Darba plāns ir mērķu un procesu kopums, kas var palīdzēt komandai un/vai personai sasniegt šo mērķi. Izlasot darba plānu, jūs varat labāk izprast projekta mērogu. Neatkarīgi no tā, vai tie tiek izmantoti darba vietā vai akadēmiskajā vidē, darba plāni palīdz jums organizēt projektus. Izmantojot darba plānu, jūs sadalāt procesu mazos, vieglos uzdevumos, vienlaikus zinot, ko vēlaties sasniegt. Uzziniet, kā izveidot darba plānu, lai būtu labāk sagatavots nākamajam projektam.
Solis
1. solis. Izlemiet, kam paredzēts jūsu darba plāns
Ir daudz iemeslu, kāpēc mēs izstrādājam darba plānu. Nosakiet šo mērķi iepriekš, lai jūs varētu labi sagatavoties projektam. Atcerieties, ka lielākā daļa darba plānu ir derīgi noteiktu laiku, piemēram, 6 mēnešus vai 1 gadu.
- Birojā darba plāns palīdz priekšniekam zināt, pie kādiem projektiem jūs strādāsit nākamo mēnešu laikā. Jūsu priekšniekam šī informācija parasti ir nepieciešama pēc ikgadēja darbības pārskata vai kad jūsu komanda strādā pie liela projekta. Darba plāns var būt arī stratēģiskās plānošanas sesijas rezultāts, ko uzņēmums izveido jauna kalendārā vai fiskālā gada sākumā.
- Akadēmiskajā pasaulē darba plāni ir piemēroti studentiem, lai strādātu pie lieliem projektiem, vai pasniedzēji, lai izstrādātu mācību programmu semestrī.
- Personīgiem projektiem darba plāns sniedz priekšstatu par to, ko jūs plānojat darīt, kā jūs to darīsit un kad plānojat to pabeigt.
2. solis. Uzrakstiet ievadu un pamatinformāciju
Lai izveidotu profesionālu darba plānu, jums jāraksta ievads un priekšvēsture. Jūsu priekšnieks vai vadītājs saņems informāciju, kas nepieciešama, lai saprastu darba plānu. No otras puses, akadēmiskajiem darba plāniem parasti nav nepieciešams ievads un iepriekšēja informācija.
- Ievadam jābūt īsam un interesantam. Atgādiniet priekšniekam, kāpēc jūs sastādījāt šo darba plānu. Iepazīstiniet viņu ar projektu, ar kuru jūs strādāsit noteiktā laika periodā.
- Fonam vajadzētu uzsvērt, kāpēc jūs izveidojāt darba plānu. To var izdarīt, piemēram, iepazīstinot ar jaunākā ziņojuma informāciju vai statistiku, nosakot problēmas, kas jārisina, vai citus iemeslus, pamatojoties uz ieguldījumu un atsauksmēm, kuras esat saņēmis, strādājot pie iepriekšējiem projektiem.
Solis 3. Definējiet mērķus un uzdevumus
Mērķi un uzdevumi ir divas savstarpēji saistītas lietas. Darba plānā abi tie noved pie rezultātu sasniegšanas. Atšķirība ir tāda, ka mērķi ir vispārīgi, bet mērķi ir konkrētāki.
- Mērķi ir jūsu projekta kopējais priekšstats. Pierakstiet, kādus gala rezultātus vēlaties no darba plāna. Pārliecinieties, vai pārklājums ir plašs. Piemēram, sakiet, ka vēlaties aizpildīt pētījumu vai iemācīties rakstīt.
- Mērķiem jābūt konkrētiem un taustāmiem. Citiem vārdiem sakot, jums vajadzētu būt iespējai izsvītrot mērķu sarakstā norādītās darbības, tiklīdz tās ir pabeigtas. Intervējamu avotu atrašana savam pētnieciskajam darbam ir labs mērķa piemērs.
- Ja esošie mērķi ir pārāk dažādi, varat tos sadalīt ilgtermiņā īss, punkts vidēja, un termins garš. Piemēram, uzņēmuma īstermiņa mērķis trīs mēnešu laikā palielināt auditoriju skaitu par 30% atšķiras no ilgtermiņa mērķa-zīmola redzamības stiprināšana sociālajos medijos uz gadu.
- Mērķi parasti tiek rakstīti aktīvos teikumos, izmantojot darbības darbības vārdus ar konkrētu nozīmi. Piemēram, "plānot", "rakstīt", "uzlabot" un "izmērīt". Izvairieties no darbības vārdiem ar neskaidru nozīmi, piemēram, "mācīties", "saprast" un "zināt".
Solis 4. Izstrādājiet darba plānu ar "SMART" mērķiem
SMART ir akronīms, ko parasti izmanto, lai darba plānos meklētu taustāmākus un praktiskākus rezultātus.
- Konkrēts nozīmē detalizētu. Ko tieši mēs darīsim priekš kam? Aprakstiet iedzīvotājus, kurus jūs apkalposit, un visas īpašās darbības, ko izmantosit, lai viņiem palīdzētu.
- Izmērāms nozīmē izmērāmu. Vai mērķis ir kvantitatīvs un izmērāms? Vai varat aprēķināt rezultātu? Vai jūs plānojāt darbu tā, lai "veselības līmenis Dienvidāfrikā 2012. gadā uzlabotos"? Vai arī jūs to sakārtojat tā, lai "HIV/AIDS infekcijas gadījumu skaits jaundzimušajiem Dienvidāfrikā līdz 2020. gadam samazinās par 20%"?
- Sasniedzams nozīmē sasniedzamu. Vai varat to pabeigt noteiktajā laikā, izmantojot jūsu rīcībā esošos resursus? Ņemot vērā visus esošos ierobežojumus, jūsu mērķim jābūt reālistiskam. Palielināt pārdošanas apjomu par 500% ir jēga, ja jūsu uzņēmums ir mazs. Pārdošanas palielināšana par 500% ir gandrīz neiespējams mērķis uzņēmumam, kas ir dominējis tirgū.
- Attiecīgi ir saistīts ar interesēm. Vai mērķis ietekmēs jūsu vēlamo mērķi vai stratēģiju? Lai gan tas ir svarīgi vispārējai veselībai, vai ir taisnība, ka vidusskolēnu auguma un svara mērīšana var tieši izraisīt izmaiņas garīgās veselības procedūrās? Pārliecinieties, ka jūsu mērķiem un darba metodēm ir skaidra un intuitīva saikne.
- Laika ierobežojums ir laika ierobežojums. Kad mērķis tika sasniegts un/vai kad jūs zinājāt, ka esat to sasniedzis? Nosakiet projekta beigu datumu. Norādiet arī, ja tāds ir, kāds galarezultāts varēja novest pie jūsu projekta agrīna izbeigšanās ar visiem sasniegtajiem rezultātiem.
Atcerieties, ka, lai aprēķinātu izmaiņas, ir jānorāda bāzes numurs. Ja jūs nezināt, cik jaundzimušo Dienvidāfrikā ir inficēti ar HIV/AIDS, kā jūs varat nodrošināt, ka saslimšanas gadījumu skaits tiek samazināts par 20%?
Noteiktās situācijās jums, iespējams, vajadzēs konsultēties ar ekspertu, lai pārliecinātos, ka jūsu darba plāna mērķi ir sasniedzami
Solis 5. Uzskaitiet savus resursus
Šajā sarakstā pierakstiet visu nepieciešamo, lai sasniegtu savus mērķus. Resursiem ir dažādas formas, atkarībā no jūsu darba plāna.
- Biroja resursi ietver finanšu budžetu, darbiniekus, konsultantus, ēkas vai telpas un grāmatas. Ja darba plāns ir formālāks, varat pievienot detalizētu budžetu.
- Resursi akadēmiskajā vidē ietver piekļuvi bibliotēkām; izpētes materiāli, piemēram, grāmatas, laikraksti un žurnāli; piekļuve datoram un internetam; kā arī profesori vai citi cilvēki, kuri var jums palīdzēt, ja jums ir jautājumi.
6. solis. Atzīstiet esošos ierobežojumus
Robežas ir šķēršļi, kas var traucēt jūsu centieniem sasniegt savus mērķus. Piemēram, veicot pētniecības uzdevumus skolā vai koledžā, jūsu grafiks izrādās pārāk saspringts, tāpēc jūs nevarat labi pētīt un rakstīt. Tāpēc jūsu ierobežojums ir drudžains grafiks. Mēģiniet atcelt citas saistības semestra laikā, lai jūs varētu efektīvi pabeigt savu darba plānu.
7. solis. Kas ir atbildīgs?
Atbildība ir laba plāna būtisks elements. Kas ir atbildīgs par katra uzdevuma izpildi? Pat ja pie uzdevuma strādā komanda, vienai personai ir jābūt atbildīgai par to, lai uzdevums tiktu izpildīts laikā.
8. solis. Uzrakstiet stratēģiju
Ievērojiet savu darba plānu, pēc tam izlemiet, kā izmantosit savus resursus, vienlaikus pārvarot ierobežojumus, lai sasniegtu savus mērķus.
- Uzrakstiet detalizētu darbību sarakstu. Nosakiet, kam jānotiek katru dienu vai katru nedēļu, lai sasniegtu savus mērķus. Tāpat uzskaitiet, kādas darbības būtu jāveic citiem komandas locekļiem. Lai organizētu šo informāciju, varat izmantot projektu vadības programmatūru vai personīgo kalendāru.
- Izveidojiet grafiku. Lai gan jūs varat izveidot provizorisku darba grafiku, laiku pa laikam var rasties neparedzēti notikumi vai situācijas. Tāpēc atstājiet vietu savā grafikā, lai izvairītos no kavēšanās.
Padomi
- Ja jūsu projekts ir liels, definējiet pagrieziena punktus. Atskaites punkti ir projekta punkti, kas izceļ noteiktu mērķu sasniegšanu. Jūs to varat uzskatīt arī par pārdomu punktu, kad novērojat, cik tālu process ir progresējis, un vienlaikus pārliecinieties, vai tas neatkāpjas no darba plāna.
- Izveidojiet sev piemērotu darba plānu. Tas var būt detalizēts, tas var būt plašs, atkarībā no jūsu vēlmēm vai vajadzībām. Jūs varat rakstīt uz papīra lapas vai ar profesionālu programmatūru, izmantojot attēlus un krāsas. Izmantojiet visu, kas jums ir dabiskākais un efektīvākais.
