Efektīvas sanāksmes organizēšana ir nepieciešama, lai atbalstītu uzņēmuma vai organizācijas darbību netraucētu norisi. Sanāksmes ir iespēja koordinēt darbu, dalīties ar informāciju, uzlabot komandas darbu un efektīvi sasniegt mērķus. Efektīvām sanāksmēm nepieciešama laba sagatavošanās, vadība un uzdevumu deleģēšana. Tikšanās laikā mēģiniet palielināt dalībnieku motivāciju un iesaistīt visu komandu.
Solis
1. daļa no 3: Sapulču rīkošana
1. solis. Gatavojieties sapulcei pēc iespējas labāk
Vispirms sastādiet sanāksmes darba kārtību, kurā iekļauts apspriežamais grafiks un tēmas, un nosakiet svarīgās lietas, kas jāapstiprina pirms sanāksmes beigām.
- Nāciet uz sanāksmju telpu savlaicīgi, jo tas, kur strādājat, ietekmēs to, kā citi cilvēki jūs uztver. Gaidot sanāksmju telpā 15 minūtes agrāk, citi cilvēki domā, ka esat mazāk produktīvs vai vēlaties pamest citu darbu, attaisnojoties doties uz sapulci.
- Sagatavojiet dienas kārtības fotokopiju. Lai gan jūs varat izveidot digitālo darba kārtību, sagatavojiet arī dienas kārtības fotokopiju, lai to būtu vieglāk izmantot.
2. Vadīt sapulci
Vadot sanāksmi, noteikti aptveriet visas dienaskārtības tēmas un klausieties visu dalībnieku teikto šādos veidos:
- Izplatiet apmeklētāju sarakstu. Tikšanās ir līdzeklis informācijas izplatīšanai komandā un kļūst par iespēju diskusijām, lai ikviens zinātu savus pienākumus, lai viņi spētu nodrošināt paredzamo darba izpildi. Izplatot apmeklētāju sarakstu, jūs zināt, kas nav ieradies, lai ar viņiem varētu sazināties un pievienoties sapulcei. Tas arī parāda, ka sapulcē dalītā informācija ir svarīga.
- Izmantojiet darba kārtību kā ceļvedi, lai katram sapulces dalībniekam būtu vieglāk koncentrēties un zināt, kas viņam jādara. Tikšanās dalībnieki var nākt pēc kārtas. Tātad, sagatavojot darba kārtību pirms sanāksmes, jūs vairāk koncentrējaties, vadot sanāksmi.
Solis 3. Izstrādājiet darba plānu
Darba plāns ir galīgais kopsavilkums, kas apstiprina veicamos darbus pēc sanāksmes, un tas ir nepārtraukts plāns, kas ietekmē visus sanāksmes dalībniekus. Izveidojiet darba plānu saskaņā ar šādiem norādījumiem:
- Norādiet kādu personu, kas ir atbildīga par konkrētu mērķi. Ieceltajai personai nav jāsasniedz mērķis personīgi, jo viņš būs projekta vadītājs, kurš atbild par iesaistīto komandas locekļu savienošanu un nepieciešamo resursu sagatavošanu.
- Formāli un neoficiāli pieprasiet progresa ziņojumus, lai izraudzītais personāls ziņotu par darbu, kas sasniegts noteiktā laika posmā.
4. solis. Koncentrējieties uz tēmu atbilstoši sanāksmes darba kārtībai
Pēc vienas dienas kārtības tēmas apspriešanas un nepieciešamo diskusiju veikšanas iepazīstiniet ar diskusijas rezultātu kopsavilkumu, dodiet iespēju uzdot jautājumus, pēc tam turpiniet sanāksmi, apspriežot nākamo tēmu.
5. solis. Nosakiet nākamās sanāksmes grafiku
Paziņojiet nākamās sanāksmes grafiku, kad visi ir sapulcējušies, lai viņiem būtu vieglāk plānot. Tādā veidā jūs esat iepriekš informējis sanāksmju grafiku, lai novērstu grafiku sadursmi.
Palūdziet komandas locekļiem pa e -pastu ieteikt, kādām tēmām jābūt darba kārtībā. Kad sapulce ir beigusies, dariet viņiem zināmu, ka nākamajā sanāksmē izmantosit to pašu darba kārtību, un lūdziet sanāksmes dalībniekiem iesniegt tēmu ieteikumus, kas atbalsta uzņēmuma/organizācijas mērķu sasniegšanu
2. daļa no 3: Gatavošanās sanāksmei
1. solis. Izlemiet, kurš vadīs sanāksmi
Šī loma parasti tiek piešķirta vadītājam, taču jūs varat dot komandas locekļiem iespēju vadīt departamentu sanāksmes, lai viņi vēlāk varētu vadīt sanāksmes augstākā līmenī.
2. solis. Uzaicināt runātājus
Runātājs ir persona, kuru kāda konkrēta iemesla dēļ uzaicina apmeklēt sanāksmi, jo viņam ir pieredze cilvēkresursu un citu resursu pārvaldībā, lai komandas locekļi varētu sasniegt vislabāko sniegumu, tostarp efektīvi izskaidrot darba procesus un rezultātus. Turklāt viņš arī var sniegt padomus, lai paredzētu neparedzētus apstākļus un vajadzības gadījumā palielinātu resursus.
3. solis. Nosakiet pareizo sanāksmju grafiku
Nosakot grafiku, ņemiet vērā laika pieejamību un dalībnieku ierobežojumus. Piemēram: visi dalībnieki var apmeklēt piektdienas pēcpusdienas sanāksmi, taču nav īstais laiks apspriest lielus jautājumus.
- Lai visi komandas locekļi varētu apmeklēt gaidāmo sanāksmi, vispirms jautājiet projekta personai, kas ir atbildīga par grafiku, un pēc tam lūdziet visiem dalībniekiem sakārtot savus grafikus saskaņā ar plānu.
- Nosakiet, kurš protokolēs, un nodrošiniet, lai informācija par sanāksmes rezultātiem tiktu nosūtīta arī klātesošajiem dalībniekiem.
4. solis. Sagatavojiet sanāksmes darba kārtību
Sanāksmes darba kārtībā vismaz jāiekļauj apspriežamo tēmu saraksts, prezentācijas uzdevumu deleģēšana un katras tēmas apspriešanai atvēlētais laiks. Sanāksmes darba kārtību var sakārtot saskaņā ar šādiem ieteikumiem:
- Meklējiet informāciju no visiem sapulces dalībniekiem, nosūtot e -pastu vismaz 2 dienas pirms sapulces. E -pasts tam ir labākais rīks, jo pieprasījumus saņemsiet rakstiski.
- Izveidojiet galda sanāksmes darba kārtību, lai ierakstītu visas apspriežamās tēmas, runātājus un laika sadalījumu. Ja tiek pieprasīts jautājums par tēmu, kas atšķiras no vispārējās tēmas, sazinieties ar attiecīgo personu un lūdziet viņam izteikt konkrētu lūgumu, kas jāapspriež nākamajā sanāksmē.
- Izveidojiet reālistisku grafiku. Skaidrojumus un diskusijas, kas ilgst 30 minūtes, nevajadzētu piespiest pabeigt 15 minūtēs. Izveidojiet grafiku pēc vajadzības un pārtrauciet sanāksmi agri, kad visas tēmas ir apspriestas.
5. solis. Ierosiniet sanāksmes noteikumus
Jums nav jāpieņem oficiāli noteikumi vai jāpiemēro sankcijas, taču, ieviešot noteikumus, sanāksme norit raiti un ikviens var labi paust savu viedokli.
Nosakiet sanāksmes atklāšanas noteikumus, sakot: “Lai ietaupītu laiku, dalībnieki var uzdot jautājumus un atbildēt pēc tam, kad runātājs ir beidzis prezentāciju. Ja pēc diskusiju laika jums joprojām ir atsauksmes, lūdzu, nosūtiet man e -pastu, lai mēs varētu to apspriest tālāk.”
6. solis. Nosakiet laika sadalījumu
Iestatiet sanāksmes darba kārtību, nosakot, cik ilgs laiks būs vajadzīgs katram runātājam, un apspriežot katru tēmu.
- Informējiet laika sadalījumu pirms sanāksmes sākuma, lai visi dalībnieki zinātu, kad viņi var dot savu ieguldījumu, un novērstu nejaušas vai sagrozītas diskusijas.
- Kā ceļvedis, ļaujiet apspriesties vismaz 10 minūtes pēc tam, kad ir pārrunātas noteiktas tēmas.
7. solis. Iesniedziet sanāksmes darba kārtību
Dienu pirms sanāksmes nosūtiet sapulces darba kārtību visiem dalībniekiem, lai ikvienam būtu grafika fotokopija un zinātu sapulces mērķi. Turklāt viņi var arī informēt jūs, ja darba kārtībā ir nepareiza informācija.
8. solis. Nosūtiet atgādinājumu
Pirms sākat pirmo vai neparasto sanāksmi, stundu iepriekš nosūtiet atgādinājumu, lai visi dalībnieki būtu savlaicīgi.
3. daļa no 3: Kļūt par efektīvu sanāksmju vadītāju
1. solis. Esiet labs sapulces vadītājs
Sapulces laikā mēģiniet sazināties ar visiem dalībniekiem, lai sapulces mērķi tiktu sasniegti. Deleģējiet atbildību par sanāksmju vadīšanu uzaicinātajiem runātājiem, lai apspriestu konkrētas tēmas. Jums pašam aktīvi jāpiedalās diskusijas laikā.
2. solis. Informējiet darba mērķus, kas ir sasniegti un nav sasniegti
Ja sanāksmes mērķis ir apspriest vairākus mērķus, informējiet par sasniegto progresu un atbildīgo par sasniegto.
- Ja ir darba plāns, kas nav attīstījies kopš pēdējās sanāksmes, jautājiet, kāpēc.
- Ja tas ir saistīts ar laika vai citu resursu trūkumu, apspriediet risinājumu ar personu, kas iecelta par projekta vadītāju, vai detalizēti apspriediet šo jautājumu ārpus sanāksmes.
3. solis. Ja diskusija novirzās no tēmas, fokusējieties
Dažreiz diskusija pazūd dalībnieku entuziasma vai vilšanās dēļ. Pievērsiet uzmanību un novirziet klaiņojošās diskusijas, rīkojoties šādi:
- Padomājiet par tikšanos kā faktu vākšanas misiju. Dodiet katram dalībniekam iespēju runāt, lai jūs varētu savākt pēc iespējas vairāk informācijas. Šī metode arī liek sapulces dalībniekiem runāt pēc kārtas, tostarp tiem, kam patīk dominēt sanāksmē.
- Izmantojiet elektronisko saziņas programmu Cyberstorming, lai dalītos idejās grupās, un to var izmantot neformālās sanāksmēs. Šī metode novērš konkurenci starp komandas locekļiem par vēlmi tikt uzklausītam, jo visi grupas dalībnieki var redzēt citu dalībnieku ieguldījumu.
- Esiet neitrāls, ja kāds sanāksmē apspriež kādu no dienas kārtības jautājumiem, piemēram, sakot: “Interesanta ideja, Bob! Mēs varam par to runāt vēlāk.” Daudzi cilvēki neapzinās, ka apspriež lietas, kas atšķiras no sanāksmes darba kārtības, taču viņi ieradīsies pie jums, lai apspriestu, ja jautājums patiešām ir svarīgs.
- Kontrolējiet diskusijas virzienu. Papildus dalībniekiem, kuri runā pārāk ilgi, sanāksmē var rasties problēmas, jo kāds turpina apspriest tēmas, kas nav iekļautas darba kārtībā. Lai to pārvarētu, vispirms ieklausieties viņa teiktajā un pēc tam ierosiniet jautājumu apspriest tālāk nākamajā sanāksmē. Uzsveriet, ka sanāksmē turpinās apspriest dienaskārtībā uzskaitītās tēmas.
- Sarunājieties privāti ar personu, kas dominē sanāksmē, un jautājiet, kāpēc. Parādiet rūpes, nevis kaitiniet. Koncentrējieties uz sapulces laikā novēroto un ļaujiet viņam izskaidrot savu uzvedību. Piedāvājiet viņam palīdzēt pārtraukt dominēt sanāksmē.
4. solis. Pārejiet pie nākamās tēmas pēc grafika
Praktizējiet laika pārvaldību, būdams pārliecinošs, neesiet rupjš. Labi nosakot laiku, katrs dalībnieks zina, ka sanāksme joprojām turpinās un diskusijas, kas nav saistītas ar sanāksmi, var turpināt pēc sapulces beigām.
Nesteidzieties. Pat ja jums ir jākontrolē situācija, tikšanās būs mazāk noderīga, ja diskusija tiks saīsināta. Pirms sanāksmes atsākšanas dodiet dalībniekiem iespēju uzdot jautājumus vai sniegt ieguldījumu. Pārliecinieties, ka visi komandas locekļi jūtas iekļauti, nevis jūtas atstāti novārtā
Solis 5. Uzsveriet svarīgo tēmu
Uzsveriet galvenos sasniedzamos mērķus un to saistību ar citiem mērķiem, kas atbalsta galveno mērķu sasniegšanu.
Paskaidrojiet sanāksmes dalībniekiem, lai viņi saprastu projekta apjomu, pie kura viņi strādā, un viņu kā svarīgas vienības daļas lomas
6. solis. Ja nepieciešams, palīdziet piezīmju veikšanā
Pirms sanāksmes sākuma izlemiet, kurš protokolēs. Ja viņš ir satriekts, sniedziet palīdzīgu roku vai pats pierakstiet.
7. solis. Noskaidrojiet pārpratuma gadījumā
Pēc visu tēmu apspriešanas sanāksmes vadītājs sastādīs kopsavilkumu, lai dalībnieki zinātu sanāksmes rezultātus un uzdotu jautājumus, ja joprojām ir neskaidras lietas.
Kā sapulces vadītājs sniedziet detalizētus paskaidrojumus, lai visi dalībnieki saprastu sanāksmes rezultātus
8. solis. Pirms sapulces slēgšanas sniedziet pamatīgu kopsavilkumu
Līderi, kuri stingri pieņem lēmumus, novērsīs stagnāciju un neizlēmību, liks darbiniekiem rūpīgi un motivēti strādāt, reaģēt uz izmaiņām un jaunu informāciju. To var redzēt no šādām īpašībām:
- Ir skaidri mērķi, lai nodrošinātu, ka lēmumi ir saskaņoti ar uzņēmuma/organizācijas mērķiem un ētiku.
- Rūpēties, parādot priekšzīmīgu dzīvi un ievērojot darba ētiku kā pamatu efektīvai un efektīvai lēmumu pieņemšanai.
- Demonstrējiet pārredzamību, proti, nesavtību, pierādot, ka uzņēmumam labvēlīgi lēmumi dod iespēju ikvienam attīstīties.
- Neveiksmes uztveršana kā mācīšanās iespēja, kas būs atspēriena punkts, lai spētu pieņemt labākus lēmumus. Kad kaut kas noiet greizi, izšķirošais līderis spēj izprast situāciju.
- Sazinieties atklāti un efektīvi saskaņā ar korporatīvo/organizatorisko kultūru, lai novērstu pretrunas vai pretrunas, sazinoties ar padotajiem vai priekšniekiem.
