Ir divu veidu izmaiņu pārvaldības plāni. Pirmais plāna veids attiecas uz izmaiņu ietekmi uz organizāciju, kas atvieglo pāreju. Otra veida plāns uzrauga konkrētas projekta izmaiņas, kā rezultātā tiek skaidri reģistrētas izmaiņas projekta darbības jomā. Abu plānu mērķis ir skaidri un precīzi paziņot, kas jādara.
Solis
1. metode no 2: plāna rakstīšana organizatorisko izmaiņu pārvaldībai
1. solis. Parādiet izmaiņu iemeslus
Uzskaitiet faktorus, kas lika mainīt, piemēram, sliktu sniegumu, jaunas tehnoloģijas vai izmaiņas organizācijas misijā.
Viena pieeja, ko var izmantot, ir aprakstīt pašreizējo situāciju un nākotnes situāciju, ko organizācija vēlas radīt
2. solis. Definējiet izmaiņu veidu un apjomu
Īsi aprakstiet pārmaiņu projekta būtību. Nosakiet, vai šīs izmaiņas ietekmēs amata nosaukumu, biznesa procesus, politikas izmaiņas un/vai organizatorisko struktūru. Uzskaitiet nodaļas, darba grupas, sistēmas vai citas sastāvdaļas, kurās tiks veiktas izmaiņas.
3. solis. Aprakstiet ieinteresēto personu atbalstu
Uzskaitiet visas puses, kuras ierosinātās izmaiņas ietekmēs, piemēram, augstākā vadība, projektu vadītāji, projektu sponsori, galalietotāji un/vai darbinieki. Katrai pusei pierakstiet, vai partija atbalsta izmaiņas.
- Apsveriet iespēju izveidot diagrammu, lai to skaidri un kodolīgi paziņotu. Viens piemērs ir uzskaitīt katras puses izpratni, atbalsta līmeni un ietekmi, kas sarindota, izmantojot skalu ar augstu/vidēju/zemu.
- Ja iespējams, veiciet personisku interviju, lai novērtētu atbalstu.
Solis 4. Izveidojiet pārmaiņu vadības komandu
Šīs komandas pienākums ir sniegt informāciju visām pusēm, uzklausīt bažas un nodrošināt, lai pārmaiņu process noritētu pēc iespējas vienmērīgāk. Izvēlieties cilvēkus, kuriem ir uzticība organizācijā un labas komunikācijas prasmes.
Šajā komandā vajadzētu būt arī augstākā līmeņa vadītājiem. Uzsveriet, ka viņi ir atbildīgi par pārmaiņu veicināšanu, nevis tikai par apstiprināšanu
Solis 5. Izstrādāt pieeju vadībai
Pilns atbalsts no svarīgiem cilvēkiem organizācijā ir ļoti svarīgs pārmaiņu panākumiem. Dodiet vecākiem darbiniekiem iespēju sniegt atgriezenisko saiti un sadarboties ar viņiem, lai izveidotu aktīvu lomu pārmaiņu demonstrēšanā un vadīšanā.
6. Izveidojiet plānu katrai ieinteresētajai pusei
Novērtējiet visu pušu riskus un bažas, ieskaitot tās, kas atbalsta pārmaiņas. Uzdodiet vadības komandai risināt bažas.
7. Izveidojiet komunikācijas plānu
Komunikācija ir vissvarīgākā izmaiņu pārvaldības sastāvdaļa. Regulāri sazinieties ar cilvēkiem, kurus ietekmē izmaiņas. Uzsveriet pārmaiņu iemeslus un ieguvumus, kas gūstami no izmaiņām.
- Ieinteresētajām pusēm jāpieņem divpusēja personiska saziņa. Tikšanās aci pret aci vai aci pret aci ir ļoti svarīgas.
- Saziņai vajadzētu nākt no augsta ranga pārmaiņu sponsora, no jūsu tiešā vadītāja un no citiem, kam uzticas ieinteresētās puses. Visiem paziņojumiem ir jāsniedz konsekvents vēstījums.
8. Uzraudzīt spēli
Vienmēr ir tie, kas pretojas pārmaiņām. Šis mačs notiek individuālā līmenī. Tātad, sazinieties ar personu, lai saprastu viņa argumentāciju. Pārraugiet sūdzības, lai pārmaiņu vadības komanda varētu tās izskatīt. Bieži sastopamie pretestības iemesli ir:
- Nav motivācijas mainīties, nav steidzamības sajūtas
- Jums nav izpratnes par vispārējo situāciju un kāpēc ir vajadzīgas izmaiņas
- Ievades trūkums procesā
- Neskaidrības par darba drošību, nākotnes lomām vai prasībām un prasmēm, kas nepieciešamas, lai veiktu turpmākus darbus.
- Vadība nespēj izpildīt cerības attiecībā uz izmaiņu ieviešanu vai komunikāciju
9. solis. Pārvarēt šķēršļus
Daudzas sūdzības ir jāatrisina, uzlabojot saziņu vai mainot komunikācijas stratēģijas, lai risinātu konkrētas problēmas. Dažām sūdzībām ir nepieciešama papildu pieeja, kuru jūs, iespējams, varēsit iekļaut plānā vai jūs varat deleģēt vadības komandai, lai viņi varētu darīt to, kas nepieciešams. Apsveriet, kuras darbības ir piemērotas jūsu organizācijai:
- Lai mainītu lomas vai darba procesus, prioritāti piešķiriet darbinieku apmācībai.
- Ja jūs prognozējat zemu morāli vai saspringtu pārejas periodu, pievērsieties uzņēmuma notikumiem vai darbinieku pabalstiem.
- Ja ieinteresētās puses nav motivētas pārmaiņām, stimulējiet.
- Ja ieinteresētās puses nejūtas iesaistītas pārmaiņu procesā, sasauciet sanāksmi, lai apkopotu atsauksmes un apsvērtu plānu maiņu.
2. metode no 2: Projekta izmaiņu uzraudzība
1. solis. Definējiet izmaiņu pārvaldības lomu
Izveidojiet amatu sarakstu, kas jāieceļ šim projektam. Aprakstiet pienākumus un prasmes, kas nepieciešamas katrā amatā. Vismaz iekļaujiet projekta vadītāju, lai veiktu ikdienas izmaiņas, un projekta sponsoru, lai uzraudzītu vispārējo progresu un pieņemtu būtiskus lēmumus par izmaiņām.
Plašam projektam lielā organizācijā sadaliet projekta vadības lomu vairākos cilvēkos ar īpašām zināšanām
2. solis. Apsveriet iespēju izveidot izmaiņu vadības paneli
Programmatūras izstrādes projektos parasti ir izmaiņu kontroles padome, kurā ir pārstāvji no katras ieinteresētās grupas. Tieši šī valde apstiprina izmaiņu pieprasījumus, nevis projekta vadītājs un paziņo lēmumus ieinteresētajām pusēm. Šī pieeja ir piemērota projektiem, kuros ir iesaistītas vairākas grupas, un projektiem, kuru minimālā darbības joma un mērķi bieži ir jāpārvērtē.
3. Izveidojiet procesu izmaiņu pieprasījumu realizēšanai
Kad kāds pārmaiņu komandā ir izdomājis nākamo soli, kā jūs pārvērst ideju par realitāti? Aprakstiet šo procesu, vienojoties ar komandu. Piemērs:
- Komandas locekļi aizpilda izmaiņu pieprasījuma veidlapu un nosūta to projekta vadītājam.
- Projekta vadītājs ievada veidlapu izmaiņu pieprasījuma ierakstā un pielāgo šo ierakstu, tiklīdz izmaiņas tiek ieviestas vai noraidītas.
- Vadītājs lūdz komandas locekļus uzrakstīt konkrētu plānu un novērtēt, cik daudz pūļu būs nepieciešams.
- Projekta vadītājs nosūta plānu projekta sponsoram apstiprināšanai vai noraidīšanai.
- Īstenot izmaiņas. Ieinteresētās personas tiek regulāri informētas par notikumu attīstību.
4. Izveidojiet izmaiņu pieprasījuma veidlapu
Tālāk norādītie dati jāiekļauj katru reizi, kad tiek iesniegts izmaiņu pieprasījums un ievadīts izmaiņu žurnālā:
- Mainīt pieprasījuma datumu
- Projekta vadītāja piešķirtais izmaiņu pieprasījuma numurs
- Nosaukums un skaidrojums
- Pretendenta vārds, e -pasta adrese un tālruņa numurs
- Prioritāte (augsta, vidēja vai zema). Ārkārtas pārmaiņu pārvaldības plānos var būt nepieciešami konkrēti termiņi.
- Produkta un versijas numurs (programmatūras projektiem)
5. solis Ievadiet papildu informāciju izmaiņu piezīmēs
Izmaiņu ierakstos jāreģistrē lēmumi un to īstenošana. Papildus informācijai, kas nokopēta no izmaiņu pieprasījuma veidlapas, jums ir jāsagatavo vieta, kur rakstīt:
- Apstiprinājuma vai noraidījuma zīme
- Tās personas paraksts, kas apstiprina vai noraida pieprasījumu
- Mainīt ieviešanas termiņu
- Mainīt pabeigšanas datumu
6. Uzraudzīt svarīgus lēmumus
Papildus ikdienas piezīmēm projektam būs izdevīgi sekot līdzi svarīgiem lēmumiem. Šie ieraksti ļaus jums vieglāk uzraudzīt ilgtermiņa projektus vai projektus, kuru vadība tiek mainīta. Šie ieraksti var arī palīdzēt sazināties ar klientiem vai augstāko vadību. Lai mainītu termiņus, projekta apjomu vai prasības, prioritātes līmeni vai stratēģiju, iekļaujiet šādu informāciju:
- Cilvēki, kas pieņem lēmumus
- Lēmuma datums
- Lēmuma iemeslu un lēmumu pieņemšanas procesa kopsavilkums. Iekļaujiet dokumentus, kas saistīti ar šo procesu.
