Piezīmes parasti tiek izmantotas, lai cilvēku grupai nodotu noteiktu informāciju, piemēram, par darbībām, politiku vai pieejamajiem resursiem, un lūgtu viņus rīkoties. Vārds "memorands" nozīmē kaut ko tādu, kas jāatceras vai jāpievērš uzmanība. Jūs varat uzrakstīt labu, viegli saprotamu piezīmi, izpētot šos padomus.
Solis
1. daļa no 4: Piezīmju rakstīšana
1. solis. Ierakstiet piezīmi papīra augšpusē “MEMORRANDUM”
Vispirms paskaidrojiet, ka šis dokuments ir memorands. Uzrakstiet vārdu “MEMORDUM” 3 cm attālumā no papīra augšējās malas treknrakstā kā pirmo rindu. Šo vārdu var ievietot lielākā burta centrā vai pa kreisi.
Pirms nākamās rindas rakstīšanas izlaidiet divas tukšas rindas
2. solis. Pierakstiet piezīmes saņēmēja vārdu pareizi
Tā kā piezīme ir oficiāls lietišķās saziņas līdzeklis, arī saņēmējam jābūt oficiāli iekļautam sarakstā. Pierakstiet piezīmes saņēmēja vārdu un uzvārdu.
Ja šī piezīme ir adresēta visiem darbiniekiem, rakstiet: “Kam: Visi darbinieki”
3. solis. Pierakstiet arī citus adresātus rindā “CC”
Rinda “CC” (kas nozīmē pieklājības kopiju) tiek izmantota, lai uzrakstītu tās personas vai personu vārdus, kuras saņems piezīmes kopiju, nevis tās personas, kurai piezīme tiks nosūtīta. Rindā “CC” norādītais vārds ir puse, kurai ir jāpaziņo par piezīmē aprakstīto politiku vai problēmu.
Solis 4. Ierakstiet savu vārdu rindā “No”
Atgādinājuma galvenē ir jābūt piezīmes autora un sūtītāja vārdam. Šajā rindā ierakstiet savu vārdu un uzvārdu.
5. solis. Ievadiet datumu
Pierakstiet piezīmes sagatavošanas datumu pilnībā ar formāta datumu, mēnesi, gadu. Piemēram: “Datums: 2015. gada 9. decembris” vai “2015. gada 9. septembris”.
6. solis. Nosakiet piezīmes tēmu un uzrakstiet to kā atsevišķu rindiņu ar nosaukumu “Par”
Memo tēma sniegs jums priekšstatu par to, kas ir apspriests piezīmē. Izvēlieties konkrētu, bet īsu tēmu.
Piemēram, tā vietā, lai uzrakstītu tēmu “Skudras”, izvēlieties kaut ko konkrētāku, piemēram: “Skudras problēma birojā”
7. solis. Ziniet piezīmju galvenes formātu
Atgādinājuma galvenei jābūt kreisās puses augšpusē. Vārdiem “Kam:”, “No:”, “Datums:” un “Par:” varat izmantot lielos vai mazos burtus.
-
Piezīmes galvene izskatīsies šādi:
Kam: saņēmēja vārds un uzvārds
No: Jūsu vārds un uzvārds
Datums: piezīmes rakstīšanas datums
Temats: Piezīmes, kas iekļautas piezīmē (lietām, kuras, jūsuprāt, ir svarīgas, izmantojiet treknrakstā vai noteiktā krāsā).
- Rakstot piezīmju galveni, pēc resnās zarnas ievietojiet atstarpi, lai tā izskatītos kārtīgāk.
- Kad esat pabeidzis rakstīt piezīmes galveni, izlaidiet rindiņu pirms piezīmes rakstīšanas, lai atdalītu piezīmes galveni no piezīmes pamatteksta.
2. daļa no 4: Piezīmes pamatteksta rakstīšana
1. solis. Apsveriet auditoriju, kas saņems piezīmi
Lai uzrakstītu piezīmi, kas ieinteresētu cilvēkus lasīt un atbildēt, jums ir jānosaka paskaidrojuma stils, garums un formalitāte, pamatojoties uz piezīmi, kas to lasīs. Lai to izdarītu, jums jāzina, kas saņems šo piezīmi un jāizlasa.
- Uzziniet, kādas ir piezīmes saņēmēja prioritātes un bažas.
- Mēģiniet paredzēt jautājumus, kurus uzdos piezīmes lasītāji. Atbalstiet savu skaidrojumu, sniedzot dažus piemērus, pierādījumus vai citu informāciju, kas varētu ietekmēt lasītāju.
- Ņemot vērā auditoriju, kas lasīs piezīmi, jūs varat sniegt pareizo informāciju vai viedokļus.
2. solis. Nesniedziet oficiālu sveicienu
Piezīme nav jāsāk ar sveicienu, piemēram, “Cienījamais Anvara kungs”. Tā vietā vienkārši uzrakstiet sākuma teikumu, lai izskaidrotu tēmu, kuru vēlaties aptvert.
3. solis. Norādiet problēmu vai problēmu pirmajā rindkopā
Īsi aprakstiet darbības fonu, kuru vēlaties veikt. Tāpat kā disertācijas paziņojuma iesniegšanā, izskaidrojiet tēmu un norādiet iemeslus, kāpēc šī darbība ir svarīga. Šo ievadteikumu varat izmantot kā kopsavilkumu vai piezīmju kopsavilkumu.
Kā vispārējs ceļvedis sākuma sadaļa jāraksta vienā rindkopā
4. solis. Piemēram, piezīmes sākumā jūs varētu uzrakstīt:
“No 2016. gada 1. janvāra PT XYZ īstenos jaunu veselības aizsardzības politiku. Visi darbinieki un viņu ģimenes locekļi katru mēnesi saņems BPJS 1. klases veselības pabalstus”.
5. solis. Aprakstiet piezīmē norādītās problēmas kontekstu
Lasītājiem var būt nepieciešama informācija par jūsu piedāvātās problēmas priekšvēsturi. Īsi izskaidrojiet kontekstu un sakiet tikai to, kas ir svarīgs.
Ja nepieciešams, turpiniet rakstīt piezīmi, paskaidrojot, kāpēc vēlaties piemērot šo politiku. Piemēram, rakstiet: “Valdība ir izdevusi regulu, ka katram uzņēmumam ir jāreģistrē darbinieki un viņu ģimenes locekļi kā BPJS Kesehatan dalībnieki”
6. solis. Atbalstiet savu plānu, sniedzot paskaidrojumu diskusiju sadaļā
Īsi aprakstiet darbību, ko veiksit. Sniedziet pierādījumus un loģiskus iemeslus sava priekšlikuma atbalstam. Sāciet ar svarīgākās informācijas nodošanu, pēc tam norādiet konkrētus vai apstiprinošus faktus. Norādiet, kādu labumu lasītājs iegūs no jūsu ierosinātās darbības vai kaitējumu, kas radīsies, ja šī darbība netiks veikta.
- Ja vēlaties izveidot garāku piezīmi, iesniedziet arī atbilstošas un pārliecinošas diagrammas, sarakstus vai diagrammas.
- Garākām piezīmēm varat sniegt īsu nosaukumu, kas apraksta katras sadaļas saturu. Piemēram, tā vietā, lai izveidotu nosaukumu “Politika”, uzrakstiet “Jauna politika visiem darbiniekiem”. Nosaukumu padariet konkrētu un īsu, lai lasītājs uzreiz varētu uzzināt piezīmju svarīgās lietas.
7. solis. Ieteikt lasītājam veicamās darbības
Izmantojot piezīmi, jūs lūdzat citus rīkoties noteiktā jautājumā, neatkarīgi no tā, vai tas ir paziņojums par jaunu produktu, jauna izdevumu ziņošanas politika vai paziņojums par to, kā uzņēmums atrisina problēmu. Noskaidrojiet, kāda darbība būtu jāveic noslēguma rindkopā vai teikumā.
- Piemēram, uzrakstiet: “No 2016. gada 1. marta visiem darbiniekiem jāizmanto jaunā grāmatvedības sistēma”.
- Sniedziet arī pierādījumus savam priekšlikumam.
8. solis. Aizveriet piezīmi, sniedzot pozitīvu un atbalstošu kopsavilkumu
Pēdējā rindkopā jāapraksta nākamais solis, kas varētu atrisināt problēmu. Sniedziet arī atbalsta vēstījumu par organizatorisko solidaritāti.
- Jūs varat teikt: "Es esmu gatavs tālāk apspriest šo priekšlikumu un īstenot lēmumu, par kuru mēs savstarpēji vienojāmies".
- Vai arī varat aizvērt piezīmi, rakstot: “Mēs esam ļoti satraukti par plānu pievienot ražošanas līniju. Mēs uzskatām, ka šis plāns attīstīs uzņēmumu un nodrošinās mūsu darbības nepārtrauktību.”
- Aizveriet piezīmi tikai ar vienu vai diviem teikumiem.
3. daļa no 4: Piezīmes izbeigšana
Solis 1. Labi ziniet piezīmes formātu
Lasīšanai ērtāk izmantojiet standarta piezīmju formātu. Ierakstiet piezīmi ar Times New Roman vai Arial fontu, 12. izmērs ar 3 cm kreiso, labo un apakšējo malu.
Izmantojiet pa kreisi izlīdzinātu rindkopas formātu. Izlaidiet divas tukšās rindiņas rindkopas beigās, un rindkopas sākumā nav jāatstāj atstarpe
2. solis. Pārbaudiet savu piezīmi
Izlasiet vēlreiz un rediģējiet piezīmi, lai pārliecinātos, ka tā ir pareiza, skaidra, kodolīga un pārliecinoša. Pārliecinieties, vai izmantojat pareizo rakstīšanas stilu. Novērst nevajadzīgus zinātniskus terminus vai žargonu.
- Pārbaudiet vēlreiz, vai joprojām ir pareizrakstības, gramatikas un diskusiju kļūdas. Pievērsiet uzmanību vārdu, datumu un ciparu rakstīšanai.
- Pārliecinieties, vai jūsu piezīme ir pietiekami īsa, un likvidējiet lieko informāciju.
Solis 3. Inicializējiet blakus savam vārdam
Piezīme nav jāparaksta, bet tā ir jāiniciē ar lodīšu pildspalvu piezīmes galvgalī blakus jūsu vārdam. Iniciāļi norāda, ka esat apstiprinājis šo piezīmi.
4. solis. Izmantojiet papīru ar veidlapām
Ir vēstuļu papīri, kas tiek drukāti ar veidlapām, kas īpaši paredzētas piezīmēm, vai vienkārši izmanto parasto vēstuļu papīru.
Ja piezīmi izveidojāt datorā (un nosūtījāt pa e -pastu), izveidojiet savu veidlapu, izmantojot programmu Word, kurā parādīts uzņēmuma logotips un kontaktinformācija. Izmantojiet šo piezīmju veidni turpmākām piezīmēm
5. solis. Izlemiet, kā nosūtīt piezīmi
Izvēlieties labāko piezīmes izplatīšanas veidu. Varat to izdrukāt un kopīgot vai nosūtīt pa e -pastu.
Lai nosūtītu piezīmes pa e -pastu, varat konvertēt piezīmi no Word dokumenta uz HTML vai PDF un nosūtīt to kā e -pasta pielikumu
4. daļa no 4: Piezīmju veidņu izmantošana
1. solis. Meklējiet piezīmju veidni
Piezīmes var izveidot, izmantojot veidnes, nevis veidot tās no jauna. Lai to izdarītu, meklējiet labas piezīmju veidnes internetā, piemēram, Microsoft Word. Izmantotie formāti parasti ir gandrīz vienādi, taču fonta lielums, garums un dizains var atšķirties.
- Lejupielādējiet veidni, kas vislabāk atbilst jūsu vajadzībām.
- Pirms veidņu izmantošanas no jebkuras vietnes noteikti izlasiet noteikumus.
2. solis. Atveriet datorā lejupielādēto veidni
Pēc noklikšķināšanas uz lejupielādes pogas veidne tiks vai nu tieši lejupielādēta jūsu datorā, vai arī jums ir jāveic vairākas darbības. Ja rezultāts ir zip fails, vispirms šis fails ir jāizsaiņo un pēc tam jāatver programmā Microsoft Word.
Mēs iesakām izmantot jaunāko Microsoft Word programmas versiju, lai nerastos problēmas, un šī veidne jums noderēs. Ja joprojām izmantojat vecāku Microsoft Word programmas versiju, pirms failu lejupielādes atjauniniet to
3. solis. Definējiet savu veidlapu
Visas veidnes var mainīt. Katru piezīmju veidnes daļu varat pielāgot savām vajadzībām. Piemēram, veidlapas sadaļā veidnei pievienojiet logotipu un preču zīmes reģistrācijas zīmi. Noklikšķiniet uz veidlapu sadaļas, lai ierakstītu uzņēmuma informāciju.
4. solis. Aizpildiet veidnes laukus piezīmes galvenē
Jums jāaizpilda lauki “Līdz”, “No”, “CC” un “Par”. Esiet piesardzīgs, aizpildot katru lauku, lai šajā sadaļā nemulsinātu, nepalaistu garām vai nepareizi ierakstītu.
5. solis. Ierakstiet savu ziņojumu
Ierakstiet ievadu, kontekstu, diskusiju un kopsavilkumu piezīmes pamattekstā. Jūs varat rakstīt piezīmes saraksta formā, lai nodotu informāciju pa punktiem.
- Izmantojiet to pašu veidnes formātu, lai visas piezīmes rindkopas būtu kārtīgi sakārtotas, izmantojot pareizās malas un burtu izmērus.
- Ja nepieciešams, tabulas parādīšanai varat izmantot piezīmju veidni. Tas var būt noderīgāk, īpaši, ja sarakstā vai citā formātā sagatavota piezīme izskatās pavirša vai grūti lasāma.
- Neaizmirstiet izdzēst veidnē jau esošos vārdus. Pirms nosūtīšanas vēlreiz rūpīgi pārbaudiet.
6. solis. Pārbaudiet arī lūžņu pēdas
Piezīmes apakšdaļa atrodas piezīmes apakšā, un to parasti izmanto, lai sniegtu papildu informāciju, piemēram, lai ierakstītu uzņēmuma informāciju vai tālruņa numuru. Rūpīgi pārbaudiet, vai visa šī informācija ir ierakstīta pareizi. Protams, jūs vēlaties nosūtīt labu piezīmi bez nepareizas kontaktinformācijas vai trūkstošas informācijas.
7. darbība. Pielāgojiet displeju
Viena no veidnes priekšrocībām ir iespēja mainīt dokumenta krāsu. Piezīmes displeju var pielāgot personībai un padarīt to pievilcīgāku. Turklāt jūs varat izvēlēties krāsu, kas vislabāk atbilst pašreizējai situācijai, lai padarītu to pievilcīgāku, bet tomēr profesionālu.
8. solis. Saglabājiet piezīmi kā jaunu dokumentu
Noteikti saglabājiet šī piezīmju faila kopiju, lai būtu digitālā dublējumkopija, kas apliecinātu jebkādu biznesa komunikāciju.
9. darbība. Saglabājiet šo veidni, lai to varētu izmantot vēlreiz
Ikreiz, kad jums ir jāizveido piezīme ar nedaudz atšķirīgu tēmu, aizstājiet tajā esošo informāciju ar piezīmes tēmu, kuru vēlaties nosūtīt. Papildus laika taupīšanai varat izveidot piezīmes konsekventā formātā, lai tās šķistu profesionālas. Tādā veidā lasītāji pievērsīs lielāku uzmanību un rūpīgi izlasīs jūsu nosūtīto piezīmi.
Padomi
- Nesniedziet pārāk daudz iemeslu. Jums ir jāpaskaidro, kāpēc ir jāveic noteiktas darbības, taču nepārspīlējiet to.
- Atgādinājumā ierakstītais paskaidrojums/informācija ir jāsniedz īsi.
Saistīts raksts
- Kā uzrakstīt biznesa piezīmi
- Kā uzrakstīt vēstuli
- Kā efektīvi sazināties
- Kā uzrakstīt lasītāja vēstuli
