Lai pārvietotu datu sarakstu vai tabulu no programmas Word uz Excel, nav jāpārvieto atsevišķi datu gabali Excel izklājlapas (darblapas) šūnās. Jūs varat vienkārši pareizi formatēt dokumentu programmā Word, tad visu dokumentu var importēt programmā Excel tikai ar dažiem klikšķiem.
Solis
1. metode no 2: sarakstu konvertēšana
1. solis. Izprotiet, kā tiks pārveidots Word dokuments
Lai importētu dokumentu programmā Excel, noteiktas rakstzīmes tiek izmantotas, lai noteiktu, kādi dati tiks ievadīti Excel darblapas šūnās. Veicot dažas formatēšanas darbības pirms importēšanas, varat kontrolēt darblapas izskatu un samazināt manuālās formatēšanas apjomu. Tas ir īpaši noderīgi, ja importējat garu sarakstu no Word dokumenta programmā Excel.
Šī metode vislabāk darbojas, ja sarakstā ir vairāki ieraksti, katrs ar līdzīgu formātu (adrešu saraksts, tālruņu numuri, e -pasta adreses utt.)
2. solis. Pārliecinieties, vai dokumentā nav formatēšanas kļūdu
Pirms sākat konvertēšanas procesu, pārliecinieties, vai katrs ieraksts ir formatēts vienādi. Jums ir jāizlabo pieturzīmju kļūdas vai jāpārkārto ieraksti, kas neatbilst. Tas tiek darīts, lai nodrošinātu datu pārraides procesa nevainojamu darbību.
Solis 3. Parādiet formatēšanas rakstzīmes Word dokumentā
Parādot parasti slēptās formāta rakstzīmes, varat noteikt labāko veidu, kā atdalīt katru ierakstu. Formatēšanas rakstzīmes var parādīt, cilnē Sākums noklikšķinot uz pogas Rādīt/paslēpt rindkopu atzīmes vai nospiežot Ctrl+⇧ Shift+*.
Lielākajai daļai sarakstu katras rindiņas beigās, rindas beigās vai tukšā rindā starp ierakstiem ir viena rindkopas atzīme. Jūs izmantosit šo zīmi, lai ievadītu šūnu atšķirīgo raksturu programmā Excel
4. solis. Aizvietojiet rindkopu atzīmes starp ierakstiem, lai noņemtu papildu atstarpes
Excel rindu noteikšanai izmantos atstarpes starp ierakstiem, taču šajā brīdī tās ir jānoņem, lai palīdzētu formatēšanas procesā. Neuztraucieties, jūs drīz to pievienosit. Šis solis vislabāk darbojas, ja ieraksta beigās ir viena rindkopas atzīme un atstarpe starp ierakstiem (divas atstarpes pēc kārtas).
- Nospiediet Ctrl+H, lai atvērtu logu Atrast un aizstāt.
- Laukā Atrast ierakstiet ^p ^p. Šis ir divu secīgu rindkopu zīmju kods. Ja katrs ieraksts ir viena rinda un starp tām nav tukšu rindu, izmantojiet tikai vienu ^p.
- Ievadiet atdalītāja rakstzīmi laukā Aizstāt. Pārliecinieties, vai šī rakstzīme nav rakstzīme dokumentā, piemēram, ~.
- Noklikšķiniet uz Aizstāt visu. Jūs ievērosiet, ka šie ieraksti apvienojas, bet atstājiet to mierā, kamēr norobežotājs ir pareizajā vietā (starp katru ierakstu)
5. solis. Atdaliet katru ierakstu atsevišķās kolonnās
Tagad ieraksti parādās atsevišķās rindās. Jums jānorāda dati, kas tiks parādīti katrā slejā. Piemēram, ja katrs ieraksts pirmajā rindā ir nosaukums, otrajā rindā ir adrese, bet trešajā rindā ir valsts un pasta indekss, rīkojieties šādi:
- Nospiediet Ctrl+H, lai atvērtu logu Atrast un aizstāt.
- Noņemiet vienu no atzīmēm ^p laukā Atrast.
- Aizstājiet rakstzīmi laukā Aizstāt ar komatu,.
- Noklikšķiniet uz Aizstāt visu. Tādējādi pārējie rindkopas simboli tiks aizstāti ar komatu atdalītāju, kas katru rindu atdalīs kolonnā.
6. darbība. Lai pabeigtu formatēšanas procesu, nomainiet norobežotāja rakstzīmi
Kad esat pabeidzis abas iepriekš norādītās darbības Atrast un Aizstāt, saraksts vairs neizskatīsies pēc saraksta. Tie visi būs vienā rindā, un starp katru datu daļu būs komats. Veicot darbību Atrast un Aizstāt, dati tiks atgriezti saraksta formā, taču tiem joprojām ir komati, kas nosaka slejas.
- Nospiediet Ctrl+H, lai atvērtu logu Atrast un aizstāt.
- Laukā Atrast ievadiet ~ (vai jebkuru rakstzīmi, kuru izvēlējāties sākumā).
- Laukā Aizstāt ievadiet ^p.
- Noklikšķiniet uz Aizstāt visu. Tādējādi visi ieraksti tiks atgriezti atsevišķās grupās, atdalot tās ar komatiem.
7. darbība. Saglabājiet failu kā vienkārša teksta failu
Ievades formāts ir pabeigts, un jūs varat saglabāt šo dokumentu kā teksta failu. Tas tiek darīts, lai programma Excel varētu lasīt un parsēt jūsu datus, lai tie tiktu parādīti pareizajās slejās.
- Noklikšķiniet uz cilnes Fails un atlasiet Saglabāt kā.
- Noklikšķiniet uz nolaižamās izvēlnes Saglabāt kā veidu un atlasiet Vienkāršs teksts.
- Piešķiriet failam nosaukumu un pēc tam noklikšķiniet uz Saglabāt.
- Ja tiek parādīts logs Failu konvertēšana, noklikšķiniet uz & nbsp Labi;.
8. solis. Atveriet failu programmā Excel
Tā kā fails tiek saglabāts vienkāršā tekstā, varat to atvērt programmā Excel.
- Noklikšķiniet uz cilnes Fails un atlasiet Atvērt.
- Noklikšķiniet uz nolaižamās izvēlnes Excel visi faili un atlasiet Teksta faili.
- Teksta importēšanas vedņa logā noklikšķiniet uz Tālāk>.
- Atdalītāju sarakstā atlasiet komatu. Apakšējā priekšskatījumā varat redzēt, kā ieraksti tiks atdalīti. Noklikšķiniet uz Tālāk>.
- Katrai kolonnai atlasiet datu formātu, pēc tam noklikšķiniet uz Pabeigt.
2. metode no 2: tabulu konvertēšana
Solis 1. Izveidojiet tabulu programmā Word un pēc tam ievadiet tajā datus
Lai iegūtu datu sarakstu programmā Word, varat to pārvērst tabulas formātā un pēc tam kopēt tabulu programmā Excel. Ja jūsu dati jau ir tabulas formātā, pārejiet pie nākamās darbības.
- Atlasiet visu tekstu, kas jāpārvērš tabulā.
- Noklikšķiniet uz cilnes Ievietot un pēc tam noklikšķiniet uz pogas Tabula.
- Atlasiet Pārvērst tekstu tabulā.
- Slejā Sleju skaits ievadiet rindu skaitu katrā datu rindā. Ja starp katru datu rindu ir tukšas rindas, pievienojiet vienu kolonnai kopā.
- Noklikšķiniet uz & nbsp OK;.
2. solis. Pārbaudiet tabulas formātu
Word izveidos tabulu, pamatojoties uz jūsu iestatījumiem. Pārbaudiet, vai tabula ir pareiza.
3. solis. Noklikšķiniet uz mazās pogas +, kas parādās tabulas augšējā kreisajā stūrī
Šī poga parādīsies, novietojot peles kursoru virs galda. Noklikšķinot uz šīs pogas, tiks atlasīti visi tabulas dati.
4. solis. Nospiediet
Ctrl+C lai kopētu datus. Cilnē Sākums varat arī noklikšķināt uz pogas Kopēt.
5. solis. Atveriet programmu Excel
Kad dati ir nokopēti, varat atvērt programmu Excel. Ja vēlaties ievietot datus esošā darblapā, atveriet darblapu. Novietojiet kursoru šūnā, kuru vēlaties izveidot tabulas augšējā kreisajā šūnā.
6. solis. Nospiediet
Ctrl+V. lai ielīmētu datus.
Katra no Word tabulas šūnām tiks ievietota atsevišķā šūnā Excel darblapā.
7. solis. Atdaliet atlikušās kolonnas
Atkarībā no importējamo datu veida, iespējams, būs jāveic papildu formatēšana. Piemēram, ja vienā šūnā importējat pilsētu adreses, valstu kodus un pasta kodus, varat tos automātiski sadalīt programmā Excel.
- Noklikšķiniet uz sleju virsrakstiem, kurus vēlaties sadalīt. Šis solis atlasīs visu kolonnu.
- Atlasiet cilni Dati un noklikšķiniet uz pogas Teksts uz kolonnām.
- Noklikšķiniet uz Tālāk> un pēc tam slejā Atdalītāji atlasiet komatu. Ja izmantojat iepriekš minēto piemēru, šī darbība atdalīs pilsētu no valsts koda un pasta indeksa.
- Noklikšķiniet uz Pabeigt, lai saglabātu izmaiņas.
- Atlasiet kolonnas, kuras vēl ir jāsadala, un pēc tam atkārtojiet šo procesu. Kā norobežotāju izvēlieties atstarpi, nevis komatu. Šī darbība atdalīs valsts kodu no pasta indeksa.
