Palielinoties e -pasta popularitātei, jo tā ir vienkāršāka, lētāka un ātrāka alternatīva vēstuļu lomai, palielinās arī ielūgumu skaits uz kāzām, dzimšanas dienas svinībām un pat saviesīgiem pasākumiem, kas tiek nosūtīti, izmantojot šos tiešsaistes plašsaziņas līdzekļus. Parasti uzaicinātie nosūtīs e -pastu ar RSVP sistēmu, lai izmērītu viesu skaitu, kuri var apmeklēt pasākumu. Bet diemžēl RSVP sistēma Indonēzijā nav ļoti populāra, tāpēc, iespējams, jums būs grūti atbildēt. Neuztraucies! Šajā rakstā ir ietverti dažādi padomi, kā noteikt pareizo atbildes veidu un laiku, izstrādāt pareizo atbildi un pārbaudīt, vai uzaicinātais ir saņēmis jūsu atbildi.
Solis
1. daļa no 3: Pareiza atbildes veida un laika noteikšana
1. solis. Pieņemiet lēmumu
Pirmais solis, kas jums jāveic, ir pieņemt lēmumu apmeklēt vai neapmeklēt ielūgumā uzskaitīto pasākumu. Padomājiet par to, tiklīdz saņemat atbildi uz e -pastu.
- Padomājiet par notikuma vietu un apsveriet, vai jums ir nepieciešams ceļot ārpus pilsētas. Piemēram, lai apmeklētu pasākumu, kas notiek ārpus pilsētas, protams, jums ir jātērē vairāk, lai iegādātos lidmašīnas biļeti, vai ne?
- Pārliecinieties, ka pasākuma laikā jums nav jāapmeklē cits pasākums.
- Pārliecinieties, ka jūsu partneris un tuvākie radinieki var arī apmeklēt. Atcerieties, ka tuvāko cilvēku pieejamība ietekmēs arī jūsu lēmumu pieņemšanas procesu.
2. solis. Nosakiet notikuma būtību
Patiešām, dažādu notikumu raksturs prasīs atšķirīgus atbildes signālus un formalitāšu līmeņus. Tāpēc pirms atbildes nosūtīšanas vispirms ir jāsaprot notikuma raksturs, lai novērstu nevēlamu kļūdu rašanos.
- Ja pasākums ir neoficiāls, piemēram, uzaicinājums uz bārbekjū kaimiņu mājā, jums parasti būs jāsniedz neformāla atbilde. Turklāt atbildes nosūtīšanas laiks parasti ir īsāks.
- Ja pasākums ir formāls, piemēram, ielūgums uz kāzām, dzimšanas dienas svinībām vai citām nozīmīgām svinībām, jums parasti jāsniedz atbilde, kas ir arī oficiāla.
3. solis. Nodrošiniet efektīvu atbildi
Pēc notikuma detaļu izlasīšanas un lēmuma pieņemšanas nekavējoties sniedziet efektīvu atbildi. Citiem vārdiem sakot, ar jūsu sniegto atbildi apstipriniet, vai izpildīsit uzaicinājumu.
- Izlasiet uzaicinātāja norādīto RSVP datumu. Atcerieties, ka jums ir jāatbild pirms termiņa!
- Atbildiet pēc iespējas ātrāk. Pat ja uzaicinātājs dod jums mēnesi vai divus, lai atbildētu, tas nenozīmē, ka jums jāizmanto iespēja apstāties, lai saņemtu atbildi! Tā vietā atbildiet tūlīt pēc tam, kad esat pieņēmis lēmumu pieņemt vai noraidīt uzaicinājumu.
2. daļa no 3: Atbildes veidošana
1. solis. Norādiet e -pasta tēmu
Kad esat noteicis, kā un kad atbildēt, strukturējiet savu ziņojumu. Lai sāktu, e -pastā iekļaujiet tēmu, kas norāda uz jūsu atbildi un atbilst notikuma būtībai.
- Oficiāliem ielūgumiem izmantojiet formālus teikumus. Piemēram, uzrakstiet: “Rodžers un Anna atsakās no ielūgumiem uz balli un vakariņām 11. maijā.”
- Neformāliem ielūgumiem, piemēram, iesaldētiem ielūgumiem saviem sarežģītajiem kaimiņiem, vienkārši uzrakstiet: "Nevaru ierasties 11. bārbekjū".
2. solis. Iekļaujiet sveicienu
Ir svarīgi atvērt e -pastu ar atbilstošu sveicienu, jo sveiciens noteiks jūsu atbildes toni. Turklāt pareizais sveiciens arī uzsvērs jūsu jūtas un skatījumu uz uzaicināto.
- Daži piemērotu apsveikumu piemēri ir “Kam”, “Manam labākajam draugam” vai vienkārši sveicieni, piemēram, “Labrīt/pēcpusdienā/vakarā/vakarā”.
- Neoficiālos pasākumos vienkārši sakiet īsu un vienkāršu sveicienu, piemēram, “Džonam un Mārsijai”.
3. solis. Sastādiet ziņojumu e -pasta ziņojuma pamattekstā
E -pasta ziņojuma pamattekstā rakstītais ziņojums var būt jūsu atbildes vissvarīgākā daļa, jo īpaši tāpēc, ka tas gan noslēgs jūsu atbildi, gan atspoguļos notikuma būtību. Daži teikumu piemēri, kurus varat izmantot, lai pieņemtu vai noraidītu uzaicinājumu:
- Sniedziet neformālu atbildi uz šādu uzaicinājumu. Piemēram, “Paldies, Toms, par uzaicinājumu uz grila gatavošanu. Bet atvainojiet, mēs nevarējām ierasties, jo tajā dienā mums bija jāatrodas ārpus pilsētas.”
- Sniedziet oficiālu atbildi uz šāda veida uzaicinājumu. Piemēram, “Higginsoni saņēma uzaicinājumu apmeklēt Džoša un Belindas kāzas 2019. gada 5. novembrī.” Vēl viens piemērs ir šāds: “Džons un Sāra Applebijas ar prieku pieņem jūsu ielūgumu uz Martas Rodrigesas dzimšanas dienas svinībām.”
- Oficiāla noraidījuma teikuma piemērs būtu šāds: “Pārkera ģimene nevarēja piedalīties Džoša un Belindas kāzās 2019. gada 5. novembrī.”
4. solis. Uzrakstiet noslēguma sveicienu un iekļaujiet savu vārdu
Pēc ziņojuma uzrakstīšanas pabeidziet atbildi ar atbilstošu noslēguma sveicienu. Faktiski noslēguma apsveikuma rakstīšana nav tikai formalitāte, bet tajā pašā laikā var atspoguļot to, kāda veida attiecības jums ir ar personu un kā jūs jūtaties pret viņu.
- Izvēlieties oficiālu noslēguma sveicienu, piemēram, “Sveicieni” vai “Paldies”.
- Izvēlieties neformālu noslēguma sveicienu, piemēram, “Sveicieni” vai “Sveicieni”.
- Noslēguma sveicienu saskaņojiet ar savu atbildi. Piemēram, uzrakstiet “Ar lielu nožēlu”, ja jums vajadzētu noraidīt ielūgumu, vai “Paldies”, ja pieņemat ielūgumu.
- E -pasta beigās ierakstiet savu vārdu. Neoficiālos pasākumos vienkārši pierakstiet savu un citu uzaicināto personu segvārdu. Tomēr oficiālākam pasākumam ieteicams pierakstīt savu vārdu un citu uzaicināto viesu vārdu. Ja jums un uzaicinātajam ir ļoti ciešas attiecības, vienkārši pierakstiet “Smita ģimene”.
3. daļa no 3: Automātisko e -pastu apstrāde un iespējamo problēmu novēršana
1. solis. Noklikšķiniet uz “noraidīt” vai “pieņemt”, ja e -pastā ir automātiska poga
Mūsdienās daudzi cilvēki ir vairāk ieinteresēti izmantot automatizētu RSVP pakalpojumu, kas tiek nosūtīts e -pasta veidā oficiāliem ielūgumiem. Visticamāk, automātiskais atbildes ziņojums tika pārsūtīts caur trešo pusi, un tajā ir poga ar opciju “noraidīt” vai pieņemt.
- Ja saņemat šādu e -pastu, jums nav jānosūta uzaicinātajam privāts e -pasts.
- Kad ielūgums tiks pieņemts vai noraidīts, atbilde tiks nosūtīta trešajai pusei un nosūtīta uzaicinātājam.
- Automātiskos e-pasta pakalpojumus bieži izmanto pusformālos pasākumos, piemēram, dzimšanas dienas svinībās, salidojumos, saviesīgos pasākumos utt.
2. solis. E -pasta ziņojuma pamattekstā noklikšķiniet uz opcijas “atgriešanas kvīts”
Dariet to tā, lai jūsu e -pasta pakalpojumu sniedzējs nosūtītu jums e -pastu ar apstiprinājumu, vai attiecīgā persona ir saņēmusi vai atvērusi jūsu atbildi. Tādā veidā jūs zināt, vai ziņojums ir nosūtīts.
- Ņemiet vērā, ka dažādiem e-pasta pakalpojumu sniedzējiem var būt atšķirīga politika attiecībā uz atgriešanas kvīti.
- Daži e -pasta pakalpojumu sniedzēji pat nenodrošina šo iespēju.
3. solis. Nosūtiet papildu e-pastu, ja jūsu plāni mainās
Patiesībā plānu maiņa ir neizbēgama iespēja. Ja jums ir jānoraida ielūgums, kas jau ir pieņemts, vai otrādi, noteikti paziņojiet izmaiņas, atbildot tieši uzaicinātājam.
- Ja nejauši noklikšķinājāt uz opcijas “Akceptēt” automātiskā e -pastā, izskaidrojiet kļūdu, nosūtot attiecīgajai personai privātu e -pastu.
- Ja vēlaties noraidīt iepriekš saņemto ielūgumu, nosūtiet noraidījumu tieši uzaicinātājam. Piemēram, nosūtiet e -pastu ar tēmu “Atbildes izmaiņas”, kurā teikts: “Diemžēl kāda iemesla dēļ mēs ar Sāru nevarējām apmeklēt jūsu 20. kāzu gadadienu 14. datumā. Cerams, ka tuvākajā laikā varam atkal satikties, labi!”
- Ja vēlaties pieņemt uzaicinājumu, kuru iepriekš noraidījāt, arī paziņojiet par izmaiņām tieši uzaicinātājam. Piemēram, nosūtiet e -pastu ar tēmu "Atbildes atbildes izmaiņas", kurā teikts: "Labdien! Ja ielūgumu kvota joprojām ir pieejama, es labprāt apmeklētu jūsu pasākumu."
- Par izmaiņām atbildē jāpaziņo pēc iespējas ātrāk. Ja gaidāmais notikums ir neoficiāls vai daļēji formāls, visticamāk, kādu laiku iepriekš būsiet mainījis savu atbildi. Tomēr, ja pasākums ir formāls (piemēram, kāzas), izmaiņas atbildē jāveic iepriekš, vismaz vienu mēnesi iepriekš.
