Mēs visi zinām, ka organizētība darbā ir svarīga, taču lielākajai daļai cilvēku ir grūti to izdarīt. Ticiet vai nē, organizēties nav tik grūti, kā šķiet. Daži labojumi un risinājumi ļaus jums kļūt par organizētu personu, nekā jūs varētu domāt.
Solis
1. metode no 4: vietas un laika iestatīšana
1. solis. Uzraugiet savas darbības
Pavadiet dažas dienas, ierakstot dienasgrāmatu vai sekojot līdzi savām ikdienas aktivitātēm. Turot žurnālu, jūs varat redzēt, ko esat paveicis, ko iepriekš neapzinājāties. Turklāt žurnālistika var arī sniegt nelielu priekšstatu par jūsu trūkumiem lietu organizēšanā un produktivitātē. Šis vingrinājums jāveic, ņemot vērā lielu mērķi. Izmantojot aktivitāšu žurnālus, varat redzēt, kuras darbības ir laika izšķiešana un kuras darbības var palīdzēt sasniegt jūsu mērķus.
2. solis. Nosakiet savu produktīvo laiku
Daži no mums ir agri cēlāji, bet daži nē. Jūs droši vien jau zināt, kad ir jūsu produktīvais laiks. Neatkarīgi no tā, vai dodat priekšroku vakariem, rītiem, pusdienlaikam, pat pirms vai pēc darba dienas pīķa, izmantojiet šo laiku, lai palielinātu savu produktivitāti.
3. solis. Piešķiriet prioritāti savam darbam
Mēs visi zinām, ka daži uzdevumi ir svarīgāki par citiem, taču ne vienmēr tos pareizi nosakām. Tāpēc izstrādājiet ranžēšanas sistēmu, atzīmējot uzdevumus kā svarīgus, un esiet godīgi un elastīgi. Izmantojiet atgādinājumus, izmantojot digitālo kalendāru vai piezīmju lapiņas datorā vai rakstāmgaldā. Vairāk laika un enerģijas veltiet tām lietām, kas ir jūsu saraksta galvenā prioritāte. Piemēri ir uzdevumi, kas ir atkarīgi no laika, piemēram, uzdevumi, kas jāpabeidz šodien vai rīt. Jums arī jāpiešķir prioritāte atbildēm klientiem, priekšniekiem vai jebkuram citam, kas maksā jūsu algu. Ja neesat pārliecināts par uzdevuma jutīgumu un svarīgumu, labāk pajautājiet kādam.
Solis 4. Nekavējoties izpildiet mazos uzdevumus
Ne visi uzdevumi ir jānosaka par prioritāriem un jāplāno, lai tie tiktu izpildīti noteiktā termiņā. Dažiem uzdevumiem nav nepieciešama plānošana vai plānošana, jo tos var pabeigt uzreiz. Ja tas tā ir, jūs varat ātri pabeigt uzdevumu uzreiz. Tātad, dariet to tūlīt! Tūlīt veicot vieglus uzdevumus, jūs nekavēsities.
Solis 5. Organizējiet instrumentus un darba rīkus
Mūsu galdi var viegli pāriet no nekārtīgām laivām uz salauztām laivām, un tas var atturēt jūs no organizētas personas. Dažiem cilvēkiem ir pat “tīra galda” politika. Pat ja tas nav īsti nepieciešams, labāk ir notīrīt darba zonu.
- Sakārtojiet galdu. Izņemiet visus atkritumus un sistemātiski sakārtojiet nepieciešamās lietas. Tīriet galdu, kad vien iespējams: ja birojā nav darba, pārtraukumos vai starp uzdevumiem.
- Nekavējoties notīriet atkritumus. Tādā veidā jūs vienmēr atcerēsities tīrīt rakstāmgaldu. Turklāt jūs varat izvairīties no satraukuma par uzkrātajiem atkritumiem.
- Glabājiet nepieciešamās lietas viegli pieejamā vietā. Protams, ne viss apkārt ir miskaste. Turot nepieciešamos rīkus tuvumā, var ietaupīt arī dārgo laiku un darbvietu.
Solis 6. Plānojiet aktivitātes un sanāksmes
Daži cilvēki plāno tikai sapulces, bet ne ar to uzdevumu sarakstā iekļautajām darbībām. Svarīgu uzdevumu un sanāksmju plānošana var būt ļoti noderīga. Piemēram, jūs varat grupēt savas dienas, rīkojot sanāksmes tikai otrdienās un ceturtdienās. Grafikā atstājiet vietu “radošajam laikam” vai neparedzamam.
- Izmantojiet grafiku un kalendāra pārvaldnieku. Jūs varat izveidot savu grafiku pārvaldnieku, izmantojot papīru un pildspalvu, vai arī tā var būt programmatūra un lietotnes, piemēram, iCalendar vai Google tagad.
- Klasificējiet savas aktivitātes. Darbību kategorizēšana vai krāsu kodēšana var būt jūsu vizuālais atgādinājums par svarīgo. Piemēram, jūsu izveidotās kategorijas varētu būt: sarakste, projekti, pasākumi, sanāksmes, prāta vētra, pārtraukumi un vingrinājumu laiks.
- Izmantojiet tehnoloģijas, lai pārvaldītu savu grafiku. Tiešsaistes grafiku pārvaldnieki un e-pasta platformas, piemēram, Outlook, var apvienot uzdevumu sarakstus, kalendārus un adrešu sarakstus. Šis grafika pārvaldnieks ne tikai uzlabo jūsu efektivitāti, bet arī var vienkāršot jūsu domāšanu.
- Ieslēdziet darbu, kad vien iespējams. Saspringtā darba dienā jūs mēdzat aizmirst, ka viss nav jādara vienam. Atstājiet savu darbu asistentam vai, ja jūs patiešām esat pārpildīts ar darbu, lūdziet kolēģiem palīdzēt jums veikt kādu konkrētu uzdevumu. Jūs varat atgriezt labvēlību kolēģa palīdzībai, kad darbs sāk beigties.
2. metode no 4: sistemātiska e -pastu organizēšana
Solis 1. Pārbaudiet savu e -pastu paredzētajā laikā
Jums ne vienmēr ir jāpārbauda iesūtne, jo vairums ziņojumu nav tik svarīgi, kā varētu domāt. Ja strādājat darbā, kuram nav nepieciešama ātra pēcpārbaude, regulāri pārbaudiet savu e-pastu, apmēram 3 līdz 4 reizes dienā.
Solis 2. Organizējiet e -pastu
Izmantojiet mapju un karodziņu priekšrocības, nevis ļaujiet ziņām sakrāties iesūtnē. Piemēram, Outlook mapju un apakšmapes funkcija vai Gmail vairākas iezīmes un iesūtnes funkcijas var būt rentablas. Ja esat žurnālists, jūsu failu nosaukumi var būt “Jaunākās ziņas”, “Nākotnes ziņas”, “Vecās ziņas”, “Intervijas un resursi” un “Idejas”.
Dzēsiet un arhivējiet savus e -pastus. Arhivējiet svarīgās un vecās vēstules, pēc tam izdzēsiet pārējās. Tāpat kā iepriekš minētais piemērs, “Vecās ziņas” ir žurnālista arhīvs. Sākot dzēst vecos e -pastus, jūs redzēsit, cik e -pastu ir vērts izmest, nevis iesniegt. Daži cilvēki pat nolemj, ka viņiem ir “nulles iesūtne”, tas ir, jūsu iesūtnē nav nelasītu e -pasta ziņojumu vai neviena e -pasta ziņojuma. Papildus failu un iezīmju izmantošanai varat iztukšot iesūtni, izmantojot arhivēšanas rīku, dzēšot vecos e -pastus un izmantojot e -pasta tīrīšanas lietotni
3. Izmantojiet citus, efektīvākus saziņas veidus
Dažreiz ātrs tālruņa zvans ir līdzvērtīgs 10 e -pasta ziņojumu sūtīšanai un saņemšanai. Ja tā, zvaniet! Ja jūs zināt, ka e-pasta apmaiņa var kavēt diskusiju un tā ir jādara turp un atpakaļ, vislabāk ir sazināties pa tālruni. Jūs saņemsiet sīkāku informāciju, zvanot, nevis runājot garas, detalizētas un laikietilpīgas e-pasta sarunas. Jūs varat nosūtīt e -pastu saviem kolēģiem un teikt: “Man ir daudz jautājumu par to. Varbūt būtu vieglāk runāt pa telefonu? Vai es varu jums piezvanīt pulksten 5?”
4. solis. Ierobežot pārtraukumus
Stratēģiskie pārtraukumi patiešām var palīdzēt, bet pārtraukumi darba laikā ir pretēji. Pārtraukumi var palēnināt jūsu darbu, izjaukt ritmu un zaudēt uzmanību. Tāpēc mēģiniet izmantot balss pastu, kad esat aizņemts. Šie rīki nav paredzēti tikai tad, kad neesat birojā; šos rīkus var izmantot arī tad, ja esat ļoti aizņemts. Daudziem cilvēkiem ir „atvērto durvju” politika, taču jums nav jātur durvis visu laiku atvērtas. Uz durvīm varat atstāt ziņojumu, kurā teikts: “Zvana laikā” vai “Telpa tiek izmantota. Lūdzu, atgriezieties vēlreiz vai nosūtiet e -pastu.”
5. solis. Izmantojiet mākoni
Mākoņdatošana ir vērts apsvērt, jo tā ir lētāka, mērogojama, efektīvāka un vieglāk atjaunināma. Mākonī esošais saturs ir ļoti noderīgs, jo tam var piekļūt dažādās ierīcēs: datoros, planšetdatoros, viedtālruņos un citās. Mākoņu krātuve darbojas arī kā digitālās dublēšanas primārais un sekundārais veids. Apspriedieties ar IKT pārvaldnieku vai programmatūras nodrošinātāju, jo jums, iespējams, jau ir brīva krātuves vieta mākonī vai tā ir pieejama par zemu gada maksu.
6. solis. Izmantojiet tiešsaistes grāmatzīmes
Lielākajai daļai pārlūkprogrammu ir grāmatzīmju funkcija, lai saglabātu un sakārtotu jūsu iecienītās vai bieži apmeklētās tīmekļa adreses, lai tām varētu viegli un ātri piekļūt. Izmantojiet šo iespēju, lai neaizmirstu svarīgas vietnes, lai pārbaudītu jaunākās ziņas.
3. metode no 4: maksimāli izmantot laiku
1. solis. Izvairieties darīt vairākas lietas vienlaicīgi (vairāku uzdevumu veikšana)
Visi eksperti tam tic. Lai gan tas televizorā var izskatīties ātri un forši, vienlaikus darīt daudzas lietas ir neefektīvi un var traucēt jūsu centienu organizēt efektivitāti. Tā vietā labāk vispirms veltiet visu uzmanību vienam uzdevumam, risiniet to un pārejiet pie citām jūsu sarakstā iekļautajām lietām.
2. solis. Izveidojiet sev grafiku
Par laimi, lielākajai daļai darbu nav nepieciešams izveidot dienas grafiku, pamatojoties uz minūtēm. Tomēr, atzīmējot savu dienas grafiku un svarīgos dienas uzdevumus vai notikumus, jūs varat koncentrēties uz saviem uzdevumiem.
- Noteikt laika ierobežojumus noteiktām darbībām. Dažiem uzdevumiem nav nepieciešams noteikt laika ierobežojumu, bet citi ir jāparametrē, lai palielinātu produktivitāti. Padomājiet par dažiem uzdevumiem, kas aizņem vairāk laika, nekā nepieciešams, un nosakiet tiem laika ierobežojumu vēlāk.
- Piešķiriet papildu laiku citām aktivitātēm. Daži uzdevumi, kā jūs mācīsities no pieredzes, parasti aizņem ilgāku laiku, nekā vajadzētu, taču tas nav nekas slikts. Šāda veida aktivitātēm un īpaši svarīgiem notikumiem un sanāksmēm piešķiriet papildu laiku pirms un pēc.
3. solis. Izmantojiet taimeri, hronometru vai modinātāja lietotni
Šie priekšmeti var būt efektīvi, ja tos pareizi izmanto. Daži cilvēki izvēlas iestatīt modinātāju 10, 15 vai 30 minūtes pirms nepieciešamā laika, lai pirms aktivitātes uzsākšanas pietiekami brīdinātu. Varat arī iestatīt atgādinājuma rīku (atgādinājumu).
4. solis. Nevilcinieties
Pajautājiet sev, vai jums patiešām vajadzētu atlikt kādu darbību vai vienkārši vēlaties būt slinks. Ja jūtaties atlaidis, nekavējiet laiku - dariet to! Tomēr, ja darbības kavēšana ir neizbēgama, noteikti pierakstiet un pārplānojiet darbību ar konkrētu plānu. Vai arī jūs varat izdomāt improvizētu plānu. Piemēram, ja jums ir jāatceļ tikšanās klātienē, iespējams, vēlēsities veikt konferences zvanu vai tīmekļa konferenci.
4. metode no 4: fiziskās un garīgās veselības saglabāšana
1. solis. Paņemiet pārtraukumu
Prāta atpūta ir būtiska produktivitātes un garīgās veselības saglabāšanai. Mēs parasti esam pārāk aizņemti, strādājot, lai nebūtu laika atpūsties. Pauze dod mums tik ļoti nepieciešamo pārtraukumu, lai palielinātu produktivitāti. Tomēr pārtraukumi arī dod iespēju apstāties un apšaubīt, vai mēs lietderīgi izmantojam savu laiku.
Solis 2. Gulēt labāk
Bez laba nakts miega nākamajā dienā jutīsities reibonis, nogurums vai letarģija. Tas var traucēt jūsu grafiku un efektivitāti darbā. Izvirziet mērķi katru nakti iegūt 7 līdz 8 stundas nepārtraukta miega.
Solis 3. Nesalīdziniet sevi ar kolēģiem
Lielākā daļa jūsu kolēģu darbu atšķiras no darba, kas jums jādara, un katram ir sava darba organizēšanas metode. Metode, kas ir saprātīga un efektīva jūsu kolēģiem, var nedarboties jums un otrādi.
4. Pieņemiet, ka organizēšanās ir nepārtraukts process
Negaidiet, ka būsiet ideāls. Pasūtīšana ir ilgs process, kas prasa pastāvīgu uzmanību. Jūs nebūsit optimāli organizēts katru dienu, taču mēģinājums būt regulāram cilvēkam var palielināt jūsu efektivitāti.
