Draudzīgu atgādinājumu e -pasta ziņojumu rakstīšana var būt sarežģīta. Jūs nevēlaties izskatīties uzmācīgs vai nepacietīgs, bet jūsu vēstījumam ir jāiet cauri. Izmantojiet draudzīgu toni e -pastos ar maigiem sveicieniem un izteicieniem. Iekļaujiet iemeslu, kāpēc nosūtāt atgādinājuma e -pastu, lai adresāti zinātu, ko vēlaties. Pārliecinieties, vai e -pastā nav kļūdu, lai jūs ne tikai izskatītos draudzīgi, bet arī profesionāli.
Solis
1. daļa no 3: draudzīga toņa izmantošana
1. solis. Apsveiciet saņēmēju
Uzņēmējdarbības situācijā jūs varat “izmantot” oficiālu sveicienu, piemēram, “Dārgais”. Tomēr personalizēts e -pasts tiek izmantots arvien biežāk. Daži e -pasta sveicieni, kas var palīdzēt radīt draudzīgu toni, ir šādi:
- Sveiki!
- Sveiks draugs
- Ilgi neesi redzēts
- Čau!
2. solis. Norādiet uz attiecībām ar saņēmēju
Ja koncentrēsities tikai uz atgādinājumu, jūsu ziņojums izskatīsies auksts. Norādiet uz personīgām attiecībām ar saņēmēju, iekļaujot frāzes, kas atspoguļo draudzību un kopīgu pieredzi. Tas iekļauj:
- Kā iet skolā?
- Sveiks draugs, kā iet?
- Pagājušā nedēļas nogale bija tik jautra.
- Kad mēs pēdējo reizi runājām pirms mēneša?
- Mūsu pēdējais ceļojums bija patiešām jautrs! Mums tas jādara vēlreiz.
3. solis. Uzlabojiet savu izteiksmi
Tas ir īpaši svarīgi e -pasta atgādinājumu sadaļai. Ja ilgāku laiku neesat sazinājies ar adresātu, vislabāk ir atvainoties vai sniegt attaisnojumu, ka tikai zvanījāt viņam, lai atgādinātu. Daži smalku izteicienu piemēri:
- Es zinu, ka mēs neesam runājuši ilgu laiku, bet es gribēju jums atgādināt…
- Jaunā mazuļa ierašanās mani aizturēja, es tikai atcerējos jums atgādināt …
- Es zinu, ka esat aizņemts, tāpēc es nevēlos jūs apgrūtināt, bet es gribēju nosūtīt atgādinājumu…
4. solis. Esiet pieklājīgs
Ja atgādinājums ir svarīgs, jūs varat saskarties kā uzmācīgs. Atcerieties, ka saņēmējs ir aizņemts ar savu dzīvi. Vienmēr sakiet “lūdzu” un “paldies” ar atbilstošiem izteicieniem. Iespējams, vēlēsities iekļaut pieklājīgas frāzes, piemēram:
- Atvainojiet, ka traucēju, bet es gribēju pārliecināties …
- Lūdzu, atbildiet uz šo e -pasta ziņojumu pēc iespējas ātrāk …
- Paldies, ka veltījāt laiku šī atgādinājuma e -pasta ziņojuma lasīšanai un atbildēšanai uz to. ES to ļoti novērtēju.
- Es gaidu jūsu atbildi.
2. daļa no 3: Saraksta prasības
1. darbība. Izmantojiet kolonnu virsrakstus
Jums nav jāraksta gudra virsraksta sleja. Noderīgāki būs sleju virsraksti, kas ir skaidri un nepārprotami. Tādā veidā adresāts īsumā var uzzināt e -pasta mērķi. Dažas izplatītas draudzīgu atgādinājumu e -pasta izvēles iespējas ir šādas:
- Pārbaudiet
- Ātrs atgādinājums par…
- Gaidāmie braucieni/pasākumi.
- Ceļojumu/pasākumu dalībnieku skaitīšana.
2. solis. Neaizmirstiet iekļaut atgādinājumu
Cenšoties būt pieklājīgs un draudzīgs, varat aizmirst kaut ko svarīgu, piemēram, atgādinājumu. Uzrakstiet atgādinājumu par iepakojumu e -pasta sākumā, pēc sveiciena un personisko attiecību teikuma. Piemēram:
- "Sveiks draugs, Mēs sen neesam runājuši, Ben. Kā klājas jūsu sievai un bērniem? Mana sieva un bērns mani aizturēja, bet es gribēju jums pajautāt par…”
-
Sveiki!
Vecmāmiņ, es jau sen domāju šo ziņu. Man žēl, ka esmu pārāk aizņemts. Es vēlos atgādināt vecmāmiņai par mūsu pusdienām…”
3. solis. Izmantojiet kodolīgu valodu
Taisnība, ka pieklājīgai valodai ir vajadzīgi garāki teikumi. Piemēram, frāze “Cītīgāk strādājiet” būtu pieklājīgāka, ja rakstītu “Labāk būtu, ja vairāk strādātu.” Lai gan pieklājīgi, gari teikumi var padarīt jūsu e -pasta ziņojumu neskaidru.
Izmantojiet vienkāršāku e -pasta struktūru. Varbūt kaut kas līdzīgs šim: Apsveikums (atvēršana) → Personīgās attiecības → Atgādinājums → Noslēguma sveiciens (noslēgums)
4. solis. Rediģējiet nevajadzīgo informāciju
Par katru teikumu un teikuma daļu pajautājiet sev: “Vai tas ir nepieciešams?” Dažos gadījumos vārdam “nepieciešams” var būt plaša nozīme, piemēram, “Tas ir nepieciešams, lai mans e -pasts neizklausītos auksts.” Noņemiet nevajadzīgās daļas. no e -pasta.
Parasti adverbus (piemēram, "ļoti", "ļoti", "tiešām", "vienreiz" un "protams") var noņemt, lai padarītu jūsu e -pastu kodolīgāku
5. solis. Noslēdziet e -pastu ar noslēguma sveicienu
"Svētības" nozīmē atvadīties. Noslēguma apsveikums ietver tādus izteicienus kā "Sveicieni", "Ar cieņu", "Ar cieņu" un "Sveicieni". Jūsu paraksts jāraksta pēc noslēguma apsveikuma. Šāds vispārējs noslēguma apsveikums varētu šķist formāls. Jūs varētu vēlēties izmēģināt kaut ko līdzīgu:
- Tavs draugs
- Tavs draugs
- sūtiet sveicienus panākumiem
- Jauku dienu
- Tava kārta
- Es ar nepacietību gaidu jūsu ziņas
3. daļa no 3: Pārliecinieties, vai e -pastā nav kļūdu
1. solis. Pārbaudiet savu e -pastu
Pat vienu vai divas reizes noslaukot e -pastu, tiks samazinātas visas pamata kļūdas, kas var parādīties to rakstīšanas laikā. Pēc e-pasta sastādīšanas vēlreiz pārbaudiet e-pasta pareizrakstību un gramatiku.
- Daudziem e -pasta pakalpojumu sniedzējiem ir pareizrakstības un gramatikas pārbaudes funkcijas. Funkcijas kvalitāte ir atkarīga no e -pasta pakalpojumu sniedzēja. Dažos gadījumos šī funkcija var nebūt ļoti precīza.
- Atcerieties pārbaudīt virsraksta, sveiciena un aizvēršanas (aizvēršanas) laukus. Jūs, iespējams, aizmirsīsit par to un koncentrēsities tikai uz e -pasta saturu.
2. solis. Izlasiet e -pastu skaļi
Ja rakstāt svarīgu e -pastu vai vēlaties kādam izskatīties pieklājīgs un draudzīgs, izlasiet savu e -pastu no sākuma līdz beigām skaļi. Vai tas izklausās pēc sarunas? Ja tā, jūsu e -pasts ir gatavs nosūtīšanai.
Pārrakstiet teikumus vai fragmentus, kas izklausās neveikli. Izvērtējot to, izmantojiet savu labāko spriedumu. Katrai personai būs atšķirīgs skats atkarībā no tā, kā jūs runājat
3. solis. Lieciet kādam citam izlasīt jūsu e -pastu
Svarīgu saziņu, piemēram, uzņēmējdarbības nolūkos, iespējams, vēlēsities lūgt kādam citam pārbaudīt atgādinājuma e -pastu pirms tā nosūtīšanas. Ja jūsu e -pasts ir kodolīgs, tas parasti aizņem tikai īsu laiku, un ir viegli pamanīt pat mazākās kļūdas.
- Pārbaudiet tiešsaistes ziņojumapmaiņas pakalpojumus. Nosūtiet draugiem e -pastu tiešsaistē un uzdodiet šādus jautājumus: “Sveiki, vai jūs varat izlasīt īso e -pastu, kas man jānosūta? Nepaies ilgs laiks."
- Atcerieties vienmēr pateikties visiem, kas lasa jūsu e -pastu. Galu galā viņi jums palīdz.
