Failu glabāšanas sistēma ir viens no svarīgiem aspektiem, lai pārvaldītu kārtīgu biroja administrāciju. Nosakiet labāko failu glabāšanas sistēmas iestatījumu, lai ikviens, kam ir atļauja piekļūt dokumentam, neatkarīgi no tā, vai tas ir kāds cits vai jūs pats, varētu viegli atrast vajadzīgo dokumentu. Neatbilstoša sistēma apgrūtina dokumentu apstrādi, jo tie bieži tiek salikti vai pazaudēti tā, ka darbagalds ir pilns ar kaudzēm failu.
Solis
1. solis. Nosakiet failu glabāšanas sistēmu, kuru vēlaties lietot
Neatkarīgi no izvēlētās sistēmas pārliecinieties, ka zināt, kur saglabāt katru dokumentu, piemēram, atbilstoši sakārtotam:
- Alfabēts. Šo sistēmu vislabāk var izmantot, ja failu glabāšanu veic klients, pacients vai klienta vārds.
- Tēma vai kategorija. Kopumā failu glabāšanas sistēma, kas sakārtota pēc tēmas vai kategorijas, ir ļoti noderīga, ja tā tiek pareizi pārvaldīta, bet var būt ļoti mulsinoša, ja dokumenti nav kārtoti kārtīgi.
- Skaitlis vai hronoloģija. Šī opcija ir vislabākā, ja dokuments ir sērijveidā vai datēts, piemēram, pirkuma rēķins vai maksājuma kvīts.
2. solis. Failu atvilktnē iestatiet pakarināmo mapi
Pakarināmā mape nav jāizņem no atvilktnes, jo tā kalpo kā vieta Manilas kartona mapes ievietošanai. Šī mape tiks iekļauta karājas mapē un, ja nepieciešams, tiks izgūta.
Solis 3. Kārtojiet dokumentus kaudzēs pēc kategorijas
Kad dokumentu kaudze sasniedz 3-4 cm, sadaliet tos apakškategorijās. Var apvienot vairākas plānas dokumentu kaudzes un pēc tam definēt jaunu kategorijas nosaukumu. Izvēlieties nosaukumu, kas atvieglo dokumentu kārtošanu.
4. solis. Ievietojiet katru kaudzīti manila kartona mapē un skaidri marķējiet
Lai iegūtu kārtīgāku izskatu, izmantojiet mapi, kas nodrošina vietu, kur rakstīt etiķetes vidū, nevis ierindot.
5. solis. Manilas kartona mapi uzglabājiet piekārtā mapē
Lai uzglabātu plānas dokumentu kaudzes, varat izmantot parasto piekārto mapi. Tomēr, lai uzglabātu biezas dokumentu kaudzes vai tās, kas ir sadalītas apakškategorijās, izmantojiet piekārto mapi ar kvadrātveida dibenu. Šajā gadījumā failus var kārtot pēc vēlēšanās, bet visbiežāk izmantotā secība ir alfabētiska.
6. solis. Iezīmējiet piekārto mapi atbilstoši etiķetei, kas norādīta Manilas kartona mapē
Novietojiet plastmasas etiķeti mapes kreisajā malā, ja vien mape nav jāievieto dokumentu skapī vertikālā stāvoklī, lai mapes būtu sakārtotas no kreisās uz labo, nevis no priekšpuses uz aizmuguri. Šādā gadījumā uzlieciet plastmasas etiķeti labajā pusē.
7. solis. Sagatavojiet pakarināmās mapes un rezerves Manilas kartona mapes, lai varētu pievienot mapes, ja ir dokumenti, kurus nevar sagrupēt marķētās mapēs
Neievietojiet mapē pārāk daudz vai pārāk maz dokumentu. Apsveriet, vai jums ir jāmaina mapju etiķetes un jāpārkārto, jo dokumenti ir jāgrupē jaunās kategorijās.
8. solis. Gada beigās izņemiet visas mapes no dokumentu skapja, marķējiet jaunās Manilas kartona mapes atbilstoši kategorijai un pēc tam ievietojiet tās atpakaļ piekārtās mapēs
Pārbaudiet visus failus, lai redzētu, vai jau esošajās mapēs ir jāapvieno dokumenti, un pēc tam saglabājiet pārējos dokumentus kā arhīvus.
Padomi
Ja vēlaties izveidot krāsainas etiķetes, izdrukājiet tās, izmantojot datoru, vai izmantojiet citu metodi, lai mape izskatītos pievilcīgāka. Tomēr, ja jums ir jāveic izmaiņas, piemēram, jāpievieno jauna mape, jūs varat justies apjukusi, jo ir grūti izvēlēties krāsas vai tās ir jāmarķē ar rokām. Tātad, izmantojiet vienkāršu metodi
Brīdinājums
- Neveidojiet dažādas kategorijas dokumentiem, kurus nevar grupēt noteiktās kategorijās, jo šī metode liek dokumentiem turpināt krāties.
- Pēc failu glabāšanas sistēmas noteikšanas izveidojiet ieradumu regulāri pārvaldīt dokumentus. Atvēliet laiku, lai katru dienu saglabātu failus uz sava galda. Nekautrējieties ievietot dokumentus lielā grozā, jo grozs ātri piepildīsies un kļūs par jaunu failu kaudzi.
