Pasta sapludināšana ir izplatīta funkcija Office programmās, lai ietilptu vienā dokumentā vairākiem adresātiem. Varat kārtot un apvienot visu veidu dokumentus, ieskaitot aploksnes, etiķetes, veidlapu vēstules, e -pastus, faksus un numurētus kuponus. Izlasiet tālāk norādītās darbības, lai uzzinātu, kā datorā izmantot pasta sapludināšanu.
Solis
1. metode no 3: Sagatavošana
1. solis. Izveidojiet datu failu
Dati var būt izklājlapu faili (darblapas), datu bāzes faili vai pat teksta dokumenti atbilstošā formātā. Visbiežāk tiek izmantoti darblapas faili; Šajā rokasgrāmatā tiek pieņemts, ka izmantojat darblapu.
-
Faila datos jāiekļauj visa informācija, kas mainīsies katrā eksemplārā. Piemēram, ja rakstāt veidlapas vēstuli, failā tiks iekļauti visu to personu vārdi un, iespējams, adreses, kurām vēlaties rakstīt.
Ievadiet informāciju katrā šūnā gar līniju, lai katrs informācijas veids (vārds, uzvārds, gods un tā tālāk) būtu savā slejā
-
Izveidojiet saprātīgus kolonnu nosaukumus. Pasta sapludināšana nolasa katras slejas datus un pieņem, ka pirmais ieraksts katrā informācijas slejā ir šāda veida informācijas parastais nosaukums, tāpēc izmantojiet saprātīgu nosaukumu.
Piemēram, sāciet vārda lauku, ierakstot "vārds", pēc tam ierakstiet visus vārdus zem tā. Kad jums tiek lūgts burtā ievadīt datu sleju, jūs redzēsit opciju "vārds" un uzreiz atcerēsities, kas atrodas šajā slejā
- Microsoft Office lietotāji, kuri izmanto Outlook kā e -pasta sūtīšanas līdzekli, ja vēlas, var izmantot Outlook adrešu grāmatu kā datu failu.
2. darbība. Saglabājiet datu failu
Saglabājiet failu, lai to varētu viegli atrast. Piešķiriet tam nosaukumu, kuru jums būs viegli atcerēties.
3. solis. Uzrakstiet savu galveno dokumentu
Šajā dokumentā tiks iekļauta informācija. Piemēram, ja rakstāt veidlapas vēstuli, galvenais dokuments ir vēstule. Katrs e -pasta sapludinātā vienuma saturs (piemēram, nosaukums) pašlaik tiek atstāts tukšs.
2. metode no 3: pasta sapludināšana MS Office
1. solis. Atveriet uzdevumu rūti Pasta sapludināšana
Galvenajā dokumentā noklikšķiniet uz rūts, lai to atvērtu. Ja to neredzat, dodieties uz izvēlni Rīki un sarakstā atlasiet Pasta sapludināšana.
2. solis. Atbildiet uz MS Office uzdotajiem jautājumiem
Office pasta sapludināšanas līdzeklis ietver vairākas darbības, kas paredzētas, lai atvieglotu viedāku un precīzāku failu apvienošanu.
- Sāciet, izvēloties rakstāmā dokumenta veidu. Noklikšķiniet uz tā, kas vislabāk atbilst, un pēc tam noklikšķiniet uz Tālāk.
- Atlasiet sākuma dokumentu, kuru vēlaties izmantot. Ja veicat šīs darbības, varat izvēlēties izmantot šo dokumentu. Noklikšķiniet uz Tālāk.
3. solis. Izvēlieties failus, kurus vēlaties apvienot
Šis ir iepriekš izveidotais datu fails. Atlasiet atbilstošo radio pogu un pēc tam noklikšķiniet uz Tālāk, lai atrastu failu un saistītu to ar galveno dokumentu.
Ja vēlaties izmantot Outlook adrešu grāmatu, noklikšķiniet uz šīs opcijas
4. solis. Izvēlieties, kādus datus izmantot
Office ļauj atlasīt vai atcelt vajadzīgās informācijas rindas. Datu failā varat atlasīt informācijas vienumus, kurus vēlaties apvienot galvenajā dokumentā, lai vēlāk datu fails būtu noderīgāks, ja to izmantosit dažādām lietām. Kad esat apmierināts, noklikšķiniet uz Tālāk.
Datus var kārtot, noklikšķinot uz sleju virsrakstiem katrā slejā. Tas var būt noderīgi, ja vēlaties ātri meklēt daudz informācijas
5. solis. Ievadiet datu laukus
Uzdevumu rūts nākamajā lapā jums tiks piedāvāts uzrakstīt dokumentu, ja vēl neesat to izdarījis, un tiks parādītas dažādas iespējas, kā dokumentā ievietot datus no faila.
-
Ievadiet datu kolonnu, novietojot kursoru attiecīgajā datu slejā un pēc tam uzdevumjoslā noklikšķinot uz atbilstošās pogas, lai to ievietotu.
Jūs varat izdzēst nepareizi novietotus vai dublētus datu laukus, nospiežot taustiņu Delete, tāpat kā parastos burtus vai ciparus
-
Iepriekš iestatītās opcijas nedaudz mainīsies atkarībā no izvēlētā dokumenta veida. Office dara visu iespējamo, lai no jūsu sniegtajiem datiem aizpildītu atbilstošu informāciju. Piemēram, ja rakstāt biznesa veidlapas vēstuli, iespējams, redzēsit opciju ievietot adrešu bloku, kurā ietverts katra saņēmēja vārds un uzvārds un pilna adrese, kas kārtīgi sakārtota vairākās rindās.
- Dažas iepriekš iestatītās opcijas atvērs papildu logus, lai jūs varētu aizpildīt atbilstošo informāciju. Tas viss ir vairāk vai mazāk vienkārši un viegli saprotams.
- Ja izmantojat iepriekš iestatītās opcijas un nevarat atrast atbilstošo informāciju, noklikšķiniet uz pogas Atbilstības lauki, lai definētu savu datu slejas nosaukumu, kas atbilst noklusējuma nosaukumam. Piemēram, datu failā varat norādīt kategoriju "Uzvārds", lai adrešu blokā aizpildītu datus "Uzvārds".
- Lai izmantotu savu sleju, noklikšķiniet uz vairāk opciju. Jūs varēsit redzēt katrai kolonnai piešķirtos vārdus un tos izmantot.
6. darbība. Pārbaudiet pastu
Pasta sapludināšana laukos, kurus lietojat galvenajam dokumentam, nerādīs konkrētu informāciju, kamēr to nedrukāsit, taču Office piedāvā priekšskatījuma funkciju, kas ļauj pārbaudīt un pārliecināties, vai parādītā informācija atbilst vēlamajām slejām dokuments. Lūdzu, izmantojiet tos, līdz esat apmierināts ar parādīto pasūtījumu.
7. darbība. Pabeigt sapludināšanu
Pasta sapludināšanas uzdevumu rūts pēdējais ekrāns informēs jūs, ka viss ir kārtībā un gatavs dokumenta drukāšanai. Katra informācijas kopa tiks parādīta katrā izdrukātā dokumentā, un programma izdrukās tik daudz informācijas kopijas, cik ir.
Ja vēlaties pats rediģēt konkrētus burtus, varat to izdarīt arī no šī uzdevumjoslas ekrāna, vispirms noklikšķinot uz "rediģēt atsevišķus burtus"
3. metode no 3: pasta sapludināšana vietnē OpenOffice.org
1. solis. Izveidojiet datu bāzi
2. solis. Ievadiet datu laukus
Tagad esat saistījis savu informāciju ar datu bāzi, ko OpenOffice.org var saprast, un datu bāzes izmantošana pasta apvienošanai ir vienkārša, ja vien zināt, kur meklēt.
- Izvēlnē Ievietot apakšizvēlnē atlasiet laukus, pēc tam citus…. Varat arī nospiest taustiņu kombināciju Ctrl+F2.
- Parādītajā logā noklikšķiniet uz cilnes Datu bāze.
-
Loga apakšējā labajā stūrī noklikšķiniet uz pogas Pārlūkot un atrodiet tikko izveidoto datu bāzes failu.
Kad datu bāze ir atlasīta, tā loga labajā pusē parādīsies sarakstā ar nosaukumu datubāzes atlase
- Veidu sarakstā loga kreisajā pusē atlasiet pasta sapludināšanas laukus.
- Noklikšķiniet uz "+" blakus savai datu bāzei, un zem tā parādīsies darblapas fails. Noklikšķiniet uz "+" viņai blakus, un jūs redzēsit datu slejas nosaukumu, kuru atlasījāt, veidojot darblapu.
-
Atlasiet, kuru datu kolonnu vēlaties ievietot, un pēc tam noklikšķiniet uz Ievietot, lai datu kolonnu ievietotu galvenajā dokumentā.
- Pirms noklikšķināt uz Ievietot, neaizmirstiet novietot kursoru vietā, kur vēlaties ievietot datu sleju, pretējā gadījumā jums tas būs jāpārvieto pareizajā vietā.
- Tāpat kā Office, teksta laukus pamatdokumentā uzskata par burtciparu rakstzīmēm. To var pārvietot, izmantojot atstarpes taustiņu, un izdzēst, izmantojot taustiņu Delete.
3. solis. Pabeigt sapludināšanu
Pārbaudiet katru datu slejas izvietojumu. Kad esat pabeidzis, izdrukājiet galveno dokumentu. Pasta sapludināšana izdrukās vienu kopiju katrai dokumentā apvienotā faila ierakstu kopai.
Padomi
- Teksta apstrādes programmās parasti ir veidnes, kuras varat izmantot, lai izveidotu galveno dokumentu.
- Noteikti sadaliet slejas viskonkrētākajos atslēgvārdos. Piemēram, vārdiem varat izmantot segvārdus (kungs, kundze, jaunkundze), vārdu un uzvārdu. Nosaukumam izmantojiet trīs atsevišķas slejas ar viena veida datu slejām katrā slejā.
