Daudzi uzņēmumi izmanto Microsoft Excel, lai uzraudzītu departamentu vai uzņēmuma mēroga izmaksas. Pašlaik programma Excel ir kļuvusi par noklusējuma programmu datoros ar Windows operētājsistēmām. Tātad jūs varat izmantot šo programmu, lai uzraudzītu savus rēķinus. Ir vairākas veidnes (izdrukas) no Microsoft un citām vietnēm, kuras varat izmantot, lai izsekotu izdevumiem. Pat jaunākajās Excel versijās šīs veidnes jau ir pieejamas programmā. Varat arī izveidot savas darblapas, lai pārraudzītu rēķinus programmā Excel. Šajā rakstā tiks apspriesti abi veidi.
Solis
1. metode no 2: Excel veidnes izmantošana
1. solis. Izvēlieties noklusējuma Excel veidni
Jaunākajā Excel versijā ir veidnes personīgo izdevumu uzraudzībai un veidnes vispārējām biznesa operācijām. Šai veidnei varat piekļūt un izmantot, lai pārraudzītu izdevumus programmā Excel.
- Programmā Excel 2003 izvēlnē "Fails" atlasiet "Jauns". Lai atvērtu dialoglodziņu "Veidnes", uzdevumrūtī "Jauna darbgrāmata" atlasiet "Manā datorā".
- Programmā Excel 2007 izvēlnē "Fails" atlasiet "Jauns", lai atvērtu dialoglodziņu "Jauna darbgrāmata". Kreisās rūts izvēlnē "Veidnes" atlasiet opciju "Installed Templates". Vidējās rūts sadaļā "Instalētās veidnes" atlasiet "Personīgais mēneša budžets" un noklikšķiniet uz "Izveidot".
- Programmā Excel 2010 noklikšķiniet uz etiķetes "Fails", pēc tam izvēlnē "Fails" atlasiet "Jauns". Paneļa "Pieejamās veidnes" augšpusē atlasiet "Paraugu veidnes", pēc tam veidņu paraugu skatā atlasiet "Personīgais mēneša budžets" un noklikšķiniet uz "Izveidot".
2. solis. Izvēlieties tiešsaistes veidni
Ja Microsoft Excel iebūvētā personīgā budžeta veidne nevar izsekot jūsu izdevumiem, mēģiniet izmantot internetā pieejamās veidnes. Varat lejupielādēt veidnes no trešo pušu vietnēm vai izmantot programmu Excel, lai izveidotu savienojumu ar Microsoft Office Online.
- Programmā Excel 2003 atbilstošo veidni varat atlasīt Microsoft Office tiešsaistes bibliotēkā vietnē https://office.microsoft.com/en-us/templates/. (Šeit varat atrast arī iepriekšējo Excel versiju veidnes.)
- Programmā Excel 2007 dialoglodziņa "Jauna darbgrāmata" sadaļā Microsoft Office Online atlasiet "Budžeti". Lai izveidotu savienojumu ar tiešsaistes Office veidņu bibliotēku, ir jābūt interneta savienojumam.
- Programmā Excel 2010 pieejamo veidņu rūts sadaļā Office.com atlasiet “Budžeti”. Lai izveidotu savienojumu ar tiešsaistes Office veidņu bibliotēku, ir jābūt interneta savienojumam.
Solis 3. Ievadiet informāciju attiecīgajās šūnās
Ievadītā informācija ir atkarīga no izmantotās darblapas veidnes.
Solis 4. Saglabājiet savu darblapu
Varat izmantot veidnes sniegto darblapas nosaukumu vai pēc vajadzības ievadīt nosaukumu. Vai arī varat vienkārši pierakstīt darba papīra nosaukumu un izgatavošanas gadu.
2. metode no 2: Izveidojiet savu darblapu, lai uzraudzītu izdevumus
1. solis. Atveriet programmu Excel
2. solis. Šūnā A1 ievadiet darblapas nosaukumu
Izmantojiet skaidru nosaukumu, piemēram, “Personīgais budžets”, “Personīgo izdevumu uzraudzība” vai tamlīdzīgi. (Rakstot vārdus, nelietojiet pēdiņas. Šeit piemēri tiek izmantoti pēdiņās).
3. solis. Ievadiet 2. rindas kolonnu virsrakstus
Šeit ir daži nosaukumi un secības, ko varat izmantot, “Datums”, “Maksāts”, “Piezīme”, “Izdevumi”, “Ienākumi” (vai “Peļņa” vai “Depozīts”) un “Atlikums”. Ievadiet šos virsrakstus šūnās A2 līdz G2 un noregulējiet kolonnu platumu tā, lai būtu redzams viss teksts.
Pēc kolonnu virsrakstu un galvenes iestatīšanas izmantojiet funkciju "Iesaldēt rūtis", lai, ritinot lapu uz leju, kolonnu galvenes būtu augšpusē. Opcija Iesaldēt rūtis ir pieejama Excel 2003 un jaunākās versijas izvēlnē Skats, kā arī Excel 2007 un 2010 izvēlnes lentes grupā Skats
Solis 4. Ievadiet pirmos izdevumus šūnu 3. rindā
5. solis. Ievadiet atlikuma formulu šūnā G3
Atlikumu noteiks ienākumu un izdevumu starpība, jo tas ir pirmais bilances ieraksts. Tā iestatīšanas veids ir atkarīgs no jūsu vēlmes redzēt budžetu no izdevumu puses vai naudas, kas jums ir.
- Ja vēlaties, lai pielāgota darblapa parādītu izdevumus, jūsu bilances formula ir = E3-F3, kur E3 ir šūna, kurā ir izdevumu atlikums, un F3 ir ienākumu bilances šūna. Tādā veidā, ja jūsu izdevumi ir lielāki par ienākumiem, kopējiem izdevumiem būs pozitīvs skaitlis, kas ļaus jums vieglāk saprast.
- Ja vēlaties, lai pielāgota darblapa parādītu jūsu rīcībā esošo naudu, atlikuma formula ir = F3-E3. Tādējādi darba dokumentā būs redzama pozitīva naudas plūsma, ja nauda kasē ir lielāka par izdevumiem, un negatīva, ja izdevumi ir lielāki par ienākumiem.
6. solis. Ievadiet otro izmaksu ierakstu šūnu 4. rindā
7. solis. Ievadiet atlikuma formulu šūnā G4
Tā kā otrā un nākamo ierakstu atlikumā tiks ierakstīta pašreizējā bilance, jums ir jāpievieno iegūtā izdevumu un ienākumu starpība iepriekšējā ieraksta atlikumam.
- Ja vēlaties, lai darblapā tiktu parādīti izdevumi, atlikuma formula ir = G3+(E4-F4), t.i., G3 ir šūna, kurā ir iepriekšējais atlikums, E4 ir šūna, kurā ir izdevumi, un F4 ir šūna, kurā ir ieņēmumi.
- Ja vēlaties, lai darblapā tiktu parādīta pie rokas esošā naudas summa, atlikuma formula ir = G3+(F4-E4).
- Formulā iekavas, kas parāda atšķirību starp izmaksām un ieņēmumiem, faktiski nav nepieciešamas. Mēs to uzrakstījām, lai formulas jēdziens kļūtu skaidrāks.
- Ja bilances vērtības šūnu varat atstāt tukšu, līdz visi ieraksti ir pabeigti, lūdzu, formulā izmantojiet IF vārdu, lai, ievadot datumu, bilances šūnā vērtība netiktu parādīta. Šīs metodes formula otrajam ierakstam ir = IF (A4 = "", "", G3+(E4-F4)), ja vēlaties, lai darblapa uzraudzītu slodzi, un = IF (A4 = "", "", G3+(F4-E4)), ja vēlaties darba dokumentu, lai uzraudzītu naudas plūsmu. (Izdevumus un ienākumus iekavās var atstāt, bet ārējās iekavas nedrīkst izlaist.)
8. solis. Kopējiet atlikuma formulu citā kolonnā G (kolonna Bilance)
Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz šūnas G3 un uznirstošajā izvēlnē atlasiet "Kopēt". Pēc tam ritiniet uz leju līdz šūnai zem tās. Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz atlasītās šūnas un uznirstošajā izvēlnē atlasiet "Ielīmēt", lai ielīmētu formulu atlasītajā šūnā. (Programmā Excel 2010 uznirstošajā izvēlnē izvēlieties opciju "Ielīmēt" vai "Ielīmēt formulas".) Formula automātiski atjauninās šūnu atsauces, lai norādītu pašreizējās rindas izmaksas, ieņēmumus un datuma atsauces (ja tiek izmantotas) un atsauces atlikums virs pašreizējās rindas.
9. darbība. Saglabājiet darblapu
Piešķiriet darblapai skaidru nosaukumu, piemēram, “Cost Monitoring.xls” vai “Personal Budget.xls”. Jūs varat ievadīt faila nosaukumu un gadu, tāpat kā metodi darblapas izveidei ar. (Atkal, jums nav jāizmanto pēdiņas, kā mēs tās rakstījām, tikai, lai precizētu failu nosaukumu piemērus. Jums nav jāievada faila paplašinājuma veids, jo programma Excel to pierakstīs automātiski.)
Excel 2003 un vecākas versijas saglabā darblapas ".xls" formātā, savukārt Excel 2007 un 2010 saglabā darblapas jaunākajā XML formātā ".xlsx". Tomēr jaunākajā Excel ir arī iespēja saglabāt failus ".xls" formātā. Ja jums ir vairāki datori un plānojat saglabāt šo darblapu visos, izmantojiet veco formātu, ja datorā ir programma Excel 2003 vai vecāka versija. Izmantojiet jaunāko formātu, ja visos jūsu datoros ir vismaz Excel 2007
Padomi
- Izdevumu un ienākumu kategorijās izmantojiet "Automātiskā pabeigšana", lai ievadītā pareizrakstība būtu pareiza.
- Varat izmantot treknrakstu, teksta krāsu vai šūnu ēnojumu, lai atšķirtu neapmaksātās, apmaksātās un nākotnes izmaksas.
- Lai formulas vai kolonnu virsraksti nejauši nemainītos, ieteicams aizsargāt šūnas no izmaiņām. Atlasiet šūnas, kuras vēlaties aizstāt (datums, saņēmēja kategorija, izdevumi, ienākumi un piezīme), un atbloķējiet šīs šūnas, pēc tam piemērojiet aizsardzību visai darblapai.
