Izmaksu analīze ir viens no četriem ekonomiskā novērtējuma veidiem (papildus izmaksu un ieguvumu analīzei, izmaksu efektivitātes analīzei un izmaksu lietderības analīzei). Kā norāda nosaukums, izmaksu analīze koncentrējas uz programmas īstenošanas izmaksām neatkarīgi no primārā rezultāta. Izmaksu analīze ir svarīgs pirmais solis pirms jebkādu citu ekonomisku novērtējumu veikšanas, lai noteiktu projekta piemērotību vai uzticamību.
Solis
1. daļa no 3: Mērķu un darbības jomas noteikšana
1. solis. Ziniet, kāpēc ir nepieciešama izmaksu analīze
Izmaksu analīzes apjoms būs atkarīgs no šiem iemesliem, tāpēc pirms analīzes apjoma apsvēršanas jums jāpārliecinās, ka izmaksu analīzes rezultāti atbildēs uz jūsu galveno jautājumu.
- Ja veicat izmaksu analīzi tikai, lai sagatavotu budžetu vai plānu nākotnei, darbības joma parasti ir tikai organizatoriskā līmenī.
- No otras puses, šaurākam un konkrētākam mērķim, piemēram, konkrēta pakalpojuma iespējamības un izmaksu noteikšanai, var būt nepieciešama šaurāka izmaksu analīze, kas paredzēta tikai noteiktiem pakalpojumiem.
2. solis. Nosakiet savu izmaksu analīzes viedokli
Papildus tam, kāpēc jums ir nepieciešama izmaksu analīze, jums arī jāzina, “kura” izmaksas ir jāanalizē. Tas nosaka apkopojamos datus un to klasifikāciju.
- Piemēram, varbūt vēlaties aprēķināt izmaksas, kas saistītas ar konkrēta pakalpojuma piedāvāšanu klientam. Ja tā, aplūkojiet izmaksas no viņa viedokļa un apsveriet iekasēto (vai tiks iekasēto) pakalpojumu maksu, transportēšanu uz atrašanās vietu un citas izmaksas.
- Ja jūs vienkārši vēlaties uzzināt programmas izmaksas, jūs parasti aplūkosit uzņēmuma izdevumus. Iespējams, meklējat arī alternatīvās izmaksas, piemēram, vai vienas programmas piedāvāšana neļauj piedāvāt citu.
Solis 3. Dažādojiet piedāvātās programmas
Programmas aprakstīšanas veids noteiks izmaksu sadalījuma analīzi. Ja organizācija vada programmas, kuras ir viegli atšķiramas, sadalījumu var skaidri redzēt. Programmām, kas pārklājas vai kurām ir vienādi resursi, nosakiet, kā tās atdalīt.
- Programmas, kas pārklājas, zināmā mērā var apvienot, nevis novērtēt atsevišķi. Izvēlieties loģiskāko veidu atbilstoši organizācijas darbībai un mēģiniet strādāt pēc iespējas efektīvāk.
- Lai noteiktu, vai programmas ir jāsadala, apskatiet katras programmas piedāvātos pakalpojumus, pakalpojumu sniegšanai nepieciešamos resursus un kam šie pakalpojumi tiek sniegti. Ja 2 no 3 no šiem faktoriem abās saistītajās programmās ir vienādi, varat tos apvienot izmaksu analīzē.
4. solis. Nosakiet laika periodu, kuru vēlaties novērtēt
Izmaksu klasificēšana un aprēķināšana ir atkarīga no laika perioda, kurā izmaksas tiek analizētas, piemēram, ilgtermiņa (vairākus mēnešus vai gadus) vai īstermiņa (vairākas nedēļas vai tikai vienu reizi).
- Piemēram, ja jūs mēģināt noteikt konkrēta pakalpojuma iespējamību, vispirms nosakiet, cik izmaksātu šī pakalpojuma sniegšana. Jūs veiksiet ilgtermiņa izmaksu analīzi, lai noteiktu, vai organizācija var atļauties pakalpojuma izmaksas.
- Parasti labāk ir izvēlēties laika periodu, kas ļaus iegūt precīzus ieņēmumu datus, nevis tikai aplēses. Tas ir noderīgi, ja plānojat izmantot izmaksu analīzi kā pamatu turpmākai ekonomiskai novērtēšanai.
2. daļa no 3: Izmaksu klasificēšana
1. solis. Ja iespējams, pārskatiet iepriekšējos izmaksu analīzes pārskatus
Ja organizācija jau ir veikusi izmaksu analīzi, izmantojiet to pašu vai līdzīgu izmaksu klasifikācijas veidu. Tādā veidā abus pārskatus var salīdzināt, padarot tos laika gaitā noderīgākus.
Varat arī izmēģināt izmaksu analīzi, ko veic līdzīgas organizācijas vai piedāvā tos pašus pakalpojumus
2. solis. Uzskaitiet visas novērtējamās programmas tiešās izmaksas
Tiešās izmaksas ietver algas un pabalstus komandas locekļiem, izejvielas un piegādes, kā arī visas nepieciešamās mēbeles vai aprīkojumu. Atkarībā no piedāvātās programmas vai pakalpojuma veida jums var būt jāmaksā arī līgums, licence vai apdrošināšanas maksa.
- Tiešās izmaksas ir izmaksas, kas īpaši radušās programmām vai pakalpojumiem un kuras tiek novērtētas izmaksu analīzē. Šī maksa netiek dalīta ar citām programmām.
- Pieskaitāmās izmaksas, piemēram, komunālie maksājumi (ieskaitot ūdeni un elektrību), var būt tiešas izmaksas, ja programmai vai pakalpojumam ir sava atrašanās vieta.
3. solis. Netiešās izmaksas
Netiešās izmaksas ietver vispārējos administratīvos izdevumus vai vadības algas un piemaksas, iekārtas, aprīkojumu un visu citu, ko veicina kāda cita programma vai pakalpojums. Tas, kas tiek klasificēts kā netiešās izmaksas, būs atkarīgs no tā, kā jūs nodalāt organizācijas piedāvātās programmas vai pakalpojumus.
Jo īpaši, aprēķinot atsevišķu programmu vai pakalpojumu, jums ir jāpiešķir šīs netiešās izmaksas
4. solis. Sakārtojiet izmaksas, lai tās atspoguļotu analīzes mērķi
Izmaksu analīzes ziņojumam galu galā vajadzētu būt noderīgam organizācijai. Tā vietā, lai paļautos uz plašām finanšu kategorijām, izvēlieties kategorijas, kas precīzi atspoguļo izmaksu analīzes mērķus.
Standarta kategorijas var būt personāla izmaksas, darbības izmaksas un darbības uzsākšanas izmaksas. Katrā kategorijā norādiet, kādas izmaksas tiek klasificētas kā tiešās un netiešās izmaksas
3. daļa no 3: Izmaksu aprēķināšana
Solis 1. Apkopojiet finanšu pārskatus un informāciju
Katram izmaksu veidam, ko plānots iekļaut analīzē, ņemiet vērā datu avotus, kas vajadzīgi, lai varētu aprēķināt saistītās izmaksas. Ja vēlaties aprēķināt izmaksas, izveidojiet pārskatu sarakstu, kas satur nepieciešamo informāciju, lai varētu veikt ticamus aprēķinus.
- Cik vien iespējams, izmantojiet faktisko izmaksu informāciju. Tas palielinās jūsu izmaksu analīzes uzticamību un lietderību.
- Lai iegūtu aprēķinus, meklējiet uzticamus avotus, kurus var piemērot pēc iespējas šaurāk. Piemēram, ja jums ir jāaprēķina atalgojums, izmantojiet vidējo likmi darbiniekiem pilsētā, nevis valstī.
2. solis. Kopējās programmas tiešās izmaksas
Izmantojot apkopoto informāciju, saskaitiet izdevumus par algām, aprīkojumu, izejvielām un citām izmaksām, kas tieši saistītas ar pārskatāmo programmu. Pagariniet šīs izmaksas analizētajā laika periodā.
- Ja veicat ilgtermiņa izmaksu analīzi, vispirms aprēķiniet tiešās izmaksas reizi nedēļā vai mēnesī, pēc tam pagariniet.
- Aprēķinot personāla izmaksas, noteikti iekļaujiet to pabalstu izmaksas (vai vērtību), kas tiek sniegti darbiniekiem, kuri strādā saistītajā programmā.
3. solis. Piešķirt analizētajai programmai netiešās izmaksas
Lai sadalītu netiešās izmaksas, nosakiet, kā katru izmaksu var sadalīt starp vairākām programmām. Pēc tam aprēķiniet izmaksu proporciju saistītajās programmās.
Piemēram, pieņemsim, ka jūs piešķirat personāla direktora algu. Tā kā šis direktors ir atbildīgs par programmas personālu, ir dabiski, ka viņa alga tiek sadalīta atbilstoši darbinieku skaitam. Ja jums kopumā ir 10 darbinieki un 2 tiek deleģēti pārskatāmajai programmai vai dienestam, izmaksu analīzē programmai varat piešķirt 20 procentus no direktora algas
4. solis. Aprēķiniet aktīva nolietojumu
Ja organizācijas pamatlīdzekļi, tostarp mēbeles vai aprīkojums, tiks izmantoti programmas īstenošanai vai novērtējamā pakalpojuma sniegšanai, aktīva nolietojums jāiekļauj programmas vai pakalpojuma kopējās izmaksās.
Nolietojuma aprēķināšana var būt sarežģīta. Ja jums nav pieredzes aktīvu nolietošanā, iesakām izmantot grāmatveža pakalpojumus
5. Apsveriet slēptās izmaksas
Atkarībā no vērtējamās organizācijas un programmas var rasties papildu izmaksas, kas nav iekļautas budžetā vai finanšu vēsturē. Iekļaujiet šos izmaksu aprēķinus analīzē, lai rezultāti būtu ticamāki.
- Piemēram, ja veicat fonda programmas izmaksu analīzi, slēptās izmaksas var ietvert aprēķināto brīvprātīgo nostrādāto stundu vērtību, ziedotās izejvielas vai ziedoto vietu.
- Slēptās izmaksas var ietvert arī alternatīvās izmaksas. Piemēram, vienas programmas palaišana var ietekmēt organizācijas spēju piedāvāt citas programmas.
6. solis. Izdariet secinājumus, pamatojoties uz saviem atklājumiem
Atgriezieties pie sava mērķa - veikt izmaksu analīzi un nosakiet, kādas darbības jāveic. Varat arī iekļaut prognozes vai aplēses par nākotnes izmaksām, kas saistītas ar programmu vai pakalpojumu.
- Vismaz jūsu izmaksu analīze sniegs patiesu skaitli par konkrētas programmas vai pakalpojuma darbības izmaksām.
- Izmaksu analīze var radīt arī jaunus jautājumus, norādot, ka pirms galīgā lēmuma pieņemšanas ir nepieciešama papildu analīze.
