis caur jūsu SOP, tāpēc jūsu mērķis nav sasniegts.
2. solis. Ļaujiet SOP pārskatīt cilvēkiem, kas veic procedūru
Galu galā jūsu priekšnieka viedoklim par SOP nav īsti nozīmes. Šis SOP ir svarīgs tiem, kas faktiski veic saistīto darbu. Tāpēc pirms SOP nosūtīšanas priekšniekam, parādiet darbu cilvēkiem, kuri veiks (vai ir veikuši) saistīto darbu. Ko viņi domā?
Iesaistot viņus un liekot viņiem justies kā procesa dalībniekiem, viņi, visticamāk, pieņems jūsu SOP. Un viņiem pat varētu būt lieliskas idejas
3. solis. Lūdziet padomdevējam un kvalitātes nodrošināšanas komandai pārskatīt SOP
Kad komanda dod jums zaļo gaismu, nosūtiet to savam padomniekam. Viņu sniegtā informācija faktiskajam saturam var būt mazāka, taču tie jums pateiks, vai jūsu SOP atbilst formāta prasībām, ja kaut ko esat palaidis garām, kā arī protokolu SOP formalizēšanai un ievadīšanai sistēmā.
- Novirziet SOP apstiprināšanai, izmantojot dokumentu pārvaldības sistēmu, lai nodrošinātu šo apstiprinājumu audita liecību. Šis process dažādās organizācijās var atšķirties. Būtībā jūs vēlaties, lai lietas atbilstu vadlīnijām un noteikumiem.
- Ir nepieciešami autorizēti paraksti, lai gan lielākajai daļai organizāciju tagad nav iebildumu pieņemt elektroniskos parakstus.
4. solis. Pēc apstiprināšanas sāciet izpildīt SOP
Tā var būt attiecīgā darbinieka oficiāla apmācība (apmācība klasē, apmācība datorā utt.), Vai arī tas var nozīmēt, ka jūsu SOP papīrs karājas vannas istabā. Neatkarīgi no tā, izplatiet savu darbu! Jūs smagi strādājāt, lai to panāktu. Ir pienācis laiks saņemt komplimentus!
Pārliecinieties, ka jūsu SOP ir atjaunināti. Ja šis SOP ir novecojis, atjauniniet to, saņemiet atjauninājumus atkārtoti apstiprinātus un dokumentētus, pēc tam pēc vajadzības izplatiet SOP. Jūsu komandas drošība, produktivitāte un panākumi ir atkarīgi no šiem SOP
Padomi
- Atcerieties vienmēr iesaistīt ieinteresētās personas, lai dokumentētais process būtu patiesais process.
- Pārbaudiet skaidrību. Pārliecinieties, ka nav dubultas interpretācijas. Parādiet procedūru kādam, kas nav pazīstams ar šo procesu, un lūdziet pateikt, ko viņi domā par procedūru; Jūs varat būt pārsteigts.
- Izmantojiet blokshēmas un attēlu attēlojumus, lai lasītāji varētu skaidri redzēt procesu.
- Izmantojiet vienkāršu indonēziešu valodu, lai izskaidrotu darbības.
- Pirms apstiprinājuma saņemšanas lūdziet cilvēkiem pārskatīt jūsu dokumentu.
- Pārliecinieties, ka dokumentu vēsture tiek reģistrēta katrai versijas maiņai.
