Plānojot tikšanos, jums skaidri un kodolīgi jāpaziņo visa attiecīgā informācija. Jums jāsniedz diskusijas laika, vietas un tēmas apraksts. Jums var būt nepieciešams arī pierakstīt, ja sanāksmei ir nepieciešami kādi sagatavošanās darbi vai materiāli. Neatkarīgi no izmantotā informācijas nesēja, e -pasta vai Outlook lietotnes, pārliecinieties, vai tiek nodota svarīga informācija, lai visi uzaicinātie to zinātu un varētu paredzēt, ar ko viņi saskaras.
Solis
1. metode no 3: spēcīgu priekšmetu rakstīšana
1. solis. Uzrakstiet īsu, atbilstošu tēmu ar tikšanās datumu un tēmu
Ierakstot šīs lietas tēmas lodziņā, uzaicinātie var saprast sapulces laiku un tēmu, neatverot e -pastu. Piemēram, varat rakstīt: “Sanāksme 01/03: jaunas pārskatu sniegšanas vadlīnijas”.
Brīdinājums:
Ja jūs nerakstāt sapulces tēmu, cilvēki var atbildēt, jautājot, vai sapulce attiecas uz viņu nodaļu vai vai viņiem vajadzētu apmeklēt. Tāpēc noteikti pierakstiet tikšanās tēmu!
Solis 2. Tēmas lodziņā pieprasiet apmeklējuma apstiprinājumu
Ja jums jāzina, kas nāk, lūdziet apstiprinājumu tēmas lodziņā. Tādā veidā lasītāji zinās, ka viņiem ir jāatbild pēc iespējas ātrāk, pat ja viņi nav atvēruši e -pastu. Jūs varat rakstīt: “Piektdiena, 10.06. HR sanāksme, lūdzu, apstipriniet to drīz.”
Varat arī uzrakstīt: “Lūdzu, atbildiet: HR sanāksme 10.06.”
3. solis. Ja sanāksme ir steidzama, ierakstiet to temata lodziņā
Ja sapulces tēma ir steidzama vai nepieciešama ātra lēmuma pieņemšana, lai tikšanās notiktu nekavējoties, tēmas lodziņā ievietojiet ārkārtas atzīmi. Piemēram, jūs varētu uzrakstīt: “Ārkārtas sanāksme pirmdien, 31. februārī: kiberdrošība.”
Ir ļoti svarīgi izskaidrot sanāksmes tēmu, lai lasītājs varētu uzminēt, kas tiks apspriests
Solis 4. Pierakstiet, vai sapulce ir obligāta vai tikai ieteikums
Ja strādājat lielā uzņēmumā, dažu cilvēku klātbūtne ne vienmēr var būt nepieciešama. Ierakstiet attiecīgās nodaļas temata lodziņā vai dariet viņiem zināmu, vai tām ir jāapmeklē. Piemēram, jūs varētu uzrakstīt: “Obligāta mārketinga sanāksme 6/10.”
Ja lasītājam nav obligāti jāierodas, varat uzrakstīt “Ieteicams apmeklēt 10/6 sanāksmi par efektīvu mārketinga taktiku.”
5. solis. Lai izvairītos no neskaidrībām, tēmas lodziņā izmantojiet pilnus vārdus
Saīsinājumi var šķist efektīvi, taču patiesībā tie ir mazāk specifiski nekā pilnīgi vārdi un var radīt neskaidrības. Piemēram, “KK” var nozīmēt “ģimenes karte” vai “kredītkarte” atkarībā no tā, kurš saprot vai nesaprot jūsu personīgo valodu.
Tomēr varat izmantot parastos saīsinājumus, piemēram, “RSVP”, “HR” un “KTP”
2. metode no 3: e -pasta satura rakstīšana
1. solis. Uzrakstiet draudzīgu, īsu ievadu un īsas piezīmes
Iepazīstināšana ar sevi ir nepieciešama, ja strādājat lielā uzņēmumā vai nepazīstat visus. Šajā īsajā ievadā jums jāpaziņo, vai ir dokumenti vai materiāli, kas jāaizpilda/jāņem līdzi uz sanāksmi.
Izveidojiet draudzīgu vai ar darbu saistītu ievadu. Piemēram: “Labdien, Tim! Nevaru sagaidīt, kad nākamnedēļ sāksies jaunā programma!”
Padoms:
Atgādiniet lasītājiem, vai viņiem ir jāpabeidz kāds konkrēts uzdevums vai kaut kas jānogādā sanāksmē. Piemēram, “Neaizmirstiet paņemt līdzi četras piegādātāja kontaktpersonu saraksta kopijas.”
2. solis. Uzrakstiet datumu un laiku atsevišķā rindiņā, lai tas izceltos
Šī ir svarīga informācija uzaicinātajiem. Tātad, dariet to skaidru un izcelieties no citiem teikumiem ap to. Novietojiet atstarpi divas rindas virs un zem tā vai uzrakstiet to treknrakstā.
- Piemērs: “2020. gada 6. oktobris, 10.30–11.45 WIB”
- Ja sapulce notiek tiešsaistē, sniedziet informāciju par laika joslu, lai cilvēki dažādās laika zonās neatpaliktu nepareizas saziņas dēļ. Piemēram, jūs varētu rakstīt: “2020. gada 6. oktobris, 10.30–11.45 WIB (GMT+8)”
3. solis. Uzrakstiet atrašanās vietu aiz datuma un laika
Pārliecinieties, ka arī atrašanās vieta ir skaidri uzrakstīta, piemēram, datums un laiks, it īpaši, ja sapulce notiek jaunā vietā, to ir grūti atrast vai ja zināt, ka daži no uzaicinātajiem nav pazīstami. Virtuālām sanāksmēm (izmantojot tiešraides forumus vai video tērzēšanu) sniedziet tiešu saiti, lai uzaicinātie varētu viegli piekļūt forumam vai video saitei.
Sniedzot norādes, esiet pēc iespējas detalizētāks. Piemērs: “Lūdzu, nāciet uz sanāksmju telpu 592 Sasana Widya Sarwono ēkā (Jalan Gatot Subroto Nr. 10). 592. telpa atrodas ēkas 2. stāvā. Tātad jums ir jābrauc ar liftu no pirmā stāva, jāapstājas 12. stāvā un jāizmanto lifts ēkas dienvidu pusē (pa kreisi), lai nokļūtu 59. stāvā.”
4. solis. Kopīgojiet sanāksmes mērķi
Paziņojiet uzaicinātajam sapulces mērķi. Īsas darba kārtības noteikšana palīdzēs uzaicinātajiem saprast, kādi uzdevumi viņiem ir jāizpilda iepriekš. Varat nosaukt tēmu (piemēram, “Kiberdrošības atjauninājums”) vai ieplānot:
- 10.30 - 10.45 Sniedziet jaunāko informāciju par projekta statusu
- 10.45 - 11.10 Salīdziniet un izvēlieties pienācīgus piedāvājumus
- 11.10 - 11.30 Prāta vētra un palaišanas mērķi
5. solis. Vēlreiz pārbaudiet, vai e-pastā nav gramatisku vai informatīvu kļūdu
Vissvarīgākā lieta, kas jāpārbauda, ir tikšanās datums, laiks un vieta. Pārliecinieties, ka šīs trīs lietas ir pareizas! Varat arī pārlasīt ievadu, darba kārtību vai citas piezīmes, kuras, iespējams, esat pievienojis, lai pārliecinātos, ka esat sniedzis visu nepieciešamo informāciju.
Pirms e -pasta nosūtīšanas izlasiet skaļi, lai pārliecinātos, ka rakstītais ir skaidrs un kodolīgs
3. metode no 3: Outlook vai integrētās kalendāra lietotnes izmantošana
1. darbība. Sākuma izvēlnē programmā Outlook noklikšķiniet uz “Jauna sapulce”
Ja jūsu uzņēmums izmanto sakaru datu bāzi ar integrētu kalendāru, piemēram, Outlook, izmantojiet to sapulču plānošanai. Šis medijs parasti ir saziņas kanāls, ko izvēlas cilvēki, ar kuriem strādājat.
Ja jūsu uzņēmums neizmanto Outlook vai līdzīgu pakalpojumu, ielūgumu izsūtīšanai izmantojiet savas aģentūras sniegto e -pastu
2. solis Logā “Plānošanas palīgs” izvēlieties laiku un datumu
Pēc jaunas sapulces izveidošanas parādīsies kalendāra logs. Noklikšķiniet uz “Plānošanas palīgs” un iezīmējiet pieejamo tikšanās laiku un datumu.
Pārliecinieties, ka esat izvēlējies īsto laiku, kad uzaicinātie ierasties. Atkarībā no uzņēmuma lietojumprogrammas, iespējams, būs jāmaina displeja iestatījumi, lai ekrānā tiktu parādīts ikviena (un jūsu) grafiks
3. solis. Pievienojiet uzaicinātos, ierakstot viņu vārdus vai izmantojot adrešu grāmatu
Noklikšķiniet uz tekstlodziņa, lai manuāli ievadītu vārdu, vai ritiniet adrešu grāmatu un sarakstā atlasiet uzaicinātā vārdu. Izmantojiet funkciju “Plānošanas palīgs”, lai pārbaudītu uzaicinājuma laika pieejamību.
Ja uzaicinātajiem nav brīvā laika, viņu vārdi tiks izcelti. Plānotāja palīgs pat nodrošinās ieteicamo laiku atbilstoši jūsu grafikam un citiem uzaicinātajiem
4. solis. Iestatiet sapulces sākuma un beigu laiku
Pārliecinieties, vai datums atbilst iepriekš iestatītajam. Noklikšķiniet uz kalendāra pogas, ja tas ir jāmaina. Izmantojiet lejupvērsto bultiņu pa labi no laika saraksta, lai izvēlētos atbilstošu sapulces laiku.
Sapulces beigu laika pierakstīšana ir jūsu veids, kā respektēt otra cilvēka laiku, lai viņš varētu paredzēt, kas notiks, un plānot ceļojumus vai darbu šai dienai
5. solis Ekrāna augšdaļā esošajā sadaļā “Sapulce” noklikšķiniet uz “Iecelšana”
Jūs atgriezīsities grafika ekrānā un redzēsit, ka jūsu tikšanās ir ieplānota. Pēc tam varat pievienot tēmu, atrašanās vietu un piezīmes.
Ja neredzat sapulces ierakstu grafika ekrānā, atgriezieties iepriekšējās darbībās un atkārtojiet, līdz tiek parādīts sapulces grafiks
6. pierakstiet tēmu, atrašanās vietu un konkrētas piezīmes
Informējiet sapulces tēmu ar dažiem īsiem vārdiem (piemērs: “Jauna produkta tests”). Pastāstiet konkrēto atrašanās vietu. Pierakstiet atrašanās vietas norādījumus, ja vieta netiek plaši izmantota sanāksmēm vai ir grūti sasniedzama. Sniedziet papildu piezīmes (piemēram, sagatavošanās darbus), kas attiecas uz sanāksmi.
- Norādiet atrašanās vietas adresi, lai gan iespējams, ka uzaicinātais to jau zina.
- Kad esat pabeidzis, noklikšķiniet uz “nosūtīt”.
Padoms:
Nelietojiet pārāk plašu tēmu, piemēram, “prāta vētru”, jo šāda veida vārdi nesniedz skaidru informāciju par sapulces mērķi. Jūs to varat aizstāt ar “domājiet par jauna produkta pārdevēju”.
Padomi
- Pārlasot e -pastu vai ielūgumu, pārliecinieties, vai tas ir īss un nepārblīvēts.
- Izmantojiet draudzīgu un profesionālu toni.
- Vēlreiz pārbaudiet saņēmēju sarakstu, lai pārliecinātos, ka visi mērķi ir uzaicināti.
- Ierakstiet e -pasta adresi lodziņā “bcc”, ja vēlaties paslēpt no adresātiem visu e -pasta adresi.
Brīdinājums
- Nerakstiet ielūgumus vai e -pastus bez datuma, laika un atrašanās vietas. Uzaicinātie būs apjukuši, un jūs saņemsiet desmitiem atbilžu, jautājot par šīm lietām.
- Nerakstiet ar lielajiem burtiem, jo tas tiks interpretēts kā kliegšana, un tas ir ļoti neprofesionāli.
