Maksājuma rēķins vai bieži saukts arī par rēķinu ir dokuments, kas satur informāciju par sniegtajiem pakalpojumiem, kā arī maksājuma pieprasījums, kas tiek iesniegts personai, kas veikusi pirkumu. Piemēram, ja esat dārznieks un esat pievienojis augus klienta mājas lapai, rēķinā iekļaujiet informāciju par saviem pakalpojumiem, lai saņemtu samaksu.
Solis
1. daļa no 3: Formāta izvēle
1. darbība. Izveidojiet profesionālu rēķinu
Ja jūs bieži rakstāt rēķinus, ieteicams izveidot rēķina veidni, kuru varat mainīt katru reizi, kad klientam nosūtāt jaunu rēķinu. Šī veidne ir īpaši noderīga darbuzņēmējiem vai citiem, kas pastāvīgi sniedz pakalpojumus. Jūs varat izveidot rēķinu veidnes, izmantojot savu iecienītāko tekstapstrādes programmu, vai meklēt tās internetā.
- Rēķinā parasti ir virsraksts ar jūsu vārdu vai jūsu uzņēmumu, adresi un tālruņa numuru, kā arī uzņēmuma logotips, kā arī informācija par sniegtajiem pakalpojumiem, maksājamā summa un maksājuma norādījumi.
- Rēķini parasti tiek veidoti elektroniski, numurēti un saglabāti datorā. Tādā veidā jums vienmēr ir sava rēķina kopija, un jums nav jāuztraucas par rēķina papīra nozaudēšanu. Tomēr pārliecinieties, ka vienmēr dublējat rēķina failu, izmantojot tiešsaistes failu glabāšanas pakalpojumu, piemēram, Google disku vai Dropbox. Tādā veidā, ja datora cietais disks neizdodas, jums joprojām būs jūsu rēķinu kopija.
- Izvēlieties numerācijas sistēmu, kas atvieglo dokumentu kārtošanu. Viena iespēja ir izmantot izveides datumu. Tātad "FTR311216" ir rēķins, kas izveidots 2016. gada 31. decembrī. Ja dienā izveidojat vairāk nekā vienu rēķinu, ievadiet pārdevēja iniciāļus.
2. solis. Izvēlieties rēķinu grāmatu
Rēķinu grāmatas var iegādāties grāmatnīcās vai stacionāros veikalos. Šajā grāmatā ir iekļautas vietas, kur uzskaitīt sniegtos pakalpojumus un dažādu maksājumu informāciju. Katru reizi, kad rakstāt maksājuma rēķinu, jums vienkārši jāaizpilda norādītā tukšā vieta.
- Rēķinu grāmatas ir noderīgas cilvēkiem, kuri raksta rēķinus par pārdotajām precēm. Piemēram, ja pārdodat mājās gatavotas kūkas, varētu būt vieglāk uzrakstīt maksājuma rēķinu, nevis izveidot rēķinu datorā katru reizi, kad veicat pārdošanu.
- Izvēlieties rēķinu grāmatu, kuras aiz katra tukšā rēķina ir tāds pats papīra slānis, lai jūs un jūsu klients varētu iegūt vienu eksemplāru.
- Tomēr jums joprojām ir nepieciešama droša uzglabāšanas vieta. Rēķina kopiju noteikti glabājiet ugunsdrošā seifā.
3. Izmantojiet tiešsaistes maksājumu sistēmu
PayPal vai Square ļauj nosūtīt rēķinus. Tomēr pakalpojums ir jāmaksā (2,9% + 30 ASV dolāri par katru rēķinu no 2017. gada janvāra), taču ērtība maksāt elektroniski padara šo metodi uzticamāku.
- PayPal kontā augšpusē atlasiet izvēlnes opciju "Sūtīt un pieprasīt". Pēc tam atlasiet “Izveidot un pārvaldīt rēķinus” (izveidot un pārvaldīt rēķinus). Visbeidzot, noklikšķiniet uz pogas "Izveidot", lai izveidotu jaunu rēķinu.
- Jums būs jāzina klienta e -pasta adrese, lai aizpildītu rēķina sadaļu “Rēķina saņēmējs”. PayPal vai Square izrakstīs rēķinu no šīs e -pasta adreses.
4. solis. Iegūstiet pielāgotu rēķinu lietotni
Rēķinu lietotnes, piemēram, Invoice2go, ļauj sūtīt un izsekot rēķinus no sava tālruņa, kā arī iestatīt automātisko maksājumu atgādinājumus. Klienti var maksāt tiešsaistē, izmantojot kredītkarti vai debetkarti.
Solis 5. Izveidojiet rēķinus, izmantojot grāmatvedības programmatūru
Ja jūs izmantojat grāmatvedības programmatūru, lai pārvaldītu savu biznesu, ir jāiekļauj rēķinu sistēma. Piemēram, QuickBooks informācijas panelī ir lietotājam draudzīga poga “Rēķins”, kas palīdz jums šajā procesā. Jūsu klientiem nebūs tūlītēju maksājumu iespēju, taču jūs varat pārraudzīt norēķinu statusu kopā ar citiem uzņēmuma ierakstiem.
2. daļa no 3: Pamatinformācijas iekļaušana
1. solis. Iekļaujiet uzņēmuma informāciju
Neatkarīgi no tā, vai norēķināties ar datoru vai izmantojot rēķinu grāmatu, augšpusē ierakstiet uzņēmuma nosaukumu. Tieši zem sava uzņēmuma nosaukuma iekļaujiet šādu informāciju:
- Uzņēmuma pilna adrese
- Uzņēmuma tālruņa numurs
- E -pasta adrese vai jebkura kontaktinformācija
2. solis. Pierakstiet datumu
Jums un klientam ir jāzina rēķina datums. Tas ir tāpēc, ka maksājuma termiņš parasti ir balstīts uz rēķina izveides datumu.
3. solis. Rēķina numurs, ja nepieciešams
Jums būs nepieciešami rēķinu numuri pēc kārtas ar darījumu skaitu, kas veikti ar klientu. Piemēram, ja jūs pārdevāt kūku vienam un tam pašam klientam 3 dažādos gadījumos, rēķins par trešo pārdošanu būtu numurēts #3.
- Ja izmantojat stacionāru veikala pirkuma pavadzīmi, rēķinam jau jābūt numurētam.
- Ja izmantojat grāmatvedības programmatūru vai PayPal, rēķins tiks automātiski numurēts.
Solis 4. Pierakstiet klienta informāciju
Iekļaujiet klienta vai klienta vai uzņēmuma vārdu. Ja jūs sniedzat līgumslēdzēju pakalpojumus klientiem, jums jāiekļauj arī uzņēmuma adrese un tālruņa numurs.
3. daļa no 3: Īpašu lietu rakstīšana
1. solis. Uzrakstiet sniegto pakalpojumu aprakstu
Iekļaujiet jebkuru darbu, pakalpojumus vai produktus, ko piedāvā klients. Ja jūs sniedzat vairāk nekā vienu pakalpojumu, uzskaitiet katru no tiem sarakstā. Saistītajā sarakstā iekļaujiet šādu informāciju par pakalpojumu vai produktu:
- Sniegtie pakalpojumi vai produkti. Piemēram, “1 dzimšanas dienas kūka ar Tomasa rotājumiem”.
- Pakalpojuma piegādes datums
- Pakalpojuma maksa
- Pēc katra produkta vai pakalpojuma uzskaitīšanas aprēķiniet kopējo summu un iekļaujiet galīgo rēķina summu.
2. solis. Norādiet konkrētos maksājuma nosacījumus
Ja vēlaties, lai rēķins tiktu samaksāts pirms noteikta datuma, iekļaujiet šo informāciju. Ievadiet informāciju par pieņemto maksājuma veidu - skaidru naudu, čeku vai kredītkarti.
Aprēķiniet arī nodokli, kas tiks pievienots izmaksām. Meklējiet savā valstī piemērojamās nodokļu likmes, lai varētu precīzi noteikt rēķinu
3. solis. Sniedziet papildu informāciju
Rēķina apakšā uzrakstiet atgriešanas politikas aprakstu. Varat arī izmantot šo iespēju, lai pateiktos klientam un uzskaitītu citus jūsu piedāvātos produktus vai pakalpojumus.
