Konferences ir īstā vieta cilvēkiem, kuriem ir vienādas intereses, satikties un apmainīties ar jaunākajām idejām attiecīgajās jomās. Konferences parasti regulāri rīko izglītības iestādes, uzņēmumi, daudzpakāpju mārketinga grupas, reliģiskās kopienas un citi. Ja vēlaties sarīkot konferenci, vispirms sagatavojiet rūpīgu darba plānu kopā ar virkni darbību, kas jāveic, piemēram, nosakot konferences vietu, sastādot dalībnieku sarakstu, apkopojot materiālus, sagatavojot aprīkojumu prezentācijām., ēdināšanas nodrošināšana un dažādas citas vajadzības, kas ir jāpārdomā un jāplāno pēc iespējas labāk. Ja, īstenojot savus plānus, rodas nepatikšanas, nomierinieties un pārliecinieties, ka varat atļauties konferenci. Svarīgs aspekts, kas nosaka konferences rīkošanas panākumus, ir aktivitāšu īstenošana pa vienai, sastādot pabeigto un vēl veicamo uzdevumu sarakstu.
Solis
1. daļa no 4: Konferences plānošana: sākuma stadija
1. solis. Veiciet sagatavošanās darbus pirms laika
Konferences plānošana jāsāk vismaz astoņus mēnešus iepriekš, pat agrāk, ja konference būs liela vai liela.
- Paturiet prātā, ka daudzas konferenču zāles un ēdināšanas iestādes ir jārezervē vairākus mēnešus iepriekš. Turklāt dalībniekiem, kuri dzīvo ārpus pilsētas, ir jāsakārto ceļojumu grafiki, lai viņi varētu apmeklēt konferenci.
- Turklāt sponsoriem un lielām korporācijām var nākties plānot gada budžetu vairākus mēnešus iepriekš. Tātad, finansiāls un nefinansiāls atbalsts no viņiem jūsu pasākumam ir jāvienojas iepriekš.
2. solis. Izveidojiet komiteju
Gatavojoties konferencei, ir jāizlemj daudzi svarīgi jautājumi. Veidojot komiteju, pirms lēmuma pieņemšanas jūs saņemsiet ieguldījumu no vairākiem cilvēkiem. Tie arī palīdzēs pārdomāt detaļas.
- Pieņemiet darbā koordinatorus, t.i., galvenos darbiniekus, kuri pieņems svarīgus lēmumus un veltīs daudz laika koordinācijai. Ja jums ir pietiekami daudz līdzekļu, nolīgt koordinatoru, lai viņš var palīdzēt jums plānot un dalīties uzdevumos.
- Uzziniet, vai ir bijušas konferences par to pašu tēmu. Ja tā, uzaiciniet koordinatoru, kurš rīkoja konferenci, pievienoties komitejai. Ja viņš nevar piedalīties, jautājiet, vai varat pieprasīt materiālu, kas jau ir iekļauts, lai atvieglotu konferences sagatavošanu.
Solis 3. Nosakiet mērķus un izveidojiet darba kārtību
Pierakstiet, kādam nolūkam rīkojat konferenci, kas būs katra lēmuma pamatā. Zinot, ko un kam vēlaties dot pirms konferences sagatavošanas, jums būs vieglāk īstenot savus plānus.
Ja jūs nekad neesat rīkojis konferenci, sāciet, plānojot nelielu, īsu konferenci. Apsveriet iespēju rīkot 1-2 dienu konferenci ar 250–300 dalībnieku ietilpību
4. solis. Nosakiet konferences vietu un datumu
Lai gan jaunus datumus un vietas var noteikt pēc detalizēta plāna sastādīšanas, jums ir jānovērtē, cik daudz laika būs pieejams sagatavošanai.
- Pirms datuma noteikšanas iepriekš meklējiet informāciju par to, kurā mēnesī un dienā parasti notiek konference, lai netiktu traucēta tā īstenošana. Piemēram, Eiropā konferences parasti notiek no marta līdz jūnijam vai septembrim un novembrim pirmdien-otrdien vai ceturtdien-piektdien, jo dalībnieki ir mazāk ieinteresēti apmeklēt konferences citos laikos. Pirms izlemjat par konferences datumu, uzziniet precīzu grafiku savā atrašanās vietā.
- Konferences ilgums ir atkarīgs no paredzamā dalībnieku skaita un visām vajadzībām, kas jānodrošina konferences laikā. 250–300 cilvēkiem ieplānojiet konferenci, kas ilgs 2 pilnas dienas.
- Apsveriet iespēju rīkot konferenci pilsētā, bet nodrošiniet piekļuvi tuvākajai lidostai, izmitināšanu un atbilstošas telpas. Mēs iesakām rīkot konferenci lielā pilsētā vai tūrisma galamērķī, lai piesaistītu vairāk cilvēku, kas vēlas pievienoties konferencei.
5. solis. Nosakiet konferences nosaukumu
Pēc nosaukuma noteikšanas jūs varat publicēt un veidot plānus, jo jau ir pārliecība par materiālu kā pamatu informācijas izplatīšanai sociālajos medijos.
Izvēlieties nosaukumu, kas norāda uz konferences dalībnieku mērķi un/vai pieredzi. Meklējiet iedvesmu, izmantojot notikušo konferenču nosaukumus, taču pārliecinieties, ka izlemjat paši
2. daļa no 4: Gatavošanās konferencei
1. solis. Izveidojiet finanšu budžetu
Nevienu darbību nevar veikt, neaprēķinot detalizēti iztērējamo līdzekļu apjomu, piemēram, ēkas īrei, materiālu sagatavošanai un runātāju nodevas samaksai. Visiem izdevumiem jābūt saistītiem ar finanšu budžetu. Ja deleģējat pienākumus, pārliecinieties, ka palīgs ievēro noteikto budžeta limitu.
Budžeta apjomu ietekmē sponsoru klātbūtne vai neesamība. Jūs varat lūgt sponsoru piešķirt līdzekļus konferences finansēšanai. Tomēr sponsoram ir arī tiesības noteikt dažas lietas konferencē. Piemēram: nosakot, kurš uzstāsies ar prezentāciju, vai piedāvāt runātāju kā vienu no komisijas dalībniekiem, piemēram: veiksmīgs uzņēmējs sponsorējošā uzņēmumā un zīmola ieviešana, ievietojot logotipu uz visiem konferences materiāliem. Priekšrocība, sponsors nodrošinās līdzekļus iepriekš, lai jūs varētu to nekavējoties izmantot plāna īstenošanai
2. solis. Nosakiet biļešu pārdošanas cenu un metodi
Dažas konferences ir bezmaksas, dažas - ļoti dārgas. Pirms biļešu cenu noteikšanas un to pārdošanas veida apsveriet šādus aspektus:
- Kādas ir izmaksas, gatavojoties konferencei? Ja vēlaties sarīkot neliela mēroga konferenci, kas nemaksā daudz naudas, iesakām neiekasēt maksu no dalībniekiem. Alternatīvi dalībniekiem ir jāmaksā par biļetēm, lai segtu konferences sagatavošanas izmaksas.
- Nosakiet reģistrācijas maksu, ja vēlaties rīkot konferenci vairākas dienas vai nodrošināt ēdināšanu. Konferences reģistrācijas maksa lielākajās Indonēzijas pilsētās svārstās no vairākiem simtiem tūkstošu līdz miljoniem rūpiju.
- Daudzās konferencēs tiek iekasēta daudzpakāpju maksa atkarībā no dalībnieka stāvokļa vai statusa. Piemēram: akadēmiskās konferences parasti maksā studentiem mazāk nekā skolotāji. Arī sponsoru darbiniekiem ir jāmaksā mazāk nekā parastajiem dalībniekiem.
3. solis. Izlemiet par konferences vietu
Izvēloties vietu, ņemiet vērā dalībnieku skaitu, ērtu nokļūšanu līdz atrašanās vietai, autostāvvietas pieejamību, attālumu līdz sabiedriskajam transportam, lidostām un viesnīcām. Papildus tam, lai atrastu piemērotu vietu konferencei, pārliecinieties, ka visi dalībnieki to var viegli sasniegt.
Meklējiet informāciju par ēkām vai viesnīcām, kas nodrošina konferenču telpas pilsētā. Nelielām konferencēm īrējiet istabu baznīcā vai citā sanāksmju namā
4. solis. Izmantojiet personāla palīdzību, kas strādā kā sanāksmju nama vadības personāls
Ja konferencē izvēlētajā ēkā ir pieejami resursi, izmantojiet tos maksimāli. Personāls pārzina savus ikdienas pienākumus un vajadzības gadījumā ir gatavs atbildēt uz jautājumiem, risināt problēmas vai sniegt padomu.
Jūs varat izmantot personāla pakalpojumus, kas ir atbildīgi par pasākumu vadīšanu sanāksmju zālē, piemēram, lai veiktu detalizētus konferences pasākumus. Lai gan ir jāmaksā, jums visas šīs darbības nav jāveic pašam, jo tas aizņems daudz laika vairāku nedēļu laikā
5. solis. Nosakiet patēriņa izvēlni
Paturiet prātā, ka dalībniekiem konferences laikā ir jāatrod ēdiens, un iespējams, ka daudzi dalībnieki nezina, kāds ēdiens ir pieejams konferences norises vietā. Apsveriet, vai jums ir jāizmanto ēdināšanas pakalpojums, lai nodrošinātu brokastis, pusdienas un uzkodas, vai noskaidrojiet, vai konferenču zāles vadītājs var sagatavot maltītes visiem apmeklētājiem.
Izvēloties ēdienkarti, paturiet prātā, ka daudziem cilvēkiem nevajadzētu ēst noteiktus pārtikas produktus alerģijas vai vēlmju dēļ. Pieredzējuši ēdināšanas pakalpojumu uzņēmēji var piedāvāt vairākas iespējas, piemēram: veģetāro ēdienkarti, bez riekstiem, bez lipekļa, halal ēdienu vai citas ēdienkartes iespējas
6. solis. Veltiet laiku vietnes pārbaudei
Kad esat sarūpējis visas nepieciešamās lietas, veltiet laiku, lai vienu dienu iepriekš apmeklētu konferences norises vietu. Negaidiet, kamēr jūsu jaunā D diena atnāks kopā ar dalībniekiem, kuri pievienosies konferencei.
Vienu dienu iepriekš nāciet uz konferences norises vietu un organizējiet tikšanos ar visu iesaistīto personālu, lai pārliecinātos, ka viss ir labi sagatavots līdz sīkākajām detaļām
3. daļa no 4: Konferences grafika sastādīšana
1. solis. Ieplānojiet konferenci
Iegūstot lielu priekšstatu par apspriežamajām tēmām un nosakot konferences nosaukumu, sagatavojiet grafiku, sākot no konferences atklāšanas līdz noslēgumam. Konferences var rīkot dažādos veidos atkarībā no apspriežamās uzņēmējdarbības jomas. Lai atvieglotu plānošanu, konferences parasti notiek šādā secībā:
- Sāciet konferenci ar ievadvārdu vai atklāšanas runu, ko parasti saka kāda konkrētā biznesa jomā pazīstama persona un kura ir kļuvusi par labi pazīstamu runātāju. Pasākumu varat rīkot vakarā un pēc tam noslēgt ar vakariņām vai kā pirmo sesiju no rīta, lai sāktu konferenci.
- Atlikušo grafiku sadaliet īsākās sesijās. Ja konference tiek rīkota pēc dalībnieku pieprasījuma atbilstoši viņu priekšlikumiem, pielāgojiet materiālu dalībnieku vajadzībām. Tomēr konferences grafikā varat iekļaut arī semināru grafikus, filmu klipus vai citu materiālu. Atkarībā no klātesošo dalībnieku skaita nosakiet, vai katru sesiju var apmeklēt visi dalībnieki (to sauc par “plēnumu”), vai arī dalībnieki ir jāsadala vairākās grupās, un katra grupa paralēli apmeklēs dažādas sesijas pēc savas izvēles (sauktas par “grupām”).”).
- Noslēdziet konferenci, uzaicinot runātājus prezentēt materiālu, kas motivē vai izaicina dalībniekus.
2. solis. Izlemiet, kā vadīt sesiju
Jūs varat izvēlēties, kā vadīt sesiju atbilstoši uzņēmuma vajadzībām, piemēram, mācot, apspriežot gadījumus, rīkojot seminārus, prezentējot jaunākos politikas vai pētījumu rezultātus, uzdodot jautājumus vai prezentējot, izmantojot slaidus.
- Materiāla piegādes veida izvēle ietekmēs publicēšanas stratēģiju. Tāpēc sagatavojiet pēc iespējas agrāk materiālu, kas ir ļoti noderīgs dalībniekiem.
- Katras sesijas ilgums var sākties no 45 minūtēm līdz 3 stundām atkarībā no prezentāciju skaita un piegādātā satura.
3. solis. Apsveriet, vai vēlaties iekļaut citas darbības
Padomājiet par noderīgām aktivitātēm, kuras varētu iekļaut grafikā, un tām varētu būt nozīmīga loma konferences panākumu veicināšanā, piemēram:
- Plānojiet pasākumus konferences dalībnieku organizācijas labā, piemēram, biznesa tikšanos vai balvu pasniegšanu.
- Nodrošiniet ēdienu, ja no dalībniekiem tiek iekasēta reģistrācijas maksa. Ja nav jāmaksā, lūdziet dalībniekus ņemt līdzi pusdienas (kā pēdējo iespēju). Dalībnieki parasti plāno ēst vismaz vienu ēdienu. Ja konferences norises vieta ir pilsētā, nodrošiniet pārtraukumu, lai dalībnieki varētu pusdienot tuvējā restorānā.
- Pajautājiet, vai dalībnieki vēlētos ieplānot izklaides pasākumu, piemēram: doties ekskursijā pa pilsētu, naktī skatīties komēdijas šovu, skatīties filmu vai skatīties izrādi teātrī. Pasākums var būt piemērotāks konferencē, kas notiek lielā pilsētā, vai uzņēmumam, bet ne vienmēr.
4. daļa no 4: izdevējdarbība
1. solis. Nosakiet dalībniekus, kuri apmeklēs
Konferences ir ļoti dažādas, piemēram, akadēmiskas, reliģiskas un biznesa konferences ar dažādiem dalībniekiem. Pirms plānošanas pārliecinieties, ka pietiekami daudz dalībnieku ir ieinteresēti apmeklēt konferenci.
Ja vēlaties rīkot konferences nelielām grupām, piemēram, uzņēmuma darbiniekiem vai baznīcu kopienām, jums nav jāveic liela publicitāte. Jūs varat informēt konferences plānus, nosūtot e -pastu, paziņojot uzņēmuma biļetenā un/vai paziņojot administratīvā sanāksmē
2. solis. Lūdziet uzņēmumu vadītājus piedalīties
Lai pārliecinātu cilvēkus savā uzņēmumā, jums ir jāizdomā āķīgs nosaukums vai jāaicina lielisks runātājs.
Pēc apstiprinājuma saņemšanas no pazīstamiem runātājiem iekļaujiet informāciju konferences materiālos un paziņojiet potenciālajiem dalībniekiem
3. Izveidojiet vietni
Mūsdienās digitālie mediji ir ļoti svarīgs konferenču panākumu instruments. Izveidojiet vietnes nosaukumu ar saitēm, kuras ir viegli atrast, ja meklējat konferences nosaukuma atslēgvārdu vai citus ar konferenci saistītus vārdus. Uzrakstiet vietnē detalizētu informāciju par konferenci un iekļaujiet saiti uz visiem ar konferenci saistītajiem drukātajiem un reklāmas materiāliem.
- Tīmekļa vietnē iekļaujiet konferences norises vietas datumu, laiku un adresi, ieskaitot slaveno runātāju vārdus. Informējiet arī transportu, izmitināšanu, interesantas vietas un konferenču grafikus, ja tādi ir.
- Iekļaujiet vietnes saiti, ja dalībnieki var reģistrēties.
Solis 4. Ievietojiet sludinājumu
Sāciet reklamēties savlaicīgi (gadu iepriekš), lai runātāji varētu iesniegt priekšlikumus, kas satur konferencē prezentējamo materiālu. Izvēlieties pareizo publicēšanas veidu atbilstoši konferences lielumam un dalībnieku izcelsmei. Apsveriet, no kurienes potenciālie dalībnieki iegūst informāciju, iespējams, no:
- Sociālie mediji, piemēram, no sponsoru organizācijas Facebook un Twitter kontiem
- Listservisu kontaktpersonu saraksts un e -pasta adreses
- Blogs, žurnāls, laikraksts vai biznesa žurnāls
- Plakāti, skrejlapas vai citi paziņojumi, kas nosūtīti attiecīgajām grupām, organizācijām vai uzņēmumiem
5. solis. Lūdziet priekšlikumus
Sagatavojot reklāmas projektu, norādiet, ka esat atvērts reģistrācijai vai gaidāt atsevišķu vai grupu priekšlikumu iesniegšanu dokumentu, paneļu priekšlikumu vai semināra materiālu veidā.
Jūs varat noteikt priekšlikuma ilgumu atbilstoši darbības virzienam. Izglītības jomā maza mēroga konferencēm parasti ir nepieciešami dažu simtu vārdu kopsavilkumi, turpretim liela mēroga konferencēm ir nepieciešami pilni manuskripti
6. Sāciet reģistrāciju pieņemšanu
Sagatavojiet telpas, lai dalībnieki varētu reģistrēties pirms konferences, lai gan tas vēl ir dažus mēnešus iepriekš. Tādā veidā jūs varat novērtēt dalībnieku skaitu, kas apmeklēs.
- Reģistrācijai izveidojiet vietni, kurā ir saite uz konferences vietni. Ja jums nav tehnisko prasmju, lai izveidotu vietni, izmantojiet esošu pakalpojumu. Piemēram, izmantojiet RegOnline maksas pakalpojumus, kas ir uzņēmums, kas rūpējas par tiešsaistes reģistrāciju dažādiem notikumiem, apstrādā datus un nosūta tos jums, atvieglojot lietotāju piekļuvi tiem.
- Dalībnieki var reģistrēties arī pa tālruni vai faksu, ja jums ir iespēja apstrādāt maksājumu kvītis, izmantojot kredītkarti.
- Ja jūs nepieņemat reģistrāciju internetā vai pa tālruni, lūdzu, izveidojiet PDF pieteikuma veidlapu un augšupielādējiet to vietnē. Informējiet dalībniekus, ka viņi var izdrukāt veidlapu, aizpildīt to un nosūtīt to ar čeku vai pārskaitījuma apliecinājumu uz jūsu uzņēmuma e -pasta adresi.
- Lai dalībnieki agri reģistrētos, piedāvājiet atlaides dalībniekiem, kuri veic maksājumus vismaz vienu mēnesi iepriekš. Biļešu cenas ir nedaudz dārgākas, ja dalībnieki maksā konferences norises vietā.
Padomi
- Pajautājiet runātājam, vai viņam prezentācijai ir nepieciešams papildu aprīkojums, piemēram, skatuve, televizors, liels ekrāns vai dators.
- Izvēloties ēdienkarti, pārliecinieties, vai ir dalībnieki, kuriem jāievēro noteiktu pārtikas produktu diēta.
- Salīdzinot nomas izmaksas, jautājiet cenas pārtikai, ūdenim, bezalkoholiskajiem dzērieniem utt. jo tas var būt ļoti dārgi.
- Izvēloties telpu, ņemiet vērā konferences mērķi un izlemiet, vai piezīmju veikšanai vēlaties izmantot auditoriju vai krēslus un galdus.
