Darbs un bizness, it īpaši biroja vidē, prasa noteiktu sadarbības līmeni. Piemēram, svarīgi lēmumi bieži vien prasa vairāk no viena indivīda viedokļa, un kopumā svarīga darba veiksmei ir vajadzīgas vairāku cilvēku zināšanas. Sanāksmes ir veids, kā veidot strukturētu un organizētu sadarbību, taču bez mērķa vai kontroles sanāksmes var viegli kļūt pārāk garas un neefektīvas. Zinot, kā plānot, sagatavot un vadīt sanāksmes, var būt atšķirība starp efektīvu sanāksmi un laika tērēšanu.
Solis
1. daļa no 3: Gatavošanās sanāksmei
Solis 1. Apspriediet gaidāmo tikšanos ar dalībniekiem
Uzzinot, ka vadīsit gaidāmo sanāksmi, viena no pirmajām lietām, kas jums jādara, ir veltīt nedaudz laika sarunām ar cilvēkiem, kuri piedalīsies (īpaši svarīgi un augsta līmeņa cilvēki). Jautājiet, vai ir kaut kas īpaši, ko viņi vēlētos apspriest sanāksmē. Ierakstiet viņu atbildes un izmantojiet tās kā ceļvedi, rakstot savu darba kārtību.
Jautāt dalībniekiem, ko viņi vēlētos apspriest, ir gudrs solis, lai ne tikai atvieglotu darba kārtības rakstīšanu, bet arī iesaistītu viņus sapulces procesā jau pirms sanāksmes sākuma. Cilvēki, visticamāk, apmeklēs sanāksmes un pievērsīs viņiem uzmanību, kad viņi zina, ka tiks apspriesti viņiem svarīgi jautājumi
2. solis. Uzrakstiet un kopīgojiet darba kārtību
Sanāksmes darba kārtība ir noderīga ne tikai sanāksmes vadītājam, bet arī klātesošajiem viesiem. Darba kārtībā ir iekļauta noderīga informācija par sanāksmi, piemēram, kad, kur un kas piedalīsies. Vissvarīgākais ir tas, ka darba kārtībā ir izklāstīti arī apspriežamie diskusiju temati, lai ikviens varētu sagatavoties. Nosūtiet darba kārtību pirms pašas sanāksmes - jo svarīgāka ir sanāksme, jo ātrāk jums jānosūta darba kārtība.
Viena lieta, kas jāiekļauj darba kārtībā, ir paredzamais katras diskusijas laika ierobežojums. Iepriekš izklāstīts aptuvens grafiks var atvieglot sapulces norisi. Lai gan daži notikumi jūsu dienaskārtībā prasīs ilgāku laiku (un citi ātrāk), grafiks atvieglos kopējā laika organizēšanu un pielāgošanu
3. solis. Veiciet dažus pētījumus par iepriekšējo diskusiju un sanāksmju tēmu
Cilvēki, kas apmeklē sapulci, iespējams, nezina visu informāciju par tēmu, kuru plānojat apspriest - daži, iespējams, nav apmeklējuši pēdējo sanāksmi, bet citi, iespējams, ir aizmirsuši. Jums kā sapulces vadītājai ir laba ideja zināt līdzšinējo diskusiju vēsturi. Mēģiniet runāt ar cilvēkiem, kuri iepriekš apmeklēja svarīgas sanāksmes, lai uzzinātu neatrisinātus jautājumus, lai jūs varētu tos apspriest sanāksmē. Jums arī jāsaņem pēdējās sanāksmes protokols no ierēdņa, kurš glabā piezīmes, lai palīdzētu jums organizēt savus plānus.
Iepriekšējo sanāksmju protokoli var būt svarīgs resurss jums kā vadītājam. Protokolā ir apkopotas diskusijas un lēmumi, kas notika pēdējās sanāksmes laikā, lai jūs varētu samērā ātri un viegli atrast visu svarīgo informāciju. Jums, iespējams, vajadzēs dalīties svarīgos sanāksmju protokolos ar dalībniekiem kopā ar darba kārtību
4. solis. Iepriekš sagatavojiet tikšanās vietu
Sanāksmes dienā jums jāpārliecinās, ka telpa vai vieta, kas tiks izmantota, ir tīra, sakopta un gatava sapulces dalībnieku uzņemšanai. Jums jāpārliecinās, ka visi sanāksmju tehnoloģiju komponenti (piemēram, prezentācijas, projektori, vizuālās ierīces utt.) Darbojas pareizi un ir gatavi lietošanai - tehniskais juceklis var tērēt dārgo laiku un traucēt sapulces vienmērīgu norisi.
Ja izmantojat elektronisku prezentāciju (piemēram, PowerPoint utt.), Veltiet laiku, lai iepazītos ar prezentācijā izmantoto tālvadības pulti vai klikšķi. Jūs noteikti nevēlaties tērēt laiku, domājot par šiem kontrolieriem, apspriežot svarīgus jautājumus
2. daļa no 3: Vadītāja pienākumu pildīšana sanāksmju laikā
1. solis. Atveriet sanāksmi oficiāli
Kad paredzētais laiks ir beidzies un visi dalībnieki (vai vismaz visi svarīgi dalībnieki) ir klāt, pievērsiet uzmanību visiem telpā esošajiem. Iepazīstiniet ar sevi kā vadītāju un kāds ir tikšanās mērķis. Iestatiet laika grafiku, norādot, kad plānotā sanāksme beidzas - jūs varat sarīkot garu vai īsu sanāksmi, bet laika ierobežojuma noteikšana pirms laika palīdzēs noturēt sapulci laikā. Ja daži dalībnieki nepazīst viens otru, veltiet laiku, lai īsi izlasītu dalībnieku vārdus un iepazīstinātu ar svarīgiem dalībniekiem.
Jāatzīmē, ka dažiem uzņēmumiem un organizācijām ir stingras un regulāras sanāksmju atklāšanas un vadīšanas procedūras. Piemēram, ir dažas organizācijas, kas atklāj sanāksmes ar āmura klauvēšanu
2. solis. Sniedziet attiecīgus iepriekšējo sanāksmju kopsavilkumus
Tikšanās sākumā, kas ir daļa no ilgstoši notiekoša projekta, jums jāsniedz īsa informācija par projektu, sniedzot ātru iepriekšējās sanāksmes notikumu vai lēmumu kopsavilkumu. Ne visi dalībnieki zina tik daudz par diskusijas tēmu kā jūs, tāpēc šis solis var būt noderīgs, lai sapulce būtu efektīva.
- Tā vietā, lai pats apkopotu iepriekšējo sanāksmju rezultātus, jūs varat lūgt sanāksmes sekretāram vai ierēdnim, kurš veic piezīmes, izlasīt iepriekšējo sanāksmju protokolus, lai sniegtu kopsavilkumam oficiālu sajūtu.
- Jums vajadzētu arī apsvērt svarīgas korespondences vai paziņojumu lasīšanu pēc iepriekšējās sanāksmes.
- Jāatzīmē, ka, nodrošinot dalībniekus ar protokola/korespondences kopijām, to lasīšana var nebūt nepieciešama.
3. solis. Ļaujiet svarīgiem dalībniekiem ziņot par vispārējo situāciju
Pēc tam aiciniet cilvēkus ar atbilstošām zināšanām informēt jūs par jaunumiem, kas notikuši kopš pēdējās sanāksmes. Tas var būt jebkas - piemēram, jaunas problēmas, ar kurām saskaras uzņēmums vai organizācija, izmaiņas personālā, projektu attīstība un izmaiņas stratēģijā, kuras var apspriest šeit. Sanāksmes dalībnieki arī vēlas dzirdēt par konkrētu darbību rezultātiem, kas veikti iepriekšējo sanāksmju rezultātā.
4. Pabeigt visus nepabeigtos darbus
Ja ir neatrisināti jautājumi un lēmumi, kas nav pieņemti no pēdējās sanāksmes, pirms jaunu jautājumu apspriešanas mēģiniet tos atrisināt. Jo ilgāk tiks aizturēts iepriekšējais jautājums, jo mazāk dalībnieku vēlēsies par to uzņemties atbildību, tāpēc mēģiniet sapulces laikā definēt un atrisināt visus nepabeigtos darbus. Parasti nepabeigtās lietas iepriekšējās sanāksmes protokolā tiek īpaši atzīmētas kā “neizlemts” vai “iesniegts tālākai apspriešanai”.
- Atkarībā no kultūras un noteikumiem, kuros strādājat, jūsu uzņēmumam vai organizācijai var būt noteiktas lēmumu pieņemšanas procedūras-piemēram, sapulces dalībniekiem var būt nepieciešams tikai panākt vairākuma vienprātību, vai varbūt augstākā līmeņa cilvēku grupai ir pienākums visi lēmumi, lēmums.
- Paturiet prātā, ka dažas lietas ir pārāk lielas, lai tās pabeigtu sapulces laikā. Jums nav jādomā par nepabeigto projektu ilgtermiņa progresu. Tomēr jums šobrīd ir jāpieņem lēmums vai projekts, kas prasa rīcību.
5. solis. Apspriediet jauno biznesu
Pēc tam izdomājiet jaunus jautājumus, bažas un jautājumus, kas jāapspriež. Tās ir lietas, kas dabiski izriet no notikumiem, kas notika starp iepriekšējām un pašreizējām sanāksmēm. Centieties no dalībniekiem iegūt konkrētus, noteiktus lēmumus - jo vairāk lietu atstājat neatbildētus, jo vairāk neatrisinātu jautājumu jūs nesīsiet nākamajā sanāksmē.
6. solis. Izlasiet sanāksmes noslēgumu
Kad esat atrisinājis visus vecos un pašreizējos jautājumus, veltiet laiku, lai izlasītu sanāksmes secinājumus visiem klātesošajiem. Uzskaitiet visus individuāli pieņemtos lēmumus un, ja nepieciešams, aprakstiet konkrētās darbības, kas dalībniekiem jāveic pirms nākamās sanāksmes.
Šis solis ir izšķirošs - tā ir jūsu pēdējā iespēja nodrošināt, ka visi atstāj sanāksmi, precīzi zinot, kur atrodas projekts un ko no viņiem sagaida
7. solis. Noslēdziet, izklāstot nākamās sanāksmes pamatus
Visbeidzot, norādiet, kas tiks apspriests nākamajā sanāksmē, un, kad esat sācis plānot, pasakiet, kad un kur sanāksme notiks. Tas palīdz dalībniekiem radīt nepārtrauktības sajūtu no viena svarīga projekta vai lēmuma līdz nākamajam un dod viņiem laika grafiku, lai turpinātu vai izpildītu viņiem uzticēto uzdevumu.
Ir vērts atzīmēt, ka jums nav jāplāno cita tikšanās, ja pašreizējā sanāksmē esat apskatījis visus vecos un jaunos jautājumus. Tomēr, ja ir pietiekami daudz neatrisinātu jautājumu, par kuriem nepieciešama turpmāka diskusija, vai ja vēlaties redzēt progresu kādā konkrētā projektā, laba ideja varētu būt cita tikšanās
3. daļa no 3: Efektīva sanāksmju vadīšana
1. solis. Virziet diskusiju, bet nedominējiet tajā
Viena no jūsu kā sapulces vadītāja lomām ir diskusijas vienmērīga norise. Jūsu uzdevums nav piedāvāt viedokli par visiem jautājumiem vai pārliecināties, ka diskusija notiek pēc noteikta grafika. Jums jābūt elastīgam. Ļaujiet citiem dalībniekiem brīvi runāt un ļaut parādīties jaunām diskusiju tēmām, pat ja tie nav iekļauti darba kārtībā. Jums, iespējams, vajadzēs smalki beigt kādu tēmu vai mainīt noteiktu diskusijas tēmu, lai diskusija paliktu pareizā ceļā, taču nevajadzētu justies, ka jums ir jākontrolē visi sanāksmes aspekti. Galu galā tikšanās ir sadarbības process.
Tikšanās laikā pievērsiet uzmanību savai darba kārtībai. Ja sapulce nav iekļauta darba kārtībā, jums var būt nepieciešams izlaist noteiktas diskusiju tēmas vai atlikt tās uz vēlāku laiku. Nebaidieties to darīt, ja apspriežamā tēma ir ļoti svarīga
2. solis. Mudiniet visus dalībniekus piedalīties
Kā sapulces vadītājs jūsu uzdevums ir nodrošināt atklātu un produktīvu tikšanos. Ja pamanāt, ka daži dalībnieki, kuriem ir zināšanas, kas attiecas uz apspriežamo jautājumu, nav atvērti grupai, mudiniet viņus runāt. Jums nav nepieciešams viņus apstrīdēt vai piezvanīt viņiem-vienkārši pasakiet kaut ko līdzīgu: "Es domāju, ka Mitha kundzes zināšanas šeit noderēs", un tas ir lielisks veids, kā sapulcē iesaistīt mazāk aktīvus dalībniekus.
3. solis. Pārliecinieties, ka visi saprot, kas tiek apspriests
Ir grūti atcerēties, ka ikvienam sanāksmes apmeklētājam ir vienāda pieredze vai zināšanas par diskusijas tēmu. Lai dalībnieki sapulcē pavadītu laiku saprātīgi, iespējams, vēlēsities izmantot iespēju īsumā vienkāršot sarežģītu jautājumu vai tēmu. Dalībnieki, kuri nezina šo informāciju, noteikti to novērtēs.
Solis 4. Neignorējiet sarežģītus vai neērtus jautājumus
Ja šādus jautājumus nekontrolē kompetents vadītājs, sanāksme būs neproduktīva. Centieties pārliecināties, ka sanāksmē tiek apspriesti visi svarīgi jautājumi, kurus vēlaties apspriest. Neļaujiet dalībniekiem pārmest vainu vai sniegt neskaidrus attaisnojumus neatrisinātiem jautājumiem. Mēģiniet noskaidrot un saņemt atbildes uz jautājumiem, kurus neviens nevēlas apspriest. Lai gan dalībnieki to nevēlas, uz jautājumiem ir jāatbild, lai sanāksme būtu efektīva.
Pārliecinieties, ka visi svarīgie lēmumi ir ierakstīti (ja jums ir ierēdnis vai piezīmju pieņēmējs, deleģējiet šo uzdevumu viņiem). Ja jums ir jāpārvar grūtības uzdot sarežģītu jautājumu, jūs vēlaties pārliecināties, ka jūsu atbildes ir labi dokumentētas
Solis 5. Skatieties savu laiku
Sapulcēm ir slikta reputācija-lielākajai daļai cilvēku tikšanās ir laikietilpīga darbība. Lai sanāksme nenotiktu pārāk ilgi, izmantojiet savu līderu spēku, lai turpinātu diskusiju. Nebaidieties atlikt dažus nesvarīgus jautājumus vai sarunas līdz nākamajai diskusijai, ja sanāksme izskatās, ka tā ilgs ilgāk, nekā gaidījāt. Jums jābūt gatavam un gatavam pielāgot grafiku, lai nodrošinātu, ka neviena dalībnieka laiks netiek izšķiests.
