Pirms jauna amata ieņemšanas darbā jūsu vadītājs vai vadītājs parasti lūgs jūs pavadīt darbinieku, kurš turpinās jūsu darbu. Jūsu vēlme palīdzēt pārejas periodā, aktīvi veicot detalizētu sagatavošanos un nodošanu, ir veids, kā nodrošināt vienmērīgu uzņēmuma darbību un veidot lielisku reputāciju, mainot darbu vai ieņemot jaunu amatu.
Solis
1. daļa no 3: Gatavošanās darba nodošanai
1. solis. Uzaiciniet savu priekšnieku apspriest nodošanas plānu
Tikties ar savu priekšnieku, lai detalizēti apspriestu, kas jums jādara pārejas laikā. Atkarībā no jūsu darba un priekšnieka vadības stila, viņš vai viņa var lūgt jūs ieguldīt lielu ieguldījumu nodošanas laikā, piemēram, ja jums tiek lūgts dažas dienas vai dažas nedēļas mācīt vai apmācīt aizstājēju.
- Parasti jums ir jāsagatavo dokumenti kā oficiālas nodošanas pierādījums.
- Apspriediet šo plānu ar savu priekšnieku. Pajautājiet, cik daudz viņš vai viņa cer dot savu ieguldījumu un kas jums būtu jāpiešķir prioritāte pārejas laikā.
2. darbība. Noformējiet nodošanas dokumenta projektu
Pēc detalizētas priekšnieka cerību apzināšanas sagatavojiet nodošanas dokumenta projektu. Šis dokuments ne tikai palīdz sagatavoties, bet arī ietver uzdevumus un informāciju, kas jāiesniedz pārejas laikā. Nodošanas dokumentā jāiekļauj:
- Sīkāka informācija par ikdienas aktivitātēm, darbu un darba prioritātēm.
- Apraksts par svarīgajām lietām, kas jādara, un pienākumiem, kas jāizpilda pašreizējā amatā.
- Kas tiek gaidīts no personas, kas jūs aizstās.
- Sarakstā ir svarīgi faili, kas jāiesniedz, piemēram, līgums vai darba programma.
Solis 3. Pabeigt nepabeigtos uzdevumus
Ja jums nekavējoties jāmaina darbs, mēģiniet pabeigt visus nepabeigtos darbus. Papildus gandarījumam par šo sasniegumu jūs palīdzat arī citiem sākt darbu no nulles. Tādā veidā jūs varēsit atstāt pozitīvu iespaidu un veidot labu reputāciju.
- Lai cik tas būtu grūti, strādājiet vairāk, ja ir kāds uzdevums, kas tuvojas termiņam.
- Jauna uzdevuma pabeigšana, kas tuvojas termiņam, var būt ļoti sarežģīta cilvēkiem, kuri vēl nesaprot sarežģītās lietas.
4. solis. Runājiet ar kolēģiem
Pirms pārejas perioda sākuma veltiet laiku, lai ar kolēģiem apspriestu nodošanas plānu un pajautātu, kādas ir jūsu prioritātes. Ja rodas kāda jauna problēma, par kuru jūs nezināt, izmantojiet šo iespēju, lai meklētu informāciju un noteiktu risinājumu.
- Jauni jautājumi parasti nerada lielu ietekmi pirms gājiena, bet tos var nodot personai, kas jūs aizstās, ja jūs par to jau zināt.
- Izmantojiet šo iespēju, lai dalītos savos plānos un pārcelšanās datumos ar kolēģiem. Informējiet viņus arī par pārejas periodu, lai viņi varētu sagatavoties.
- Jums jāpaziņo kolēģiem par jūsu pārvietošanās plāniem, jo pārejas periodā darba produktivitātei ir tendence samazināties.
5. solis. Sagatavojiet oficiālu nodošanas dokumentu rakstiski
Pēdējais solis, gatavojoties pārejas periodam, ir oficiāla nodošanas dokumenta sagatavošana. Sagatavojot projektu, uzskaitiet un izskaidrojiet visu svarīgo informāciju un pēc tam apspriediet to ar priekšniekiem un vadību, kurus šis plāns ietekmēs. Pabeidziet nodošanas dokumentus un nosūtiet tos savam pēctecim dažas dienas pirms darba uzsākšanas. Saturs var atšķirties atkarībā no darba, bet nodošanas dokumentā jāiekļauj vismaz šāda informācija:
- Uzdevumu saraksts un darba grafiks.
- Informācija par nepabeigtajiem darbiem.
- Kalendārā ir plānotās aktivitātes un termiņi.
- Atslēgvārdu informācija un pieteikšanās procedūras.
- Ar darbu saistīto kontaktpersonu saraksts.
- Rokasgrāmata par piekļuvi failiem un direktorijiem datorā.
2. daļa no 3: Pārejas pāreja
Solis 1. Veltiet pēc iespējas vairāk laika
Pēc tam, kad darbinieks, kurš jūs nomainīja, sāk strādāt, jūs, iespējams, neesat pārvietojies un jums ir lūgts viņu pavadīt, līdz viņš saprot savu darbu. Pārejas perioda ilgums nav skaidrs, tas var būt dienas vai nedēļas. Tomēr, jo vairāk laika veltāt sev, jo vairāk informācijas varat nodot.
Lai nodrošinātu pilnīgu informāciju un nekas netiktu palaists garām, iesaistiet savu aizstājēju dažādās ikdienas aktivitātēs
2. solis. Sniedziet svarīgus dokumentus tieši
Pārejas periodā jums būs personīgi jānodod svarīgi dati un dokumenti. Tādā veidā jūs varat nodrošināt, ka svarīgas lietas tiek darītas pareizi un prioritātes ir skaidri noteiktas. Turklāt jums abiem vēl ir laiks apspriest informāciju, kas pirms pārcelšanās ir jāapspriež tālāk.
- Izmantojiet šo iespēju un izskaidrojiet viņam svarīgu informāciju, un viņš var lūgt ļoti noderīgas lietas, lai veiktu labu nodošanu.
- Apspriežot, veltiet laiku, lai sniegtu pārskatu par darba situāciju un izskaidrotu sarunas kontekstu, lai informācija netiktu palaista garām.
3. solis. Centieties sniegt palīdzību
Ja jūs abi joprojām strādājat vienā birojā, esiet atbalstoši un aktīvi. Ja rodas problēma, sniedziet palīdzību, nosakot cēloni un kopīgi meklējot risinājumu. Jaunie darbinieki parasti pirmajās dienās jūtas neērti vai neērti, un jūs netraucēs, uzdodot jautājumus.
- Skaidri norādiet, ka, ja nepieciešams, varat sniegt atbalstu un palīdzību.
- Tādā veidā jūs abi varat atbalstīt viens otru, lai izpildītu pienākumus pārejas laikā.
Solis 4. Sarīkojiet pēdējo sanāksmi, lai apspriestu nodošanu
Pirms turpināt darbu un veikt pilnīgu nodošanu, sarīkojiet tikšanos ar personu, kas jūs aizstās. Palūdziet viņam sagatavot jautājumus un pierakstīt lietas, ar kurām viņš ir nodarbojies. Šī tikšanās ir laba iespēja nodrošināt, ka viņš saprot savu lomu un pienākumus.
- Sanāksmē var apspriest visus jautājumus, kas vēl jāprecizē.
- Atkarībā no tā, kur strādājat, apsveriet, vai uzaicināt priekšnieku uz tikšanos.
- Jums jāpaziņo priekšniekam, kad un kur sanāksme notiks. Pajautājiet viņam, vai viņam ir kādi ieteikumi vai informācija, ar kuru viņš vēlētos dalīties.
3. daļa no 3: Ilgtermiņa attīstības plāna sagatavošana
1. solis. Aprakstiet uzņēmuma sniegto atbalstu un apmācību
Nododot, parādiet gatavību dot savu ieguldījumu, atverot citiem lielākās veiksmes iespējas. Tā vietā, lai vienkārši atmestu pienākumus un darbu, dodiet padomu aizstājējam, lai viņš varētu sevi profesionāli attīstīt un sniegt atbalstu bijušajam priekšniekam, lai viņš vienmēr būtu vesels un veiksmīgs darbā.
- Sniedziet informāciju par apmācību programmu, kas attiecas uz darbu.
- Sākot darbu, iespējams, esat apmeklējis apmācību, lai pielāgotos un papildinātu savas zināšanas.
- Neaizmirstiet nodot šo informāciju personai, kas turpina jūsu darbu, un iedrošiniet viņu maksimāli izmantot iespēju.
2. solis. Neignorējiet darba kultūru
Ja kādu laiku jums vēl ir laiks sadarboties ar personu, kas ieņems jūsu vietu, nekoncentrējieties tikai uz darba tehniskajiem aspektiem. Katrā birojā ir unikāla darba vide un kultūra, kas jaunpienācējiem var būt satriecoša vai mulsinoša. Veltiet laiku, lai izskaidrotu lietas un faktiskās biroja situācijas.
- Izvediet viņu pa biroju un iepazīstiniet ar visiem darbiniekiem.
- Izskaidrojiet jauno un esošo darbinieku lomas un pienākumus.
- Ja viņš kā jauns darbinieks saņem dažādus uzdevumus vai viņa pienākumi un darba prioritātes ir vērstas uz dažādām lietām, pārliecinieties, ka vecais darbinieks to saprot.
3. solis. Sniedziet detalizētu kontaktinformāciju
Ja vēlaties palīdzēt jaunam darbiniekam, pastāstiet viņam, kā ar jums sazināties, un dariet viņam zināmu, ka viņš var ar jums sazināties, ja viņam ir nopietna problēma vai nepieciešama informācija. Tomēr ne visi ir gatavi palīdzēt pēc darba maiņas vai jauna amata ieņemšanas. Parasti to ietekmē attiecības ar bijušajiem priekšniekiem.
- Bieži vien problēmas var atrisināt, vienkārši sazinoties pa e -pastu.
- Pat ja esat pārcēlies, vēlme palīdzēt radīs labu iespaidu un uzlabos jūsu reputāciju.
