Pārbaudīt konta darbību ir vieglāk, ja to reģistrē, izmantojot čeku reģistrus, kas izveidoti no Microsoft Excel. Jūs varat izveidot čeku reģistrus, lai klasificētu izdevumus, lai jūs varētu izsekot visiem skaidras naudas izmaksām. Jūs varat izveidot formulu, lai noskaidrotu naudas atlikumu kontā. Izveidojot čeku reģistru programmā Excel, tas ir ne tikai noderīgi, bet arī jāzina Excel pamati.
Solis
1. daļa no 5: kolonnu izveide programmā Excel
1. solis. Iepazīstieties ar Excel
Excel ir izklājlapu programmatūra, ko izmanto, lai pārvaldītu datus un veiktu aprēķinus ar formulām. Excel izklājlapas ir sakārtotas pēc kolonnām un rindām.
- Excel darbvirsmas versiju var instalēt personālajā datorā vai Mac. Ir arī bezmaksas tiešsaistes lietotnes jūsu datoram, planšetdatoram vai tālrunim. Katras versijas funkcionalitāte ir tikai nedaudz atšķirīga.
- Excel darbojas jau ilgu laiku, un katru gadu vienmēr ir jauna versija. Katras versijas darbības veids ir nedaudz atšķirīgs.
- Programmā Excel rindas ir horizontālas un sakārtotas pēc skaita. Kolonnas ir vertikālas un sakārtotas pēc burta. Kvadrātus, kur savienojas rindas un kolonnas, sauc par šūnām. Šūnas tiek nosauktas pēc rindām un kolonnām. Šūnas D kolonnas piektajā rindā nosaukums ir D5 (D sleja, 5. rinda).
- Ziniet atšķirību starp darblapu un darbgrāmatu. Darblapa ir Excel fails, kurā ir viena vai vairākas izklājlapas. Katra izklājlapa atrodas atsevišķās darbgrāmatas cilnēs. Darbgrāmatām parasti ir trīs cilnes, bet vajadzības gadījumā tās var pievienot.
- Vienkārši varat izmantot vienu cilni, lai izveidotu pamata pārbaudes reģistru.
- Jūs izmantosit divas cilnes, lai pārbaudes reģistrā izveidotu slodzes kategorijas funkciju.
2. solis. Atveriet tukšu izklājlapu
Izklājlapas atvēršana ir atkarīga no operētājsistēmas un izmantotā datora veida.
- Datoriem, kuros darbojas operētājsistēma operētājsistēmā Windows 7, noklikšķiniet uz izvēlnes Sākt, kas atrodas darbvirsmas apakšējā kreisajā stūrī. Parādītajā izvēlnē noklikšķiniet uz Programmas. Nākamajā izvēlnē noklikšķiniet uz Microsoft Office, pēc tam noklikšķiniet uz Microsoft Office Excel. Šajā brīdī uz darbvirsmas parādās tukša izklājlapa.
- Personālajiem datoriem operētājsistēmā Windows 7 vai jaunākā versijā noklikšķiniet uz Windows ikonas ekrāna apakšējā kreisajā stūrī, pēc tam noklikšķiniet uz Microsoft Excel flīzes, lai atvērtu programmu Excel. Kreisajā pusē būs lapa, kurā parādīti jaunie faili un labajā pusē - jauno dokumentu veidņu opcijas. Noklikšķiniet uz pirmās veidnes opcijas Tukša darbgrāmata, lai atvērtu jaunu izklājlapu.
- Lai atvērtu programmu Excel operētājsistēmā Mac, dokā noklikšķiniet uz Excel. Izvēlņu joslā noklikšķiniet uz "Fails". Noklikšķiniet uz "Atvērt", pēc tam noklikšķiniet uz "Jauns". Jūs tiksit novirzīts uz jaunu tukšu izklājlapu.
3. solis. Izveidojiet kolonnu etiķetes
Izmantojiet etiķeti, kas parasti atrodama reģistra čeku grāmatā. Izveidojiet kolonnas datumam, Nr. čeks, maksājuma saņēmējs un apraksts vai piezīme. Pēc tam izveidojiet kolonnas debetiem (t.i., maksājumiem vai izņemšanai), kredītiem (t.i., noguldījumiem) un nākotnes atlikumiem.
- Ievadiet "DATE" šūnā B1 (B sleja, 1. rinda). Šeit tiek ievadīts darījuma datums.
- Pārvietojiet vienu šūnu pa labi, šūnu C1 (C sleja, 1. rinda). Ierakstiet “ITEM #”. Šeit tiek ievadīts čeka numurs vai darījuma veids, piemēram, "bankomāts" vai "depozīts".
- Pārvietojiet vienu šūnu pa labi, šūnu D1 (D sleja, 1. rinda). Ierakstiet "PAYEE". Šis ir čeka saņēmēja vai maksājuma saņēmēja vārds.
- Pārvietojiet vienu šūnu pa labi, šūnu E1 (E sleja, 1. rinda). Ierakstiet “DESCRIPTION”. Šeit tiek ievadīta informācija par darījumu.
- Pārvietojiet vienu šūnu pa labi, šūnu F1 (F sleja, 1. rinda). Ierakstiet “DEBET”. Šeit tiek reģistrēta nauda, kas iziet no konta (aizplūšana).
- Pārvietojiet vienu šūnu pa labi, šūnu G1 (G sleja, 1. rinda). Ierakstiet "IZDEVUMU KATEGORIJA". Vispirms atstājiet šo lauku tukšu. Šīs kolonnas opcijas tiks izveidotas vēlāk.
- Pārvietojiet vienu šūnu pa labi, šūnu H1 (H sleja, 1. rinda). Ierakstiet "KREDĪTS". Šeit tiek reģistrēta nauda, kas nonāk kontā (ieplūde).
- Pārvietojiet vienu šūnu pa labi, šūnu J1 (J sleja, 1. rinda). Ierakstiet "IENĀKUMU KATEGORIJA". Šīs kolonnas opcijas tiks izveidotas arī vēlāk.
- Pārvietojiet vienu šūnu pa labi, šūnu K1 (K sleja, 1. rinda). Ierakstiet "BALANCE". Šī ir summa kontā pēc visu darījumu reģistrēšanas.
Solis 4. Formatējiet kolonnu etiķetes
Pievienojiet formatējumu etiķetes kolonnai treknrakstā un piešķiriet reģistra etiķetes rindām citu fona krāsu, lai to būtu vieglāk lasīt. Vispirms atlasiet formatējamo šūnu diapazonu, pēc tam atlasiet formatēšanas opciju.
- Formāta opcijas meklējiet rīkjoslas lentes cilnē HOME. Šī cilne "MĀJAS" jau ir atvērta, atverot jaunu darbgrāmatu.
- Atlasiet šūnu B1 (DATE), pēc tam velciet kursoru uz visām etiķetēm, līdz šūnai K1 (BALANCE).
- Rīkjoslas augšējā kreisajā stūrī noklikšķiniet uz "B", lai atlasītu treknrakstu.
- Noklikšķiniet uz krāsas spaiņa ikonas, lai apskatītu fona krāsu paleti un mainītu fona krāsu.
5. solis. Mainiet vairāku kolonnu izmērus
Parasti kolonnas izmērs ir pārāk mazs, lai saglabātu ievadītos datus. Piemēram, slejās “PAYEE” un “DESCRIPTION” var būt gari vārdi vai piezīmes. A sleja kalpo tikai kā atdalītājs, tāpēc tās izmērs ir ļoti šaurs.
- Noklikšķiniet uz kolonnas galvenes A, lai atlasītu visu kolonnu. Rīkjoslas augšējā labajā stūrī uz lentes HOME noklikšķiniet uz pogas "FORMAT". Nolaižamajā izvēlnē noklikšķiniet uz "Kolonnas platums", ievadiet 2 un pēc tam noklikšķiniet uz Labi. A sleja būs ļoti šaura.
- Izvērst D sleju "PAYEE". Noklikšķiniet uz galvenes sadaļas kolonnā D, lai atlasītu šo kolonnu. Virziet kursoru virs kolonnas D un E robežas. Kursors mainīsies uz maināmā kursora lielumu ar formu, piemēram, plus zīmi ar bultiņu. Kad šis kursors ir redzams, noklikšķiniet ar peles kreiso pogu un velciet peli pa labi, lai padarītu kolonnu tik plašu, cik vēlaties.
- Atkārtojiet to pašu procedūru, lai izvērstu E sleju "APRAKSTS".
6. solis Centrējiet reģistra etiķeti
Atlasiet visu pirmo rindu. Ar peles kreiso pogu noklikšķiniet uz numura viens lapas kreisajā malā. Rīkjoslas augšējā kreisajā pusē uz lentes HOME noklikšķiniet uz centrālās izlīdzināšanas pogas. Visi dati atlasītajās šūnās tiks centrēti. Kolonnas etiķetes katrā šūnā tagad ir centrētas.
2. daļa no 5: Šūnu formatēšana
1. solis. Ievadiet dažus datus
Lai redzētu veiktās formāta izmaiņas, šūnās ievadiet četras datu rindas. Sāciet ar sākuma atlikumu, pēc tam ievadiet pārējos trīs darījumus.
- Pievienojiet sākuma bilances datumu šūnai B2, piemēram, 27.09.15. Šūnas D2 slejā "PAYEE" ierakstiet "Sākuma bilance". Šūnas K2 slejā "BILANCE" ievadiet naudas summu savā kontā atbilstoši datumam šūnā B2.
- Pievienojiet vēl trīs darījumus. Apvienojiet debeta darījumus (piemēram, čeku maksājumus vai bankomātu izņemšanu) un kredīta darījumus (piemēram, noguldījumus).
- Ievērojiet katra šūnas numura nekonsekvento formatējumu. Datuma slejas formāts var tikt mainīts uz “2015/09/27” vai “27. septembris”. Dolāra summas slejā var tikt parādīts nepareizs komatu skaits. Formatējiet tā, lai viss būtu tīrs.
Solis 2. Formatējiet datumu
Pārliecinieties, vai šajā slejā tiek parādīti konsekventi datumi. Programmā Excel ir daudz iespēju datumu formatēšanai. Izvēlieties, kuru vēlaties.
- Noklikšķiniet uz galvenes B slejā, kas ir "DATE". Tiks atlasīta visa kolonna.
- Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz kolonnas un atlasiet Formatēt šūnas. Parādīsies šūnu formatēšanas logs.
- Atlasiet cilni "Skaitļi". Sadaļā "Kategorija" atlasiet "Datums". Atlasiet vēlamo datuma formātu un loga apakšējā labajā stūrī noklikšķiniet uz Labi.
- Kamēr kolonna joprojām ir atlasīta, centrējiet datus šajās šūnās, rīkjoslas augšējā kreisajā stūrī, lentē "SĀKUMS" noklikšķinot uz centra līdzināšanas ikonas.
Solis 3. Formatējiet kolonnu "ITEM #"
Šajā slejā esošajiem datiem jābūt centrētiem. Iezīmējiet visu C sleju, noklikšķinot uz kolonnas galvenes. Noklikšķiniet uz centra līdzināšanas ikonas. Pievērsiet uzmanību šajā slejā ievadītajiem datiem. Rakstam jābūt centrētam.
Pārbaudiet D un E sleju, "PAYEE" un "DESCRIPTION" formātu. Excel parasti formatē šūnas tā, lai dati tiktu izlīdzināti. Šis formāts būs piemērots šai slejai. Vēlreiz pārbaudiet kolonnas lielumu. Tagad šajās šūnās ir daži dati, tāpēc pēc vajadzības pielāgojiet kolonnas platumu, lai padarītu kolonnu plašāku vai šaurāku
4. solis. Formatējiet valūtu F, H un K slejās vai "DEBETS", "KREDĪTS" un "LĪDZEKĻA PĀRBAUDE"
Valūtā tiek izmantoti divi cipari aiz komata. Ir iespēja parādīt dolāra zīmi. Ja vēlaties, debeta numuru var padarīt sarkanu.
- Atlasiet kolonnu F. Ar peles labo pogu noklikšķiniet kolonnā F un atlasiet Formatēt šūnas. Parādīsies šūnu formatēšanas logs. Cilnē "Numurs" atlasiet "Grāmatvedība". Opcijā "Decimāldaļas" atlasiet "2". Izvēlieties dolāra zīmi sadaļā "Simbols".
- Atkārtojiet iepriekš minētās darbības kolonnām H un K.
- Lai debeta numurs izskatās sarkans, noklikšķiniet uz galvenes F slejā, lai atlasītu visu kolonnu. Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz kolonnas un atlasiet Formatēt šūnas. Kad parādās Format Cells logs, atlasiet cilni Fonts. Šajā cilnē noklikšķiniet uz nolaižamās izvēlnes blakus opcijai Krāsa. Paletē noklikšķiniet uz sarkanās krāsas.
3. daļa no 5: Formulu izveide
Solis 1. Izveidojiet formulu pašreizējā atlikuma aprēķināšanai
Ievadiet matemātiskās darbības formulu, lai aprēķinātu pašreizējo atlikumu kolonnā K. Jums nav nepieciešama formula šūnā K2. Šeit tiek ievadīts jūsu sākuma atlikums.
- Noklikšķiniet uz šūnas K3. Izklājlapas augšdaļā noklikšķiniet uz formulas joslas. Ievadiet formulu, lai veiktu aprēķinu. Ievadiet = SUM (K2-F3+H3). Šī formula liek izklājlapai ņemt sākuma atlikumu (šūna K2), atņemt debetus, ja tādi ir (šūna F3), un pievienot kredītus, ja tādi ir (šūna H3).
- Ja sākuma bilance ir 200 USD un jūsu pirmais ieraksts ir čeks 35 USD apmērā, ierakstiet 35 USD kā debetu šūnā F3. Formula, kuru ievadījāt šūnā H3, ņem sākotnējo atlikumu un atņem debetu tā, lai atlikums būtu 165 ASV dolāri.
Solis 2. Kopējiet formulu
Atlasiet šūnu K3. Ar peles labo pogu noklikšķiniet un atlasiet Kopēt. Atlasiet šūnas K4 un K5, pēc tam ar peles labo pogu noklikšķiniet un atlasiet Ielīmēt. Tagad formula tiek kopēta uz šīm šūnām. Tagad pašreizējais atlikums ir aprēķināts K slejā visām ievadītajām datu rindām.
3. solis. Izveidojiet nosacījuma formulu, lai notīrītu pašreizējās bilances kolonnu
Iepriekš minēto formulu varat nokopēt šūnā K6. Tomēr, tā kā neesat ievadījis nekādus datus, šūnas K5 pašreizējais atlikums parādīsies arī šūnā K6. Lai to notīrītu, izveidojiet nosacījuma formulu, kas iztukšos šūnu, ja netiks ievadīti darījumi, bet parādīs atlikumu, ja tāds ir.
Šūnā K6 ievadiet formulu = IF (ISBLANK (B6), "", SUM (K5-F6+H6)). Tas Excel informēs, ka, ja šūna B6 slejā "DATE" ir tukša, šūnai H6 jābūt tukšai, bet, ja šūna B6 nav tukša, atlikums jāaprēķina
4. solis. Izvērsiet formulu, izmantojot automātisko aizpildi
Automātiskās aizpildes funkcija aizpilda blakus esošo šūnu formulu, tāpēc nav nepieciešams atkārtoti ievadīt "BALANCE" formulu.
- Aktīvajā šūnā meklējiet automātiskās aizpildīšanas sviru. Paskatieties uz mazo tumšo taisnstūri aktīvās šūnas apakšējā labajā stūrī. Virziet kursoru, līdz tas tiek mainīts uz automātiskās aizpildes kursoru, kas izskatās kā plāns plus.
- Noklikšķiniet uz šūnas K6. Virziet kursoru virs automātiskās aizpildīšanas sviras, un kursors mainīsies uz plānu plus zīmi. Noklikšķiniet ar peles kreiso pogu un turiet nospiestu automātiskās aizpildīšanas sviru. Velciet kursoru uz šūnu K100 (K sleja, 100. rinda).
- Formula tagad tiek kopēta uz visu šūnu kolonnu K līdz 100. rindai. Katras šūnas rindu un kolonnu numuri tiek automātiski pielāgoti, lai formula varētu pareizi aprēķināt.
4. daļa no 5: kategoriju pievienošana
1. darbība. Izveidojiet darījumu kategoriju
Darījumu kategorijas ir noderīgas, lai izsekotu naudas aizplūšanu un ienākumu veidus. Kategorijas var attiekties uz ienākuma nodokļiem, piemēram, īpašuma nodokļiem vai labdarības ziedojumiem. Kategorijas var izmantot arī, lai izveidotu diagrammas, kas viegli vizualizē konta finanšu darbību.
2. solis. Izveidojiet cilni “Kategorijas”
Šī cilne tiek izmantota visu iespējamo ienākumu un izdevumu reģistra čeku kategoriju glabāšanai. Pārdēvējiet vienu no darbgrāmatas "Kategorijas" cilnēm. Veiciet dubultklikšķi uz esošas cilnes nosaukuma, lai tas izceltu nosaukumu. Nosaukums tiks mainīts uz "Sheet2" vai "Sheet3". Kad lapas nosaukums ir iezīmēts, ierakstiet cilnei jaunu nosaukumu, piemēram, "Kategorijas".
Šūnā B4 ierakstiet "Kategorijas". Formatējiet šūnas treknrakstā un centrējiet tās
3. Izveidojiet ienākumu kategorijas
Šūnā B5 ierakstiet "*** ienākumi ***". Šeit ir iekļautas visas ienākumu kategorijas, kuras jums ir vai var gūt labumu nākotnē. Ievadiet visas savas ienākumu kategorijas, sākot no šūnas B6 un virzoties uz leju.
- Visizplatītākā ienākumu kategorija ir "Algas" (algas). Sadaliet dažādas algu kategorijas, ja ir vairāk nekā viens darbs.
- Jūsu finansiālais stāvoklis ir noteicošais faktors citām ienākumu kategorijām. Ja jums pieder akcijas, izveidojiet kategoriju "Dividendes". Ja nepieciešams, izveidojiet arī bērnu atbalsta kategorijas. Citas kategorijas, piemēram, “Procentu ienākumi”, “Dāvanas” un “Dažādi”.
4. solis. Izveidojiet slodzes kategorijas
Notīriet pēdējās ienākumu kategorijas šūnas. Pārvietojiet vienu šūnu uz leju un pēc tam ierakstiet "*** Izdevumi ***". Visas slodzes kategorijas ir šajā sadaļā.
Kravas kategoriju skaits ir pielāgots jūsu apstākļiem, tostarp “Hipotēka”, “Noma”, “Apdrošināšana”, “Automašīnas apmaksa”, “Gāze”, “Elektroenerģija”, “Tālrunis” vai “Izklaide”
Solis 5. Piešķiriet nosaukumu šūnu diapazonam, kas satur kategoriju
Atlasiet šūnu B5, pēc tam no šūnas B5 iezīmējiet visas ienākumu un izdevumu kategorijas. Loga augšējā kreisajā stūrī, kas atrodas pa kreisi no formulas lodziņa, meklējiet šūnas nosaukuma lodziņu. Iezīmētā diapazona pirmās šūnas nosaukums parādīs "B5". Noklikšķiniet uz šūnas nosaukuma lodziņa un ierakstiet "Kategorijas". Šis ir šūnu diapazona nosaukums, ko varat izmantot čeku reģistrā.
6. darbība. Izdevumu un ienākumu kategorijas izmantojiet čeku reģistrā
Atgriezieties cilnē, kurā izveidojāt čeku reģistru. Tagad nolaižamajai izvēlnei tiks pievienotas slejas “IZDEVUMU KATEGORIJA” un “IENĀKUMU KATEGORIJA”.
- Cilnes Reģistrs pārbaudē atlasiet šūnu G2. Šī ir pirmā slejas “IZDEVUMU KATEGORIJA” šūna.
- Rīkjoslā atlasiet lenti "DATI". Noklikšķiniet uz pogas "Datu validācija". Nolaižamajā izvēlnē atlasiet “Datu validācija”. Tiks atvērts logs “Datu validācija”.
- Loga "Datu validācija" cilnē "Iestatījumi" atrodiet nolaižamo lodziņu "Atļaut". Noklikšķiniet uz lejupvērstās bultiņas un atlasiet “Saraksts”. Sadaļā "Avots" ievadiet "= kategorijas". noklikšķiniet uz Labi.
- Blakus šūnai G2 parādīsies neliela bultiņa. Noklikšķiniet uz šīs bultiņas, lai parādītu kategoriju sarakstu. Noklikšķiniet uz kategorijas, kas atbilst rindas darījumam.
- Kopējiet formulu no šūnas G2 uz šūnu G100, izmantojot automātisko aizpildi.
- Dodieties uz šūnu J2, lai atkārtotu procesu slejā “IENĀKUMU KATEGORIJA”.
5. daļa no 5: Čeku reģistra aizsardzība
1. darbība. Bloķējiet formulas šūnas un aizsargājiet izklājlapu
Aizsargājot darblapu, jūs nevarat pārrakstīt datus bloķētās šūnās, tāpēc jums nav jāuztraucas par to, ka turpmākie bilances aprēķini būs kļūdaini formulu kļūdu dēļ. Varat arī pievienot paroli, lai čeku reģistrs būtu vairāk aizsargāts pret citiem lietotājiem. Pārliecinieties, vai paroli ir viegli atcerēties, vai pierakstiet to drošā vietā. Darba lapa nebūs pieejama, ja aizmirsīsit paroli.
2. solis. Atbloķējiet šūnu
Kad darblapa ir aizsargāta, visas šūnas tiks bloķētas. Tāpēc jums ir jāatbloķē ievadāmās datu šūnas, pat ja darblapa ir aizsargāta.
- Atlasiet šūnas no B2 līdz J100. Šīs ir visu čeku reģistra kolonnu šūnas, izņemot pēdējo kolonnu K, kas ir sleja "BILANCE". Šajās šūnās joprojām ir jāievada dati, pat ja darblapa ir aizsargāta.
- Atlasītajā šūnu diapazonā ar peles labo pogu noklikšķiniet. Atlasiet Šūnu formatēšana.
- Logā Šūnu formatēšana atlasiet cilni Aizsardzība. Noņemiet atzīmi no izvēles rūtiņas “Bloķēts”, pēc tam noklikšķiniet uz Labi.
Solis 3. Iespējot aizsardzību darblapā
Tas nozīmē, ka visas šūnas paliks bloķētas, ieskaitot šūnas kolonnā K ("BALANCE"), tāpēc tās nevar pārrakstīt.
- Rīkjoslā atveriet lenti "PĀRSKATĪT". Noklikšķiniet uz “Aizsargāt lapu”, lai atvērtu logu “Aizsargāt lapu”.
- Ja vēlaties aizsargāt darblapu, pievienojiet paroli šeit. Ja nē, atstājiet to tukšu.
- noklikšķiniet uz Labi. Pārbaudes reģistri tagad nav aizsargāti.
4. solis. Lai mainītu bloķētās šūnas, noņemiet darblapas aizsardzību
Šo procesu var mainīt vēlāk, ja vēlaties mainīt formulu bloķētā šūnā. Rīkjoslā atveriet lenti "PĀRSKATĪT". Noklikšķiniet uz "Atspējot lapu", līdz tiek parādīts logs "Atsargāt lapu". noklikšķiniet uz Labi.
