Dienas kārtība palīdz jums veikt darbības pēc grafika, piemēram, lai izpildītu svarīgas tikšanās, izpildītu uzdevumus, veiktu jautras aktivitātes un pabeigtu darbu termiņos. Tomēr izveidot ieradumu izmantot dienas kārtību katru dienu nav viegli, jo jums regulāri jāveic piezīmes un jānes visur. Izlasiet tālāk sniegtos norādījumus, lai viegli un efektīvi izmantotu dienas kārtību kā daļu no ikdienas rutīnas.
Solis
1. daļa no 2: Pareizas dienas kārtības izvēle
1. solis. Apsveriet, kādam nolūkam izmantojat darba kārtību
Atkarībā no lietotāja profesijas un personības ir dažādas darba kārtības. Izvēloties darba kārtību, varat izmantot piezīmju grāmatiņu ar līniju vai drukātu darba kārtību, kurā ir tabulas dažādu uzdevumu ierakstīšanai. Iepriekš padomājiet, kāpēc vēlaties izmantot darba kārtību un kādam nolūkam. Ja dienas kārtība būs vienīgais līdzeklis ikdienas aktivitāšu plānošanai, izmantojiet tikai vienu darba kārtību. Vairāk nekā vienas dienas kārtības izmantošana mēdz būt mulsinoša un mazāk noderīga. Lai noteiktu vispiemērotāko darba kārtību, apsveriet sekojošo:
- Vai man darba kārtībā ir jāiekļauj tālruņa numurs?
- Vai es izmantošu darba kārtību tikai sanāksmju grafika ierakstīšanai?
- Vai man ir nepieciešama darba kārtība, kas ilgst vairāk nekā gadu?
- Vai darba kārtība var aizstāt piezīmes, kuras parasti izmantoju, piemēram: ikdienas uzdevumu grafiks?
- Vai es izmantošu parastu piezīmju grāmatiņu vai daudzfunkcionālu tabulu?
- Vai man ir nepieciešama neliela darba kārtība, kas iekļaujas manā kabatā, vai pietiekami liela darba kārtība, lai sekotu sanāksmju protokoliem?
- Vai es katru dienu pierakstīšu grafiku vai tas ir paredzēts tikai nedēļas nogales aktivitātēm?
2. solis. Izvēlieties darba kārtību pēc vajadzības
Meklējiet dienas kārtību veikalā, kas pārdod biroja piederumus, kancelejas preces, kalendārus vai tiešsaistē. Darba kārtības cena ir ļoti dažāda. Papildus estētiskā aspekta apsvēršanai darba kārtībā prioritāti piešķiriet grāmatu un galdu formātu izplatīšanai. Izvēlieties dienas kārtību, kas jums patīk, atbilstoši jūsu dzīvesveidam un ikdienas aktivitātēm.
Solis 3. Apsveriet estētisko aspektu
Papildus prioritāšu noteikšanas funkcijai pievilcīga un patīkama darba kārtība ļauj jums vairāk izmantot darba kārtību. Jūs varat izvēlēties vienkāršu darba kārtību ar vienkāršu melnu vāku vai krāsainu vāku ar pievilcīgiem attēliem un dizainu. Estētiskais aspekts būs izdevīgs, ja tas saskan ar uzņēmumā valdošo darba ētiku.
Pievērsiet uzmanību arī dienaskārtības estētiskajiem aspektiem, ne tikai ārpusei. Daudzi cilvēki dod priekšroku darba kārtībām ar vienkāršām lapām, nevis līnijām. Citiem ir nepieciešami simetriski galdi vai viegli pielāgojams izkārtojums. Jums pašam var būt nepieciešama cita darba kārtība ar noteiktu izskatu. Izvēlieties dienas kārtību ar izskatīgu vāku un interjeru, lai jūs satrauktu izmantot dienas kārtību katru dienu
Solis 4. Sagatavojiet pildspalvu un zīmuli
Darba kārtība būs noderīgāka, ja to izmantos piezīmju veikšanai. Sagatavojiet zīmuli un pildspalvu, kur rakstīt vai ievietot savu darba kārtību, piemēram:
- Jūsu portfelī vai klēpjdatora somā
- Rokassomā
- Pie biroja galda
- Pie rakstāmgalda mājās
- Tālruņa tuvumā
- Ja bieži pazaudējat rakstāmpiederumus, katram gadījumam paturiet zīmuli savā dienaskārtībā vai izmantojiet organizatoru, kuram ir zīmuļa turētājs.
2. daļa no 2: Efektīva darba kārtības izmantošana
1. solis. Plānojiet izmantot darba kārtību katru dienu
Cilvēki, kuri ir stingri apņēmušies, mēdz labāk izpildīt saistības. Paradumu maiņa nav vienkārša, taču jūs varat veidot jaunus ieradumus, sakot sev, ka plānojat darīt mazas lietas jaunā veidā.
Paturiet prātā, ka labus ieradumus ir vieglāk veidot, ja vienlaikus koncentrējaties uz vienu konkrētu ieradumu. Neveidojiet jaunus ieradumus, kas jūs nomāc. Pagaidām koncentrējieties uz ieraduma veidošanu izmantot darba kārtību
2. solis. Pastāstiet draugam, ka vēlaties izmantot darba kārtību
Cilvēkiem ir tendence vieglāk pieņemt jaunus ieradumus kopienās, kas zina savas rezolūcijas un atbalsta viena otru. Pastāstiet saviem nodomiem draugam vai kolēģim. Ja jūsu draugi vēlas veidot tādus pašus labos ieradumus, varat atgādināt viens otram, ka regulāri jāveic piezīmes.
Solis 3. Katru dienu ievietojiet darba kārtību tajā pašā vietā
Izmantojiet darba kārtību kā vienīgo kalendāru mājās un darbā, jo jums būs grūti organizēt grafiku, ja izmantosit divas dienas kārtības. Tomēr tas prasa arī konsekvenci, jo jums ir jāreģistrē visas aktivitātes mājās un darbā. Lai jums nebūtu jāmeklē apkārt, izvēlieties vienu vietu birojā un citu mājās, lai iekļautu dienas kārtību. Konsekvence ir noteicošais faktors šī ieraduma veidošanā, tāpēc nelieciet savu darba kārtību citur.
- Lieliska vieta dienas kārtības noteikšanai mājās ir blakus tālrunim, portfelī, netālu no tālruņa vai automašīnas atslēgām.
- Īstā vieta, kur ievietot darba kārtību birojā, ir uz jūsu galda, galda galvenajā atvilktnē, blakus tālrunim vai portfelī.
4. solis. Atzīmējiet, lai atgādinātu, ka, dodoties uz darbu un no darba, vienmēr nēsājiet līdzi darba kārtību
Iespējams, ka jūs atstājāt dienas kārtību mājās vai darbā, kad tikko sākāt to lietot. Lai to novērstu, pierakstiet atgādinājumus un novietojiet tos redzamā vietā mājās un birojā. Pamatojoties uz pētījumiem, viens efektīvs veids, kā veidot noteiktu uzvedību, ir izmantot atgādinājumus, kas rakstīti uz maziem papīra gabaliņiem. Dariet to pašu sev, iestatot atgādinājumu: “Vai jūs paņēmāt savu darba kārtību?” redzamā vietā, piemēram:
- Uz klēpjdatora
- Uz galda
- Blakus telefonam
- Pie durvīm
- Uz virtuves galda
- Spogulī vannas istabā
- Atbrīvojiet atgādinājumus, ja esat pieradis nest darba kārtību līdzi uz darbu un no darba.
5. Iekļaujiet visu informāciju darba kārtībā
Kad esat izveidojis darba kārtību, jums ir jāreģistrē daudz informācijas, piemēram: plānotās sanāksmes, nepabeigtie uzdevumi un citas darbības, kas tika plānotas iepriekš. Atvēliet 1-2 stundas, lai ierakstītu visu šo informāciju. Šī metode arī liek jums pierast pareizi izmantot darba kārtību un spēt sastādīt labu grafiku. Lietas, kas jāievēro darba kārtībā, piemēram:
- Ģimenes locekļu, draugu, kolēģu un klientu kontaktinformācija
- Tikšanās grafiks birojā
- nodarbību grafiks
- Biroja vai skolas darbu termiņi
- Darba grafiks (ja darba laiks bieži mainās)
- Tikšanās ar ģimenes ārstu vai zobārstu
- Mīļoto dzimšanas dienas
- Svarīgas aktivitātes birojā
- Īpašs privāts pasākums
- Svarīgi datumi hobijam vai ārpusskolas aktivitātei, piemēram: klavieru dziedāšanas datums vai jogas prakses grafiks
6. solis. Katru rītu izlasiet darba kārtību
Katru rītu pirms došanās uz darbu veltiet laiku darba kārtības lasīšanai, lai noteiktu sapulču, sanāksmju un uzdevumu grafiku, kas jums jāizpilda. Atvēliet laiku, lai atcerētos, vai ir kādi uzdevumi, kas jāpievieno grafikam, vai tie ir pabeigti vai ir jāpārplāno. Pārbaudiet savu grafiku katru rītu, lai pēc iespējas vairāk varētu izmantot savu darba laiku, kad esat nokļuvis birojā.
7. solis Pirms darba atstāšanas izlasiet darba kārtību
Pārliecinieties, ka esat pabeidzis visas ikdienas darbības, kā plānots, pirms darba atstāšanas vēlreiz izlasiet darba kārtību. Padomājiet, vai nākamnedēļ ir kaut kas jāpieraksta. Ieradieties atjaunināt dienas kārtības piezīmes, lai jums būtu vieglāk izpildīt darba pienākumus.
8. solis. Izmantojiet pozitīvu pastiprinājumu, lai motivētu sevi
Padomājiet par dienas kārtību kā par pozitīvu lietu ikdienas dzīvē, nevis par slogu vai pienākumu. Izmantojiet darba kārtību, lai apbalvotu sevi pēc uzdevuma pabeigšanas. Galu galā jūs mēģināsit pabeigt uzdevumu, jo vēlaties izjust, cik jauki ir izsvītrot pabeigto uzdevumu grafiku. Veiciet dažas no šīm darbībām kā pozitīvu pastiprinājumu:
- Nosvītro izpildītos uzdevumus un tikšanās. Ja nejūtaties labi, pārlasiet visas pabeigtās darbības un lepojieties ar paveikto.
- Apbalvojiet sevi par dažu uzdevumu izpildi. Piemēram: baudiet savu iecienīto kafiju vai nesteidzīgi pastaigājieties pēc tam, kad esat izpildījis 5 uzdevumus vai sasniedzis noteiktu mērķi. Tas dos jums lielāku motivāciju izmantot savu darba kārtību un pēc iespējas labāk veikt uzdevumus.
- Dariet kaut ko jautru, lasot darba kārtību. Tā vietā, lai pārbaudot darba kārtību justos nomākta, izmantojiet darba kārtību kā rīku, kas atbalsta darba produktivitāti. Pieradiniet lasīt dienas kārtību, veicot jautras aktivitātes, lai jūs justos pozitīvāk un novērstu negatīvās sajūtas. Piemēram: katru reizi, kad lasāt savu dienas kārtību no rīta vai pirms atgriešanās no darba, baudiet tasi kafijas, šokolādes vai klausieties savu iecienītāko dziesmu. Šī metode liek smadzenēm saistīt dienas kārtību ar kaut ko tādu, kas veicina pozitīvas sajūtas.
- Sniedziet īpašu atlīdzību, ja jums izdodas konsekventi izmantot dienas kārtību vienu nedēļu. Cilvēkiem, kuri tikai sāk izmantot darba kārtību, parasti ir nepieciešama papildu motivācija, lai pierastu pie darba kārtības un piezīmju veikšanas katru dienu. Ja jūs to varat izdarīt nedēļu, uzdāviniet sev īpašu dāvanu, piemēram: saldējuma baudīšanu, filmas skatīšanos vai kafijas dzeršanu kopā ar draugu. Pēc dažām nedēļām jūs pieradīsit nēsāt un izmantot dienas kārtību.
- Rakstiet pozitīvas lietas, piemēram, piezīmju veikšanu par svarīgu uzdevumu. Lai atvieglotu jaunus ieradumus, izmantojiet dienas kārtību, lai atgādinātu par plāniem jautrām aktivitātēm (piemēram, pusdienas ar draugiem) un mazāk patīkamām aktivitātēm (piemēram: konsultācija ar zobārstu).
9. solis. Ieradieties pēc vajadzības atjaunināt uzdevumu piezīmes
Pārbaudot darba kārtību no rīta un vakarā, ņemiet vērā visu jauno informāciju, piemēram: veicamos uzdevumus, sanāksmju grafikus, tikšanās un termiņus. Pierakstiet arī katru reizi, kad ir jauns uzdevums. Regulāri atjauninot dienas kārtību, jums būs vieglāk pārvaldīt savu laiku un justies mierīgāk. Turklāt jums nav jāatceras ierakstītie uzdevumi, lai jūs nebūtu satraukums un šaubas.
Ja ir uzdevumi, kas ir ļoti apgrūtinoši, izveidojiet atsevišķu grafiku, lai to varētu izpildīt atbilstoši savām spējām. Neļaujiet savai motivācijai pazust, jo domājat par nepabeigtiem darbiem, veicot darba dienas rutīnu
10. solis. Esiet pacietīgs
Paies 1–2 mēneši, līdz jaunais ieradums pāries. Esiet pacietīgs un piedodiet sev, ja kādreiz atstājat dienas kārtību mājās vai aizmirstat pierakstīt savu grafiku, jo pēc kāda laika izveidosies jauni ieradumi. Atcerieties, ka neliela neizdarība nemazina jūsu spēju veidot jaunus ieradumus.
Sagatavojiet rezerves plānu gadījumam, ja esat aizmirsis paņemt līdzi savu darba kārtību, piemēram, pierakstot sapulču grafiku uz neliela lapiņas un pielīmējot to pie sava biroja galda. Lai atgādinātu sev par vissvarīgākajām darbībām un termiņiem, tālrunī vai klēpjdatorā izmantojiet tiešsaistes atgādinājumu lietotni, lai pārliecinātos, ka vienmēr esat atjaunināts, pat ja atpaliekat no darba kārtības
Padomi
- Skatiet darba kārtību kā noderīgu instrumentu, nevis slogu. Izmantojot dienas kārtību, jums būs vieglāk organizēt ikdienas aktivitātes. Ilgtermiņā jūs varat ietaupīt dažas stundas, ietaupot dažas minūtes katru dienu.
- Konsekvencei, ko atbalsta pozitīvs pastiprinājums, ir liela nozīme jaunu paradumu veidošanā. Lai saglabātu motivāciju, regulāri izmantojiet darba kārtību, koncentrējieties uz pozitīvajām lietām, ko iegūstat, izmantojot darba kārtību, un vajadzības gadījumā apbalvojiet sevi.
- Izvēlieties darba kārtību, kas jums patīk un atbilst jūsu vajadzībām. Iegādājieties dienas kārtību, kas nodrošina tabulas formātu, lai jūs varētu pierakstīt visu svarīgo informāciju un plānot ikdienas aktivitātes.
