Jums ir jābūt darījumiem ar bankām, apdrošināšanas sabiedrībām, valsts aģentūrām, darba devējiem uzņēmumos vai pat skolās. Ja tā, jums ir jāpārliecina kāds darīt vai palīdzēt jums kaut ko darīt. Kā uzrakstīt pārliecinošu vai pārliecinošu vēstuli, kas dod rezultātus? Šeit ir dažas galvenās idejas, ko izmantot pārliecināšanas vēstulē.
Solis
1. daļa no 4: Gatavošanās vēstules rakstīšanai
Solis 1. Stimulējiet labas idejas
Pirms vēstules rakstīšanas norādiet, ko vēlaties, kāpēc vēlaties, iemeslus, kādēļ tā jāpieņem, kā arī argumentus pret to. Visu pieejamo ideju uzsvēršana var palīdzēt jums sagatavot vēstuli un pilnībā izprast savu nostāju par šo tēmu.
- Sāciet ar šo: es vēlos pārliecināt “savus lasītājus” būt par manu “mērķi”. Nomainiet “manus lasītājus” pret to, ko vēlaties pārliecināt, un “manu mērķi” pret to, ko jūs pārliecināt viņus darīt.
- Kad iepriekš minētais ir skaidrs un nepārprotams, pajautājiet sev: Kāpēc tas tā ir? Uzskaitiet iemeslus, kāpēc vēlaties, lai jūsu lasītāji darītu to, ko vēlaties.
- Pēc iemeslu noteikšanas sakārtojiet tos pēc tā, kurš līmenis ir svarīgāks. Ievietojiet visas svarīgās detaļas vienā kolonnā, pēc tam mazāk svarīgās citā. Tas palīdzēs jums sašaurināt savu prātu līdz visatbilstošākajiem un svarīgākajiem uzsvaru punktiem.
2. solis. Ziniet savus mērķus
Pārliecinieties, ka precīzi zināt, ko vēlaties vai vajag. Ko jūs vēlaties sasniegt? Kā rīkoties šim birojam?
Nosakot mērķus, padomājiet par visiem iespējamiem risinājumiem, ko varat piedāvāt
3. Iepazīstiet savus lasītājus
Lasītāju analīze un izpratne palīdzēs jums izlemt, kā ievietot savu vēstuli. Ja iespējams, izlemiet, vai lasītājs jums piekritīs, nepiekritīs vai būs neitrāls. Tas palīdzēs jums izlemt, cik lielu svaru piešķirt katrai argumenta pusei.
- Mēģiniet atrast personu, kuru varat uzrunāt vēstulē. Kas viņi ir, kāds spēks viņiem ir, lai jums palīdzētu? Vai viņi vienkārši ignorēs jūsu sūdzību? Kā vajadzētu viņus apsveikt? Vai viņi ir vadošos vai funkcionālos amatos? Runājiet atbilstoši viņu nostājai.
- Mēģiniet atklāt lasītāju uzskatus un aizspriedumus par savu tēmu. Kādi strīdi varētu rasties starp jums un jūsu lasītājiem? Kā jūs cienīgi izklāstāt pretargumentu?
- Uzziniet, kas lasītājus uztrauc par jūsu tēmu. Vai viņiem ir ierobežoti līdzekļi, ko tērēt? Vai jūsu tēma viņus tieši ietekmē? Cik daudz laika viņiem ir jāizskata jūsu dokuments?
- Padomājiet par to, kādi pierādījumi jūsu lasītājiem būs nepieciešami, lai viņus pārliecinātu.
Solis 4. Izpētiet tēmu
Efektīva pārliecināšanas vēstule satur pierādījumus un faktisko informāciju, kas atbalsta šo nostāju. Noteikti apsveriet vairākus viedokļus. Neizpētiet tikai savu viedokli; Miniet arī pretējus viedokļus un faktus, kas tos ieskauj.
- Izmantojiet faktus, loģiku, statistiku un anekdotiskus pierādījumus, lai pamatotu savus apgalvojumus.
- Nesakiet uzreiz, ka opozīcija ir nepareiza. Tā vietā esiet cieņpilns, izskaidrojot, kāpēc jūsu nostāja ir spēcīgāka un ir pelnījusi uzmanību.
2. daļa no 4: Burtu formatēšana
1. darbība. Izmantojiet bloka formātu
Biznesa vēstulēm ir īpašs formāts. Ja formāts ir glīts un pareizs, tas ne mazākajā mērā nemainīs lasītāju viedokli. Tomēr, ja formāts ir nepareizs un netīrs, tie atstās uz jums sliktu iespaidu un, iespējams, tiks izmesti.
- Sāciet, izmantojot dubultās atstarpes, bloķēt rindkopas.
- Līdzināt katru rindkopu pa kreisi; citiem vārdiem sakot, neievelciet rindkopas kā prozā vai esejās.
- Pēc katras rindkopas atstājiet vienu rindiņas atstarpi.
- Izmantojiet standarta fontu, parasti Times New Roman vai Arial, 12. izmērs.
2. solis. Pareizi adresējiet veidlapu
Sāciet, ierakstot savu adresi augšējā kreisajā stūrī. Nelieciet savu vārdu - pierakstiet tikai ielas nosaukumu, pilsētu, rajonu un pasta indeksu. Varat arī atsevišķā rindiņā iekļaut tālruņa numuru un e-pasta adresi. Ja jūs dzīvojat Lielbritānijā, adrese ir jāraksta labajā pusē. Aizpildiet vienu rindiņu.
- Ierakstiet datumu. Uzrakstiet pilnu datumu, mēnesi un gadu. Aizpildiet vienu rindiņu.
- “2013. gada 4. jūnijs”
- Uzrakstiet saņēmēja vārdu un adresi. Mēģiniet atrast konkrētu personu, kurai nosūtīt vēstuli. Aizpildiet vienu rindiņu.
Solis 3. Sāciet vēstuli ar sveicienu vai sveicienu
Parasti vārda "dārgais" formā, kam seko uzrunātās personas vārds. Pārliecinieties, vai ierakstījāt vārdu pareizi. Nosaukumam šeit ir jābūt tādam pašam kā nosaukumam, kas rakstīts uz adreses veidlapas.
- Sveicinot kādu, izmantojiet pareizo nosaukumu vai pakāpi (Pak/Madam/Dr./etc), kam seko uzvārds. Ja neesat pārliecināts, kā sieviete labprātāk sauc, vienkārši pierakstiet “Miss”.
- Pēc tam vienmēr sekojiet ar kolu.
- Aizpildiet rindiņu starp sveicienu un pirmo rindkopu.
- "Cienījamais Dr. Brūns:"
4. solis. Aizveriet vēstuli ar noslēguma paziņojumu
Izvēloties noslēguma paziņojumu, padomājiet un apsveriet savas esejas toni. Teicieni, piemēram, "Paldies", ir diezgan standarta, bet citi veidi, piemēram, "Sveicieni", ir intīmāki. Izlemiet, vai vēlaties, lai jūsu pavadvēstule būtu formāla vai intīma. Neatkarīgi no tā, kuru izvēlaties, pirmais vārds ir jāraksta ar lielajiem burtiem, bet nākamais vārds ir vienkāršs. Sekojiet noslēgumam ar komatu.
- Izvēlieties vārdu "Ar cieņu", ja vēlaties, lai tas būtu formālāks. “Sveicieni”, “Sveicieni”, “Paldies” vai “Ar cieņu” ir standarta noslēguma piezīmes biznesa e-pastiem. Kaut arī vārdi "Sveicieni", "Sveicieni" vai "Tiekamies" šķiet mierīgāki un intīmāki.
- Pirms sava vārda ierakstīšanas izlaidiet nākamās 4 rindas, lai atstātu vietu jūsu parakstam.
- "Paldies,"
3. daļa no 4: Vēstuļu rakstīšana
1. solis. Īsi un kodolīgi
Pārliecinošai vēstulei vai pārliecināšanai jābūt kodolīgai un pieklājīgai. Aizņemti cilvēki reti lasa vēstules, kuru garums pārsniedz lapu, vai kad tonis ir skarbs. Neesiet pārāk ziedoši vārdi. Mēģiniet lietot skaidrus un glītus teikumus. Neuzrādiet sagrozītu un nevajadzīgu informāciju, ieskaitot anekdotes.
- Izvairieties no pārāk gariem teikumiem. Noteikti izmantojiet stingrus deklaratīvus teikumus. Jūsu rakstītajam jābūt kodolīgam, kodolīgam, precīzam un viegli lasāmam.
- Nevelciet rindkopas pārāk ilgi. Nesaspiediet tik daudz informācijas, ka lasītājs zaudē interesi, novirzās no galvenā punkta vai apgrūtina jūsu domu izpratni. Turieties pie atbilstošas informācijas un mainiet rindkopas ikreiz, kad vēlaties nodot jaunu ideju vai punktu.
2. solis. Pirmajos teikumos norādiet savu galveno
Sāciet ar draudzīgu sākuma teikumu, pēc tam pārejiet pie lietas. Pirmajos divos teikumos norādiet savu vajadzību (vēstules rakstīšanas galvenais mērķis).
Šis punkts var sastāvēt tikai no 2–4 teikumiem
3. solis. Uzsveriet sava pieprasījuma nozīmi otrajā daļā
Šajā punktā apkopojiet savas bažas, pieprasījumu vai prasību. Šajā posmā jūs neesat norādījis nekādus īpašus iemeslus, atbalstu vai galvenos punktus; šajā posmā jūs pilnībā izskaidrojat savu nostāju, bažas vai pieprasījuma parametrus un iemeslus, kāpēc ir pietiekami svarīgi rīkoties.
Atcerieties, ka burta pamatteksts ir loģisks, pieklājīgs un faktisks. Izvairieties no pārlieku emocionālas valodas, neprasiet rīkoties un nerunājiet skarbi pret personu vai uzņēmumu, kuram vēstule adresēta, vai opozīciju
4. solis. Atbalstiet savu pieteikumu nākamajā rindkopā
Nākamajās rindkopās jāspēj pamatot jūsu nostāju, sniedzot pamatinformāciju un detalizētu informāciju. Pārliecinieties, vai šī informācija ir loģiska, faktiska, pamatota, praktiska un likumīga. Nebalstiet savu pieprasījumu tikai uz personīgām emocijām, uzskatiem vai vēlmēm. Nenogurdiniet lasītāju ar gariem stāstiem; ātri un precīzi nokļūt pie lietas. Lai sasniegtu šo mērķi, varat izmantot vairākas stratēģijas:
- Sniedziet statistikas un faktu fragmentus, lai piesaistītu lasītāju līdzjūtību un loģiku. Pārliecinieties, ka statistika un fakti nāk no ticamiem un cienījamiem avotiem un ka jūs arī patiesi izmantojat datus, neizņemot tos no konteksta.
- Ierosiniet citātus no tēmas ekspertiem, kuri atbalsta jūsu nostāju vai atspēko opozīciju. Šiem ekspertiem jābūt cienījamiem skaitļiem savā jomā, un viņiem patiešām ir jābūt atbilstošai kvalifikācijai, lai viņi varētu izteikt viedokli par apspriežamo tēmu.
- Norādiet iemeslus, kādēļ jūsu pieprasījums būtu jāapmierina. Piespiest cilvēkus darīt to, ko vēlaties, nav efektīva pārliecināšanas metode, taču, ja izskaidrojat, kāpēc uzskatāt, ka kaut kas ir jādara, tas var palīdzēt mainīt viņu domas. Izskaidrojiet pašreizējo situāciju un kāpēc to vajadzētu mainīt.
- Sniedziet informāciju par savu pozīciju un pieteikumu, specifikācijas un ierobežojumus. Apspriediet iepriekš veiktos centienus saistībā ar pieteikumu vai pat tad, ja par to nav vai nav.
- Sniedziet liecību piemērus, kas attiecas uz jūsu nostāju. Iedomājieties citus pierādījumus, ko varētu uzrādīt, kāpēc jūsu nostāja ir svarīga.
- Atcerieties ierobežot to, ko varat un vēlaties iekļaut rindkopā. Izskaidrojiet savu domu un situāciju. Nepārsniedziet pārāk daudz detaļu, bet iekļaujiet visus svarīgos punktus. Izvēlieties tikai visatbilstošāko statistiku, ekspertus un liecības.
5. solis. Aiciniet opozīciju
Viens no efektīvākajiem pārliecināšanas vai pārliecināšanas veidiem ir apelācija pret opozīciju. Jums jāspēj paredzēt jebkādus lasītāju iebildumus, iebildumus vai jautājumus, lai jūs varētu uz tiem atbildēt vēstulē. Atrodiet savu kopīgo valodu ar opozīciju vai stingri atbalstiet savu nostāju.
- Noteikti publiski atzīsti atšķirības starp savu nostāju un opozīciju. Neslēpiet to, jo tas vājinās jūsu argumentāciju. Uzsveriet savas opozīcijas kopīgās vērtības, pieredzi un problēmas.
- Izvairieties no apsūdzošiem apgalvojumiem. Tas padarīs vēstuli pārāk emocionālu un vājinās jūsu loģisko pievilcību. Pārāk negatīva un apsūdzoša attieksme arī neļaus opozīcijai piekrist jūsu viedoklim.
6. solis. Aizveriet vēstuli, vēlreiz apstiprinot savu pieteikumu
Vēstules beigās atkārtojiet savu pieprasījumu vai viedokli. Šis ir punkts, kurā jūs piedāvājat risinājumu vai lūdzat rīkoties. Pastāstiet lasītājam, ka jūs sekosit šai sarakstei pa tālruni, e -pastu vai personīgi.
- Pabeidziet vēstuli ar spēcīgu teikumu, kas palīdzēs pārliecināt lasītāju nostāties jūsu pusē vai vismaz skaidrāk redzēt no jūsu viedokļa.
- Piedāvājiet savus risinājumus vai palīdzību. Piekrītiet kompromisam vai satieciet vidū. Parādiet, ka esat paveicis situāciju vai esat gatavs to risināt.
4. daļa no 4: Pēdējo pieskārienu veikšana
1. darbība. Pārbaudiet, vai nav kļūdu
Kļūdas gramatikā, vārdu izrunā un pareizrakstībā radīs sliktu iespaidu. Jūs vēlaties, lai lasītājs koncentrētos uz jūsu ideju un pieprasījumu, nevis uz drukas kļūdu. Pirms nosūtāt vēstuli vairākas reizes. Izlasiet to skaļi, lai uzzinātu, kā tas izklausās.
Ja nepieciešams, lūdziet kādam pārbaudīt jūsu rakstīto, vai tajā nav pareizrakstības kļūdu (vai izmantojiet programmatūras pareizrakstības pārbaudes funkciju)
2. solis. Ievietojiet savu parakstu
Ja vēlaties nosūtīt vēstules pa pastu uz e-pastu, jums būs jāparaksta. Tas personalizē un apstiprina jūsu vēstuli.
3. solis. Ja nepieciešams, nododiet savas oficiālās vēstules kopijas citām galvenajām pusēm
Ja kādam citam mērķa uzņēmumā vai organizācijā būtu jāizlasa arī jūsu vēstule, iesniedziet viņam kopiju. Tas nozīmē izdrukāt un nosūtīt vairāk nekā vienu vēstuli ar oriģināliem parakstiem.
Solis 4. Paturiet kopiju sev
Vienmēr saglabājiet savu vēstuļu kopijas un veiciet personiskas piezīmes, pievienojot piezīmes par to, kad vēstule tika nosūtīta un kam. Pierakstiet pēcpārbaudi, ko veicāt, līdz problēma tika atrisināta.
Padomi
- Palieciet pie tēmas. Esiet piesardzīgs un nepievienojiet nejaušu informāciju, kas nav saistīta ar apspriežamo jautājumu. Turieties pie atbilstošiem faktiem un dariet to vienkāršu. Izmantojiet šos faktus, lai būtu vairāk aprakstoši.
- Izmantojiet aizzīmes punktus rindkopas vidū tikai tad, ja esat pilnīgi pārliecināts un skaidrs par darbībām, darbībām vai ieteikumiem.
- Pielāgojiet savus aizzīmes punktus uzņēmuma vai mērķorganizācijas veidam. Bezpeļņas iestādēm ir atšķirīgs domāšanas veids nekā lieliem uzņēmumiem.
- Rakstiet standarta rakstiskā Indonēzijas formā. Tas nav īsziņu sūtīšana vai sociālie mediji; bet oficiāla vēstule. Ātrā saraksta, slenga un emocijzīmju izmantošana var jūs ignorēt.
- Neizturaties pret saviem lasītājiem tā, it kā viņi jums būtu kaut ko parādā, un tad jūs jūtaties tiesīgs iesūdzēt tiesā. Mieriniet viņus, vienlaikus saglabājot vēstules toni draudzīgu un profesionālu.
