Izstrādājot efektīvu riska pārvaldības plānu, var novērst mazu problēmu lielo pieaugumu. Dažādu veidu riska pārvaldības plāni var aprēķināt notikuma iespējamību, tā ietekmi uz jums, kādi riski ir spekulatīvi un kā mazināt ar šiem riskiem saistītās problēmas. Plānošana palīdzēs tikt galā ar sarežģītām situācijām un novērst tās.
Solis
1. solis. Izprotiet, kā darbojas riska pārvaldība
Risks ir ietekme (pozitīva vai negatīva), ko izraisa notikums vai notikumu virkne, kas notiek vienā vai vairākās vietās. Risks tiek aprēķināts, pamatojoties uz varbūtību, ka notikums kļūs par problēmu un no tā izrietošo ietekmi (Risks = neparedzēta ietekme uz ietekmi). Lai analizētu risku, ir jānosaka dažādi faktori, tostarp:
-
Notikums: Kas varētu notikt?
Izveidojiet riska pārvaldības plānu 1. solis -
Varbūtība: cik liela ir iespējamība, ka notikums notiks?
Izstrādājiet riska pārvaldības plānu 1. solis Bullet2 - Ietekme: Cik smaga būs ietekme, ja tā notiks?
- Mazināšana: kā (un par cik) samazināt varbūtību.
- Neparedzēti gadījumi: kā (un par cik) jūs varat samazināt ietekmi?
- Samazinājums = mazināšana X neparedzēta situācija
- Iedarbība = risks - samazināšana
- Kad esat identificējis iepriekš minētos mainīgos, rezultāts ir Ekspozīcija. Tas ir risks, no kura nevar izvairīties. Iedarbību var saukt arī par draudu, atbildību vai smagumu, taču tie visi attiecas uz vienu un to pašu. Ekspozīcija tiks izmantota, lai palīdzētu noteikt, vai plānotā darbība ir jāveic.
- Tā bieži ir izmaksu un ieguvumu formula. Varat izmantot šos elementus, lai noteiktu, vai izmaiņu ieviešanas risks ir lielāks vai mazāks par izmaiņu neīstenošanas risku.
- Uzņemtais risks. Ja jūs nolemjat turpināt (dažreiz jums nav izvēles, piemēram, valdības noteikumi), tad jūsu iedarbība kļūst par pieņemtu risku. Dažās vidēs pieņemtais risks tiek pārvērsts rupijas vērtībā, ko pēc tam izmanto, lai aprēķinātu galaprodukta rentabilitāti.
2. solis. Definējiet savu projektu
Šajā rakstā uzskatīsim, ka esat atbildīgs par datorsistēmu, kas dažiem svarīgiem iedzīvotājiem sniedz svarīgu (bet ne kritisku) informāciju. Galvenais dators, kurā atrodas šī sistēma, ir vecs, un tas ir jānomaina. Jūsu uzdevums ir izstrādāt riska pārvaldības plānu šim solim. Šis plāns tiks parādīts vienkāršotā modelī, kur risks un ietekme tiks klasificēti kā augsts, vidējs vai zems (šī metode ir ļoti izplatīta projektu vadībā).
3. solis. Iegūstiet ieguldījumu no citiem
Prāta vētras riski. Apkopojiet dažus cilvēkus, kuri ir ļoti labi iepazinušies ar projektu, un lūdziet sniegt informāciju par to, kas notiks, kā to novērst un kas jādara, ja tas notiks. Veiciet daudz piezīmju! Šīs svarīgās sesijas rezultātus izmantosit vairākas reizes, veicot tālāk norādītās darbības. Esiet atvērts dotajām idejām. “Ārpus kastes” domāšana ir laba, taču kontrolējiet savu sesiju, lai tā būtu vērsta uz mērķi.
4. solis. Nosakiet katra riska sekas
No jūsu prāta vētras sesijas tika apkopota dažāda informācija par to, kas notiek, ja risks kļūst par realitāti. Pēc iespējas konkrētāk saistiet katru risku ar sekām, par kurām tika minēts sesijas laikā. “Projekta atlikšana” būtu jāsadala, piemēram, “Projekts tiks aizkavēts pēc 13 dienām”. Ja ir rupijas vērtība, vienkārši pieminēt “Pārsniegts budžets” būtu pārāk vispārīgi.
5. solis. Novērst nebūtiskus jautājumus
Piemēram, ja pārvietojat automašīnu koncesijas datorsistēmu, kodolkarš, mēris vai slepkavas asteroīdi netraucēs jūsu projektam. jūs neko nevarat darīt, lai plānotu vai samazinātu ietekmi. Tomēr paturiet prātā, ka jūs neiekļaujat šos notikumus savā riska plānošanā.
6. solis. Uzskaitiet visus identificētos riska elementus
Jums nav nepieciešams tos sakārtot kārtībā. Vienkārši reģistrējiet tos pa vienam.
7. solis. Iekļaujiet varbūtības
Katram riska elementam jūsu sarakstā nosakiet, vai varbūtība, ka šie riski reāli rodas, ir pietiekami augsta, vidēja vai zema? Ja jums jāizmanto skaitļi, zemas varbūtības skala ir 0,01-0, 33, vidēja = 0,34-0, 66 un augsta = 0,67-1,00.
-
Jāatzīmē, ka, ja varbūtība, ka notikums kļūs reāls, ir nulle, tas nozīmē, ka risks vairs netiek ņemts vērā. Nav jēgas domāt, kas nenotiks (dusmīgs T-Rex apēd datoru).
8. solis. Definējiet ietekmi
Parasti, pamatojoties uz noteiktām vadlīnijām, ietekme tiek apzīmēta kā augsta, vidēja vai zema. Ja jums ir jāizmanto skaitļi, tas nozīmē trieciena skalas no 0,01 līdz 1,00, t.i., 0,01 līdz 0,33 = zems, 0,34 - 0,66 = vidējs, 0,67 - 1,00 = augsts.
-
Piezīme: ja notikuma ietekme ir nulle, risks nav jāreģistrē. Nav iemesla apsvērt neatbilstošas lietas neatkarīgi no izredzēm (mans suns ēda vakariņas).
9. solis. Nosakiet elementa risku
Šim nolūkam bieži tiek izmantotas tabulas. Ja izmantojat augstas, vidējas un zemas vērtības, iesakām izmantot augšējo tabulu. Ja izmantojat skaitliskas vērtības, jums jāapsver nedaudz sarežģītāka vērtēšanas sistēma, kas līdzīga šeit esošajai otrajai tabulai. Ir svarīgi atzīmēt, ka nav universālas formulas iespējamības apvienošanai ar ietekmi, un formula atšķiras atkarībā no personas un projekta. Šī raksta formulas ir tikai piemērs (lai gan tās pamatā ir patiess stāsts):
-
Esiet elastīgs analīzē.
Dažreiz jums ir jādodas uz priekšu un atpakaļ starp T-S-R metodi un skaitlisko metodi. Varat izmantot tabulu, kas līdzīga zemāk esošajai tabulai.
10. solis. Kārtojiet visus riskus
Uzskaitiet visus identificētos elementus, sākot no augstākā riska līdz zemākajam.
11. solis. Aprēķiniet kopējo risku
Šeit jums palīdzēs skaitļi. 6. tabulā jums ir 7 riski ar vērtībām T, T, S, S, S, R un R. Šīs vērtības var mainīt uz 0, 8, 0, 8, 0, 5, 0, 5, 0, 5, 0, 2 un 0, 2, no 5. tabulas. Vidējais kopējais risks ir 0,5 vai mērens.
12. solis. Izstrādājiet mazināšanas stratēģiju
Atvieglošana ir paredzēta, lai samazinātu varbūtību, ka risks kļūs acīmredzams. Parasti tas būs jādara tikai elementiem High un Medium. Jūs varat samazināt elementu Low, bet vispirms izvirzīt pārējos. Piemēram, ja kāds riska elements var aizkavēt kritisko daļu piegādi, varat samazināt risku, pasūtot tās projekta sākumā.
13. solis. Izveidojiet rezerves plānu
Neparedzēti gadījumi parasti ir paredzēti, lai samazinātu ietekmi, ja risks nav redzams. Atkal, parasti jūs izstrādāsit neparedzētus gadījumus tikai augstiem un vidējiem elementiem. Piemēram, ja kāda svarīga detaļa, kas jums nepieciešama, nenonāk laikā, iespējams, būsiet spiests izmantot vecās detaļas, kas ir pieejamas, gaidot jaunas detaļas.
14. solis. Stratēģijas efektivitātes analīze
Cik samazināta varbūtība un ietekme? Novērtējiet savu ārkārtas situāciju un mazināšanas stratēģiju un piešķiriet efektīvu novērtējumu saviem riskiem.
Solis 15. Aprēķiniet savu faktisko risku
Tagad jūsu septiņi riski ir S, S, S, R, R, R un R, kas nozīmē 0, 5, 0, 5, 0, 5, 0, 2, 0, 2, 0, 2 un 0, 2. Tādējādi vidējais risks ir 0,329. Skatiet 5. tabulu, un mēs konstatējam, ka kopējais risks ir klasificēts kā zems. Sākotnēji jūsu risks ir mērens (0, 5). Pēc vadības stratēģijas ieviešanas jūsu ekspozīcija ir zema (0,329). Tas nozīmē, ka jūs sasniedzat riska samazinājumu par 34,2%, izmantojot mazināšanas un ārkārtas situācijas. Droši!
16. solis. Uzraugiet savu risku
Kad esat zinājis riska apmēru, jums jānosaka, kā zināt, vai risks ir reāls, lai jūs zinātu, kad un vai jums ir jāizveido rezerves plāns. Tas tiek darīts, identificējot riska zīmes. Dariet to ar augstu un vidēju elementāru risku. Tad, attīstoties projektam, jūs varēsit noteikt, vai riska elements ir kļuvis par problēmu. Ja jūs nezināt zīmes, pastāv liela iespēja, ka risks var kļūt reāls, nevienam nemanot un neietekmējot projektu, pat ja jums ir izveidots labs rezerves plāns.
Padomi
- Situācijās, kad projekta vadītājam ir pārāk daudz riska pārvaldības funkciju, analīzi var aprobežoties ar projekta kritisko ceļu. Šādos gadījumos ieteicams aprēķināt vairākus kritiskos ceļus ar, iespējams, papildu nobīdes laiku, lai proaktīvāk identificētu uzdevumus, kas, visticamāk, atrodas kritiskajā ceļā. Tas ir īpaši piemēroti, ja viens projektu vadītājs kontrolē vairākus projektus, bet neaizēno citas plānošanas un kontroles funkcijas (sk. Brīdinājumi).
- Samazinājums = risks - iedarbība. Šajā piemērā (un pieņemot USD 1000000 projektu) jūsu risks ir 0,5 X 1000000 USD (500000000 IDR), bet jūsu riska darījums ir 0,329 X 1 000 000 000 IDR (329 000 000 IDR), kas nozīmē samazinājuma vērtību = 171 000 000 IDR. izmantojiet to kā norādi par saprātīgu izdevumu summu, lai pārvaldītu risku, kam vajadzētu būt daļai no pārskatītās projekta tāmes (piemēram, apdrošināšanas).
- Plānojiet izmaiņas. Riska pārvaldība ir nenoteikts process, jo risks vienmēr mainās. Šodien jūs varat piešķirt vairākus riskus ar lielu varbūtību un ietekmi. Nākamajā dienā varbūtība vai ietekme var mainīties. Turklāt daži riski var pilnībā izzust, bet citi parādās.
- Jūs varat izmantot Exposure, lai palīdzētu noteikt projekta dzīvotspēju. Ja kopējais paredzamais projekts ir USD 1000000 un jūsu ekspozīcija ir 0,329, vispārīgais noteikums ir tāds, ka projekts var pārsniegt aplēsto par USD 329 000. Vai varat katram budžetam paredzēt papildu naudu? Pretējā gadījumā varbūt pārdomājiet sava projekta apjomu.
- Izmantojiet darba dokumentus, lai pastāvīgi uzraudzītu riska plānošanu. Riski vienmēr mainās, var zaudēt vecos riskus un koncentrēties uz jauniem riskiem.
- Agrīnās brīdināšanas signāli ir daļa no labas rezerves plānošanas. ja kādi testa rezultāti liecina, ka ir nepieciešams rezerves plāns, noteikti paātriniet testa rezultātus. Ja nav laba brīdinājuma signāla, mēģiniet izveidot savu.
- Vienmēr veiciet izmeklēšanu. Ko tu esi palaidis garām? Kas varētu notikt, ko tu neesi apsvēris? Šī ir viena no vissmagākajām un vissvarīgākajām lietām. Izveidojiet sarakstu un atkārtoti pārbaudiet.
- Ja esat projektu vadītājs ar minimālu pieredzi vai esat neliels projekts, apsveriet iespēju ietaupīt laiku, izlaižot darbības, kas nedarbojas vai maz ietekmē projektu, izlaidiet oficiālo varbūtības un ietekmes novērtējumu, veiciet “garīgu aprēķinu” un lēkt ieskatieties projektā. Piemēram, ja jums ir jāveic elektriskās ķēdes apkope un šī darbība “izslēgs” serveri, risks pārvietot serveri uz jaunu ķēdi ir lielāks nekā gaidīt, kamēr tiks pabeigta apkope, lai atkārtoti aktivizētu serveri. Abos gadījumos serveris tiks izslēgts, taču jūs varat norādīt, kura darbība ir mazāk riskanta projektam.
Brīdinājums
- Ne lai politika traucē jūsu spriedumiem. tas notiek bieži. Cilvēki nevēlas ticēt, ka tas, ko viņi kontrolē, var būt problemātisks un strīdēsies pret jūsu riska līmeni. Varbūt tiešām risks var nenotikt, taču pastāv iespēja, ka cilvēks seko savam ego.
- Neignorējiet pilnīgi zema riska elementus, bet arī netērējiet tiem laiku. Augstie, vidējie un zemie rādītāji norāda, cik daudz pūļu tiks veltīts katra riska uzraudzībai.
- Apsveriet, kas var notikt, ja kopā rodas divas vai trīs problēmas. Varbūtība ir ļoti maza, bet ietekme būs milzīga. Gandrīz visas lielākās katastrofas ir saistītas ar dažādām kļūdām.
- Nepārspīlējiet projektu. Riska vadība ir svarīga projekta sastāvdaļa. Tomēr neļaujiet apgrūtināt projekta faktisko darbu. Ja neesat piesardzīgs, jūs, iespējams, meklēsit neatbilstošus riskus un pārslogosiet savus plānus ar bezjēdzīgu informāciju.
- Nedomājiet, ka visi riski ir identificēti. Riska raksturs ir neparedzams.
