Visiem uzņēmumiem, lieliem vai maziem, ir jāuzrauga visi viņu darījumi. Pārdošanā ir daudz vienkāršu finanšu programmatūras sistēmu, taču jums joprojām ir jābūt skaidrai izpratnei par grāmatvedības darījumu darbību. Jūs ievadīsit visus biznesa darījumus, piemēram, ienākumu saņemšanu vai rēķinu apmaksu, grāmatvedības žurnālā, kas līdzīgs virsgrāmatai. Šeit jums ir jāsavāc dažādas kategorijas, ko sauc par kontiem, un tas tiks ierakstīts debetā vai kredītā (atkarībā no palielinājuma vai samazinājuma). Piemēri tiks sniegti vēlāk. Grāmatvedības programmatūras veidotāji arī izmanto šo formulu, veidojot savas programmas, taču process ir atvieglots gadījuma lietotājiem.
Solis
1. daļa no 3: Darījumu ievadīšana
1. darbība. Savāc visus dokumentus, kas attiecas uz biznesa darījumiem
Šie dokumenti parasti ietver piegādātāju kvītis, komunālos maksājumus (piemēram, ūdeni un elektrību), klientiem izsniegtos kredītrēķinus, nodokļu deklarācijas, izsniegtās čekus un informāciju par algu. Pirms grāmatvedības žurnāla ierakstīšanas pārbaudiet, vai katrs saņemtais rēķins un maksājums ir precīzs un pārbaudīts. Pirms darījumu ievadīšanas sistēmā pārliecinieties, ka uzraugs vai uzņēmuma īpašnieks ir atzinis visu.
2. solis. Izveidojiet dažādus kontus vai kategorijas katram darījuma veidam
Konti, kas tiek reģistrēti, piemēram, nauda, krājumi, izdevumi utt. Padomājiet par šiem kontiem kā par atsevišķām lapām piezīmju grāmatiņā vai pozīciju rindā, kas norādīta personīgajā budžetā. Iestatiet šādus kontu veidus:
- Pārdošanas vai ieņēmumu kontā tiek reģistrēta visa pārdošana klientiem.
- Izdevumu kontā tiek reģistrēta visa nauda, ko uzņēmums tērē, piemēram, lai pārvaldītu uzņēmējdarbības objektu, ražotu produktus un pārdotu produktus.
- Turklāt uzņēmumiem ir arī jāreģistrē savi aktīvi, piemēram, nauda, debitoru parādi (neapmaksāta pārdošana) un pamatlīdzekļi, piemēram, ēkas un aprīkojums.
- Saistību kontā tiek reģistrēta visa nauda, ko uzņēmums aizņemas no ārējām pusēm, piemēram, banku aizdevumi, kreditoru parādi (piemēram, piegādātājiem) un maksājamās algas (algas, kas jau pienākas darbiniekiem, bet nav samaksātas).
- Šīs lielās kategorijas parasti ir sadalītas mazākos, īpašos kontos.
3. solis. Nosakiet, vai konts ir debetēts vai ieskaitīts
Ir svarīgi atcerēties, ka katrs darījums ietver debeta un kredīta kontus, un kopējam debetu un kredītu skaitam jābūt vienādam. Piemēram, saņemot maksājumu no klienta, jūs ierakstītu skaidru naudu kā debetu un debitoru parādus kā kredītu. Kad jūs maksājat par reklāmu, jūs ierakstīsit reklamēšanas izdevumus debetā un naudu skaidrā naudā.
- Ierakstiet visus izdevumu, aktīvu (piemēram, naudas un aprīkojuma) un dividenžu kontu pieaugumus kā debetus un ierakstiet samazinājumus kā kredītus. Citos kontos, piemēram, saistībās un ieņēmumos, palielinājumus ieraksta kā kredītus, bet samazinājumus - kā debetus. Šai grāmatvedības sistēmai ir sava loģika un jāsāk atcerēties, vienlaikus izmantojot savu loģiku, lai noteiktu kontu "pieauguma" un "samazinājuma" cēloņus.
- Paturiet prātā, ka skaitļi, kas tiek publicēti debetos un kredītos, var nebūt vienādi, bet kopsummām jābūt vienādām. Piemēram, ja klients par produktu maksā daļēji ar skaidru naudu un daļēji ar kredītu, debetā tiek reģistrēti divi konti, proti, nauda un debitoru parādi. Kamēr uz kredīta publicētais konts ir tikai viens, proti, pārdošana.
- Visas datoru programmatūras sistēmas atvieglos grāmatvedības žurnālu ierakstīšanu, žurnālā ievadot visus kontus pareizajās vietās.
- Jums var būt žurnālā jāizveido jauns konta nosaukums, ja jums ir ārkārtas darījums, piemēram, akciju pārdošana vai zemes pirkšana.
4. solis. Pārbaudiet visus žurnālā ievadītos grāmatvedības darījumus vismaz divas reizes
Katrs darījums tiks parādīts savā kategorijā: piemēram, debets žurnāla vienā pusē, un summai jābūt vienādai ar summu, kas parādās žurnāla kredīta pusē.
Piemēram, jūs ierakstīsit elektroenerģijas rēķina apmaksas darījumu, 500 000 Rp debeta pusē ievadot Kreditoru parādi un kredītā Rp. 500 000. piezīmju sadaļā noteikti iekļaujiet kvīts numuru un īsu aprakstu
5. solis. Periodiski pārvietojiet žurnāla kontus uz virsgrāmatu
Virsgrāmata ir visu jūsu kontu kolekcija. Piemēram, jūsu virsgrāmatā ir lapas katrai naudas, debitoru parādu, kreditoru parādu, izdevumu u.c. kategorijai. Pēc tam jūs varēsit redzēt katra konta kopējo summu noteiktā laika periodā.
- Virsgrāmata ieraksta informāciju pēc konta, atšķirībā no žurnāla, kurā tiek reģistrēti darījumi. Citiem vārdiem sakot, viens darījums, kas tiek pārvietots uz virsgrāmatu, atradīsies vismaz divās virsgrāmatas vietās (kontos).
- Piemēram, naudas ieņēmumi no klientiem par pārdošanu žurnālā tiktu ierakstīti kā viens darījums, un tie tiktu atzīti debetā un kredīta ienākumi. pārsūtot uz virsgrāmatu, šie ieraksti tiek reģistrēti atsevišķās vietās: naudas un ieņēmumu kontos. Tādā veidā jūs varat redzēt, kā darījumi ietekmē katru atsevišķu kontu.
- Ierakstiem virsgrāmatā jābūt datētiem, lai varētu noteikt darījuma avotu. Daži grāmatveži iekļauj arī atsauces numuru, piemēram, sērijas numura veidā, lai darījumus varētu viegli pārraudzīt žurnālā.
2. daļa no 3: Grāmatvedības balansēšanas darījumi
1. solis. Slēdziet virsgrāmatu pirms aizvēršanas katru reizi, kad ievadāt grāmatvedības darījumu
Sagatavojiet izmēģinājuma atlikumus un citus pārskatus, lai nodrošinātu, ka katram darījumam reģistrētie skaitļi un konti ir pareizi. Neatkarīgi no tā, cik darījumu tiek reģistrēts, kopējiem debetiem jābūt vienādiem ar kopējiem kredītiem.
Ja veicat piezīmes manuāli vai ar datorprogrammu, visi debeta un kredīta skaitļi tiks summēti neatkarīgi no kategorijas. Kopējai debeta un kredīta summai jābūt vienādai
2. darbība. Pārbaudiet, vai izmēģinājuma bilancē nav kļūdu
Ja debeti nav vienādi ar kredītiem, jums žurnāla ierakstos būs jāatrod kļūdas. Patiesībā kļūdas var rasties pat tad, ja debeta un kredīta summas ir vienādas, piemēram, dubultas ierakstīšanas vai nepareizā kontā ievadītu darījumu dēļ.
- Piemēram, saņemot maksājumu no klienta, iespējams, esat ierakstījis skaidru naudu, bet esat aizmirsis ierakstīt debitoru parādus, tāpēc žurnālā izskatās, ka debitoru parādi joprojām nav samaksāti. Tādējādi summa debetā atšķirsies no kredīta.
- Dažos gadījumos jums var būt nepieciešams izsekot ierakstus līdz sākotnējam ierakstam žurnālā, lai atrastu kļūdas. Tāpēc darījuma datums un/vai atsauces numurs ir jāieraksta žurnālā, lai būtu viegli izsekot.
3. solis. Izpildiet peļņas vai zaudējumu aprēķina, bilances un kapitāla izmaiņu pārskata pārskatus
Šos finanšu pārskatus var veikt manuāli vai ar grāmatvedības programmatūras sistēmu. No šiem pārskatiem jūs iegūstat pilnīgu priekšstatu par savu biznesu.
- Piemēram, peļņas vai zaudējumu aprēķinā tiks atņemti ienākumi, kas gūti no izdevumiem, kas radušies noteiktā laika periodā, un no šī pārskata jūs zināt, ka uzņēmums ir guvis peļņu vai zaudējumus.
- Bilancē ir parādīti visi uzņēmuma aktīvi un saistības. Uzņēmuma aktīvi ietver naudu, aprīkojumu, zemi un debitoru parādus. Saistības ietver kreditoru parādus un parādzīmes.
- Ja iepriekšējos periodos esat izmaksājis akcionāriem dividendes (atlīdzības), jums būs nepieciešams arī pārskats par pašu kapitāla izmaiņām. Šajā pārskatā parādīta gūtās peļņas summa (nevis neto ienākumi), atskaitot izmaksātās dividendes. Nesadalītā peļņa ir peļņa, kas tiek atkārtoti ieguldīta uzņēmumā.
3. daļa no 3: Detalizētas uzskaites veikšana par grāmatvedības darījumiem
1. solis. Iekļaujiet īsu aprakstu par katru žurnālā ievadīto darījumu
Piemēram, “skaidras naudas televīzijas reklāmas maksājumi, 2016. gada februāris”. Tādējādi katra darījuma summa, iemesls un reģistrēšanas process būs skaidrāks.
2. darbība. Saglabājiet darījumu žurnāla dublējumu
Kļūdu vai turpmāku jautājumu gadījumā ir jāveic dublējumi. Visu ierakstu dokumentāciju var iesniegt, vienā iepakojumā ievadot ierakstu skaitu un žurnāla datumu. Ikvienam vajadzētu būt iespējai meklēt žurnāla ierakstus virsgrāmatā un pēc tam viegli piekļūt rezerves dokumentācijai
3. solis Saglabājiet visu dokumentu papīra kopijas vismaz gadu
Tas ietver žurnālu ierakstus un virsgrāmatas, kā arī visus rēķinus un citus darījumu dokumentus. Visi šie dokumenti ir nepieciešami revīzijas un nodokļu apsvērumu dēļ.
4. solis Saglabājiet dokumentāciju elektroniski vismaz septiņus gadus
Skenējiet papīra dokumentus uz priekšu un atpakaļ un uzglabājiet divos elektroniskos gadījumos: vienu glabāšanai birojā un otru citur, lai tos izmantotu ārkārtas situācijās. Vienmēr pastāv iespēja, ka uzņēmumu nodokļi tiks pārbaudīti pēdējos gados, tāpēc šie dokumenti ir jāsaglabā.
Padomi
- Sabalansējiet savu dienasgrāmatu katru dienu. Uzraugiet visas kļūdas un nekavējoties tās izlabojiet. Tas ir tik svarīgi, ka grāmatvedības studentiem tā kļūst par vienu no pirmajām stundām.
- Sniedziet darbiniekiem savstarpēju apmācību, lai izpratne par grāmatvedības sistēmu un darījumu ievadīšanu būtu zināma vairāk nekā vienam darbiniekam.
