Ārkārtas rīcības plāni, kas plašāk pazīstami kā ārkārtas reaģēšanas plāni, ir ļoti noderīgi, paredzot notikumus, kuru rezultātā tiks pārtraukta operatīvā darbība. Vadot organizāciju, faktiski var rasties dažādi riski, sākot no tehniskiem traucējumiem (piemēram, datu zuduma) līdz dabas notikumiem (piemēram, plūdiem). Tāpēc katrai organizācijai ir jāizstrādā efektīvs ārkārtas rīcības plāns, lai tā būtu gatava tikt galā ar dažādiem nelabvēlīgiem notikumiem.
Solis
1. daļa no 3: Dažādu risku paredzēšana
1. solis. Sagatavojiet pirms ārkārtas rīcības plāna izstrādes
Ārkārtas rīcības plāna sagatavošanas galvenais mērķis ir saglabāt organizācijas operatīvās darbības nepārtrauktību katastrofas gadījumā.
- Vispirms definējiet formālu politiku, kurā teikts, ka organizācijai jāizstrādā ārkārtas rīcības plāns.
- Izveidojiet vienkāršu un praktisku plānu. Izmantojiet viegli saprotamus vārdus un sniedziet vadlīnijas, kuras lasītājs var viegli piemērot, jo šis plāns ir jāizpilda visiem organizācijas darbiniekiem.
- Nosakiet konkrētus iemeslus, kādēļ jums ir jāizveido ārkārtas rīcības plāns. Padomājiet par rādītājiem, kas kalpo par kritērijiem, lai noteiktu veiksmīgu ārkārtas rīcības plāna īstenošanu, lai organizācija varētu turpināt darbību kā parasti. Nosakiet operatīvās darbības, kurām ir svarīga loma jūsu darbības nepārtrauktībā.
2. solis. Izveidojiet ārkārtas rīcības plānu, atbildot uz trim svarīgiem jautājumiem
Plāna izveidošana, kas var atbildēt uz visiem šiem trim jautājumiem, ir veids, kā nodrošināt, lai nepalaistu garām nevienu aspektu, kas jāņem vērā.
- Kādi notikumi varētu notikt?
- Kādas darbības mēs veiksim, lai to novērstu?
- Kas mums jādara, lai sagatavotos?
3. solis. Uzziniet, ar kādiem riskiem jūsu organizācija varētu saskarties
Iespējamo risku noteikšana ir viens no svarīgiem aspektiem, sagatavojot ārkārtas rīcības plānu. Tomēr process būs atšķirīgs atkarībā no katras organizācijas situācijas un stāvokļa. Nosakot riskus, jāņem vērā arī jūsu organizācijas apstākļi. Nepieciešamības plāni ir nepieciešami, lai paredzētu uzņēmējdarbības riskus, piemēram:
- Dabas katastrofas, piemēram: plūdi, viesuļvētras un sausums. Citi riski: finanšu krīzes, darba nelaimes gadījumi, personāla problēmas (piemēram, organizācijas vadītāja nāve vai darbinieku streiks), datu zudums, vadības haoss un produktu problēmas (piemēram, bojāti produkti).
- Koncentrējieties uz plānu sagatavošanu par vadības, komunikācijas, finanšu, koordinācijas, loģistikas un tehnisko problēmu risināšanas aspektiem.
- Ar tehniskām problēmām parasti saskaras komanda, kas pārvalda sakaru infrastruktūru. Jums jāņem vērā datu vai klientu zaudēšanas risks.
4. solis. Apsveriet riskus atbilstoši prioritātei
Nosakiet riska novērtējumu, pamatojoties uz riska rašanās iespējamību. Kopumā ārkārtas rīcības plāni nevar paredzēt visus riskus, jo to rašanās iespējas nav vienādas. Mēģiniet noskaidrot riskus, kuriem ir vislielākā iespēja notikt un kas lielā mērā ietekmēs operatīvās darbības.
- Koncentrējieties uz notikumiem, kuriem ir visnopietnākās sekas. Pierakstiet visus notikumus, kas ietekmē darbības, un piešķiriet vērtējumu no 1 līdz 10. Padomājiet par katra no šiem notikumiem ietekmi, piemēram: dzinēju ugunsgrēkiem ir zemāks vērtējums nekā rūpnīcas ugunsgrēkiem.
- Pēc tam nosakiet reitingu, pamatojoties uz riska iestāšanās biežumu. Piemēram: dodiet vērtējumu 1 riskam, kas rodas reizi mēnesī, un 10 vērtējumu riskam, kas rodas reizi 100 gados. Reiziniet divus skaitļus, lai iegūtu kopējo punktu skaitu, kas parāda riska apmēru un tā ietekmi uz organizāciju.
- Izstrādājiet ārkārtas rīcības plānu, sākot ar notikumu ar visaugstāko punktu skaitu. Sagatavojiet risinājumus, lai paredzētu šos notikumus. Turklāt jūs varat uzlabot darba procesus zemas atzīmes notikumiem. Fundamentālajiem aspektiem, kas nodrošina organizācijas darbības nepārtrauktību, jābūt galvenajai prioritātei, piemēram: naudas plūsmas pārvaldībai, tirgus daļas attīstīšanai un darbinieku darbības uzlabošanai.
2. daļa no 3: Vairāku scenāriju noteikšana
1. solis. Nosakiet notikuma ar vislielāko risku scenāriju
Lai izstrādātu efektīvu ārkārtas rīcības plānu, definējiet reālus scenārijus katram riskam. Izveidojiet īpašu sistēmu, lai paredzētu, kāda būtu ietekme, ja notiktu vislielākais risks.
- Ietekmi varat noteikt pēc rūpīgas scenārija apkopošanas. Detalizēti padomājiet par katra scenārija lielāko ietekmi.
- No scenārija sagatavojiet vairākas plāna versijas ar pakāpenisku ietekmes intensitāti, piemēram: viegla ietekme, mērena ietekme un smaga ietekme.
2. solis. Izveidojiet grafiku plāna īstenošanai atbilstoši scenārijam
Nosakiet, kurš personāls ir atbildīgs par kādām darbībām un kad. Sagatavojiet arī atjauninātu sarakstu vai kontaktpersonu sarakstu un nosakiet, kam jāsniedz paziņojumi.
- Sagatavojiet grafiku, lai visi atbildīgie darbinieki zinātu, kas viņiem jādara pirmajā dienā vai pirmajā nedēļā. Izstrādājiet īpašu grafiku katram scenārijam.
- Izveidojiet grafiku atbilstoši scenārijam, lai paredzētu šķēršļu parādīšanos dažādos organizācijas aspektos, piemēram, attiecībā uz darba iespējām (infrastruktūras ierobežojumi), organizāciju (nav brīdinājuma sistēmas ārkārtas situācijām vai kvalificētu reaģēšanas komandu) un iestādēm (piemēram: finansējuma avotu vai partneru ārējās uzņēmējdarbības trūkums). Nosakiet personālu, kuram vajadzētu būt atbildīgam par noteiktiem aspektiem.
3. solis. Padomājiet par vissvarīgākajiem faktoriem, lai jūsu bizness atkal sāktos
Detalizēti apspriediet šo jautājumu, veicot organizācijas spēju un ievainojamību pārskatu. Vai organizācijai ir pietiekamas iespējas risināt vai novērst katru risku?
- Piemēram: iespējama katastrofa ir plūdi, jo upes ūdens pārplūst un pārpludina mājokļus upes krastos. Slikta infrastruktūra var izraisīt ievainojamību, un kvalificēta personāla pieejamība ir organizācijas spēja.
- Veiciet godīgu resursu novērtējumu. Nosakiet, kas ir jāmaina vai jāsamazina ierobežoto resursu dēļ? Veiciet analīzi, lai noteiktu ietekmi uz uzņēmējdarbību, lai jūs varētu noteikt darbības, kas jāveic, lai organizācija turpinātu darboties un spētu sasniegt savus mērķus.
4. solis. Nosakiet, kā samazināt risku
Pēc ārkārtas rīcības plāna sastādīšanas nesēdiet un neceriet, ka nekas slikts nenotiks. Veiciet dažādus pasākumus, lai samazinātu risku un veiktu profilaksi.
- Uzziniet, vai ir kolēģi, kas vēlas palīdzēt. Vai ir vietējie resursi, kurus var izmantot katastrofas gadījumā? Vai ir kaimiņi, kas vēlas palīdzēt?
- Efektīvs ārkārtas rīcības plāns spēj atklāt dažādus aspektus, kas jāuzlabo, lai plāns, kas sākotnēji bija ļoti noderīgs, tagad, iespējams, vairs nebūtu vajadzīgs.
- Piemēram: jūs saprotat apdrošināšanas aizsardzības nepieciešamību vai veicat katastrofu vadības simulāciju. Instalējiet datu dublēšanas sistēmu, lai novērstu datu zudumu. Izveidojiet plānu katram scenārijam.
3. daļa no 3: Ārkārtas rīcības plāna īstenošana
1. solis. Paziņojiet ārkārtas rīcības plānu visiem darbiniekiem
Jums ir jāinformē ārkārtas rīcības plāns visiem organizācijas vadības līmeņiem pēc iespējas agrāk, pirms notiek ārkārtas situācija.
- Izskaidrojiet katra personāla lomu un pienākumus, lai viņi netiktu sajaukti, kad šis plāns ir jāizpilda, lai novērstu paniku.
- Nodrošiniet noderīgu apmācību, lai katrs personāls spētu pildīt pienākumus saskaņā ar plānu. Pēc novērojumu veikšanas veiciet nepieciešamās simulācijas un veiciet pielāgojumus.
2. solis. Pārbaudiet savu plānu
Veiciet testēšanu 4 posmos, lai tā būtu efektīvāka un efektīvāka. Ja rodas starpresoru problēmas vai konflikti, pielāgojiet plānu un pārbaudiet vēlreiz.
- Organizējiet sanāksmes ar augstākā līmeņa darbiniekiem. Ļaujiet viņam noteikt sanāksmes datumu un laiku, lai pilnībā pārskatītu ārkārtas rīcības plānu un novērtētu cilvēkus, kuri darbu ir paveikuši līdz galam.
- Rīkojiet starpresoru sanāksmes, lai pārskatītu departamentu plānus. Šajā posmā jums ir jāpiešķir resursi un jāidentificē jauni konflikti.
- Atrodiet būtisku sistēmas kļūmju cēloni. Plāna novērtēšanu var veikt nodaļā, simulējot sistēmas un/vai pārdevēja kļūmes. Scenārija simulācijas var veikt, neizslēdzot aprīkojumu un neaizkavējot procesus, kuriem jāturpina darboties.
- Veiciet testa braucienu. Tomēr jums ir jāpārbauda ārkārtas rīcības plāns, īslaicīgi pārtraucot darbību.
3. solis. Glabājiet ārkārtas rīcības plānu drošā un viegli pieejamā vietā
Katastrofas gadījumā neļaujiet plānam aizdegties vai plūdiem aiziet. Lai vajadzības gadījumā būtu viegli piekļūt, neglabājiet plāna failu glabāšanu noslēpumā.
- Glabājiet plāna failu un tā kopijas vairākās vietās, lai vajadzības gadījumā tos varētu izmantot pēc iespējas ātrāk.
- Saglabājiet plāna kopiju dažādās vietās no oriģināla. Lūdzu, pastāstiet dažiem pilnvarotiem cilvēkiem, kā tam piekļūt.
4. solis. Izveidojiet regulāru grafiku pārskatu veikšanai
Izmaiņas notiek visu laiku, tāpēc plāna sagatavošanas pamatā esošie pieņēmumi vairs nav spēkā. Risks var būt lielāks nekā plāna sastādīšanas laikā.
- Izstrādājot un pielāgojot plānus, iesaistiet vairākus cilvēkus. Piemēram: lūdziet jaunajiem darbiniekiem sniegt ieguldījumu vai veikt uzlabojumus no citas perspektīvas.
- Salīdziniet visus pieņēmumus, kas izmantoti, izstrādājot plānu, ar pašreizējiem datiem vai pārbaudiet trešo pusi. Dublēšanas sistēma jūsu datorā var saglabāt mazāk datu, nekā jūs domājat.
Padomi
- Nepalaidiet uzmanību ārkārtas rīcības plāna nozīmei, lai to neveidotu!
- Izstrādāt ārkārtas rīcības plānus dažādos scenārijos.
- Sāciet plānošanu, izveidojot komiteju un ieceļot priekšsēdētāju. Izvēlieties cilvēkus, kuriem ir prasmes, rīki un zināšanas, lai katra nodaļa varētu izstrādāt savus plānus.
- Vēlreiz izlasiet izstrādātos plānus, lai atrastu nokavētās lietas.
