Viens veids, kā uzņēmumiem saglabāt konkurētspēju, ir uzlabot savus biznesa procesus gan no darbības, gan finanšu viedokļa. Lai to izdarītu, nepieciešams veids, kā izmērīt konkrētu procesa progresu. "To, ko nevar izmērīt, nevar pārvaldīt." Uzņēmums nevar pārvaldīt procesu, ja tam nav atbilstošas mērīšanas metodes. Tāpēc, lai apkopotu datus pirms un pēc izmaiņu ieviešanas, tiek izmantota metrika (izmērāma procesa informācija). Analizējot šos rādītājus, tiek iegūti dati, kas paziņo procesa uzlabojumu dēļ radušos uzlabojumu apjomu. Lai sāktu darbu, vispirms jāizvēlas metrika, kas atbilst jūsu mērītajam procesam.
Solis
1. daļa no 3: Procesu uzlabošanas sistēmas iestatīšana
1. solis. Nosakiet, kas jāmēra
Tas ir, ko jūs domājat ar “uzlabojumu”. Vai vēlaties procesu, kas ir uzticamāks, ātrāks, efektīvāks vai labāks par kaut ko citu? Tas izskaidros jūsu projektu. Pārliecinieties, ka jūsu process rada izmērāmu rezultātu.
Piemēram, uzņēmums, kas vēlas palielināt preču piegādes ātrumu, mērīs piegādes laiku. Datu digitalizācijas uzņēmumi var vēlēties izmērīt rakstzīmju kļūdu procentuālo daudzumu partijā vai apstrādāt izvadi
2. solis. Pārliecinieties, vai jūsu projekta vārdnīca ir konsekventa
Izmantojiet vispārpieņemtos terminus, lai nodrošinātu mērījumu precizitāti un konsekvenci. Tas nodrošina ar citām pusēm no dažādām vietām un iekārtām koplietotās informācijas ticamību. Tas novērsīs pārpratumus un precizēs visu izmērāmo mainīgo definīcijas.
Piemēram, uzņēmums laiku mēra dienās. Citās tā paša uzņēmuma filiālēs vārds “viena diena” var tikt interpretēts atšķirīgi. Varbūt viņi to uzskata par 8 stundu darba dienu, nevis 24 stundām. Šādas lietas var izraisīt pārpratumus starp uzņēmuma filiālēm
3. solis. Izlemiet, kā dati tiks vākti
Dati jāapkopo tādā pašā veidā visā uzņēmumā. Piemēram, ja viena nodaļa datu vākšanai izmanto izlases veida paraugu, visiem departamentiem vajadzētu sekot šim piemēram. Pretējā gadījumā dati nebūs salīdzināmi. Turklāt mērvienībām jābūt vienādām. Mērot izvadi, pārliecinieties, vai izmantotās mērvienības ir vienādas.
Piemēram, piegādes ātrumu var izmērīt minūtēs vai stundās. Pāreja no vienas vienības uz citu ir tikai laika izšķiešana
4. solis. Nosakiet aprēķina precizitātes standartu
Tas nozīmē, ka vienai nodaļai nevajadzētu noapaļot ciparus, kamēr nav komatu, un citai nodaļai jānoapaļo līdz diviem cipariem aiz komata. Skaitļu detalizācijas līmeņa atšķirības izjauks rezultātus. Neaizmirstiet, ka mazākas vienības mēdz sniegt precīzākus rezultātus.
Piemēram, visiem departamentiem jāvienojas par skaitļu noapaļošanu
2. daļa no 3: Atbilstošu metriku noteikšana projektam
1. darbība. Izvēlieties primāro metriku
Galvenie rādītāji nosaka procesa uzlabošanas rezultātus vai mērķus. Piemēram, automobiļu ražotājs var izmērīt saražoto automašīnu skaitu stundā. Pirms procesa uzlabošanas vispirms tiek ņemts mērījumu pamats. Projekta beigās process tiek atkārtoti mērīts. Pēc tam tiek aprēķināts procesa uzlabojumu skaits.
2. solis. Savienojiet galvenos rādītājus ar uzņēmējdarbības rādītājiem
Biznesa rādītāji mēra, kā darbības procesa uzlabojumi sasniedz vienu no uzņēmuma mērķiem. Piemēram, ja galvenais rādītājs ir paātrināt produktu ražošanu, uzņēmējdarbības rādītājs var palielināt peļņu vai samazināt fiksētās izmaksas. Pastāv cēloņsakarība starp galvenajiem rādītājiem un uzņēmējdarbības rādītājiem. Šī neatbilstība izskaidro iemeslu, kāpēc uzlabojumi galvenajos rādītājos uzlabo arī uzņēmuma darbību.
3. Apsveriet iespējamos negaidītos rezultātus
Procesu uzlabošanas projektu rezultātā var rasties neparedzētas slodzes. Ja primārā metrika novērtē to, kas būtu jāuzlabo, būs citi secīgi rādītāji, lai noteiktu, kam nevajadzētu mainīties. Sekojošie metrikas dati jāiegūst pirms projekta, tā laikā un pēc tā. No daudzajiem iespējamiem izrietošiem rādītājiem projektā tikai dažiem ir liela ietekme uz produkcijas kvalitāti, un tie būtu jāņem vērā.
Piemēram, uzņēmumam, kas vēlas palielināt piegādes ātrumu, nevajadzētu piedzīvot lielākas izmaksas sliktas apstrādes un produkta bojājumu dēļ. Šajā gadījumā produkta defektu īpatsvars ir izrietošs rādītājs
4. solis. Definējiet finanšu rādītājus
Naudas taupīšana ne vienmēr ir uzņēmuma galvenais rādītājs. Tomēr uzņēmumiem ir jāuzrauga procesu uzlabojumu finansiālie rezultāti. To nevajadzētu jaukt ar projekta grāmatvedības izmaksām. Finanšu rādītājiem vajadzētu būt instrumentam, lai analizētu uzsākto projektu finansiālos ieguvumus. Daudzi uzņēmumi turpina uzraudzīt finanšu rādītājus pat gadu pēc projekta pabeigšanas.
Piemēram, sagaidāms, ka ražošanas laika pieaugums palielinās uzņēmuma ieņēmumus. Uzņēmums uzraudzīs ieņēmumus kopā ar citiem faktoriem, piemēram, peļņu, no izmaiņu ieviešanas brīža un novērtēs, kāda būs procesa izmaiņu ietekme
3. daļa no 3: Datu vākšana
Solis 1. Izmēriet laiku
Procesa laiks mēra soļu ilgumu, lai produkts vai pakalpojums būtu pēdējais. Citi laika rādītāji mēra, cik ilgi projekts rada pievienoto vērtību, vai laiku, kas nepieciešams, lai atbildētu uz klienta pieprasījumu. Metrikas aprēķins var būt piegādes laika procentuālā daļa.
Ir pierādīts, ka stratēģijas procesa laika samazināšanai palielina uzņēmējdarbību. Tas var palielināt ražošanu un ātrāku produktu vai pakalpojumu piegādi. Ja preču un pakalpojumu cena un kvalitāte ir tāda pati kā konkurentiem, klienti izvēlas pirkt preces vai pakalpojumus, kas tiek pieņemti ātrāk. Ja apstrādes laiku var samazināt, izredzes saņemt jaunus pasūtījumus un biznesu būs lielākas
2. solis. Izmēriet izmaksas
Izmaksu metrika novērtē kopējās ražošanas procesa izmaksas. Šis rādītājs mēra arī ekspluatācijas izmaksas attiecībā pret ražošanas līmeni. Maksa par darījumu mēra vienas vienības ražošanas izmaksas. Izmaksu ietaupījumi mēra izmaksu samazinājumu vienam darījumam. Darbaspēka ietaupīšana ir darba stundu samazināšana, kas nepieciešama preču vai pakalpojumu ražošanai.
Izmaksu samazināšanas stratēģija kļūst svarīga, kad uzņēmumu ieņēmumi sāk samazināties. Piemēram, Bank of America 2011. gadā piedzīvoja kreditēšanas un tirdzniecības ieņēmumu samazināšanos. Tāpēc tās samazināja darbaspēku, lai turpinātu maksāt akcionāriem. Banku vadītāji un konsultanti nolēma izmantot izmaksu rādītājus, lai identificētu darbus, kurus varētu norakstīt, lai ietaupītu naudu, nekaitējot uzņēmumam
3. solis. Izmēriet kvalitāti
Kvalitātes rādītāji mēra klientu apmierinātību. Klientu apmierinātības datus var iegūt, veicot aptaujas, klientu sūdzības un citas atsauksmes. Kvalitātes rādītāji arī novērtē, vai process klientam rada pievienoto vērtību. Šajā rādītājā aplūkots arī kļūdu un pārstrādes biežums. Kļūdu procentuālā daļa būs redzama produkta defektu līmenī. Pabeigšanas procents un precizitātes līmenis mēra procesu bez defektiem biežumu.
- Veselības aprūpes nozare lielā mērā paļaujas uz kvalitātes rādītājiem. Kvalitātes uzlabošanai jābalstās uz datiem. Analītiķi aplūko finanšu un klīniskos datus, lai noteiktu veselības aprūpes sniegšanas atšķirības. Pakalpojumu sniegšanas process ir sadalīts un pēc tam tiek meklēti izšķērdīgi vai lieki apgabali, lai izveidotu procesu, kas nodrošina augstas kvalitātes rezultātus. Izmaksu samazināšana nerada pievienoto vērtību, ja tā nevar uzlabot vai uzturēt noteiktu kvalitātes līmeni.
- Kvalitātes uzlabošanas atslēga ir efektivitātes palielināšana, nemazinot efektivitāti. Efektivitāte attiecas uz resursu daudzumu, kas nepieciešams produkta vai pakalpojuma sniegšanai. Efektivitāte attiecas uz to, cik labi tiek sasniegti produkta vai pakalpojuma mērķi.
Solis 4. Izmēriet izvadi
Izlaides rādītāji mēra noteiktā laika posmā sniegtā produkta vai pakalpojuma daudzumu. Ražošanas mērķiem jābūt saskaņotiem ar klientu prasībām. Izlaides metrikā aplūkoti arī uzkrājumi un krājumu pārpalikums (abu summai jābūt minimālai). Visbeidzot, tiek novērtēts nepabeigtais darbs, lai noteiktu izstrādājumu vai pakalpojumu skaitu, kas tiek apstrādāti.
Viena stratēģija ražošanas apjoma palielināšanai ir standartizēts darbs. Piemēram, automobiļu rūpniecībā automašīnu ražotājiem ir standarta metodes automašīnu uzstādīšanai. Ražotāji var noteikt ražošanas procesa standartus, lai palielinātu produkciju. Metrika var palīdzēt analizēt, cik labi process uzlabo rezultātu. Tiek uzskatīts, ka process ir veiksmīgs, ja produkts tiek izgatavots noteiktā laikā, palielinoties jaunam standartizētam procesam
Solis 5. Izmēriet procesa sarežģītību
Šī metrika mēra ražošanas procesa posmu skaitu, kas jāiziet. Šis rādītājs parāda arī procesa palēnināšanās biežumu, kas saistīts ar roku maiņu vai priekšnieka apstiprinājuma pieprasījumiem. Procesa soļu skaits tiek skaitīts kopā ar vērtības pievienošanas procesa posmiem. Šīs darbības padara produktu vai pakalpojumu vērtīgāku. Metrika arī mēra produktu atgriešanas biežumu defektu novēršanai.
