Kolēģi nenāks, ja tiks uzaicināti uz sapulci bez skaidra mērķa. Ja jūs esat atbildīgs par sanāksmes darba kārtības noteikšanu, izvairieties no tā, norādot sanāksmē apspriežamās tēmas un laiku, kas būs nepieciešams, lai aptvertu katru tēmu. Plānojot un izpildot to pēc iespējas labāk, jūs varat sasniegt labākus rezultātus, un sapulces dalībnieki nejūtas zaudēti laika dēļ.
Solis
1. daļa no 3: Gatavošanās
1. solis. Lūdziet informāciju kolēģiem
Sanāksmes dalībnieki jutīsies vairāk iesaistīti, ja tiks iesaistīti sanāksmes darba kārtības noteikšanā. Palūdziet viņiem ieteikt tēmu, kuru viņi vēlas apspriest, un pēc tam iekļaujiet to darba kārtībā.
- Nosūtiet e -pastu vai satieciet kolēģi, kurš tiks uzaicināts dažas dienas pirms sanāksmes.
- Veiciet šo darbību vismaz 6-7 dienas iepriekš, lai viņiem vēl būtu laiks sniegt savu ieguldījumu. Pārliecinieties, ka sapulces darba kārtība ir galīga 3-4 dienas pirms sanāksmes datuma.
2. solis. Nosakiet galveno mērķi vai vairākus sasniedzamos mērķus
Pārliecinieties, ka sanāksme notiek ar noteiktu mērķi, piemēram, lai pieņemtu lēmumus, apmainītos ar informāciju, sastādītu darba plānus vai ziņotu par uzdevumu izpildes gaitu. Jums nav jāorganizē sapulce, ja jums nav mērķa.
Sanāksmes var rīkot vairākiem mērķiem, piemēram, lai ziņotu par darba gaitu kā pamatu ilgtermiņa lēmumu pieņemšanai
Solis 3. Koncentrējieties uz tēmām, kas skar daudzus cilvēkus
Tēmas, kurās ir pietiekami daudz diskusiju, iesaistot 2 cilvēkus, nevajadzētu iekļaut darba kārtībā. Atrodiet laiku, lai atrastu risinājumus, kas prasa daudzu cilvēku iesaistīšanos.
- Piemēram, rīkojiet atsevišķu sapulci (ārpus sapulces), ja jūs ar kolēģi vēlaties apspriest jaunu uzdevumu.
- Ja jūs rīkojat sanāksmi, lai apspriestu problēmu, kuru var atrisināt tikai daži cilvēki, sanāksmes dalībniekiem, kuri nav iesaistīti tēmas apspriešanā, vajadzētu turpināt strādāt. Tas liek viņiem justies vīlušiem, jo viņu darba laiks ir izšķiests. Tāpēc pēc iespējas labāk izmantojiet šo iespēju, jo sapulces, kurā piedalās daudzi cilvēki, rīkošana nav viegla.
Solis 4. Sakārtojiet sapulces darba kārtību, selektīvi nosakot tēmas, kuras vēlaties apspriest
Piešķiriet prioritāti svarīgām tēmām, kuras jāapspriež sanāksmē, jo visas tēmas nevar iekļaut darba kārtībā.
- Piemēram, jūs varētu vēlēties uzskaitīt "sarunas par projekta termiņu", "progresa ziņojumu prezentācijas", "jauno projektu plāni" un "ieteikumi". Laika ierobežojumu dēļ jūs neiekļāvāt prāta vētras sanāksmes darba kārtībā.
- Apsveriet, vai jums ir jāorganizē sanāksme ar vairākiem cilvēkiem, lai apspriestu galveno darba kārtību, gatavojoties plenārsēdei.
Solis 5. Vispirms uzskaitiet vissvarīgākās tēmas
Plānojot tikšanos, ir laba politika sapulces sākumā iekļaut vissvarīgākās tēmas. Tādā veidā visi dalībnieki var apspriest svarīgas tēmas, kamēr viņu prāts ir skaidrs un fiziski vesels, kad sākas sanāksme.
- Piemēram, ieplānojiet "lēmumu pieņemšanu", pēc tam "progresa ziņojuma prezentāciju" (ja vien lēmumu pieņemšanai nav nepieciešams progresa ziņojums).
- Turklāt ir apspriestas vissvarīgākās tēmas gadījumam, ja sapulce ir jābeidz agri vai dažiem sanāksmes dalībniekiem ir jāpamet sanāksme pirms sapulces beigām.
6. solis. Novērtējiet, cik ilgs laiks būs nepieciešams, lai aptvertu katru tēmu
Lai gan jūs nevarat būt pārliecināts, cik ilgs laiks būs vajadzīgs, lai aptvertu katru tēmu, veiciet aprēķinu. Apsveriet, cik ilgi sanāksme ilgs un cik tēmas tiks apskatītas. Piešķiriet vairāk laika vissvarīgākajām tēmām.
- Piemēram, veltiet 30 minūtes progresa ziņošanai, 10 minūtes diskusijai un 10 minūtes jaunu termiņu noteikšanai.
- Bieži sanāksmju dienas kārtību nevar pabeigt, jo katrai tēmai nav atvēlēts laiks. Pirms sanāksmes veiciet laika sadalījumu, lai pārliecinātos, ka visas darba kārtības tēmas var apspriest līdz beigām.
- Aprēķinot papildu laiku, ņemiet vērā uzaicināto sapulces dalībnieku skaitu. Ja sanāksmē piedalīsies 15 cilvēki un katrai tēmai atvēlēsi 15 minūtes, tas nozīmē, ka katrai personai ir aptuveni 1 minūte runas laika par katru tēmu. Lai gan ne visi runāja, atvēlētais laiks bija pārāk īss.
2. daļa no 3: Sanāksmes darba kārtības sagatavošana
1. solis. Uzrakstiet sanāksmes darba kārtības nosaukumu
Izmantojiet sanāksmes darba kārtības nosaukumu, lai lasītājs zinātu, ka viņš lasa darba kārtību, kurā ir apspriežamā tēma. Pēc nosaukuma noteikšanas ievietojiet to tukšā dokumenta augšpusē. Izvēlieties vienkāršu un saprotamu nosaukumu.
- Tikšanās darba kārtības nosaukumu piemēri: "Jūlija darba kārtība: apspriediet jaunas projektu idejas" vai "2018. gada augusta darba kārtība: projekta termiņa pagarināšana".
- Ierakstiet sapulces darba kārtību, izmantojot biznesa fontu, piemēram, Times New Roman vai Calibri.
2. solis. Atrodiet laiku, lai sasveicinātos un pateiktos dalībniekiem par sapulces apmeklējumu
Izmantojiet šo iespēju, lai sveicinātu dalībniekus. Šobrīd jūs vai cits sanāksmes vadītājs varat atvērt sanāksmi un izskaidrot galvenās apspriežamās tēmas.
- Ja daudzi sanāksmes dalībnieki viens otru nepazīst, veltiet laiku garastāvokļa atvieglošanai.
- Ja vēlaties sakārtot sapulces darba kārtību kādai svarīgai sanāksmei, piemēram, konferencei, sapulces atklāšanas laiks parasti ir garāks. Regulārām biroja sanāksmēm atklāšanas sesija parasti aizņem tikai dažas minūtes.
- Dodiet laiku, lai paredzētu izmaiņas darba kārtībā, kad sanāksme sākas.
Solis 3. Iekļaujiet sanāksmes darba kārtību jautājumu veidā, lai izraisītu dalībnieku zinātkāri
Viņi brīnās, vai jūs sastādīsit sapulces darba kārtību tikai dažos vārdos. Jautājumi var atklāt apspriežamo kontekstu, lai sanāksmes dalībniekiem būtu iespēja par to padomāt krietni pirms sanāksmes.
- Piemēram, tā vietā, lai rakstītu, "Apspriežot projektu termiņus", jāiekļauj: "Vai projektu termiņi ir jāpagarina, palielinoties pieprasījumam?"
- Ja nepieciešams, zem jautājuma sniedziet īsu paskaidrojumu.
Solis 4. Blakus katrai tēmai uzskaitiet paredzamo laiku
Lai gan laika aplēses var nebūt iekļautas darba kārtībā, šī informācija palīdz kolēģiem sagatavoties vai pieprasīt papildu laiku, ja nepieciešams.
Viņiem arī vēl bija laiks saīsināt iesniedzamo ziņojumu atbilstoši atvēlētajam laikam
5. solis. Sagatavojiet diskusiju plūsmu katram darba kārtības tematam
Diskusiju plūsma ir metode, kā apspriest katru tēmu. Piemēram, apspriežot projekta termiņa pagarināšanu, visi apspriedīsies saskaņā ar iepriekš noteiktu plūsmu. Tādējādi visiem sapulces dalībniekiem būs vienāds skatījums.
Piemēram, sanāksmē tiks apspriests projekta termiņa pagarinājums, lai apmierinātu pieaugošo pieprasījumu. Šim nolūkam sagatavojiet diskusiju plūsmu, kas sastāv no "10 minūtēm, lai apspriestu līdzšinējo darba gaitu; 15 minūtes, lai izlemtu, kā palielināt produktivitāti; 10 minūtes, lai apsvērtu pozitīvos un negatīvos aspektus; 5 minūtes, lai izlemtu, vai termiņš tiek pagarināts"
6. solis. Izlemiet, kurš vadīs diskusiju par katru tēmu
Ievietojiet viņa vārdu blakus tēmai, lai viņš varētu sagatavoties. Apstipriniet šo uzdevumu ar attiecīgo personu dažas dienas pirms sanāksmes un iekļaujiet to darba kārtībā.
Ja jūs vadīsit sanāksmi no sākuma līdz beigām, uzskaitiet to sanāksmes darba kārtības sadaļā
7. solis. Piešķiriet laiku, ja sanāksmē ir vieslektori
Ja sapulcē būs vairāki vieslektori, kas apspriedīs kādu svarīgu tēmu, jums būs jāpiešķir viņiem daļa sanāksmes laika. Iestatiet dienaskārtībā grafiku, lai katram viesim būtu iespēja runāt pat tad, ja viņš vēlas apspriest vairākas tēmas. Tādējādi viņi var sagatavot piegādājamo materiālu pēc iespējas labāk.
Dažas dienas pirms sanāksmes piezvaniet vieslektoram, lai pajautātu, cik ilgs laiks nepieciešams, lai apspriestu tēmu, kuru vēlaties apskatīt. Tas palīdzēs jums sakārtot savu grafiku, lai tie nesaskartos viens ar otru
8. solis. Veltiet laiku citu lietu apspriešanai
Plānojiet šo sesiju sapulces beigās. Izmantojiet šo sesiju un jautājiet visiem dalībniekiem, vai ir vēl kaut kas, ko viņi vēlētos apspriest pirms sanāksmes beigām. Turklāt viņi joprojām var nodot lietas, kas ir palaistas garām vai nav apspriestas.
- Iekļaujot šo sesiju darba kārtībā, uzaicinātais zina, ka var dot savu ieguldījumu, pat ja tas, ko viņš vēlas paust, nav iekļauts sanāksmes darba kārtībā.
- Šajā sesijā dodiet laiku jautājumiem un atbildēm.
3. daļa no 3: Sapulces darba kārtības pabeigšana
Solis 1. Uzskaitiet informāciju, kas saistīta ar sanāksmes norisi
Darba kārtībā ierakstiet sanāksmes laiku, datumu un vietu, kā arī to dalībnieku vārdus, kuri var apmeklēt sanāksmi. Tādā veidā viņi jau zina, ar ko tiksies sanāksmē, kad saņems uzaicinājumu.
- Ieteicams iekļaut to dalībnieku vārdus, kuri parasti apmeklē sanāksmi, bet šoreiz nevar ierasties. Skaidri informējiet, ka vārds nevar piedalīties sanāksmē.
- Pievienojiet atrašanās vietas karti cilvēkiem, kuri nezina, kur notiek sapulce.
2. solis. Pastāstiet lietas, kas jāsagatavo pirms sanāksmes
Informējiet uzaicinātos kolēģus, ja ir lietas, kas viņiem iepriekš jāsagatavo, piemēram, ziņojumu lasīšana, informācijas vākšana, lai noteiktu risinājumus, vai problēmu identificēšana.
Iekļaujiet šo informāciju sapulces darba kārtības apakšā, izmantojot treknrakstā vai krāsainos burtus, lai tā būtu skaidra un viegli lasāma visiem sapulces dalībniekiem
3. solis. Pirms izplatīšanas rūpīgi pārbaudiet sapulces darba kārtību, lai nebūtu kļūdu
Sanāksmes darba kārtība ir svarīga uzaicinātajiem cilvēkiem. Pirms izplatīšanas pārbaudiet sapulces darba kārtību, lai pārliecinātos, ka informācija ir uzrakstīta pilnīgi un pareizi un vai tajā nav kļūdu. Papildus augsta darba ētikas demonstrēšanai šādā veidā tiek atspoguļots tas, ka jūs pievēršat uzmanību detaļām un novērtējat tās.
4. solis. Izplatiet darba kārtību 3-4 dienas pirms sanāksmes
Kolēģiem, kuri saņem ielūgumu, vēl ir laiks sagatavoties, ja viņi ir izlasījuši sanāksmes darba kārtību dažas dienas iepriekš, taču nesūtiet to pārāk agri, jo pastāv iespēja, ka tas tiks ignorēts.
Ja konferences laikā vēlaties sarīkot svarīgu sanāksmi, sagatavojiet dienas kārtību vairākus mēnešus iepriekš
Padomi
- Izmantojiet Word programmā pieejamo sapulces dienas kārtības formātu. Daudzas programmas dokumentu izveidei, piemēram, Microsoft Office, Pages for Mac utt. kas nodrošina personiskus un profesionālus dokumentu formātus, piemēram, lai ātri un viegli sakārtotu sanāksmju dienas kārtību.
- Ja jūsu uzņēmumā ir standarta sanāksmju darba kārtības formāts, izmantojiet šo formātu.
- Pārliecinieties, ka sanāksme notiek saskaņā ar iepriekš noteiktu grafiku, taču esiet elastīgs. Jums ir jāseko sanāksmei, bieži pārbaudot pulksteni. Ja pirmās darba kārtības apspriešana ir pabeigta, norādiet dalībniekiem turpināt sanāksmi, apspriežot nākamo darba kārtību. Jūs varat pieklājīgi pateikt: "Mēs apskatīsim nākamo tēmu, lai tikšanās beigtos pēc grafika."
