Biznesa process ir sistēma, ko uzņēmums izmanto savu mērķu sasniegšanai. Šo procesu var arī interpretēt kā pasākumus, kas veikti, lai radītu vērtību klientiem. Vadītāji analizē biznesa procesus, lai novērtētu, cik labi tie darbojas. Vadītājs vispirms analizē pašreizējos procesus. Pēc tam vadība var noteikt izmaiņas, lai uzlabotu esošos procesus. Procesu uzlabojumi var palīdzēt uzņēmumiem ietaupīt laiku, samazināt izmaksas vai radīt klientiem piemērotākus produktus.
Solis
1. daļa no 2: Uzņēmējdarbības procesu izveides noteikšana
1. solis. Definējiet biznesa procesus
Biznesa procesi attiecas uz darbībām, ko darbinieki veic ikdienā, lai sasniegtu organizatoriskos mērķus. Šis process atspoguļo uzņēmuma darbības noteiktu mērķu sasniegšanai. Biznesa procesā jāiekļauj visas procesa variācijas vai izņēmumi. Lai saprastu, kā analizēt biznesa procesu, jums jāapsver, kā tiek veidots biznesa process.
- Apsveriet uzdevuma apjomu. Piemēram, jūs atjaunināt procesu, ko izmanto, lai nosūtītu rēķinus klientiem. Uzdevuma apjoms attiecas uz to, cik plašs ir veicamā uzdevuma apjoms. Šajā gadījumā pieņemsim, ka darbības joma ir visi klientam nosūtīti rēķini. Jūs nosakāt, ka mēneša laikā klientiem tiek nosūtīti vidēji 200 rēķini.
- Norādiet vēlamo rezultātu. Padomājiet par to, ko šis process cenšas sasniegt. Šādā gadījumā vēlaties, lai rēķini tiktu precīzi nosūtīti katram klientam, tiklīdz produkts ir nosūtīts. Iesniedzot pasūtījumu, jūs nosūtīsit rēķina fizisku kopiju. Katram klientam nosūtīsit arī elektronisku rēķinu.
- Uzskaitiet procesa apakšprocesus. Jo specifiskāks ir process, jo vieglāk to analizēt un uzlabot.
- Dokumentējiet biznesa procesus. Jūs varat dokumentēt procesu kā darbību sarakstu un apsvērt to attēlošanu blokshēmā. Procesi bieži šķērso vairākas nodaļas lielās organizācijās. Rēķinu izveides process, piemēram, būtu saistīts ar norēķinu un grāmatvedības nodaļām.
- Definējiet dažādus departamentus vai vienības funkcijas procesā, kā arī visas ievades un izejas. Piemēram, algas lapas sastādīšanai ir nepieciešama ražošanas nodaļas informācija, lai noskaidrotu strādājošo skaitu un stundas, personāla nodaļa, lai uzzinātu likmes un algu samazinājumus utt.
- Uzskaitiet visus procesa izņēmumus. Gandrīz visām biznesa procedūrām būs izņēmumi un variācijas. Piemēram, jūs, iespējams, varēsit noteiktus klientus saņemt lielas atlaides. Šis klients pasūta produktus lielos daudzumos. Piešķirot lielu atlaidi, norēķinu personāls atskaita rēķinu izrakstīšanas programmatūrā aprēķināto atlaides summu. Lielas atlaides ir jāievada manuāli, lai izveidotu precīzu rēķinu.
2. darbība. Dokumentējiet biznesa procesu un padomājiet, kāda veida biznesa procesu izveidot
Vairāku biznesa procesu atdalīšana pēc veida palīdzēs biznesa procesu analīzei un procesu uzlabošanai. Ja divi procesi ir viena veida, procesa jauninājumi var būt līdzīgi. Konkrēts process var būt darbības, atbalsta vai pārvaldības process.
- Darbības procesi attiecas uz ikdienas uzdevumiem piegādāt produktus klientiem. Rēķinu izveides procesu klientiem var iekļaut darbības procesā. Ir ļoti svarīgi nosūtīt klientiem precīzus rēķinus, lai maksājumus varētu iekasēt pēc iespējas ātrāk.
- Atbalsta procesi attiecas uz jūsu uzņēmuma darbības atbalsta darbībām. Cilvēkresursu departaments ir uzņēmuma atbalsta jomas piemērs. Šī nodaļa atbalsta nodaļu vadītājus jaunu darbinieku intervēšanā un pieņemšanā darbā. Lai gan cilvēkresursi nav tieši saistīti ar klientiem, viņi atbalsta operāciju nodaļu.
- Katrai organizācijai ir nepieciešama vadība, lai vadītu uzņēmuma vispārējo biznesa virzienu. Budžeta plānošanas un izpildes process ir vadības process. Visiem uzņēmumiem ir jābūt oficiālam budžeta veidošanas procesam. Šajā procesā vadībai jāapspriež uzņēmuma budžets ar finanšu vadītāju.
3. solis. Analizējiet biznesa procesus, lai atrastu procesa neefektivitātes simptomus
Biznesa procesi sastāv no ieejām (izejvielām) un izejām (izejām). Darbs, enerģija, materiāli un kapitāliekārtas tiek uzskatītas par izejvielām. Ievadmateriāli ir aktīvi, ko izmanto ieņēmumu un peļņas gūšanai. No otras puses, rezultāts ir fizisks produkts vai pakalpojums. Ieejas ienāk procesā un rada rezultātus. Lai noskaidrotu šī procesa neefektivitāti, jums būs jāveic analīze.
- Jūsu procesam ir efektīvi jāizmanto izejvielas, lai iegūtu rezultātus. Piemēram, jūs vadāt remontdarbnīcas filiāli. Jūsu ieguldījums ir darbs, aprīkojums un detaļas. Jūsu produkcija ir klientu transportlīdzekļu remonta pakalpojumi.
- Ilgs remonta laiks vai darba atlikums liecina par procesa neefektivitāti. Problēma var rasties tāpēc, ka dažu klientu remonta grafiks ir pārāk tuvu.
- Norādes uz procesa neefektivitāti var redzēt arī tad, ja detaļu nomaiņas izmaksas ievērojami pārsniedz budžetu. Šajā gadījumā problēma var būt specifiska iepirkuma nodaļai vai piegādātāja detaļām.
- Pamatojoties uz konstatētajām problēmām, nosakiet, kuri procesi ir jāuzlabo. Jums jāpiešķir prioritāte vairākiem biznesa procesiem. Izvēlieties procesu, kas visvairāk ietekmē jūsu biznesu. Piemēram, iespējams, vispirms vēlaties labot izpildlaiku. Ilgstošs apstrādes laiks novedīs pie tā, ka uzņēmums zaudēs klientus. Piešķiriet prioritāti procesa uzlabošanai.
2. daļa no 2: Biznesa procesa analīze
1. solis. Runājiet ar galvenajiem cilvēkiem par procesiem uzņēmumā
Kad esat noteikuši uzlabojamo procesu, apspriediet procesu ar cilvēkiem, kas ir atbildīgi par tā īstenošanu. Veltiet laiku, lai intervētu galvenos dalībniekus un lūgtu uzlabojumus, ko varētu veikt.
- Jautājiet par darbinieku rīcību un kāpēc.
- Nosakiet ievadi, kas nepieciešama katra uzdevuma veikšanai, un to, kur iegūstat katru ievadi. Ja uzņēmums ražo džinsu džinsus, jums jāzina, kas ir džinsa piegādātājs, un cik bieži izejvielas tiek nosūtītas uzņēmumam.
- Nosakiet katra uzdevuma rezultātus un to, kas tos saņems. Ja jūs vadāt darbnīcu, darbnīcas darbiniekiem jādokumentē savs darbs. Remonta personālam ir jānodod informācija norēķinu nodaļai, kas pēc tam klientam ģenerē rēķinu.
- Lūdziet ieteikumus, kā novērst procesa neefektivitāti, ko konstatējuši jūsu darbinieki.
2. solis. Izveidojiet biznesa blokshēmu katram procesam
Procesu shēmas var palīdzēt aprakstīt biznesa procesus. Lai izveidotu blokshēmu, varat izmantot procesa diskusijas dokumentāciju. Šajā blokshēmā jābūt visām darbībām, kas nepieciešamas, lai pabeigtu konkrētu biznesa procesu.
- Ir svarīgi atzīmēt, ka biznesa procesu blokshēmā jāiekļauj tikai noteiktas procedūras, kas darbiniekiem jāievēro.
- Blokshēmas var uzzīmēt manuāli vai ar programmatūru. Word un izklājlapu programmas ar kartēšanas iespējām var izmantot, lai izveidotu blokshēmas. Jūs varat arī atrast specializētu programmatūru blokshēmu izveidei.
- Blokshēmas ir ļoti noderīgi rīki, lai skaidri redzētu jūsu priekšā esošos biznesa procesus. Šis rīks ievērojami atvieglos neefektivitātes noteikšanu un novēršanu.
- Kad process ir mainīts, vēlreiz pārskatiet rezultātus un pārbaudiet, vai process ir uzlabojies atbilstoši jūsu cerībām. Ja nē, atkārtojiet analīzes procesu un mēģiniet noteikt jomas, kurās ir jāveic uzlabojumi. Biznesa procesu analīze ir nepārtraukta darbība jūsu biznesā.
3. Veiciet prāta vētru, lai atrastu procesa uzlabojumus
Daudzi procesi jūsu uzņēmumā ietver vairāk nekā vienu nodaļu. Grupu sesijās tiks konstatēta procesa neefektivitāte, kas ietekmē vairāk nekā vienu nodaļu. Šīs sesijas var arī apstiprināt informāciju, kas sniegta personīgās intervijās ar dalībniekiem.
- Apkopojiet saņemto informāciju un dalieties tajā ar procesa dalībniekiem. Tas ietvers dalībniekus, kuri iepriekš nav bijuši un nav intervēti. Lūdziet atsauksmes no visiem. Šī atsauksme sniegs papildu norādījumus analīzei.
- Informācijai, kas saņemta no procesa dalībniekiem, jāsniedz skaidrs priekšstats par to, kā process darbojas un kāda ir problēma.
- Starppersonu diskusija kļūst par pamatu procesa izmaiņu veikšanai. Izmaiņas var būt izmaksu samazināšana, procesa cikla laika samazināšana, procesa vienkāršošana vai pakalpojumu uzlabošana klientiem.
