Ja jūsu darba dēļ jums jāsazinās ar klientiem pa tālruni, jūs, iespējams, daudz atstāsit balss ziņas. Tomēr, kas tieši jāsaka pēc tam, kad tālrunī ir dzirdams pīkstiens? Visas attiecīgās informācijas sniegšana, izmantojot balss pastu, var būt biedējoša, tāpēc daudzas detaļas tiek ignorētas. Aizstājiet balss ziņojumu improvizētu piegādi ar pareizo sistēmu. Izmantojot dažus viegli atcerējamus punktus, jūs varat nodrošināt, ka visa svarīgā informācija tiek nodota adresātam, lai palielinātu izsaukšanas iespējas.
Solis
1. metode no 3: Iepazīstieties ar sevi
1. darbība. Izmantojiet atbilstošu balss toni
Tiklīdz ziņu sāk ierakstīt, runājiet skaidrā un viegli dzirdamā balsī. Nemuldiet un nerunājiet pārāk ātri. Mēģiniet padarīt savu balsi pievilcīgu un enerģisku, lai piesaistītu klausītāja uzmanību. Pat ja viņš tevi neredz, tavs tonis būs skaidrs. Tāpēc pārliecinieties, ka izmantojat pareizo balss toni.
- Izrunājiet katru vārdu skaļi. Slikts signāls var aptumšot jūsu balsi, pat izsmelt vārdus. Zvanot, neskaidri dzirdama parastās sarunas balss.
- Jūsu balss kvalitātei jāatspoguļo zvana mērķis. Piemēram, varat atstāt skaļu balss ziņu, lai apsveiktu brāļameitu ar skolas beigšanu. Tomēr, ja vēlaties izteikt līdzjūtību, atstājiet nopietnu un cieņpilnu balss ziņu.
2. solis. Sakiet savu vārdu
Ziņojuma sākumā norādiet savu vārdu. Tādā veidā zvana saņēmējs zinās, kas jūs esat. Vienkāršus vārdus, piemēram, “Šis (jūsu segvārds)” var izmantot dažādās situācijās. Varat arī izmantot pieklājīgākus teikumus, piemēram, “Mans vārds ir (pilns vārds)”, ja zvanītāja nekad nav jūs satikusi. Draugi un ģimene var jūs atpazīt bez papildu identifikācijas. Ja zvans ir saistīts ar darbu, zvana saņēmējam ir nepieciešams vārds, lai zinātu zvana mērķi, lai viņš varētu personīgāk mijiedarboties.
- Iepriekš minētie soļi izklausās triviāli, taču nervozi zvanītāji tos bieži aizmirst, atstājot balss ziņas.
- Ja jums ir profesionāls nosaukums vai pašapraksts, kas var palīdzēt zvanītājam jūs identificēt, norādiet to aiz sava vārda. Piemēram, “Mans vārds ir Dr. Arief, radiologs Tangerangas vispārējā slimnīcā”vai“Šī ir Tasja, es esmu Selvijas māte, kura mācās vienā klasē ar jūsu bērnu.”
3. solis. Norādiet savu tālruņa numuru
Pēc vārda minēšanas norādiet savu tālruņa numuru. Lielākā daļa tālruņa adresātu gaida līdz balss pasta beigām, lai iegūtu kontaktinformāciju, bet, ja adresāts to nekavējoties nenoņem, viņiem būs jāsāk ziņojums no jauna. Pieminot tālruņa numuru, atcerieties runāt lēni un skaidri, lai adresāts to labi dzirdētu.
- Vienkāršs veids, kā īsziņas sākumā pateikt tālruņa numuru, ir pateikt kaut ko līdzīgu: “Tas ir (jūsu vārds), mans numurs (jūsu tālruņa numurs)” vai “Tas ir (jūsu vārds) no numura (jūsu tālruņa numura)).”
- Lai gan zvanītāja ID funkcija ļauj saņēmējam redzēt jūsu numuru, tomēr ieteicams pieminēt tālruņa numuru, ja jūsu numurs netiek saglabāts vai vēlaties, lai adresāts jums piezvanītu uz citu numuru.
4. solis. Izveidojiet savienojumu
Dzirdot ar uzņēmējdarbību saistītas balss ziņas no nezināmiem sūtītājiem, cilvēki sāks justies aizdomīgi vai zaudēs interesi, ja nezinās, kas jūs esat un kāds ir zvana mērķis. Nomieriniet viņus, minot zināmā drauga vārdu vai personu, kura deva numuru. Arī šī metode var padarīt zvanu personīgāku. Balss pasta ziņojumi nebūs aizdomīgi, un jūs, visticamāk, saņemsit gaidīto atbildi.
- Mēģiniet izveidot īsu ievadu, lai informētu klausītājus, piemēram, "Es saņēmu šo numuru no Andi, kurš teica, ka jūs pārdosit savu laivu".
- Pat ja jūs neizsaucat uzņēmējdarbību, personiska savienojuma izveide var padarīt saņēmēju justies ērtāk. “Šis ir Bobs, tavs kaimiņš visā mājā” izklausās draudzīgāk nekā “Šis ir Bobijs Rahmadika Setiawan”.
2. metode no 3: izskaidrojiet savas vajadzības
1. solis. Padomājiet, ko teikt iepriekš
Pirms atstāt balss pastu, jums jāzina, ko mēģināt nodot. Tā nav problēma, ja jums ir prātā konkrēts mērķis, taču, dzirdot pīkstienus, kas norāda, ka tiek ierakstīts balss pasts, ikviens var kļūt nervozs. Sadaliet informāciju, kuru vēlaties nodot, vairākos punktos, pēc tam visu izskaidrojiet, pirms nolieciet klausuli.
- Īpaši attiecībā uz ļoti svarīgām balss ziņām pirms ziņojuma ierakstīšanas varat uzrakstīt aptuvenu skriptu.
- Ja pēkšņi stostaties, koncentrējieties uz īsu vārda, kontaktinformācijas un zvana iemesla pieminēšanu.
- Iedomājieties, ka sūtāt balss ziņojumu, lai atstātu romantisku ziņu par datumu iepriekšējā vakarā. Iedomājoties balss ziņojumu, kuru jūs gatavojaties piegādāt pirms ziņojuma ierakstīšanas, jūs varat iegūt vēsu, mierīgu un ērtu sajūtu, nevis nervozēt un kautrēties.
2. solis. Saglabājiet ziņojumu īsi
Ierobežojiet balss pastu līdz 20-30 sekundēm. Reti jums būs nepieciešama balss ziņa, kas ir ilgāka par šo ilgumu. Jūs nevēlaties, lai adresāti apnīk dzirdēt pārāk garus un daudzsološus ziņojumus. Esiet koncentrēts un saņemiet ziņu tieši pie lietas. Īsziņas var izraisīt zinātkāri, lai adresāts būtu ieinteresēts atzvanīt.
- No otras puses, ja jūsu balss pasts ir pārāk īss, adresāts var uzskatīt, ka tas ir mazsvarīgs, un pēc tam izdzēsiet to, iepriekš neklausoties. Tas var notikt, ja zvanāt no nezināma numura.
- Balss pasta atstāšanas mērķis ir likt kādam atzvanīt, nevis dalīties ar visu informāciju, ko vēlaties sniegt tiešā zvana laikā.
3. Sāciet balss pastu ar vissvarīgāko informāciju
Nesitiet pa krūmiem, norādot savus zvanīšanas iemeslus. Ja jūs vienkārši vēlaties jautāt, kā jums iet, vienkārši sakiet to. Ja vēlaties piedāvāt konkrētu preci vai apstiprināt tikšanos, sakiet to. Klausītāji ātri zaudēs interesi un izdzēsīs ziņojumu, ja ziņas sākumā neminēsit zvana mērķi.
- Jums ir ļoti maz laika, lai ziņu nodotu tālāk. Ja runājat pārāk daudz, klausītāji var izslēgt ziņojumu, pirms tas iegūst svarīgu informāciju.
- Labāk ir sniegt tiešas sliktas ziņas, piemēram, “tētis slimnīcā”, un pēc tam izmantot atlikušo laiku, lai izteiktu līdzjūtību un paskaidrojumus, nevis staigāt apkārt, līdz klausītājs uztraucas.
Solis 4. Atstājiet ziņojumus personīgi un organiski
Izturieties pret vēlmi runāt tikpat stīvi kā pie tālruņa. Esiet draudzīgs, esiet pats un runājiet dabiski. Cilvēki var pamanīt pārdevēju, kurš cenšas viņus kaut ko nopirkt, un viņi, visticamāk, klausās jūsu balss pastu, ja jūtas pieklājīgi.
Runājot kā lasot scenāriju, radīsies iespaids, ka klausītājs ir tikai viens no daudziem cilvēkiem, kuriem zvanāt, lai piedāvātu to pašu
3. metode no 3: Balss pasta aizvēršana
1. solis. Iemetiet konkrētu jautājumu vai pieprasījumu
Beidzot ziņu, paskaidrojiet, kāpēc vēlaties, lai saņēmējs atzvana. Uzdodiet konkrētu jautājumu vai pieprasījumu, kas motivēs viņu pacelt klausuli. Ja saņēmējs jūtas apjucis vai nav pārliecināts par savu galamērķi pēc balss ziņas noklausīšanās, ziņa bija neveiksmīga.
- Mēģiniet izmantot tādas frāzes kā “Ļaujiet man zināt, vai jums patīk iesniegtā recepte” vai “Man būtu interesanti dzirdēt jūsu idejas par šo priekšlikumu”.
- Cilvēki ir vairāk motivēti atzvanīt, ja veicat konkrētu pieprasījumu, nevis vienkārši sakāt: “Atzvanīt, labi.”
2. solis. Atkārtojiet savu vārdu un kontaktinformāciju
Pabeidziet ziņojumu, atkārtojot savu vārdu un tālruņa numuru. Atkārtojiet savu tālruņa numuru divas reizes, lai adresāts nekļūdītos un varētu veikt piezīmes. Noteikti iekļaujiet visu noderīgo informāciju, kad adresāts atzvana, piemēram, kad jums ir laiks un kad ir labākais laiks zvanīt.
- Ziņas beigās vairāk nekā divas reizes pateikt tālruņa numuru ir pārāk daudz, un tas var aizvainot ziņas saņēmēju.
- Jums nav jāpraktizē šis solis, ja ziņa tiek nejauši nodota draugiem vai ģimenei.
3. Nebeidziet ziņojumu burtiski
Kad pienācis laiks pārtraukt klausuli, neturpiniet pļāpāt vai nevajadzīgi pagarināt ziņojumus. Ja saņēmējs nav kāds, kas jums rūp, nav nepieciešams atstāt mīļus vārdus. Jo garāks ir jūsu ziņojums, jo mazāk uzmanības tas saņems no saņēmēja. Tāpēc beigās nezaudējiet uzmanību. Paldies viņam par atvēlēto laiku un ļaujiet viņam turpināt saziņu.
- Noslēguma vārdi, piemēram, “Es ar nepacietību gaidīšu jūsu ziņas”, ir daudz siltāki un efektīvāki par sātīgiem komerciāliem vārdiem, piemēram, “Jauku dienu”.
- Neizdariet secinājumus un beigās neapkopojiet savu vēstījumu. Ja adresātam ir jāizmēģina konkrēta informācija, viņš vai viņa var atkārtot jūsu ziņojumu vēlāk.
Padomi
- Atcerieties, kad saņēmāt balss pastu, kas lika aizdomāties: “Ko šī persona vēlas?” Atstājiet balss ziņu, kuru vēlaties dzirdēt.
- Papildus savam tālruņa numuram norādiet e -pasta adresi vai kontaktinformāciju, ja tas joprojām attiecas uz jūsu mijiedarbību ar ziņojuma saņēmēju.
- Neaizmirstiet minēt datumu, ja atstājat ziņojumu ar laiku saistītu informāciju.
- Smaidi! Jūsu smaids tiks nodots, pat ja tas nav redzams.
- Ja zvanāt, lai risinātu jutīgu tēmu, ierobežojiet balss pastā kopīgoto informāciju, lai neviens cits to nedzirdētu.
- Ārkārtas vai dabas katastrofas gadījumā izmantojiet balss pastu, lai apliecinātu, ka ar jums viss ir kārtībā.
Brīdinājums
- Ja jūs mēģināt panākt, lai kāds atzvana, nestāstiet viņam par savām iepriekšējām neveiksmēm. Tas kaitinās klausītāju, un viņš nejutīsies ērti, sadarbojoties ar jums.
- Profesionāli jums vienmēr jāatstāj balss pasts, ja tālruņa lietotājs neatbild. Ja redzat daudz neatbildētu zvanu bez balss pasta, tas norāda, ka jūsu bizness nav svarīgs.
