Spējai būt profesionālai ir svarīga loma panākumu gūšanā karjerā. Gandrīz visiem darbiniekiem ir jāatbild uz tālruņa zvaniem neatkarīgi no viņu amata uzņēmumā. Lai zvanītāji justos ērti, uzziniet, kā veikt labus zvanus, lai radītu pozitīvu iespaidu, un esiet gatavi atbildēt uz uzdotajiem jautājumiem.
Solis
1. daļa no 2: Tālruņa zvanu saņemšana
1. solis. Paņemiet tālruni ASAP
Kad zvana biroja tālrunis, nav pieklājīgi likt zvanītājam gaidīt. Pirms trešā zvana nekavējoties paceliet klausuli un sasveicinieties ar zvanītāju.
2. solis. Turiet klausuli sejas priekšā
Iespējams, vēlēsities runāt uzreiz, bet vispirms pārliecinieties, vai tālruņa uztvērējs atrodas jūsu sejas priekšā. Runājiet, kad uztvērējs atrodas pareizajā pozīcijā, lai zvanītājs saņemtu pilnīgu informāciju.
Solis 3. Pirms runāšanas dziļi elpojiet
Pēc telefona nolikšanas sejas priekšā dziļi elpojiet, lai nomierinātos un sakoncentrētu savu prātu pirms sveiciena. Tādā veidā jūs varat mierīgi runāt, koncentrējoties.
4. solis. Norādiet sava uzņēmuma nosaukumu un nosaukumu
Šī metode paziņo zvanītājam, ka viņš jau ir saistīts ar uzņēmumu, uz kuru vēlas zvanīt. Tāpēc pārliecinieties, ka viņš zina jūsu uzņēmuma nosaukumu un jūsu vārdu. Vispirms norādiet uzņēmuma nosaukumu. Jūs varat pierakstīt vārdus, ko vēlaties teikt, kad saņemat tālruņa zvanu, lai jums nebūtu jādomā, ko teikt, kad tālrunis zvana. Formulējumu var pielāgot situācijai un apstākļiem, kādos jūs strādājat.
- Ja strādājat par reģistratūru, sniedziet pilnīgu informāciju par uzņēmumu, jo zvanītājam jūs esat ieeja, lai saņemtu viņam nepieciešamo. Piemēram, sveiciniet zvanītāju, sakot: "Labrīt/pēcpusdienā/vakarā. WikiHow galvenā mītne ir šeit. Es esmu Nikita, lai palīdzētu." Izmantojot šo informāciju, zvanītājs zina jūsu uzņēmuma nosaukumu un jūsu vārdu, tāpēc viņš jūtas ērtāk turpināt sarunu. Ja esat privātsekretārs, norādiet sava darba devēja vārdu (piemēram, "Millera kunga birojs ir šeit. Es esmu Ņikita."), Jo zvanītājs vēlas sazināties ar jūsu priekšnieku.
- Ja esat kādas nodaļas loceklis, informējiet savu nostāju, lai viņš varētu uzdot atbilstošus jautājumus, piemēram: "Labrīt. Es esmu Yesika grāmatvedības nodaļā." Tādā veidā zvanītājs zina, vai viņš ir saistīts ar nodaļu un personu, kurai jāzvana, vai arī ir jārunā ar kādu citu.
5. solis. Sagatavojiet kancelejas preces un piezīmju grāmatiņu blakus tālrunim
Tādā veidā jūs varat nekavējoties veikt piezīmes, ja zvanītājs vēlas atstāt ziņu vai sniegt informāciju. Neļaujiet viņam gaidīt, jo jums būs jāatrod papīrs un pildspalva, uz kuras rakstīt.
2. daļa no 2: Runāšana pa tālruni
Solis 1. Smaidiet, kad runājat
Pat ja esat apbēdināts, smaidot viltus, jūsu balss zvanītājam šķiet patīkamāka. Lai gan šī metode ir piespiedu kārtā, tā var uzlabot garastāvokli.
2. solis. Runājiet skaidri un profesionāli
Strādājot profesionālā vidē, pārliecinieties, ka jūs un zvanītājs spējat skaidri un nepārprotami sazināties. Runājiet lēnā tempā un sakiet katru vārdu ar skaidru formulējumu, lai zvanītāja saprastu jūsu sniegto informāciju.
- Nesakiet nestandarta vārdus, piemēram, "nē", "malks" vai "nē". Skaidri pasakiet katru vārdu, piemēram, "jā" vai "nē", lai abas puses labi saprastu teikto. Esiet pieklājīgs, pēc vajadzības sakot “Paldies” un “Esiet laipni gaidīti”.
- Ja jums ir jāsadala cipari vai burti, piemēram, jāsniedz vārdi vai tālruņa numuri, iemācieties fonētisko alfabētu (runas skaņu izrunu). Tādā veidā zvanītāji nemulsina, kad izrunājat burtus, kas izklausās vienādi, piemēram, burtus B un P. Rakstot Budi vārdu, izrunājiet burtu B, izskaidrojot "Bali vārda B".
Solis 3. Sveiciniet zvanītājus profesionāli
Tā vietā, lai sveicinātu zvanītāju pēc vārda, pirms vārda, piemēram, “Džona kungs”, noteikti sakiet “tēvs” vai “māte”, it īpaši, ja nepazīstat zvanītāju personīgi. Mēģiniet atcerēties vārdu un pateikt to visas sarunas laikā.
Pierakstiet zvanītāja vārdu, tiklīdz viņš jums pateiks savu vārdu, lai jūs neaizmirstu
4. solis. Ja nepieciešams, savienojiet zvanītājus ar citiem cilvēkiem
Kādam, kas zvana uzņēmumam vai birojam, parasti ir nepieciešama palīdzība, jo viņš vēlas atrast informāciju vai saskaras ar problēmu. Ja nevarat atbildēt uz jautājumu vai rast risinājumu, jautājiet, vai viņš vēlētos runāt ar kādu, kurš var palīdzēt. Šis solis parāda, ka jums rūp zvanītājs un vēlaties palīdzēt ātri atrisināt problēmu.
- Biroja tālruņi parasti izmanto sistēmu zvanu pārsūtīšanai. Uzziniet, vai jūsu biroja tālruņi ir nododami citiem, un uzziniet, kā tie darbojas. Ja nē, noskaidrojiet tās personas tālruņa numuru, kurai jāpiezvana, un kopīgojiet to ar zvanītāju.
- Pieklājīgi pajautājiet zvanītājam, vai varat viņu savienot ar kādu citu. Piemēram, "Atvainojiet, es nevaru atbildēt uz jūsu jautājumu. Kā būtu, ja es pārsūtītu tālruņa līniju, lai jūs varētu runāt tieši ar Paku Bambangu? Viņš var sniegt risinājumu." Pirms tālruņa līnijas pārsūtīšanas pārliecinieties, vai zvanītājs tam piekrīt.
- Ja persona, kas var palīdzēt, neatrodas birojā, jautājiet, vai zvanītājs vēlētos atstāt ziņu. Neaizmirstiet nodot ziņu kompetentiem cilvēkiem.
Solis 5. Beidziet sarunu profesionāli
Pateicība “Paldies” vai “Labrīt/pēcpusdienā/vakarā” ir veids, kā informēt zvanītāju, ka saruna ir beigusies un viņš var nolikt klausuli. Nejaucieties par to, vai saruna joprojām turpinās vai nē.
Pagaidiet, līdz zvanītājs pārtrauc klausuli. Ja jūs saņemat tālruņa zvanu, ļaujiet zvanītājam pateikt visu, ko viņš vai viņa vēlas, līdz tas ir pabeigts. Jūs varat saskarties ar rupjību vai zaudēt informāciju, ja noliksiet klausuli, kad viņš nerunās
Padomi
- Neņemiet personiskos tālruņa zvanus darbā. Jūs atrodaties birojā darba dēļ, nevis tērzējat ar draugiem. Ja vēlaties tērzēt vai nosūtīt īsziņu draugam, atlikiet to līdz pusdienu pārtraukumam vai darba laikam.
- Izvairieties no uzmanības novēršanas. Lai zvanītājs justos aprūpēts, atlikt iesākto darbu un koncentrēties uz zvanītāju. Nelietojiet apjucis un nešķiet pārāk aizņemts, lai atbildētu uz jautājumiem vai sniegtu palīdzību.
- Tālrunī nerunājiet, ēdot, dzerot vai košļājot gumiju, jo jūsu runa būs grūti saprotama un liks zvanītājam justies nenovērtētam.
- Pat ja zvanītājs iesniedz sūdzību vai ir rupjš, izrādiet empātiju, esiet mierīgs un sniedziet profesionālu atbildi.
