Kā norāda nosaukums, atbildes vēstule ir vēstule, kas sagatavota, lai atbildētu uz kāda cilvēka jautājumu vai pieprasījumu, kas parasti tiek nosūtīta arī rakstiski pa vēstuli un ko parasti izmanto kā informācijas apmaiņas līdzekli biznesa pasaulē. Lai sagatavotu perfektu atbildes vēstuli, pirmā lieta, kas jādara, ir pārskatīt tās vēstules saturu, kurā ir jūsu saņemtais jautājums vai pieprasījums. Pēc tam meklējiet papildu informāciju, kas nepieciešama, lai atbildētu uz vēstuli. Pēc abu darbību veikšanas sāciet rakstīt atbildes vēstuli ar teikumiem, kas ir pieklājīgi, vienkārši, skaidri un spēj atbildēt uz visiem jautājumiem vai pieprasījumiem, kas uzskaitīti sākotnējā vēstulē. Turklāt pārliecinieties, ka jūsu teikuma tonis ir arī draudzīgs un informatīvs, lai vēstule spētu apmierināt saņēmēja apmierinātību.
Solis
1. metode no 3: Oriģinālās vēstules satura pārskatīšana
1. solis. Nosakiet vēstules sūtītāja pieprasīto vai apšaubāmo informāciju
Tā kā atbildes vēstules ir paredzētas, lai sūtītājam būtu jāzina viss, vienmēr veltiet laiku, lai rūpīgi pārskatītu vēstules saturu. Jo īpaši saprotiet, ka vēstules sūtītājam ir jāzina, kādu informāciju jūs viņam varat sniegt.
- Dažreiz burta nozīmes noteikšana nav tik vienkārša kā plaukstas pagriešana, it īpaši, ja vēstules rakstītāja rakstīšanas stils nav skaidrs. Tāpēc pirms atbildes vēstules sastādīšanas vienmēr veltiet laiku, lai izprastu vēstules sūtītāja vajadzības.
- Ja nepieciešams, pierakstiet dažas svarīgas lietas, kuras atrodat vēstulē, lai labāk izprastu sūtītāja nodomu. Jo īpaši apkopojiet sūtītāja prasīto un veidojiet savu atbildi uz katru jautājumu vai pieprasījumu.
2. solis. Uzziniet vairāk par vēstules sūtītāja pieprasīto informāciju
Ja vēstules sūtītājs lūdz informāciju par kaut ko, iespējams, ka jūs to jau zināt un varat uzreiz atbildēt vai otrādi. Ja jūs nesaprotat pieprasīto informāciju, veltiet pēc iespējas vairāk laika, lai savāktu informāciju, pirms atbildat uz vēstuli.
Piemēram, vēstules sūtītājs var vēlēties apstiprināt sava darba pieteikuma statusu jūsu uzņēmumā. Ja jauna darbinieka pieņemšana darbā nav jūsu kompetence, lūdzu, pirms atbildes iesniegšanas sazinieties ar personāla nodaļas darbinieku, lai palīdzētu pārbaudīt sūtītāja pieteikuma statusu
Solis 3. Pārsūtiet vēstuli citai personai, kura spēj labāk atbildēt uz uzdoto jautājumu
Īpaši biznesa pasaulē klienti dažreiz sūta vēstuli uz uzņēmuma adresi vai uzņēmuma kontaktpersonas numuru, ko atrod internetā. Tāpēc, ja saņemat vēstuli, bet uzskatāt, ka neesat kvalificēts atbildēt uz tajā esošajiem jautājumiem, lūdzu, pārsūtiet to attiecīgajai personai. Dariet to, lai vēstules sūtītājs varētu saņemt visprecīzāko un noderīgāko atbildi.
Ja personai ir vajadzīgs ilgs laiks, lai atbildētu, mēģiniet paziņot sūtītājam, ka esat pārsūtījis vēstuli kādam, kam ir lielāka iespēja atbildēt uz viņa jautājumiem. Vismaz vēstules sūtītājs zina, ka viņa sūtītā vēstule ir saņemta un apstrādāta
2. metode no 3: atbilžu apkopošana
1. solis. Adresējiet vēstuli personai, kas lūdz informāciju vai uzdod jautājumus sākotnējā vēstulē
Vienmēr sāciet vēstuli ar pieklājīgu sveicienu, piemēram, "Dārgais", kam seko vēstules saņēmēja vārds, nevis lietojiet pārāk vispārīgu sākuma teikumu, piemēram, "Šīs vēstules saņēmējam". Izņemot bezpersonisku skanējumu, teikums rada iespaidu, ka atbildes vēstuli ir rakstījis dators. Tāpēc vienmēr sveiciniet adresātu pēc vārda, lai parādītu, ka jūsu atbildes vēstule tika uzrakstīta ar lielu rūpību un atzinību.
- Ja jūs personīgi nepazīstat vēstules sūtītāju, lūdzu, izmantojiet sveicienu kungam vai kundzei, kam seko viņa uzvārds. Tomēr, ja vēstules sūtītājam ir noteikts nosaukums, izmantojiet šo nosaukumu kunga vai kundzes vietā.
- Ja jūs patiešām nepazīstat vēstules sūtītāju vai nezināt dzimumu, vienkārši izmantojiet viņa vārdu.
- Parasti jūs varat izmantot sūtītāja vārdu, kas norādīts sākotnējā vēstulē. Piemēram, ja vēstules sūtītājs uzskaita vārdu “Dr. Džonsons”savā vēstulē, lūdzu, atveriet savu atbildes vēstuli ar sveicienu“Dārgais. Dr. Džonsons."
2. solis. Norādiet, ka šī vēstule tika uzrakstīta, atbildot uz viņa nosūtīto vēstules oriģinālu
Vēstules sākumā neaizmirstiet lasītājam nodot savas vēstules mērķi, proti, atbildēt uz vēstuli. Tādā veidā vēstules saņēmējs zinās, ka vēstule ir izlasīta un apstrādāta, kā arī jūsu nodotās vēstules nodomu.
- Vienkāršs teikums: “Šī vēstule ir atbilde uz vēstuli, kuru nosūtījāt 13. jūnijā” ir lieliski piemērota atbildes vēstules atvēršanai.
- Ja neesat pirmās vēstules saņēmējs, norādiet tās personas identitāti, kura jums ir devusi vēstuli. Piemēram, jūs varētu rakstīt: “Viens no mūsu klientu apkalpošanas darbiniekiem Mišela Harisa ir pārsūtījis man nosūtīto vēstuli.”
Solis 3. Nekavējoties atbildiet uz sūtītāja jautājumiem
Pēc sveiciena uzrakstīšanas nekavējoties pārejiet pie vēstules sirds. Vēstules centrā pēc iespējas pilnīgāk atbildiet uz visiem jautājumiem un/vai sūdzībām, kas uzskaitītas sākotnējā vēstulē. Pārliecinieties, ka nekas netiek palaists garām, lai vēstules saņēmējs to lasot varētu justies apmierināts.
- Savā atbildē īsi atkārtojiet vēstules oriģināla saturu. Piemēram, jūs varētu teikt: “Atbildot uz jūsu jautājumu par mūsu uzņēmuma darbiniekiem, kuriem ir tiešs kontakts ar plašsaziņas līdzekļiem, mēs vēlamies jūs informēt, ka personāla vārds ir Janet Walters. Šeit ir viņa e -pasta adrese un tālruņa numurs."
- Lai atbildētu uz garākiem jautājumiem, izmantojiet numerācijas sistēmu, lai konkrētāk atbildētu uz katru jautājumu. Šī metode ir ne tikai vieglāk lasāma, bet arī padarīs lasītāju apmierinātāku, jo viņam šķiet, ka uz visiem jautājumiem ir sniegtas detalizētas atbildes.
- Sniedziet pēc iespējas pilnīgāku informāciju teikumos, kas nav pārāk gari. Parasti atbildi uz vienu jautājumu dažos īsos teikumos var teikt par labu atbildi.
4. Esiet godīgs attiecībā uz visiem pieprasījumiem, kurus nevarat izpildīt
Dažreiz ir jautājumi, uz kuriem nevarat atbildēt, vai pieprasījumi, kurus nevarat izpildīt. Saskaroties ar šādu situāciju, vienmēr sniedziet godīgu atbildi. Citiem vārdiem sakot, neizmantojiet sarežģītus teikumus, lai apspiestu vēstules sūtītāja negatīvos uzskatus. Ticiet man, vēstules sūtītājs daudz vairāk novērtēs tiešu un skaidru atbildi. Vissvarīgākais - pārliecinieties, ka informācija vienmēr tiek sniegta pieklājīgi un pirms tās tiek atvainota, lai vēstules sūtītājs nejustos aizvainots.
- Noraidot vēstules sūtītāja pieprasījumu, vienmēr izmantojiet stingru, bet saprotošu toni. Piemēram, jūs varētu teikt: “Diemžēl mēs nevaram apmierināt jūsu pieprasījumu. Pašlaik mums nav nepieciešamās informācijas, un mēs nevaram pateikt, kad tā būs pieejama."
- Ja jūtaties spējīgs sniegt detalizētāku informāciju, mēģiniet pateikt: “Pirms atbildat uz savu jautājumu, vispirms jāapstiprina dažas lietas. Ja laiks atļauj, lūdzu, norādiet pieteikuma iesniegšanas datumu, kā arī tās amatpersonas vārdu, ar kuru sazinājāties. Kad apstiprināšanas process būs pabeigts, es nekavējoties sazināšos ar jums.”
5. solis. Paldies par nosūtīto vēstuli
Neatkarīgi no tā, vai jūs varat apmierināt pieprasījumu vai atbildēt uz vēstules jautājumu, vienmēr parādiet savu pateicību, pateicoties viņam vai viņai. Rādiet iespaidu, ka jūs augstu vērtējat viņu uzmanību un vēlaties ar viņu uzturēt pozitīvas attiecības.
Daži cilvēki izvēlas atvērt savu vēstuli ar pateicību. Runas vieta nav īsti svarīga. Vissvarīgākais - noteikti izrunājiet to vienā brīdī
6. solis. Noslēdziet vēstuli, ierakstot pilnu vārdu un uzvārdu
Aizveriet vēstuli ar oficiālu noslēguma sveicienu, piemēram, “Ar cieņu”, kam seko jūsu pilns vārds. Ja vēstule ir paredzēta uzņēmējdarbības nolūkiem, norādiet arī savu pozīciju ar pilnu vārdu.
Neatkarīgi no tā, vai tas ir drukātā vai manuāli rakstītā vēstulē, vienmēr atstājiet vietu savam parakstam pēc visa vārda iekļaušanas. Tomēr, ja vēstule tiek nosūtīta pa e -pastu, parasti pietiek ar pilnu vārdu bez paraksta
7. solis. Atkārtoti izlasiet atbildes vēstules tekstu, lai pārliecinātos, ka uz visiem jautājumiem ir sniegtas atbildes
Atcerieties, ka vēstules saņēmējs var kļūt aizkaitināts vai neapmierināts, ja saņem atbildi, kas neatbild uz viņa jautājumu. Turklāt neapmierinātība rada risku nosūtīt viņam papildu vēstuli un galu galā papildināt savu darbu! Lai nodrošinātu lasītāju apmierinātību, noteikti atbildiet uz visiem jautājumiem vai pieprasījumiem pēc iespējas pilnīgāk. Pirms sūtīšanas pārlasiet savu vēstuli, lai pārliecinātos, ka neviens pieprasījums vai jautājums nav palaists garām.
Ja nepieciešams, lūdziet drauga vai kolēģa palīdzību, lai izlasītu vēstuli. Jo īpaši lūdziet viņus iejusties saņēmēja vietā un novērtēt viņu apmierinātību pēc jūsu vēstules izlasīšanas
3. metode no 3: Profesionāla toņa izmantošana
1. darbība. Izmantojiet standarta biznesa vēstules formātu
Izprotiet dažāda veida atbildes vēstules, kas tiek izmantotas kā biznesa saziņas līdzeklis. Pēc tam sekojiet formātam, kas, jūsuprāt, ir vispiemērotākais, lai rakstītu profesionāli skanīgu atbildes vēstuli.
- Burta augšējā kreisajā stūrī norādiet savu vārdu, uzvārdu, uzņēmuma nosaukumu (ja piemērojams) un uzņēmuma adresi. Tālāk norādiet vēstules rakstīšanas datumu, kam seko vēstules saņēmēja pilns vārds un adrese.
- Ja vēlaties rakstīt atbildes vēstuli, vienmēr izmantojiet 2,5 cm apmali katrā papīra pusē. Pārliecinieties arī, vai burts ir uzrakstīts ar 1 atstarpi starp rindām un 2 atstarpēm starp rindkopām.
- Ja atbildes vēstule ir rakstīta, nevis rakstīta manuāli, vienmēr izmantojiet standarta 12 punktu fontu un rakstīšanas formātu. Tomēr, ja vēstule ir rakstīta manuāli, pārliecinieties, vai izmantotais rokraksts ir glīts un viegli lasāms.
2. solis. Radiet iespaidu, ka nosūtītais pieprasījums vai jautājums jūs iepriecina
Šī metode ir īpaši obligāta uzņēmējiem vai uz klientiem balstītiem pakalpojumu sniedzējiem. Atcerieties, ka klients ir karalis. Tas nozīmē, ka jums ir jāizrāda atzinība par laiku un domām, ko viņi ieguldīja vēstules rakstīšanā. Tāpēc neaizmirstiet pateikties viņiem par viņu lūgumiem vai jautājumiem, un atbildes vēstulēs vienmēr izmantojiet siltus un draudzīgus teikumus.
- Vienkāršs teikums: “Paldies, ka sazinājāties ar mums. Mēs ļoti novērtējam jūsu atsauksmes, "tas var būtiski mainīt vēstules toni pozitīvākā virzienā! Tāpēc mēģiniet padarīt par ieradumu šādas atbildes frāzēs vienmēr iekļaut.
- Neļaujiet radīt iespaidu, ka viņa lūgums vai jautājums jūs kaitina un kaitina. Ticiet man, labāk ir būt pārāk draudzīgam, nevis likt saņēmējam domāt, ka esat uz viņu dusmīgs vai sajukums.
3. solis. Nav nepieciešams rakstīt pārāk garu vēstuli, lai vēstules saņēmējs to varētu ātri izlasīt
Novērtējiet brīvo laiku! Nesūtiet 3 lappušu vēstuli, ja patiesībā uz jautājumu vai pieprasījumu var atbildēt 1. Tāpēc sniedziet adekvātas atbildes un nekavējoties nosūtiet vēstuli. Nepievienojiet citu informāciju, kas viņam īsti nav jāzina.
- Šī metode ir svarīga ieviešanai, it īpaši, ja atbildes vēstule ir paredzēta, lai atbildētu uz jūsu klientu vai biznesa partneru jautājumiem. Protams, jūs nevēlaties sarūgtināt klientu, pavadot stundas, lasot atbildi, kuru vajadzēja samazināt uz pusi, vai ne?
- No otras puses, nerakstiet tik īsi, lai nevarētu atbildēt uz sākotnējā vēstulē norādīto pieprasījumu vai jautājumu. Ja uz jautājumu jāatbild ar garu skaidrojumu, droši sniedziet to. Vissvarīgākais - pārliecinieties, ka visa sniegtā informācija ir patiešām svarīga lasītājiem.
4. solis. Uzrakstiet pēc iespējas skaidrāk, lai vēstules saņēmējs varētu saprast jūsu atbildi
Nelietojiet pārāk garus vai sarežģītus teikumus! Tā vietā rakstiet, izmantojot vienkāršu, skaidru dikciju, kas nespēj sajaukt lasītāju. Jo īsāks un blīvāks raksts, jo labāki rezultāti.
Iedomājieties, ka vēstules saņēmējam nav pietiekami daudz laika, lai detalizēti izlasītu jūsu vēstules saturu. Pat ja viņš skenētu tikai vēstules saturu, vai viņš spētu saprast, ko jūs domājat? Ja nē, izlabojiet izmantoto dikciju, lai skaidri pateiktu savu domu
5. Izvairieties no žargona un tehnisku terminu lietošanas, kurus lasītājiem ir grūti saprast
Šis aspekts ir jāievēro, lai maksimāli palielinātu jūsu vēstules satura lasāmību un skaidrību. Tāpēc, ja vēstules saņēmējs nav profesionālis, kurš spēj saprast tehniskos terminus, nelietojiet to. Tā vietā mēģiniet aizstāt žargonu vai tehniskos terminus ar citiem vārdiem, kurus pat nespeciālisti var saprast.
Lai rediģētu vēstuli, uzdodiet šādu jautājumu: "Vai kāds, kurš nesaprot manu darbu, var saprast, par ko ir mana vēstule?" Ja nē, nomainiet vēstulē izmantoto valodu, lai lielākā daļa cilvēku to saprastu. Patiesībā tas ir spēcīgs veids, kā samazināt tehniskā žargona izmantošanu jūsu vēstulēs
6. solis. Pārlasiet savas vēstules pamattekstu
Lai izvairītos no rakstīšanas kļūdām, kuru dēļ jūsu vēstule var izskatīties mazāk profesionāla, neaizmirstiet vēlreiz izlasīt vēstuli un izlabot pareizrakstības, gramatikas, formatēšanas un plūsmas kļūdas. Ticiet man, tikai dažas minūtes, lai pārbaudītu vēstules saturu, var ievērojami palīdzēt padarīt vēstuli profesionālāku.
- Nepaļaujieties tikai uz datorprogrammu, lai pārbaudītu, vai pastā nav kļūdu. Parasti šādas programmas spēj atklāt tikai pareizrakstības un pieturzīmes, nevis gramatikas kļūdas. Tāpēc pārlasiet katru vārdu, kas rakstīts jūsu vēstulē, lai atrastu kļūdas, kuras dators nevar noteikt.
- Ja jūsu vēstules saturs ir ļoti svarīgs, piemēram, ja vēstule ir adresēta biznesa partnerim, lūdziet to izlasīt arī kādam citam. Dažreiz citi cilvēki var atrast kļūdas, par kurām iepriekš nezinājāt.
